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Nous nous retrouvons le 23 avril
ASSPI fait une pause
avril 13th, 2012 Posted in Divers
avr, 13 2012
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Pourquoi des comités de pilotage ?
avril 10th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression
avr, 10 2012
Les parcs de systèmes d’impression et leur gestion sont de plus en plus souvent confiés aux Directions Informatiques.
Or, celles-ci ont l’habitude de gérer leur projets avec des comités de pilotage et des comités de suivi. Elles amènent donc leurs pratiques dans un secteur qui était plutôt le domaine de la gestion tous les 3 ans au moment du renouvellement.
Ainsi, le comité de pilotage est créé dans le cas d’un « nouveau système d’information » ou dans le cas d’une « évolution stratégique d’un système d’information existant ».
Il est généralement issu de la maîtrise d’ouvrage.
Il comprend :
· un président,
· des représentants des directions centrales concernées,
· le chef de bureau de la DSI concerné,
· le directeur de projet,
· des experts du domaine.
Le comité de pilotage est chargé de :
· piloter la phase de développement du système d’information (déploiement du parc),
· suivre l’avancement du projet conformément aux objectifs fixés (s’assurer du respect des délais de livraison),
· décider des priorités à donner aux diverses actions,
· valider les différentes étapes du projet (livraison, installation, formation utilisateurs, livraison de consommables…),
La fréquence de réunion de ce comité est fixée en fonction de la durée du projet (le rédacteur du compte-rendu est choisi par le
comité ; le compte-rendu est approuvé par le président avant diffusion).
Le comité de suivi et validation est une structure mise en place à partir de la mise en exploitation du produit et pour toute sa durée de vie. Ce comité est généralement issu du comité de pilotage.
Il comprend :
· un président
· des représentants des directions centrales concernées,
· le chef de bureau de la DSI concerné,
· des représentants de l’équipe produit (le correspondant fonctionnel, le chef de produit DSI),
· des experts du domaine.
Le comité de suivi et validation est chargé de :
· piloter les évolutions réglementaires ou fonctionnelles du produit (évolutions technologiques, équipements sur ou sous exploités…),
· suivre l’avancement des évolutions du produit, conformément aux objectifs fixés (suivi des objectifs d’économies, des volumes imprimés…),
· décider des priorités à donner aux diverses actions (maintenance, mouvements de parc…),
Cette organisation qui a fait ses preuves en termes d’efficacité pour adopter et déployer un nouvel ERP fera également ses preuves pour le déploiement et le suivi d’un parc d’impression optimisé.
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La rationalisation des systèmes d’impression vue par ASSPI
Résultats de l’étude PAP 50 Public
avril 5th, 2012 Posted in Bureau vert, Marchés Publics
avr, 05 2012
Après la sortie en 2010 du PAP 50 Entreprises1, Riposte Verte et le WWF France publient aujourd’hui le PAP 50 Public qui évalue la politique d’achat, consommation et recyclage du papier de 50 grandes institutions publiques et administrations françaises. Cette étude révèle que même si une majorité d’institutions ou d’administrations ont formalisé une politique papier, il existe encore un écart considérable entre les objectifs fixés par le Grenelle de l’environnement et les performances constatées dans l’étude.
Après avoir analysé la politique papier de 50 grandes entreprises en 2010, le Comité PAP50 (Riposte Verte/WWF) analyse celle de 50 grandes institutions et administration françaises (l’Elysée, les services du Premier Ministre, 12 ministères, 22 régions, les 10 plus grandes villes françaises et 4 organismes publics ou semi-publics) concernant leur consommation de papier,la proportion de papier responsable utilisée et les actions mises en place pour optimiser le recyclage dans leurs bureaux.
>> Seulement 1 papier sur 5 est recyclé dans le secteur tertiaire
Les résultats du recyclage sont décevants et préoccupants. Dans le secteur tertiaire en France, seulement1 papier sur 5 est recyclé. Plus grave, dans le bilan 2010 du Plan « État Exemplaire », qui mesure les performances des institutions face aux objectifs fixés dans le cadre du Grenelle, la partie recyclage n’est pas traitée, faisant craindre qu’aucun indicateur n’ait été mis en place. Le recyclage permet pourtant de créer de l’emploi non délocalisable à travers les filières du tri et de la collecte. De plus, le papier recyclé a un bilan environnemental meilleur que le papier fibres vierge.
