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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Polices et consommation d’encre

juin 1st, 2015 Posted in Bureau vert
juin, 01 2015
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ecofont4   Nous avions déjà abordé ce sujet avec la police Ecofont qui vous permet d’économiser 20 % d’encre par rapport à    une police classique. Que l’on soit dans une démarche d’économies budgétaires ou de développement durable (ou les 2), économiser l’encre se révèle relativement facile et rapide : il suffit de changer de police d’impression.

Ceux qui nous suivent et auront tenté le quiz pratiques d’impression savent qu’il est préférable d’utiliser une taille de police de 11 qui ne nuit pas à la lisibilité et permet de limiter la consommation d’encre mais aussi de papier.

L’encre étant une denrée excessivement chère (plus chère que certains parfums de luxe), limiter sa consommation génère immédiatement de substantielles économies. Un jeune américain a ainsi mesuré qu’en utilisant la police Garamond à la place de Times New Roman (police par défaut de Word avant Calibri), l’État américain pourrait économiser environ 400 millions de dollars en économisant 24 % d’encre. Certes la police Garamond est plus petite que les autres mais pour la plupart des documents professionnels, elle est tout à fait lisible.

Ce changement de pratiques peut facilement être mis en place et peut servir de tremplin vers des pratiques encore plus économes en encre. En effet, quelle que soit la police utilisée, la plus grande économie d’encre que nous puissions faire reste de limiter nos impressions. Vos utilisateurs accepteront plus facilement de changer de police que de ne plus imprimer leurs mails ,…. dans un 1er temps…

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Audit avant renouvellement

mai 26th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression
mai, 26 2015
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auditQu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une administration, le renouvellement des systèmes d’impression nécessite la connaissance du marché (acteurs, technologies…), des modes opératoires (financement, types de contrats, services…) et du langage spécifique (les vendeurs ont du mal à se séparer de leur jargon professionnel).

Au delà de cette veille nécessaire, une autre condition de la réussite de ce type de projet est de bien connaître son parc actuel et les besoins de son organisation. Demander les mêmes caractéristiques que le matériel actuel (juste un peu plus rapide si ça ne coûte pas trop cher…) ou faire confiance au commercial pour définir les matériels adéquats, c’est risquer de repartir pour 3 ou 4 ans avec des outils inappropriés.

L’audit des systèmes d’impression doit être un préalable à toute consultation. Il permet de :

  • Connaître parfaitement le parc actuel y compris dans les sites éloignés.
  • Recenser les besoins des utilisateurs et de l’organisation.
  • Mettre à plat les pratiques autour du parc (pratiques d’impression, gestion des consommables…).
  • Se fixer des objectifs (budget, développement durable…) pour le futur parc.
  • Fournir aux prestataires consultés un cahier des charges précis.
  • Obtenir des offres comparables grâce à des matrices de réponses standardisées.

Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un audit plus ou moins poussé (exhaustivité ou échantillonnage…) suivant le temps, les moyens et les enjeux du projet. Malheureusement c’est souvent la contrainte de temps qui limite la prise en compte des autres enjeux. Sachant que les phases de livraison (entre 4 et 6 semaines), d’analyse des offres (3 à 4 semaines), de réponse à la consultation (2 à 5 semaines) sont incompressibles, quand le temps fait défaut l’audit est souvent partiel, voire très succinct.  Pourtant prendre le temps de faire un état des lieux précis, d’envisager plusieurs pistes d’amélioration et de choisir une politique d’impression sur le moyen terme fait au final gagner du temps (moins de risque de consultations infructueuses ou mal dimensionnées) et de l’argent (le nouveau parc est optimisé dans tous ses aspects).

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PME et marchés publics

mai 22nd, 2015 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
mai, 22 2015
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marches publicsDepuis 2006, le code des marchés publics intègre des mesures favorables aux PME, comme la passation des marchés en lots séparés, ou la suppression de l’obligation de fournir des références similaires au marché proposé. Or, le neuvième rapport annuel rendu par l’Observatoire des PME montre que 61 % des marchés publics locaux (collectivités territoriales) sont attribués à des PME ou des ETI (entreprises de taille intermédiaire). C’est également le cas de 43 % des marches étatiques. Ces résultats montrent que les politiques menées en faveur du développement des PME via la commande publique fonctionnent. Elles se poursuivent d’ailleurs puisque le décret sur la simplification de l’accès à la commande publique est entré en vigueur en octobre 2014.

Avec un volume global de 200 milliards d’Euros, la commande publique constitue un potentiel commercial considérable pour les PME. C’est un levier de développement économique important, y compris localement. Ainsi 41 % des marchés des collectivités territoriales sont attribués à des entreprises locales.

