ASSPI vous souhaite à tous d’excellentes fêtes de fin d’année et vous donne rendez-vous le 2 janvier 2012.
Joyeuses fêtes de fin d’année
décembre 22nd, 2011 Posted in Divers
déc, 22 2011
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Les recettes de la convivialité
décembre 19th, 2011 Posted in Divers
déc, 19 2011
En cette fin d’année, nous vous proposons de passer un bon moment avec La recette de la convivialité vue par Novéquilibres sur son site laqvt.fr.
Les mauvais chiffres de l’impression
décembre 15th, 2011 Posted in Divers
déc, 15 2011
De 1 à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise est dépensé en impression. Certains fournisseurs n’hésitent pas à mentionner le ratio de 5 % notamment pour certains secteurs comme la banque-finance.
40 % des responsables ne savent pas estimer la taille de leur parc d’impression avec moins de 10 % d’erreur.
30 % de la bande passante du réseau est utilisée pour les impressions.
15 % des pages imprimées ne sont pas réclamées (impressions orphelines).
20 % des pages imprimées ont une durée de vie d’à peine quelques secondes, car jetées juste après la lecture.
15 à 50 % des appels au help desk concernent des problèmes d’impression de premier niveau (bourrage papier, etc.)
40 à 50 % de la facture énergétique des imprimantes pourraient être économisés en achetant du matériel récent.
Les ventes de systèmes d’impression victimes de la crise
décembre 12th, 2011 Posted in Divers
déc, 12 2011
Selon le cabinet Context qui audite les résultats des principaux grossistes en Europe, les ventes de systèmes d’impression (imprimantes, copieurs et MFP) jet d’encre et laser en Europe de l’Ouest ont baissé de 1% en volume au troisième trimestre 2011. Principale raison de ce recul : le ralentissement économique dont souffre l’ensemble du continent européen avec pour conséquence une baisse de la demande des particulier comme des entreprises.
Le marché français reste stable
En Grèce, pays tout particulièrement dans la tourmente, les ventes de systèmes d’impression ont ainsi chuté de 35,1% durant le troisième trimestre de l’année. Dans le même temps, elles décroissaient de 6,1% en Espagne. En comparaison, le marché français est épargné avec une très légère croissance de 0,2%. Dans l’Hexagone, les segments des MFP laser et des copieurs se sont montrés particulièrement dynamiques avec des progressions respectives de 14,10% et 23%. En revanche, les livraisons de MFP jet d’encre se sont tassées de 0,6% tandis que celles de MFP jet d’encre se s’effondraient de 20,4%.
Dans un pays comme l’Allemagne qui fait preuve d’une bonne santé économique, la croissance est à peine plus importante qu’en France avec seulement +0,95%. A noter qu’Outre-Rhin, la progression des ventes d’imprimantes matricielles s’élève à 50% alors qu’elle n’est que de 2,78% en France. De son côté, le marché britannique réalise une bonne performance dans un contexte Ouest Européen plutôt morose. La progression des ventes globales de systèmes d’impression y a en effet atteint +6% grâce à des ventes en hausse sur tous les segments hormis celui des imprimantes matricielles (-52,5%);
Source : Le Monde Informatique
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Votre auto-diagnostic environnemental
décembre 8th, 2011 Posted in Bureau vert
déc, 08 2011
Si vos organisations (secteur tertiaire) sont en passe de prendre de bonnes résolutions pour 2012, vous pouvez les aider grâce à l’outil d’auto diagnostic environnemental de Riposte Verte.
Cet outil libre d’accès vous permet, après avoir rempli un questionnaire de 20 minutes, de récupérer votre bilan environnemental et un plan d’action.
Suivez-le guide…
Auto-diagnostic environnemental
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Pourquoi une politique d’impression ?
décembre 5th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
déc, 05 2011
Globalement, quatre grandes tendances légitiment le recours à une rationalisation des impressions :
- Une méconnaissance générale des moyens, besoins et coûts d’impression.
- Une surcapacité en matériel :
– Un parc de matériel souvent excessif rapporté au nombre d’utilisateurs
– Des imprimantes utilisées en moyenne à moins de 10% de leur capacité.