>> Un manque d’exemplarité des institutions et administrations phares du service public
Sur les 50 grandes institutions et administrations publiques françaises enquêtées, seules 11 institutions et administrations dépassent la moyenne (51,5 sur 100).
Par ailleurs, les objectifs sur le papier définis dans la circulaire « Etat exemplaire » relative au Grenelle de l’Environnement n’ont dans l’ensemble pas été atteints, puisque seuls deux ministères réussissent à valider les trois objectifs du Grenelle concernant le papier.Le secteur du papier est pourtant l’un des plus matures concernant la consommation raisonnée,l’achat responsable et le recyclage.
>> Une politique papier responsable, c’est possible et maintenant
Les résultats du PAP50 Public démontrent que tout n’est pas si noir et que des acteurs ont déjà des politiques papier exemplaires. A ce titre, la note moyenne du PAP50 public obtenu par ceux qui ont répondu est meilleure que celle du PAP50 Entreprises de 2010 (51,5 sur 100 contre 43 sur 100).
Félicitations au ministère des Affaires Etrangères et Européennes, au Conseil régional Ile-de-France, au Pôle emploi et à la ville de Strasbourg qui démontrent qu’il est possible d’avoir une politique papier exemplaire quel que soit le type d’institution (ville, conseil régional, ministère, etc.).
« Chaque institution a reçu des recommandations personnalisées qui devront être mises en place pour améliorer la gestion du papier dans le secteur public», rappelle Valéry Hergott, directeur de Riposte Verte et membre du Comité PAP50.
Pour en savoir plus : Le rapport PAP50 Public est téléchargeable sur le site www.riposteverte.com/observatoire
Sources : Riposte verte
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Je pense économies de papier lors de la passation de marchés
Enquête Riposte Verte sur la politique papier
La Poste et la collecte de papier de bureaux
Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?
avril 2nd, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
avr, 02 2012
L’approche traditionnelle de la gestion de l’impression se résume souvent à des actes
décidés sans réelle stratégie. Généralement,on donne la priorité au remplacement des
équipements, et ces achats sont souvent opportunistes et indépendants des autres
projets informatiques.
Les différents achats de matériels, de consommables et de services de support sont,
la plupart du temps, morcelés entre l’informatique, les services généraux
et/ou les départements fonctionnels – ces derniers pouvant eux mêmes
être séparés entre différents sites et services.
La plupart du temps, aucune réflexion n’est entamée quant à l’utilisation
des documents et les processus liés à leur production et diffusion. En définitive, très
peu d’entreprises disposent d’une vraie stratégie documentaire.
Ce type de gestion des moyens d’impressionet de leurs évolutions n’est pas sans conséquence
pour la qualité du service rendu et des coûts associés. On constate ainsi une hétérogénéité
forte de modèles, voire de marques, ce qui se traduit par une pléthore de consommables disparates,
de nombreux fournisseurs différents avec leurs contrats associés, le tout avec
peu ou pas de contrôle.
Les équipements eux-mêmes sont rarement adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs.
On note ainsi des fonctionnalités redondantes, des équipements trop spécialisés, des excès
de capacité ou, au contraire, des sous-capacités.
La gestion au quotidien s’avère ainsi lourde et coûteuse, car elle génère d’importants
frais d’achat et de stockage de consommables, ainsi que des coûts de maintenance et
de support utilisateur élevés.
On note par ailleurs une disparité entre le confort théorique et le confort réel des
utilisateurs, qui continuent de penser qu’une imprimante personnelle est plus
appréciable qu’un moyen distribué.
Sans parler du manque, voire de l’absence complète de visibilité et de reporting.
Si vous reconnaissez votre organisation dans ce portrait de la gestion des impressions, il est temps
de positionner l’optimisation des impressions comme un projet prioritaire. Commencez par
un audit approfondi de la situation actuelle…
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Stratégie de l’Etat en matière de solutions d’impression et de reprographie
mars 29th, 2012 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
mar, 29 2012
Les matériels et services d’impression sont un secteur d’achat important pour les services de l’État. Or, la mise en place d’une politique d’impression et d’une bonne stratégie d’achat peut permettre des gains très importants au moment de l’achat mais aussi pendant l’utilisation des solutions choisies.
