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Avant de répondre à un appel d’offres public

mars 28th, 2013 Posted in Marchés Publics
mar, 28 2013
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De nombreuses personnes prennent contact avec nous parce qu’elles ont vu un appel d’offres auquel elles voudraient répondre mais elles ne savent pas comment faire.

Malheureusement, il nous faut commencer par leur annoncer qu’elles ne pourront pas répondre à cet appel d’offres.

Pour vos clients privés, il vous suffit d’établir un devis, parfois joindre une plaquette de présentation de l’entreprise et vous pouvez répondre à la demande dans la journée.

Pour vos futurs clients publics, le formalisme imposé nécessite une préparation an amont, avant même la lecture du moindre avis de consultation.

Nous ne reviendrons pas sur la nécessité de se préparer à la rédaction d’un mémoire technique ou d’une note méthodologique, de nombreux articles de ce blog sont consacrés à ce sujet.

Mais, pour être certain de pouvoir fournir un dossier complet en temps et en heure, il faut être prêt aussi du point de vus administratif. Autrement, il faut réunir au préalable un certain nombre de documents :

  • Un extrait de Kbis de moins de 3 mois
  • Éventuellement une délégation de pouvoir pour justifier que le signataire a bien le pouvoir d’engager l’entreprise.
  • Vos attestations d’assurance (responsabilité civile, décennale…)
  • Un document présentant vos références clients.
  • Toutes vos certifications professionnelles
  • Les CV des intervenants potentiels
  • L’imprimé NOTI2 ou les certificats URSSAF et certificats fiscaux qui vous seront demandés très rapidement si vous êtes retenus à obtenir auprès de vos organismes ou de votre expert comptable.
  • Un RIB

Il s’agit réellement du dossier de base. D’autres pièces pourront vous être demandées selon les procédures mais une fois ces documents réunis vous pouvez commencer à chercher les appels d’offres pour lesquels vous seriez un candidat sérieux et commencer vos prises de contact avec les acteurs publics.

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Négociations dans les MAPA

janvier 10th, 2013 Posted in Divers, Marchés Publics
jan, 10 2013
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La négociation a pour objectif de concilier efficacité de la commande publique et respect des principes généraux du Code des marchés publics. Elle doit permettre la réduction de l’écart entre l’offre et la demande. Ainsi, dans le respect des principes d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures, la négociation peut conduire les candidats à adapter leurs offres. Elle est encadrée et doit suivre certaines règles (d’ailleurs sujettes à débat et jurisprudences diverses).

La négociation est admise en MAPA (Procédure adaptée)  si l’avis d’appel public à la concurrence ou les documents de consultation l’ont expressément prévue.

L’acheteur public est libre de choisir les entreprises avec lesquelles il souhaite engager les négociations (Conseil d’État, 30 novembre 2011, n°353121: “le pouvoir adjudicateur qui, dans le cadre d’une procédure adaptée, décide de recourir à une négociation, peut librement choisir les candidats avec lesquels il souhaite négocier”).

Le pouvoir adjudicateur est libre d’accorder à l’ensemble des entreprises ayant déposé une offre irrégulière, inacceptable ou inappropriée la faculté de régulariser cette dernière. (Conseil d’État 30 novembre 2011, n°353121 : le pouvoir adjudicateur « peut en conséquence, dans le respect du principe d’égalité de traitement entre les candidats, admettre à la négociation les candidats ayant remis des offres inappropriées, irrégulières ou inacceptables et ne pas les éliminer d’emblée »). Cette forme de « négociation » permet ainsi au candidat de rendre son offre conforme (forme du prix, réponse technique, documents manquants…).

La négociation peut porter sur tous les éléments de l’offre (article 28 du code des marchés publics). Malgré les bonnes volontés pour entamer des discussions sur d’autres éléments que le prix, la plupart des négociations menées dans le cadre de la commande publique se résument encore à cet aspect. Dans le Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics (version 2012), la Direction des Affaires juridiques de Bercy insiste sur le fait qu’il est possible pour un pouvoir adjudicateur de négocier sur le prix mais aussi sur d’autres éléments : quantités, qualité, délais, garantie de bonne exécution du marché, etc. Même si cela peut être parfois compliqué, les candidats ont intérêt à promouvoir ces formes de négociations sur les éléments substantiels de leur offre, de leur différenciation, autres que le prix.