– Une faible quantité de machines installées en réseau. - Une trop forte dépense de consommables entrainée par :
– Le suréquipement en matériel, notamment en imprimantes jet d’encre.
– Une trop grande diversité de modèles de matériels en service.
– Une gestion des matériels et des consommables complexe. - une surconsommation de papier, causée par :
– Le suréquipement en matériel d’impression.
– Les mauvaises pratiques d’impression
La mise en place d’une politique d’impression permet de faciliter la gestion et la maintenance des matériels.
La réorganisation du parc d’impression en libre service autour d’une sélection d’imprimantes et photocopieurs multifonctions à usage partagé se révèle être un gain de temps pour ses utilisateurs et pour les équipes en charge de sa maintenance.
- Des matériels moins nombreux mais plus performants : sélectionnés avec soin, les nouveaux matériels offrent une plus grande rapidité et des prestations de service plus nombreuses.
- Moins d’interventions des équipes d’assistance informatique : une diminution du nombre de matériels au profit de photocopieurs et d’imprimantes aux capacités accrues entraîne une diminution du nombre de pannes. Les équipes d’assistance informatique sont moins sollicitées et peuvent consacrer plus de temps à la mise à niveau des autres matériels et à l’assistance des utilisateurs. Ce gain de temps pour les services informatiques est encore accru si la maintenance des nouveaux copieurs et la fourniture des consommables est assurée par le titulaire du marché.
- Moins de manipulations : la diminution du nombre de matériels va limiter les manipulations en cas de déménagement
- Moins de commandes : l’harmonisation des matériels d’impression diminue le nombre de références à gérer, tant au niveau de la commande que des consommables et du suivi comptable.
La mise en place d’une politique d’impression permet d’aérer les espaces de travail.
L’installation de copieurs et imprimantes à usage partagé dans des locaux dédiés, en remplaçant les imprimantes individuelles, permet une meilleure organisation des espaces de travail avec :
- un moindre encombrement des plans de travail
- un besoin diminué de meubles d’appoint, ce qui libère de l’espace utile de proximité
- un accès plus facile aux postes de travail en raison d’une limitation des fils électriques et des câblages de surface.
La mise en place d’une politique d’impression permet de communiquer sur les avantages de la rationalisation.
Les différents avantages et gains cités plus haut doivent être développés dans le cadre de la politique interne de communication et dans l’accompagnement des utilisateurs dans le changement d’usages des matériels d’impression.
Et vous ? Pourquoi envisagez-vous de mettre en place une politique d’impression ?
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Assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression
décembre 1st, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics
déc, 01 2011
En matière de marchés publics, il est fréquent de faire appel à l’assistance à maîtrise d’ouvrage dans les domaines du BTP et de l’informatique car ce sont des domaines très techniques, avec des enjeux très importants.
Les marchés relatifs aux systèmes d’impression étaient traditionnellement répartis en marchés de photocopieurs (moyens généraux), marchés de télécopieurs (moyens généraux ou informatique) et marchés d’imprimantes (informatique). Les différentes mutations technologiques, les enjeux budgétaires, organisationnels et de développement durable liés aux parcs de systèmes d’impression en ont fait des projets à part entière qui sont de plus en plus gérés par un seul service, souvent l’informatique. Or, les services informatiques n’ont pas la culture liée au documents. Eux-mêmes sont souvent de très faibles consommateurs d’impression. Technologiquement, les imprimantes ne les intéressent pas, encore moins les copieurs et ces parcs sont gourmands en ressources (assistance aux utilisateurs, gestion des incidents, gestion des consommables, validation de factures…).
La décision de faire appel à une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour les appels d’offres concernant les systèmes d’impression peut s’imposer quand :
- l’administration manque de ressources internes pour mener le projet (temps homme, compétences…)
- le projet débute par un audit préalable (analyse de la situation, définitions des besoins, préconisations techniques…) qui nécessite le recours à un consultant externe.
- la rédaction des documents du DCE nécessite une expertise en termes de clauses techniques (engagements de services, pénalités, déploiement…).
