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Comprendre le Dossier de Consultation des Entreprises DCE

mai 9th, 2013 Posted in Marchés Publics

mai, 09 2013

Répondre aux appels d’offres publics : les commandements

Si vous vous intéressez aux marchés publics, vous vous dites peut-être que c’est trop compliqué, que vous ne comprenez rien à leurs documents. Il est vrai qu’à la 1ère lecture, sans accompagnement, on a l’impression d’avoir ouvert un recueil juridique. Le lecteur débutant se dit qu’il faut être un spécialiste, que ce n’est pas à sa portée. Il ne sait pas par où commencer.

Pourtant, il n’est vraiment pas nécessaire d’être diplômé en droit, ni en procédures publiques pour accéder à la compréhension de la demande de l’administration. Après tout, si vous êtes intéressé par un appel d’offres, c’est qu’il correspond à votre métier et ce sont bien vos compétences métier qui sont les plus importantes pour devenir un partenaire des acteurs publics.

Il faut prendre un peu de temps et se faire accompagner pour obtenir les clés de décryptage des documents et devenir un « pro » de la commande publique.

Tout commence par le DCE. Ça commence mal me direz-vous. Le DCE ? Eh oui, le Dossier de Consultation des Entreprises. Plus simplement, il s’agit de l’ensemble des documents que fournit l’administration pour communiquer son appel d’offres. Il est toujours composé des mêmes éléments de base, parfois complétés par des annexes.

Les documents du DCE :

Le règlement de la consultation (RC pour les avertis): définit les règles de la procédure (délais, forme des réponses…).

Le CCAP (Oui je sais !) : Cahier des Clauses Administratives Particulières qui définit les règles administratives qui régiront la fourniture des produits ou du service (facturation, délais de règlement…).

Le CCTP (non ce n’est pas un compte à la Banque Postale) : Cahier des Clauses Techniques Particulières qui définit précisément le besoin et les attentes de l’institution.

L’Acte d’Engagement (AE pour les intimes) : c’est le « contrat » qui liera l’entreprise retenue et l’administration (prix, durée…).

L‘accompagnement pour la compréhension du DCE consiste à démystifier ces documents, vous les rendre familiers pour vous permettre d’y trouver les clés d’une réponse pertinente, vous faire gagner du temps et faire de vous des acteurs éclairés des marchés publics.

Cet accompagnement est le préliminaire de tous nos ateliers pour la réponse aux appels d’offres publics. Nous décryptons ensemble un DCE auquel vous pourriez répondre. Ainsi, à la fin de l’atelier, vous êtes en mesure de mettre directement en pratique vos acquis et vous êtes autonomes pour vos futures réponses.

Rencontrer les acheteurs publics

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Rédiger un vrai mémoire technique

avril 25th, 2013 Posted in Marchés Publics

avr, 25 2013

Un mémoire technique type ?

De nombreux candidats aux appels d’offres publics ne sont pas retenus à cause de leur mémoire technique. Les reproches sont divers et variés : la réponse n’est pas personnalisée, la description des prestations est trop floue, l’entreprise ne se projette pas du tout dans l’exécution du marché, la forme ne démontre pas une grande rigueur, la présentation de l’entreprise ne permet pas d’être assuré de sa capacité à mener à bien le projet, des éléments définis comme indispensables par l’administration sont absents…

Même s’ils se sont effectivement contentés de fournir un document standard, ces candidats ont littéralement jeté de l’argent par la fenêtre. Le temps passé, les documents (papier, encre, classeur,…), l’envoi postal ou le dépôt…constituent un coût réel.

Dans une période économique difficile, tous les coûts engagés doivent générer un retour sur investissement. Alors, bien sûr, même avec un mémoire technique pertinent et vendeur, nul n’est certain d’être l’heureux attributaire d’un marché public. Mais l’image de l’entreprise sera grandement améliorée par une réponse professionnelle de qualité et elle se diffusera petit à petit. A l’inverse, un mémoire qui ressemble à une plaquette commerciale donnera durablement l’image d’un amateurisme dommageable.

Si l’on considère que chaque réponse coûte au moins 100 € (hypothèse basse d’une journée de salaire chargé et d’une réponse papier envoyée par la poste), et que chaque dossier mal ficelé vient anéantir tous vos efforts commerciaux, il est urgent de s’interroger sur la stratégie à suivre : arrêtons-nous de cibler les marchés publics ou décidons-nous de professionnaliser nos offres en nous formant ?