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Rencontrer les acheteurs publics

décembre 13th, 2012 Posted in Marchés Publics
déc, 13 2012
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Se faire connaître auprès des acheteurs publics est un élément essentiel pour maximiser vos chances de succès. Cela vous permet d’obtenir des informations pour mieux comprendre les besoins futurs, voire même influencer la rédaction du cahier des charges.

Ainsi en témoigne ce dirigeant de PME : «Quand nous ne sommes pas présents en amont, notre taux de transformation n’est que de 5%. Par contre, lorsqu’on connaît déjà l’acheteur public, nos chances de l’emporter montent à 50%», explique Vincent Bercé, qui dirige le standiste BK Event.

Gardons à l’esprit qu’il n’est pas toujours facile pour l’administration d’avoir des candidats à ses appels d’offres ou de savoir qui consulter pour des besoins particuliers. Cela nécessite un système de veille , facilitée par les démarches actives des candidats potentiels.

Cette forme de prospection commerciale classique (rendez-vous, appels téléphoniques, contacts par le Net…) permettra à vos prospects de vous identifier et, pourquoi pas, de faire appel à vous à l’occasion des commandes de gré à gré, catégorie de marché pour laquelle l’acheteur public a le droit de s’adresser à l’entreprise de son choix, sans recourir à la publicité (marchés inférieurs à 15 000 €).

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Mémoire technique ou proposition commerciale ?

octobre 18th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 18 2012
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Comme nous l’avons souvent dit le mémoire technique est le seul document personnalisé de votre réponse et il est souvent déterminant dans l’attribution du marché (suivant les critères d’attribution définis dans le règlement de consultation).

Le mémoire représente votre entreprise au sein de la Commission d’étude des offres en portant votre voix et vos arguments. Il doit être adapté à chaque offre et doit montrer que vous avez bien compris l’objet et le contexte du marché, ainsi que les exigences et les besoins spécifiques de l’acheteur public. Il doit aussi permettre d’identifier et de comprendre vos arguments alors que vous ne serez pas présent pour les exposer et répondre aux questions.

Vous devez mettre en avant votre originalité technique, vos moyens humains et matériels, votre expérience afin de montrer que votre entreprise est apte sur le plan technique et financier à faire face aux besoins de l’acheteur.

N’hésitez pas à mettre en avant (sans que cela ne devienne du blabla de commercial) certains aspect de votre entreprise qui peuvent contribuer à faciliter le succès de votre candidature (valeurs, méthodes,…).

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Organiser la rédaction du mémoire technique

octobre 4th, 2012 Posted in Divers
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Le mémoire technique est un élément de plus en plus important dans votre stratégie pour remporter des marchés publics. Son pouvoir de séduction dépend de nombreux facteurs mais sa personnalisation est déterminante.

Personnaliser son mémoire technique pour répondre précisément à la demande, facile à comprendre et facile à dire mais concrètement comment faire ?

Souvent l’étape mémoire technique consiste à imprimer un document type (au mieux à le modifier en y ajoutant les contacts affectés au client), à l’agrafer ou le relier et à le glisser dans l’enveloppe de réponse. Il est traité comme le DC1 et le DC2.

Pour personnaliser réellement votre mémoire technique, il va falloir vous organiser car il n’est pas non plus question d’y passer 3 jours.

Tout d’abord, un mémoire personnalisé ne nécessite pas que vous réinventiez la roue à chaque fois. Certaines parties sont fixes. Elles sont rédigées, mises à jour 1 ou 2 fois par an et vous choisissez de les inclure dans votre réponse ou pas. Vous pourriez donc commencer par constituer une « bibliothèque » de contenus dans laquelle vous n’auriez plus qu’à piocher.