Ce secteur d’achat est au cœur de la politique de développement durable définie par l’Etat en 2008 car il favorise d’autres actions et comportements durables comme la réduction de la consommation de papier.
Un 1er travail interministériel avait abouti à la publication du document de référence « le guide pratique sur la politique d’impression des services de l’État » qui est toujours d’actualité.
Dans la continuité de ces travaux, le SAE a établi les principes d’organisation suivants :
- Les matériels de proximité seront acquis au travers de l’accord cadre interministériel mis en place par le SAE en 2010.
- Les marchés d’équipement de moyens de production lourds seront encadrés par le SAE qui apportera son expertise et ses conseils pour soutenir les services dans leur projet.
Des progrès ont été faits mais des marges de progrès importantes demeurent :
- dimensionnement du parc : amélioration de l’analyse des besoins
- raisonnement en coût complet : coût d’acquisition et d’utilisation
- capacités de mutualisation des matériels sous exploitées
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Audit de parc de systèmes d’impression : retours
mars 26th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 26 2012
Il est difficile de tirer des conclusions généralistes et « universelles » des audit de parcs de systèmes d’impression. En effet, chaque parc a ses propres caractéristiques liées à l’historique de l’organisation qui l’utilise, liées à l’historique des relations avec le ou les prestataires de services , liées à ,la culture du ou des services qui les gèrent…il y a donc autant d’audits différents que de parcs à auditer.
Pourtant, certaines tendances se répètent très fréquemment et même si elles n’ont pas valeur de loi, elles donnent de précieuses indications sur ce que nous pouvons attendre de la démarche.
Premier constat : quelle que soit l’organisation, sa taille, les économies réalisables après optimisation du parc et des usages représentent entre 15 et 25 % du budget initial.
Deuxième constat : les modes opératoires autour du parc (gestion des consommables, des dépannages, de la maintenance préventive) sont très hétéroclites et ne donnent pas satisfaction ni aux utilisateurs, ni aux gestionnaires du parc. Ils peuvent donc (et doivent) être améliorés.
Troisième constat : même si les utilisateurs ont toujours un mouvement de méfiance par rapport à l’audit qui est considéré comme synonyme de réduction de moyen et de confort, ils sont volontaires et intéressés par une démarche d’amélioration des outils dans un cadre budgétaire pourvu qu’ils en soient acteurs et que leur parole soit écoutée. En associant donc réellement les utilisateurs à la démarche, la réussite du projet est assurée et très souvent les résultats améliorés.
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Portrait d’un projet d’optimisation des impressions
Formation pour la rédaction du mémoire technique
mars 22nd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics
mar, 22 2012
Qu’il s’agisse de marchés de travaux ou de services, le mémoire technique est un élément important de votre réponse aux appels d’offres publics. Qu’il soit exigé (il l’est de plus en plus souvent) ou pas, il est indispensable. Il vous permet de décrire précisément vos méthodes, vos prestations, votre valeur ajoutée, de présenter votre entreprise. Il permet à l’administration de s’assurer que vous avez compris sa problématique, de juger de la qualité technique de votre proposition (critère souvent plus important que le prix), de se rassurer quant à votre capacité à rédiger (si vous êtes retenu, vous devrez rédiger des comptes-rendus, des procès verbaux, des rapports…).
Mais il est parfois difficile de prendre suffisamment de recul pour écrire ce que l’on fait tous les jours. Mais le temps manque pour rédiger ce document. Mais vous ne savez pas ce qu’attend l’administration, jusqu’à quel degré de précisions aller.