Si finalement, vous décidez d’exploiter le potentiel des marchés publics en 2013, nous vous accompagnons pour faire de vos réponses de véritables vendeurs.

Nous vous proposons :

des formations sur site sur 2 jours pour un forfait de 900 € HT (IDF uniquement, jusqu’à 3 stagiaires possibles).
des formations inter entreprises sur 1 ou 2 jours (Val de Marne ou Paris 20e) pour un forfait de 450 € par stagiaire et par jour.
des formations sur mesure, sur devis.

Toutes nos formations peuvent entrer dans votre budget de formation professionnelle ou dans le dispositif DIF.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

Isabelle OBIOLS : iobiols@asspi.fr

Des mémoires techniques pertinents

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Variantes et options

avril 11th, 2013 Posted in Marchés Publics

avr, 11 2013

Négociations dans les MAPA

Même si la procédure de marché public doit permettre de répondre à un besoin précisément défini, certains cas nécessitent de laisser une certaine marge de manœuvre dans la réponse.

Ainsi, certaines prestations peuvent être menées de diverses façons et l’administration peut avoir intérêt à imposer une réponse de base qui correspond à la méthodologie attendue et à laisser les candidats exprimer leur force de proposition par des variantes. La réponse de base permet de s’assurer que le prestataire est bien en mesure de répondre aux attentes et, elle permet aussi de comparer les offres entre elles. La ou les variante(s) permettront au candidat de montrer son expertise (développement durable par exemple), d’apporter un plus qui n’avait pas été envisagé à priori (garantie supplémentaire par exemple), d’apporter du conseil. La possibilité de proposer une variante est indiquée dans le dossier de consultation : pour les procédures adaptées, elles sont autorisées si leur refus n’est pas explicitement exprimé ; pour les procédures formalisées, elles sont refusées si leur acceptation n’est pas explicitement formulée. Dans ce cadre là, la proposition de variante est à l’initiative du candidat.

L’administration peut aussi avoir identifié des compléments aux besoins de base sans pour autant les considérer comme indispensables à la bonne réalisation des prestations (1 journée supplémentaire de permanence sur site). Dans ce cas, elle définit des options (intégrées à l’offre de base ou pas). Cela lui permet notamment d’évaluer le surcoût de ce complément et de décider en toute connaissance de cause de sa mise en application. Les candidats devront faire une offre pour ces options et se conformer à la demande formulée. La mise en œuvre de ces options est décidée lors de la signature du marché.

Qu’il s’agisse d’une variante ou d’options, votre offre doit bien sûr mettre en avant votre valeur ajoutée…

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Avant de répondre à un appel d’offres public

mars 28th, 2013 Posted in Marchés Publics

mar, 28 2013

Un mémoire technique type ?

De nombreuses personnes prennent contact avec nous parce qu’elles ont vu un appel d’offres auquel elles voudraient répondre mais elles ne savent pas comment faire.

Malheureusement, il nous faut commencer par leur annoncer qu’elles ne pourront pas répondre à cet appel d’offres.

Pour vos clients privés, il vous suffit d’établir un devis, parfois joindre une plaquette de présentation de l’entreprise et vous pouvez répondre à la demande dans la journée.

Pour vos futurs clients publics, le formalisme imposé nécessite une préparation an amont, avant même la lecture du moindre avis de consultation.

Nous ne reviendrons pas sur la nécessité de se préparer à la rédaction d’un mémoire technique ou d’une note méthodologique, de nombreux articles de ce blog sont consacrés à ce sujet.

Mais, pour être certain de pouvoir fournir un dossier complet en temps et en heure, il faut être prêt aussi du point de vus administratif. Autrement, il faut réunir au préalable un certain nombre de documents :

Un extrait de Kbis de moins de 3 mois
Éventuellement une délégation de pouvoir pour justifier que le signataire a bien le pouvoir d’engager l’entreprise.
Vos attestations d’assurance (responsabilité civile, décennale…)
Un document présentant vos références clients.
Toutes vos certifications professionnelles
Les CV des intervenants potentiels
L’imprimé NOTI2 ou les certificats URSSAF et certificats fiscaux qui vous seront demandés très rapidement si vous êtes retenus à obtenir auprès de vos organismes ou de votre expert comptable.
Un RIB

Il s’agit réellement du dossier de base. D’autres pièces pourront vous être demandées selon les procédures mais une fois ces documents réunis vous pouvez commencer à chercher les appels d’offres pour lesquels vous seriez un candidat sérieux et commencer vos prises de contact avec les acteurs publics.

