Les dépenses affectées au traitement du document imprimé (équipements techniques individuels, en libre service ou de production, ressources humaines, consommables, papier, gestion, etc…) peuvent représenter jusqu’à 5% du budget d’une entité administrative.
Nous vous proposons donc une série d’articles sur ce traitement et ses enjeux. Nous commençons aujourd’hui par une présentation des moyens d’impression disponibles et de leur utilisation.
Aujourd’hui, dans les organisations publiques, l’utilisateur a potentiellement accès à 4 moyens d’impression :
- Les moyens individuels : ces moyens permettent de réaliser des documents-matrices sous forme imprimée et électronique dans des
normes typiquement bureautiques. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du
processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme et/ou le rendu de l’impression ne dépendront que du rédacteur et de l’utilisation d’une imprimante personnelle aux capacités limitées. - Les moyens départementaux : ils comportent les imprimantes connectées au réseau d’établissement, les copieurs d’étage en libre-service connectés et non connectés au réseau d’établissement, les scanners, les petits outils de reliure (anneaux, spirales, peignes, bandes pré-encollées, agrafeuses) et de découpage (massicot à main). Ces moyens sont activés lorsque la réalisation du document nécessite des capacités (dépassant les capacités des moyens individuels) de reproduction, en nombre et/ou de façonnage, d’admission de formats, de force, et/ou de supports imprimables. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme,le rendu de l’impression et/ou le façonnage, ne dépendent à nouveau que du concepteur du document.
- Les moyens professionnels : ils peuvent être des ateliers intégrés d’impression ou de reprographie ou des ateliers d’imprimerie. Du fait de l’évolution des technologies et des travaux à prendre en charge d’un tel service, ce noyau immuable intègre de plus en plus fréquemment, un module de traitement des fichiers informatiques soumis à l’impression via le réseau d’établissement ou de médias divers (disquettes, cartouches amovibles, clés USB, CD Rom, DVD, disques optiques…). La dimension de ces ateliers s’échelonne à partir d’une seule unité disposant d’un seul copieur de reproduction numérique monochrome (non) connecté, de divers matériels de façonnage, d’un agent dédié, jusqu’à un service complet mettant en oeuvre des personnels spécialisés, des solutions numériques mono et polychromes (non) connectées (copieurs, imprimantes, duplicopieurs…). Les volumes de production se situent dans une fourchette d’environ 1 million de copies par an à plusieurs dizaines de millions de copies par an.
- Le recours au secteur concurrentiel : le recours au secteur concurrentiel ne doit pas être considéré seulement comme un moyen de pallier les incapacités à traiter la demande en interne, en permettant d’écrêter la charge ou d’apporter les compléments ou suppléments techniques et matériels requis. Il doit être présent dans toute démarche ou réflexion de modernisation des moyens internes de production graphique.
Le recours à l’un ou l’autre de ces moyens ou leur combinaison se décide à partie de :
- La forme finale d’un document ainsi que des divers éléments le constituant : couverture, format, papier surfacé…
- La longueur de tirage : capacité du matériel, temps d’exécution,coûts.
- Le niveau de rendu (définition) de l’impression : impressions sensibles, rendus particuliers…
- Les diverses réalités économiques : ROI.
- Les outils d’aide à la décision.
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