Après 20 ans passés à répondre à des appels d’offres et à assister les administrations dans la rédaction de leur marchés et dans les délibérations des commissions, nous avons acquis les convictions suivantes :
- le mémoire technique doit être personnalisé, spécifiquement rédigé pour répondre à la demande
- le mémoire technique n’est pas jugé au poids
Il est donc contreproductif de rédiger (ou d’acheter) un mémoire technique type qu’il suffit de reproduire et d’envoyer pour chaque réponse. Certes, vous gagnerez du temps, mais à la lecture du document, l’administration considèrera que vous n’êtes pas assez motivé par cet appel d’offre pour y passer un peu de temps. De plus, elle ne prendra pas le risque de confier une prestation importante à un partenaire sans être sûre qu’il a compris les enjeux, les contraintes et les objectifs du projet. Enfin, de plus en plus d’appels d’offre prévoient la possibilité de négociations : vous pouvez être appelé à défendre votre proposition en face à face et ce sera difficile d’être convaincant en parlant d’un document que vous n’avez pas relu, pas rédigé vous-même.
Il est également inutile de produire un document trop volumineux. Il ne s’agit de rendre un catalogue de produits ou de services possibles mais bien une description des produits ou des services que vous proposez pour ce projet. Mettez-vous à la place des personnes qui vont devoir dépouiller les offres et qui se trouvent face à un pavé de 100 pages…De plus, le temps étant compté, vous ne pouvez pas passer vos nuits à rédiger les mémoires techniques de vos réponses aux appels d’offres.
Après vous avoir expliqué que le mémoire technique est essentiel et qu’il est difficile de rédiger un « bon » mémoire technique, nous ne pouvons que vous rassurer : il ne s’agit pas d’un exercice littéraire, aucun talent n’est exigé. Vous connaissez bien votre métier ? votre entreprise ? Vous êtes apte à produire le document adéquat.
Nous vous proposons de vous accompagner pour optimiser la rédaction de vos mémoires techniques. Nous mettons à votre disposition notre expérience et nos savoir faire pour que vous puissiez produire un document qui vous positionnera dans les premiers quant au critère technique, et ce, en toute autonomie.
Nos formations se déroulent dans vos locaux, sur une journée, pour 1 à 3 personnes. Après vous avoir fourni quelques principes théoriques incontournables, nous passons l’essentiel de cette journée sur les aspects pratiques (rédaction des parties fixes du mémoire, étude d’appels d’offre réels auxquels vous pourriez répondre. Nous vous accompagnons après cette formation, dans vos premières réponses par nos relectures et conseils.
Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises, étendre la formation à la constitution du dossier administratif,…
Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74
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Optimiser la réponse aux appels d’offres publics
Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression
mars 19th, 2012 Posted in Formation et Accompagnement
mar, 19 2012
Comme nous l’avons souvent dit dans ce blog, l’accompagnement des utilisateurs est un important facteur de réussite des projets d’optimisation des parcs d’impression.
Les utilisateurs doivent être écoutés et entendus sur leur ressenti, leurs usages, leurs contraintes, leurs initiatives…
Ils doivent être informés au fur et à mesure de l’avancée du projet : phases d’études, phases de décision, phases de consultation des prestataires potentiels, phases de choix, phase de déploiement…
Ils doivent comprendre et s »approprier les enjeux du projet.
Ils doivent être formés.Ce point est crucial et pourtant il est souvent sacrifié car le prestataire qui déploie le nouveau parc considère que le projet se termine dès qu’il peut facturer et l’équipe interne pousse un ouf de soulagement quand toutes les machines sont installées au bon endroit et fonctionnent.
L’expérience montre que la mise en place de guides d’utilisation améliore très nettement la prise en main du nouveau parc. Elle permet d’atteindre plus vite les objectifs de réduction des volumes imprimés (et donc des coûts d’impression).
Quelques conseil pour établir un guide d’utilisation efficace :
- Il doit être précis
- Il doit être directif
- Il doit contenir des phrases courtes (sous forme d’énumérations par exemple)
- Il doit adopter la même présentation s’il comporte plusieurs pages ou s’il se compose de plusieurs fiches techniques
- Il doit contenir des illustrations
- Il faut mettre en évidence les verbes d’action en jouant sur la police (graissage, italique, couleur…)
- Il ne faut pas hésiter à mettre en valeur les manipulations importantes ou dangereuses
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Small Business Act pour l’Europe
mars 15th, 2012 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
mar, 15 2012
Le Small Business Act a été mis en place en 1953.