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Marchés publics : se faire connaître

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Les perspectives en matière de marchés publics

mars 7th, 2013 Posted in Divers, Marchés Publics

mar, 07 2013

Marchés publics : se faire connaître

Les perspectives économiques étant ce qu’elles sont, il est plus que jamais indispensable de diversifier ses cibles, d’être présent sur toutes les affaires qui concernent nos métiers, d’être visibles et crédibles.

Dans ce contexte, nous ne pouvons que vous conseiller de vous intéresser aux marchés publics.

D’ailleurs, la Banque Postale vient de publier une note de conjoncture intitulée « LES FINANCES LOCALES EN 2012″, dans laquelle elle constate, cette année encore, la croissance des investissements des administrations territoriales.

En effet, ils ont atteint 52,6 milliards d’euros en 2012. C’est 1,6 % de plus que pour l’année 2011.
C’est la troisième année consécutive que lesdits investissements augmentent.

Bien entendu, les résultats divergent selon les collectivités :
– communes : + 3,1%
– départements : – 3,6%
– régions : + 0,8%

Ces chiffres confirment l’importance de l’ancrage local. Il est plus facile et moins coûteux de se faire connaître des communes près de nos entreprises que de clients inconnus à l’autre bout de la France.

Malgré les apriori communs, l’investissement pour décrocher un client public n’est pas plus important que pour un client privé. Une fois que vous maîtrisez les codes de l’exercice (décryptage des documents, qualité de la réponse à fournir,…), les contacts sont souvent plus simples et les décisions plus rapides.

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Un mémoire technique type ?

février 28th, 2013 Posted in Marchés Publics

fév, 28 2013

Nos ateliers réponse aux appels d’offre publics

Vous êtes assez nombreux à rechercher un mémoire technique type pour répondre aux appels d’offres publics, surtout dans les secteurs du Bâtiment.

Je comprends tout à fait votre démarche : vous découvrez un appel d’offre qui correspond en tous points à ce que vous savez faire. Vous aimeriez vraiment faire une offre mais vous ne vous êtes jamais confronté à ce type de demande et vous êtes démuni face aux exigences de documents, notamment pour fournir ce fameux mémoire technique.

Alors vous vous dites qu’avec les ressources d’internet, vous allez peut-être trouver un mémoire rédigé par un confrère et qui correspondrait.

Vous vous exposez à une double déconvenue :

Tout d’abord, peu (voire pas) d’entreprises mettent en ligne leur mémoire technique. Il s’agit d’un document qui met en avant leurs points forts et leurs savoir-faire, elles n’ont donc pas forcément envie d’y donner accès à leurs concurrents. Certains vous promettent la rédaction d’un mémoire type performant mais… il faudra payer pour un document que vous n’avez aucun moyen d’évaluer et qui est loin de vous garantir le succès.
Ensuite, même si vous réussissez à obtenir ce précieux mémoire type, il ne pourra pas valoriser VOTRE offre, VOTRE entreprise, VOS atouts puisqu’il est type. L’administration aura donc du mal à vous évaluer quant au critère qualité. De plus, elle risque de s’apercevoir que vous avez utilisé un modèle standard et que donc vous n’avez pas pris la peine de rédiger un dossier spécifique pour leur projet. Je vous laisse imaginer comment cela sera perçu.

Répondre à un appel d’offres publics ne s’improvise pas. Il faut réellement une méthodologie particulière (documents administratifs à fournir, décodage des documents, rédaction de l’offre…). Je crains que vous ne puissiez répondre efficacement à cet appel d’offres dont je vous parlais au début de cet article. Mais il doit vous amener à vous dire que les marchés publics sont un potentiel intéressant et que cela vaut le coup de mettre en place une stratégie commerciale spécifique. cette stratégie commence incontestablement par une formation pour comprendre le vocabulaire particulier de ces appels d’offres, comprendre les attentes de l’administration, mettre en valeur vos points forts et mettre en place une organisation efficace.

Ces formations peuvent entrer dans vos budgets de formation continue ou dans le dispositif du DIF.
Elles prennent peu de temps (De 1 à 2 jours).
Elles sont très opérationnelles (traitement d’un appel d’offres auquel vous pouvez répondre) et donc très efficaces.

Des mémoires techniques pertinents

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Maximilien.fr est opérationnel

février 21st, 2013 Posted in Marchés Publics

fév, 21 2013

Mini guide des marchés publics

Fin novembre nous vous parlions du projet d’une plateforme francilienne pour mettre en relation l’offre et la demande en matière d’appel d’offres publics : www.maximilien.fr.