Ces chiffres encourageants ne doivent pas cacher que la part des PME dans les attributions diminue en même temps que le montant des marchés augmente. Ils ne doivent pas non plus cacher que la complexité de réponse pour certaines procédures est un sérieux frein : exigences de certifications, de références, de documents, …

Le groupement entre PME est une excellent solution pour lever ces freins. Il permet de sécuriser l’acheteur sur la pérennité du prestataire, de partager les frais de réponse, de proposer des prestations complètes (groupement de plusieurs savoir-faire).

La réponse en groupement comporte quelques subtilités administratives et commerciales mais avec un accompagnement et/ou une formation, elle est accessible à tous.

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5 années plus tard

mai 18th, 2015 Posted in ASSPI
mai, 18 2015
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5 ANS5 années et 371 articles plus tard, …

Vous vous souvenez peut-être qu’au départ j’ai créé ce blog sans grande conviction, pour voir. Comme quoi on a souvent intérêt à laisser leur chance à des idées à priori peu convaincantes.

Je reconnais que parfois je manque d’inspiration et les articles se font alors un peu dans la douleur. Mais la plupart du temps, nos rencontres avec des organisations et les personnes qui les animent, les projets que nous menons m’apportent de nouvelles idées, de nouveaux points de vue.

J’espère que vous y trouvez ce que vous cherchez et ce que vous ne cherchiez pas.
J’espère que vos impressions s’en portent mieux.
J’espère que me lire n’est pas trop barbant (peu de suspense, peu d’exotisme mais des actions).J’espère que vous êtes prêts à nous suivre pour une nouvelle année.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

Je vous invite à nous apporter vos commentaires et à vous abonner pour recevoir nos articles par mail.

Très cordialement

Isabelle Obiols

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Pourquoi COOPANAME ?

mai 11th, 2015 Posted in ASSPI
mai, 11 2015
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asspi_reduc1Quelles différences entre ASSPI intégrée dans une Coopérative d’activités et d’emplois et un cabinet de consultants ?
Pour les organisations qui font appel à nous les différences sont significatives.
Tout d’abord, cette forme de structure vous garantit notre indépendance vis-à-vis des fournisseurs de matériels d’impression. En effet, nous ne pouvons avoir d’autres actionnaires que des salariés de la coopérative et nous ne pouvons toucher de rétro commissions en tant qu’apporteurs d’affaires. Soyons honnêtes, cette garantie peut vous être apportée par certains cabinets, mais ils sont rares.
Ensuite, le choix de construire une entreprise partagée au sein d’une coopérative est un fort indicateur de notre volonté de promouvoir la coopération, la mutualisation plutôt que la compétition. Or, dans vos projets d’optimisation des systèmes d’impression c’est bien la mutualisation des moyens qui est en jeu et si l’utilisateur est au cœur de vos préoccupations, nous avons une vraie valeur ajoutée à vous apporter.
Dans un cabinet de consultants, l’objectif est la rentabilité et elle passe par l’optimisation du temps des consultants. Quand il s’agit d’un cabinet qui marche, les délais de démarrage des projets sont donc longs et quand il s’agit d’un cabinet qui ne marche pas, il est utile de se demander pourquoi ils sont si disponibles. De plus, les réaménagements de plannings sont compliqués et vos contraintes et imprévus se heurtent à la rigueur de leur organisation interne. Dans notre organisation, l’objectif est la pérennité de nos activités. Chaque associé, chaque salarié a de multiples activités (ainsi je suis consultante expert en systèmes d’impression, formatrice en marchés publics et formatrice en vente pour des apprentis). Sur les 800 salariés de Coopaname, il est facile de trouver quelqu’un qui sera disponible pour participer à des inventaires sur sites. Sur les 30 associés avec qui j’ai l’habitude de collaborer et qui ont de l’expérience, il est facile de trouver des disponibilités pour un plan de communication, des séances de formation, l’animation de réunions… Cette souplesse vous garantit que les plannings prévisionnels que nous établissons sont fiables et que nous nous adapterons à vos rythmes.
Enfin, en nous confiant vos projets, vous participez à la promotion d’une nouvelle forme d’entreprise : une entreprise partagée par des experts de divers domaines (du paysagiste au designer Web) qui collaborent pour mettre à votre disposition des ressources dont vous ne disposez pas en interne.

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Quiz pratiques d’impression

mai 7th, 2015 Posted in Divers
mai, 07 2015
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cocher liste 2En ce printemps et de semaines écourtées, nous vous proposons un petit quiz sur vos pratiques d’impression.

Amusez-vous.

BONNES PRATIQUES D'IMPRESSION

Départ
Félicitation - vous avez complété BONNES PRATIQUES D'IMPRESSION. Vous avez obtenu %%SCORE%% sur %%TOTAL%%. Votre performance a été évaluée à %%RATING%%
Vos réponses sont surlignés ci-dessous.