Il est destiné à favoriser l’activité économique des PME.
Ainsi, aux États-Unis, 23 % des marchés publics fédéraux sont réservés à des Petites et Moyennes Entreprises (PME) américaines.
L’idée fait son chemin en Europe (elle s’invite même dans la campagne présidentielle française).
Ainsi en 2008,un Small Business Act pour l’Europe est adopté. Il reflète la volonté de la Commission de reconnaître le rôle essentiel joué par les PME dans l’économie européenne. Il établit, pour la première fois, un cadre politique global pour l’Union européenne et les États membres. Son objectif est d’ancrer de façon irréversible le principe « Penser aux PME d’abord » tant dans le processus législatif que dans le comportement des administrations, et de promouvoir la croissance des PME en les aidant à surmonter les problèmes qui continuent à entraver leur développement.Il « s’applique à toutes les entreprises qui sont indépendantes, qui emploient moins de 250 salariés et qui ne dépassent pas un certain seuil pour leur chiffre d’affaires et/ou leur bilan, soit 99% de toutes les entreprises européennes. »
Objectifs : aider les PME à accéder à de nouveaux marchés et favoriser l’innovation.
Mais, il n’est pas contraignant. Il est destiné à favoriser l’accès des PME aux marchés publics non à contraindre les acteurs publics à passer un certain volume de marchés avec des PME.
Dans la mesure où l’Europe et la France sont conscientes de l’enjeu économique que représentent les PME et de la nécessité de les aider à accéder à la commande publique, nous pouvons gager que de nouvelles mesures mesures seront prises pour favoriser les PME.
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Audit d’impression : la stratégie d’impression pour maîtriser les coûts des PME
mars 12th, 2012 Posted in Coûts d'impression, Spécial PME-TPE
mar, 12 2012
Bien qu’il soit dorénavant admis que les coûts d’impression représentent entre 1% et 3% du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise, 80% des PME françaises n’ont toujours pas de politique de réduction des coûts d’impression.
Tandis qu’une majorité de PME se sont équipées d’une imprimante multifonction (MFP), seules deux PME sur dix encouragent leurs collaborateurs à l’utiliser pour numériser les documents et partager l’information plus facilement. L’enquête révèle que les PME ont investi dans des équipements de haute qualité, cependant l’utilisation d’un MFP reste basique : 86% pour l’impression, 43% pour la photocopie et seulement 16% pour la numérisation.
La mise en place de bonnes pratiques n’a pas encore été suffisamment encouragée. Pourtant, une imprimante multifonction offre un immense potentiel de productivité à une entreprise… Encore faut-il savoir l’exploiter. Moins d’un quart de ces entreprises (23%) propose l’utilisation de l’impression recto verso par défaut, une initiative qui diminuerait le coût de la page imprimée. Elles ne sont que 20% à encourager la dématérialisation des documents (numérisation et envoi par email ou sauvegarde sur clé USB par exemple), 15% à offrir des guides d’utilisation pour l’impression couleur, et 7% à proposer un système d’authentification personnelle.
La réduction des coûts passe encore essentiellement par la négociation à la baisse des coûts d’acquisition et de fonctionnement (achats de matériels, achats de consommables, contrats de maintenance) au détriment d’une stratégie d’impression à long terme orientée vers la productivité.
Pourtant les 65% de PME françaises à avoir pris des mesures reconnaissent que la réduction des pages imprimées vient plus de pratiques ponctuelles que d’une réelle stratégie d’impression : seules 2 PME sur 10 imputent la diminution des pages imprimées à une amélioration des bonnes pratiques dans leur entreprise.
Cette gestion stratégique de l’impression (contrôle de l’accès à la couleur, dématérialisation des processus documentaires, mobilité) tient une grande place dans la réduction des coûts d’impression pour les 12% d’entreprises l’ayant déjà adoptée. Cependant, il reste encore un grand travail d’information à faire auprès des dirigeants de PME, car près d’une PME française sur deux (41%) ne voit l’impression que comme une commodité.
Ainsi la mise en place de bonnes pratiques d’impression et l’utilisation optimisée des systèmes d’impression permettent de maîtriser les coûts et d’améliorer la productivité.
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