Ensuite, il vous faudra mettre en place une méthode pour la rédaction des parties variables qui nécessitent une analyse approfondie du dossier de consultation et une connaissance parfaite de l’expertise de votre entreprise.

Cette décomposition en 2 types de rédactionnel vous permet de confier certaines tâches à des non spécialistes (assistantes, stagiaires, apprentis…) et de libérer ainsi du temps pour les parties plus sensibles.

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Les questions dans les marchés publics

septembre 20th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 20 2012
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Lorsque vous avez repéré un appel d’offres publics qui vous intéresse, vous pouvez commencer par lister les documents qu’il vous faudra fournir.

Puis, suivant le temps qui vous est imparti pour la réponse, vous allez … attendre. En effet, vous avez beaucoup d’autres choses urgentes dans vos listes à faire. Conclusion, vous allez reprendre le dossier quelques jours avant la date butoir, parfois la veille. A la relecture des documents du dossier de consultation (DCE) vous allez vous apercevoir que certaines choses mériteraient des précisions, que vous n’êtes pas sûr de bien comprendre ce qui est attendu. Mais il est souvent trop tard pour poser des questions car elles peuvent être réglementées. Pour assurer la transparence, l’acheteur se doit de répondre aux questions et de diffuser ses réponses à tous les candidats. Il prévoit donc en général, un délai au-delà duquel, il ne pourra plus assurer cette diffusion et ne répondra plus aux questions.

Pour être sûr de pouvoir poser les questions indispensables à une réponse adaptée, pour montrer votre intérêt pour la consultation, pour montrer votre sérieux et votre rigueur, nous vous conseillons de lire très attentivement le DCE dès la première lecture et de poser immédiatement les questions qui vous semblent indispensables. Il est probable qu’après cette étape le dossier doive attendre de remonter dans la liste des « A FAIRE » mais au moins vous disposerez de toutes les informations nécessaires pour une réponse de qualité.

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Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

mai 31st, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE
mai, 31 2012
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De nombreux organismes et consultants vous proposent des formations aux marchés publics. Celles-ci sont très orientées sur les aspects juridiques de la consultation, du marché et de la réponse. Cet aspect est certes très important pour les consultations importantes et particulières. Je regrette pourtant que de nombreuses formations se limitent à ces aspects car elles sont pratiquées par des juristes.

Les personnes qui vont répondre aux appels d’offres publics dans les PME n’ont pas cette formation juridique et, par conséquent, ces formations leur sont peu profitables, rébarbatives et…inefficaces.

En effet, d’expérience, l’aspect juridique est loin d’être crucial pour les marchés qui les concernent. Une fois, que l’on connait les seuils de marchés, les documents administratifs à fournir à lire , les principales caractéristiques des marchés à bons de commande, de l’allotissement, les clauses de règlement et quelques autres douceurs, le plus important pour devenir un partenaire efficace des opérateurs publics est de savoir choisir les appels d’offre auxquels répondre , d’être organisé et rigoureux et de savoir mettre en valeur ses points forts.

ASSPI vous propose des ateliers pratiques qui abordent tous ces points. Ces ateliers sont adaptés à votre structure, à votre activité. Ils sont basés sur un cas pratique auquel vous pourriez répondre, auquel vous êtes en mesure de répondre à la fin de la formation. Ils sont suivis de conseils et de relecture de vos réponses pendant 1 mois suivant la session.

Ils se tiennent dans vos locaux et peuvent accueillir jusqu’à 3 personnes pour un montant forfaitaire par jour de 450 € HT.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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Pourquoi un mémoire technique ?

mars 8th, 2012 Posted in Marchés Publics
mar, 08 2012
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Pour de nombreuses entreprises, répondre à un marché public se résume à fournir tous les documents administratifs demandés (c’est déjà un gros travail, compliqué et consommateur de ressources) et y ajouter un devis.
Ainsi, elles considèrent que le mémoire technique ne concerne que les prestations intellectuelles : conseil, audit…

Or, que ce soit en termes de mise en avant de la valeur ajoutée des entreprises candidates comme en termes de critères d’attribution côté administration,  le mémoire prend une place de plus en plus importante. Il est très souvent imposé dans la réponse et quand il ne l’est pas, le fournir est un réel avantage.