- la consultation nécessite des ressources spécialisées pour s’assurer d’avoir des réponses multiples et pertinentes et pour les réponses aux questions des candidats.
ASSPI accompagne les administrations dans leurs projets en matière de systèmes d’impression et leur propose des prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage dimensionnées à leurs besoins.
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La rationalisation des outils d’impression vue par ASSPI
novembre 24th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 24 2011
Très souvent, les systèmes d’impression des entreprises sont choisis et mis en place de façon tout à fait empirique. Ils ne font que s’adapter à une succession de besoins utilisateurs. Par voie de conséquence, la physionomie globale du système d’impression ne respecte que très partiellement les standards et les procédures qui facilitent sa gestion ainsi que le contrôle et le respect des coûts induits.
La situation la plus courante…
La plupart des organisations s’inscrivent dans le schéma suivant :
- La direction des Systèmes d’information met à disposition des moyens d’impression de plus en plus sophistiqués.
- Les services achats ou généraux paient les consommables.
- La production de documents couleur va croissante.
- Les utilisateurs impriment ce qu’ils veulent
- La maîtrise budgétaire est très imparfaite mais devient cruciale.
Les clés d’une bonne maîtrise…
Maîtriser son système d’impression, c’est déjà pouvoir répondre aux interrogations suivantes :
- Qui imprime, qui copie ?
- Quel volume ?
- À partir de quelle application ?
- Quand ?
- Sur quel périphérique ?
Questions auxquelles peu d’entreprises sont en mesure de répondre de façon formelle ou immédiate.
L’approche de ASSPI…
Afin d’aider les entreprises à optimiser et rationaliser leur système d’impression et à en maîtriser les coûts, ASSPI leur apporte son expertise en matière d’études et de conseil, de solutions organisationnelles et d’accompagnement.
À cet égard, ASSPI vous propose une démarche d’intervention, largement éprouvée par de nombreuses entreprises :
- Audit des moyens existants et flux d’impression effectivement produits au sein de l’entreprise, évaluation des coûts directs par inventaire sur site et analyse des données de l’organisation. Analyse détaillée des pratiques des différents utilisateurs en interne par entretiens et réunions.
- Préconisations d’implantation intégrant notamment les impacts éventuels sur l’organisation et la formation des utilisateurs, Définition d’une « politique d’impression » prenant en compte les objectifs fonctionnels, méthodologiques et financiers de l’entreprise.
- Engagement et suivi des appels d’offres auprès des constructeurs.
Cette démarche de base peut être complétée par un accompagnement plus long…
- Déploiement du nouveau parc, suivi des différentes vagues de mise en place.
- Mise en place du pilotage du parc (suivi des consommations, comités de pilotage,…).
Notre approche est basée sur la collaboration. La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur. Nous apportons des compétences techniques et des points de référence (données marché, résultats généralement obtenus, pistes à étudier…). Grâce à notre expertise, nous sommes force de proposition et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.
Nos préconisations seront constituées de :
– Un port folio présentant les caractéristiques techniques des futurs matériels.
– Un scénario d’évolution permettant d’aboutir à un parc de systèmes d’impression optimisé et renouvelable totalement tous les 3 ans.
– Un guide des modes opératoires souhaitables autour des moyens d’impression (consommables, utilisation de la reprographie centrale, pilotage du parc…).
– Une proposition de politique d’impression reprenant les règles d’implantation et d’usage.
Un retour sur investissement appréciable…
De façon générale, le budget impression représente entre 1 et 3% du chiffre d’affaires de l’organisation et la part de documents bureautique, 20% de ce montant. Grâce à la rationalisation des systèmes d’impression, l’entreprise peut réaliser des économies sensibles comprises entre 15 et 25 %, assurant ainsi un ROI sur 1 an et très souvent plus rapide.