Eh bien, cette plateforme fonctionne depuis mi janvier.

En tant qu’entreprise candidate à des marchés publics, vous pouvez vous y inscrire pour consulter les procédures qui peuvent vous intéresser. Vous pouvez créer des alertes pour recevoir quotidiennement ou hebdomadairement les annonces qui correspondent aux critères que vous avez choisis. Vous pouvez également accéder à une bourse de co ou sous traitance, fonctionnalité intéressante et nouvelle qui peut vous permettre de trouver des collaborations pour répondre à certains appels d’offres.

L’inscription est très rapide et facile à faire.

La création d’alertes est très intuitive également puisque basée sur des mots clés que vous choisissez.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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Répondre aux appels d’offres publics : les commandements

février 14th, 2013 Posted in Marchés Publics

fév, 14 2013

Optimiser la réponse aux appels d’offres publics

Quelque soit le type d’appel d’offres (MAPA, consultation, AO ouvert…), ce qui caractérise l’achat public, c’est l’établissement de règles à respecter pour devenir un fournisseur potentiel.

La candidature est plus ou moins formalisée et le fait de respecter ce formalisme est un premier indicateur de votre capacité à travailler avec l’administration.

Si vous ne respectez pas ces règles, même si vous faites la meilleure proposition du monde, vous serez écarté!

Voici six recommandations qu’il faut absolument intégrer si vous voulez accéder au monde du public:

Tu fourniras les papiers que l’on te demande (il n’est pas possible de constituer une liste type, cela dépend des appels d’offres) de fournir sans sourciller et dans les délais qu’on t’impose
Tu signeras à la main [ou via une plate forme de dématérialisation] les papiers que l’on te demande de signer (ne jamais, jamais, jamais, jamais oublier de signer le document intitulé « acte d’engagement »)
Tu ne contrediras jamais ce qui est exigé ( si l’on demande de disposer de 3 techniciens, tu devras disposer d’au moins 3 techniciens, si l’on demande une baguette de pain blanche, tu en proposeras une blanche et, si les variantes sont autorisées tu pourras proposer une baguette de pain complet…)
Tu liras attentivement tous les documents (une simple phrase survolée peut vous couter tout le temps passé sur le dossier)
Pour gagner, tu utiliseras les critères que l’on t’a indiqué (si le critère est uniquement le prix, tu te concentreras exclusivement sur le prix pour faire ta meilleure proposition, si le critère technique vaut 80% de la note, tu mettras le paquet sur ton dossier technique pour fournir la prestation techniquement la plus précise, la plus complète, la plus pertinente même si ça coute plus cher )
Point important à intégrer: malgré les guides, livres qui semblent dire au fond que les pièces sont toujours les mêmes, ce n’est que partiellement vrai: chaque appel d’offre est différent, tu devras donc t’adapter à ce qui est demandé et non demander à l’administration de s’adapter à ce que tu proposes

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

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Pourquoi un mémoire technique ?

Des mémoires techniques pertinents

février 7th, 2013 Posted in Marchés Publics

fév, 07 2013

1 Commentaire »

Le mémoire technique remis au maître d’ouvrage public est un document essentiel au moment de l’analyse des offres, puisqu’il sert à noter la proposition sur le critère de la valeur technique. A l’acheteur public de bien définir ses critères et exigences quant au contenu attendu de ce mémoire technique, pour obtenir des offres pertinentes. Et pourquoi pas, de donner valeur contractuelle au mémoire technique…

L’obligation d’attribuer un marché public au candidat présentant l’offre économiquement la plus avantageuse conduit régulièrement les pouvoirs adjudicateurs à choisir plusieurs critères de jugement des offres ; tout du moins en principe. Cela suppose que l’acheteur public exige des entreprises la production d’un ou plusieurs documents permettant d’analyser chacun des critères retenus, et définisse également le contenu attendu de ces documents.

Ainsi en est-il du mémoire technique (ou mémoire justificatif ou encore mémoire méthodologique) dans lequel les candidats sont censés formuler leur offre technique – ou plus généralement leur offre qualitative – et permettre ainsi à la personne publique d’analyser le critère technique. Un document pour séduire, susciter l’intérêt, convaincre, faire la différence par rapport aux concurrents et obtenir, in fine, le marché. Un document essentiel dans la mesure où il permet d’analyser un critère régulièrement prépondérant dans le choix final des prestataires.

Ainsi, il est très important de ne pas perdre de vue les critères de sélection énoncés par l’administration pour construire son mémoire technique…

Nouvelles formations aux appels d’offre publics

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