Il est un outil primordial pour augmenter votre taux de réussite.

Même s’il est évidemment basé sur les lignes du devis, le mémoire technique doit montrer toutes les facettes des prestations ou des produits proposés.  Cela permet souvent de prendre conscience des points forts alors qu’ils font partie du quotidien. Il permet également de lever dès la réponse certaines ambiguïtés qui empoisonneraient ensuite le bon déroulement du marché.

Il est à la fois un document technique et un document commercial. Reste à trouver le juste équilibre entre notice technique et plaquette commerciale.

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Les marchés publics sans formalités

mars 1st, 2012 Posted in Marchés Publics
mar, 01 2012
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Pour les montants inférieurs à 15 000 € HT, les administrations ne sont tenues à aucune formalité de publicité et de mise en concurrence.

Ces marchés sont donc passés avec des partenaires connus ou, le plus souvent, après réception de 3 devis. Ils sont donc une source de revenus non négligeable pour une PME et réclament beaucoup moins de ressources (temps, personnel, documents…) que les marchés publics avec formalités. Ils permettent également d’obtenir des références publiques qui seront utiles pour les MAPA et autres marchés plus importants.

Même si le formalisme de ces consultations est très réduit, la forme et le contenu du devis sont primordiaux :

  • vous devez montrer que vous avez compris la problématique de l’administration : même si elle vous semble très simple et banale, vous montrerez que votre réponse est personnalisée en reprenant l’objet de la consultation avec vos termes.
  • vous devez montrer que vous avez une approche particulière et adaptée aux besoins : attention aux prestations sur dimensionnées ou à la sous estimation des contraintes.
  • vous devez présenter votre offre financière de façon claire et détaillée pour éviter toute incompréhension.

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La présentation de votre entreprise dans la réponse aux appels d’offres

janvier 26th, 2012 Posted in Marchés Publics
jan, 26 2012
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Pour améliorer vos chances de réussite en matière de marchés publics, tous les professionnels sont d’accord : la première action à mener est de se faire connaître, rencontrer les institutions. Est-ce qu’en matière de travaux par exemple, vous choisiriez de confier votre budget pour la rénovation de votre logement à un inconnu qui vous envoie un devis par mail ? Mais, nous reviendrons sur ce sujet dans un prochain article.

Ce qui nous occupe aujourd’hui est d’optimiser la présentation de votre entreprise dans vos réponses aux appels d’offres. En effet, même si vous avez rencontré les bonnes personnes au sein de l’administration concernée, même si vous avez le sentiment qu’elles ont une bonne vision de votre entreprise et des services ou produits  que vous proposez, cette présentation est très importante.

Elle doit permette :

  • de donner des informations concrètes et pragmatiques sur votre entreprise : les plaquettes commerciales, les sites internet et autres médias de communication donnent une image « marketing » (adjectifs flatteurs, promesses qui n’engagent pas…). Il s’agit de fournir des éléments tangibles (effectifs, évolution du CA…) permettant de juger objectivement de la qualité de votre candidature.
  • de faire connaître facilement et assez précisément votre entreprise : l’interlocuteur qui vous connaît et qui va peut-être choisir votre offre comme étant la mieux disante devra justifier ses choix auprès d’autres qui ne vous connaissent pas.
  • de mettre en valeur vos points forts : ce qui vous différencie de vos concurrents et/ou ce qui est gage de qualité dans votre métier.

Elle devra souvent être scindée entre la présentation qui illustrera votre candidature et celle qui accompagnera votre mémoire technique.

Bref, la rédaction de cette partie incontournable de vos réponses prend du temps et demande de la réflexion… mais elle vous servira pour toutes vos réponses (avec quelques aménagements en fonction des demandes).

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