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La journée sans papier
novembre 21st, 2011 Posted in Bureau vert
nov, 21 2011
Le Paper Free Day, c’était le 27 octobre, mais on peut le revivre quand on veut et, tant qu’à faire, multiplier l’opération. L’initiative vient de l’AIIM (association for information and image Management), organisme de normalisation et de standardisation qui prône régulièrement bonnes pratiques et stratégies en matière de gestion de contenu. Plutôt pro papier électronique – on s’en serait douté – l’organisation veut sensibiliser l’ensemble des entreprises et les invite à prendre dès que possible le virage du numérique. Elle n’en avance pas moins de solides arguments qui pointent notre facilité à gâcher de la cellulose. Et parmi d’autres constats relevés par l’AIIM, « Les entreprises détiennent aujourd’hui 10 fois plus d’informations qu’il y a cinq ans. Nombre d’entre elles peinent à assurer le suivi des liasses de factures, fiches clients et autres documents qu’elles conservent. Dans les grands centres urbains, des archives et fichiers d’entreprise, en nombre sans cesse croissant, occupent quelquefois des locaux les plus coûteux ».
En marge de cette journée mondiale sans papier, Iron Mountain a publié les résultats d’une étude qu’elle a fait réaliser par Coleman Parks Research auprès de 600 entreprises sur six marchés européens (France, Allemagne, Pays-Bas, Royaume-Uni, Espagne et Hongrie) : près de la moitié (45%) des entreprises interrogées sont confrontées à des problèmes pour gérer leurs informations tandis que 59% se disent préoccupées par l’espace que consomme le stockage des documents papier sur leur site. En outre, près de la moitié (49%) d’entre elles ne centralisent pas la responsabilité de la gestion documentaire, qui se trouve ainsi dispersée au sein de l’entreprise.
Pour Marc Duale, Président d’Iron Mountain, « avant de se lancer dans un programme de réduction du papier, les entreprises doivent déterminer quelles informations elles détiennent et distinguer celles qui présentent le plus de risques et de valeur. Les entreprises efficaces dans ce domaine conservent leurs dossiers critiques hors site, en toute sécurité, numérisent leurs documents papier et, lorsque cela est approprié, les détruisent et les recyclent ».
Souces : Printnews.
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Et la parole des utilisateurs ?
novembre 17th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 17 2011
Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression, personne ne songerait à se passer des chiffres : combien de pages ? combien de matériels ? quels coûts ? quelle proportion d’impressions couleur ?…
Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression personne ne songerait à se passer des aspects localisation : dispose-t-on de locaux dédiés ? les couloirs permettent-ils l’implantation de matériels ? à quelle distance des utilisateurs le système doit-il être ?…
Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression, certains oublient le point de vue des utilisateurs. Sous couvert de questionnaires publiés sur l’intranet (auquel 5% des utilisateurs vont répondre !!!!!), sous couvert d’interroger les responsables de service (qui ne sont que rarement les plus grands producteurs d’impression), certains mènent le projet sans avoir pris la peine d’écouter vraiment la parole des utilisateurs.
Même si certains souhaits sont irréalistes, mêmes si certains utilisateurs ont du mal à prendre du recul par rapport à leurs pratiques quotidiennes, même si les contraintes budgétaires sont importantes, interroger et écouter les utilisateurs reste le meilleur gage de réussite du projet.
Cette écoute permet de s’assurer que l’on a bien compris les besoins factuels d’impression.
Elle permet de désamorcer dès le départ les malentendus et les a priori.
Elle constitue la deuxième étape de l’accompagnement au changement (après la communication expliquant le projet et ses diverses étapes).
Elle permet à l’auditeur externe de s’imprégner de la culture de l’entreprise et du climat qui y règne, deux facteurs qui influenceront la mise en œuvre du projet et choix décisionnels.
Cette parole doit donc être recueillie lors d’entretiens individuels ou de groupe. Ces entretiens devront porter sur un échantillon significatif de la population concernée (en quantité au moins 10 %, en qualité les métiers les plus représentatifs dans chaque service). La ou les personnes qui feront les préconisations pour le futur parc devront avoir mené au moins une partie de ces entretiens par elles-mêmes. Le guide d’entretien aura été adapté aux besoins de l’entreprise par les équipes qui pilotent de projet en interne et en externe. Ces précautions prises, il conviendra qu’un climat de bienveillance et d’écoute prévale.
Ces entretiens sont certes très gourmands en ressources mais tellement riches en enseignements…