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Maîtrise des dépenses d’impression

mai 4th, 2015 Posted in Coûts d'impression
mai, 04 2015
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argentNous parlons souvent d’économies et la plupart des projets d’optimisation des systèmes d’impression ont pour objectif de réaliser des économies. De fait, très souvent, les projets bien menés atteignent cet objectif.
Mais, il y a des cas où l’objectif est avant tout fonctionnel : assurer un équipement adapté aux utilisateurs, avoir des outils performants pour répondre à de nouveaux besoins,… Dans ces cas là, en termes financiers, l’objectif sera de maîtriser les dépenses et leur évolution future.

Contrairement à de nombreuses idées reçues, le volume de papier consommé dans le monde et en France ne cesse de croître (+5 % par an). Sans qu’on y prenne garde, la couleur a envahi nos environnements professionnels et pourrait devenir un standard, or elle coûte 10 fois le prix d’une impression N&B. Malgré les nouvelles possibilités d’échange et de stockage de données, les craintes quant à la sécurité engendrent toujours autant (plus ?) d’impressions au cas où.

Tout cela peut amener une hausse régulière du budget d’impression. Pour ne pas se laisser déborder, il vaut mieux mettre en place des mesures qui assureront une évolution voulue et maîtrisée des dépenses. Il est plus facile de mettre en place en préventif une politique d’impression qui définit précisément les usages de la couleur plutôt que de devoir limiter, voire interdire des usages installés. Les utilisateurs considèrent comme un privilège de pouvoir imprimer ce qu’ils veulent quand ils veulent. Il s’agit de leur faire comprendre qu’il s’agit de leur responsabilité de le faire à bon escient et sans gaspillage.

La maîtrise des budgets ne passe pas que par les utilisateurs. Elle passe aussi par des outils de suivi et de gestion qui vont limiter les coûts indirects. Elle passe également par la négociation régulière des conditions de mise à disposition des matériels et des services. La réévaluation régulière des besoins (tous les 4 ans au minimum), la veille sur les évolutions technologiques mais également fonctionnelles, contractuelles et financières, la mise en concurrence des partenaires potentiels sont autant de leviers permettant de contenir les budgets dans les limites souhaitées.

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Reprendre en main le changement

avril 27th, 2015 Posted in Pilotage des parcs d'impression
avr, 27 2015
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optimisation-typo3Lorsque je parle d’accompagnement au changement, je vois souvent dans le regard de mes interlocuteurs un flottement : combien ça va me coûter ?, les utilisateurs j’en fais mon affaire, ils n’auront pas le choix… Pourtant, quand je commence à évoquer le pouvoir de nuisance d’un utilisateur mécontent, les marques d’intérêt réapparaissent et même, souvent, cela amène le souvenir d’anecdotes vécues. Ainsi de la filiale éloignée dont le responsable avait fait mettre le système d’impression dans la benne à déchets car il considérait que le choix du siège était inadapté. Ainsi, du système d’impression tout neuf qui ne cesse de tomber en panne jusqu’à ce que le technicien montre que le pauvre matériel a subi coups et blessures dans l’indifférence générale. Ainsi des documents immondes créés et présentés par l’assistante à son patron pour lui prouver que le matériel dont elle dispose est inutilisable (sans vouloir donner des idées à certains, un peu de toner ou d’encre bien réparti dans la machine ou un papier un peu humide ou un peu froissé font merveille). Ainsi de l’utilisateur qui vous avoue sans état d’âme que désormais il va imprimer ses documents en couleur dans l’autre service puisque dans le sien la couleur n’a pas été jugée nécessaire. Et je pourrais en remplir plusieurs tomes…

On ne le dira jamais assez un utilisateur mal informé, mal formé, peu ou pas convaincu peut faire capoter le projet le mieux pensé.

Le meilleur moyen de s’assurer de la réussite d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression est donc de prévoir dès le départ l’accompagnement des utilisateurs vers les différents changements qui les attendent. Cela commence bien sûr par la communication à priori sur le pilotage du projet.

Mais si vous avez mis en place un parc optimisé de systèmes d’impression sans avoir pu engager l’accompagnement de vos utilisateurs, tout n’est pas perdu. Il est encore temps dans les premières semaines qui suivent son implantation de limiter les dégâts et de rattraper ce qui pourrait être mal engagé. Il faudra multiplier les médias de communication : intranet, affichage, mails collectifs, réunions, évènements (séminaires, kicks-off, jeu concours,…). Il faudra libérer la parole en acceptant d’écouter les doléances des uns et des autres, en tenant compte de certaines remarques pragmatiques, en faisant preuve de souplesse mais aussi de fermeté. Il faudra organiser le pilotage à court et moyen terme de cette mutation : actions très rapprochées dans les premiers temps pour éteindre les incendies, puis plus espacées pour montrer que les choses s’apaisent mais que la vigilance demeure. Le suivi des performances du nouveau parc dans son ensemble (le partenaire devra être irréprochable) et des performances de chacun (baisse des volumes par site, par service, par personne) sont autant d’occasions de veiller à la pérennité des résultats et de préparer les évolutions à venir.

