Les vœux du Président de la République et de très nombreuses autres déclarations ont fait état de la nécessité de faire des économies tant au niveau de l’État que des collectivités territoriales.
Certaines dépenses sont incompressibles, d’autres subiront nécessairement une hausse mais il existe effectivement des gisements d’économies à exploiter.
Il ne s’agit pas de se lancer dans la « fracturation hydraulique » au risque de détruire ou détériorer les éléments environnants pour extraire quelques milliers d’Euros d’un côté au risque de devoir en dépenser le double ailleurs pour compenser les dégâts.
Les budgets liés aux impressions sont de bons exemples de gisements facilement accessibles et exploitables pour peu qu’ils fassent l’objet de projets à part entière.
Dans les organisations publiques et notamment dans les collectivités territoriales, les ressources (temps, compétences,…) manquent pour mettre en œuvre de tels projets. Ils sont pourtant indispensables.
La tentation peut alors être grande de confier l’étude nécessaire au prestataire en place ou à un prestataire très motivé pour devenir le futur partenaire, tous deux uniquement soucieux de remporter le prochain marché au mieux des intérêts de leur entreprise. D’autres seront tentés de mener le projet en interne, en raccourcissant les phases de diagnostic au prétexte que le parc est connu, en allant directement à la mise en place de règles mathématiques du genre 1 matériel d’impression pour 6 personnes.
Ces 2 « solutions » s’apparentent à la fracturation hydraulique : les utilisateurs n’ayant pas été entendus et informés ne vont pas comprendre les objectifs du changement, vont le vivre comme une contrainte et vont donc chercher (et souvent réussir) à la contourner (achat de matériels sur des budgets de fonctionnement du service, impressions confiées à des prestataires extérieurs, mauvaise utilisation des matériels et gaspillage,…) ; les choix de matériels inadaptés aux besoins des utilisateurs engendrent des pertes de temps, des pertes d’informations, voire des dysfonctionnements dans les services, leur impact peut aller jusqu’à une augmentation des risques psycho-sociaux pour les agents ce qui génèrera des coûts liés à l’absentéisme, au traitement de ces risques (coaching, communication,…) ; la relation avec le prestataire qui aura réalisé l’étude sera faussée car les négociations seront déséquilibrées à son profit, il imposera relativement facilement ses propres choix excluant ou rendant difficile la mise en concurrence.
Pourtant le rendement de ces gisements d’économies est à la fois rapide et relativement lent. En effet, l’étude nécessaire à une exploitation rationnelle et efficace demande plusieurs semaines, la communication nécessaire au succès du projet nécessite également du temps et la consultation des différents partenaires possibles est soumise à des délais incontournables. Mais, même si ces étapes demandent le plus souvent au minimum 3 mois, les économies sont immédiates dès la mise en place effective de la nouvelle politique d’impression et elles progressent rapidement à condition d’en assurer un suivi régulier et rigoureux.
De plus, loin de générer des détériorations d’autres secteurs avoisinants, l’exploitation de ces gisements d’économies peut engendrer des effets positifs au-delà de la sphère des impressions (prise de conscience de la nécessité de s’interroger sur ses propres pratiques, sensibilisation au développement durable, implication des personnes, …).
Pour conclure, nos vœux pour 2014 : nous ne pouvons que vous engager à mener des projets de gestion rationnelle des impressions dans une optique d’économies durables.
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Les imprimantes sont très souvent un sujet de plaintes de la part des Directions informatiques : elles sont sources de réclamations de la part des utilisateurs (pannes, fonctionnement, drivers, consommables,…), elles sont sources de problèmes face à certaines applications métier (mise en page, émulations,…), elles sont sources de coûts plutôt croissants dans un budget toujours plus contraint.