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Expression des besoins

avril 21st, 2015 Posted in Spécial PME-TPE
avr, 21 2015
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auditDans les marchés publics ou les grandes entreprises, la consultation des fournisseurs potentiels de systèmes d’impression passe systématiquement (ou presque) par la rédaction d’un cahier des charges, voire la constitution d’un dossier complet incluant des documents de réponses standardisés.

Dans les PME, c’est beaucoup plus rare. La consultation consiste au mieux à obtenir 3 devis sur la base des matériels déjà en place et à comparer les prix obtenus. La demande se résume alors à « Nous avons un copieur Y. Il faut le remplacer. Faites nous une offre. » Alors les offres sont très diverses tant au niveau de la forme que du fond : prix à la page et/ou forfaits, services inclus ou non,… La comparaison est au final un vrai casse tête.

C’est probablement ce qui explique que dans de nombreux cas, la consultation consiste à faire venir le fournisseur en place et à lui demander un devis pour le remplacement du matériel qu’il vous a vendu ou qu’il vous loue depuis 5 ans. d’ailleurs c’est souvent lui qui « alerte » sur la nécessité de changer de matériel.

Pourtant, la période nécessite de « professionnaliser » ces achats. En effet, les économies sont toujours les bienvenues et une consultation rigoureuse amène des offres plus performantes. Les entreprises évoluent très rapidement et donc leurs besoins en matière documentaire aussi. Évaluer précisément les besoins fera gagner en productivité. Le marché des systèmes d’impression s’est complexifié : nouvelles fonctionnalités, liens avec l’informatique, nouveaux services (MPS,…), nouveaux contrats, nouveaux acteurs (grossistes, réseaux de distributeurs,…). Il est difficile de s’y retrouver. La veille nécessaire pour faire le meilleur achat est disproportionnée avec les besoins d’une PME qui utiliserait moins de 100 matériels d’impression.

Quand le budget annuel consacré aux systèmes d’impression se situe entre 50 000 € et 100 000 €, les ressources internes ne permettent pas de passer trop de temps sur le sujet, n’y d’acquérir les compétences nécessaires. Quant la fonction achat est cumulée avec des fonctions de direction et/ou de gestion et que la fonction informatique est externalisée, l’équipement en systèmes d’impression passe après bien d’autres priorités.

Pourtant, faire appel à un spécialiste externe pour mener à bien la définition des besoins et la consultation des fournisseurs potentiels est à la portée de toutes les entreprises. Ainsi, dans tous les projets menés par ASSPI auprès de PME, les économies générées dès la première année finançaient largement le forfait de la prestation et les économies générées pour les 3 ou 4 ans à venir étaient autant de bouffées d’oxygène budgétaire.

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Le mémoire technique du consultant

avril 16th, 2015 Posted in Divers, Marchés Publics
avr, 16 2015
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avancerJe rencontre de nombreux consultants et formateurs au sein de COOPANAME dont fait partie ASSPI mais aussi lors de mes missions d’audit et d’AMO. La question de la proposition revient souvent et celle de la rédaction d’un mémoire technique pertinent pour répondre et emporter des appels d’offres publics devient une habitude. Difficile de faire le tour de ce qu’il y aurait à dire et de faire un point sur les pratiques de celui qui m’interroge entre 2 rendez-vous ou autour d’un café.

J’ai donc monté un module de formation de 2 jours pour COOPANAME, et plus particulièrement pour les consultants et formateurs de COOPANAME.

Cette formation ayant rencontré un vif succès, ASSPI ouvre ces ateliers à tous les consultants et formateurs  intéressés, ainsi qu’aux forces de vente qui commercialisent du conseil ou de la formation.

La formation a lieu sur 2 jours :

  • La première journée est dédiée au décryptage du dossier de consultation et à l’analyse des offres des participants.
  • La deuxième journée est consacrée à la rédaction du mémoire technique (parfois appelé note méthodologique).

Elle peut avoir lieu dans vos locaux (Ile de France exclusivement) ou en interentreprise (8 stagiaires maximum).

Cette formation fait l’objet d’une convention de formation.

Pour obtenir le programme détaillé, un devis et/ou des informations complémentaires, contactez Isabelle OBIOLS iobiolsi@asspi.fr

 

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