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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les impacts du courrier électronique

novembre 26th, 2012 Posted in Bureau vert
nov, 26 2012
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En 2009, il s’est échangé 247 milliards de courriers électroniques chaque jour dans le monde (SPAM compris).

Dans une entreprise de 100 personnes en France, chaque collaborateur reçoit environ 58 courriels et en envoie 33 par jour.

L’impact climatique de l’envoi d’un courriel varie avec le poids des pièces jointes, le nombre de destinataires et le temps de stockage sur un serveur. Ainsi, l’envoi de 33 courriels de 1 Mo à 2 destinataires par jour et par personne génère annuellement des émissions équivalentes à 180 Kg de CO2 (1000 Km parcourus en voiture). Mais si l’on multiplie par 10 le nombre de destinataires, l’impact n’est multiplié que par 4.

En matière de consommation de matières premières, l’envoi d’un courriel avec une pièce jointe de 1 Mo consomme 7,5 g équivalent fer (le poids d’une pièce de 1 €).

Diminuer de 10 % le taux d’impression des mails reçus par les employés d’une entreprise de 100 personnes permettrait un gain de 5 tonnes équivalent CO2 sur un an (5allers-retours New York-Paris).

La lecture à l’écran des documents peut parfois prendre du temps et donc être consommatrice en énergie, génératrice d’un impact climatique non négligeable. L’impression papier peut alors devenir préférable à condition qu’elle soit en N&B, en recto-verso, en mode brouillon, et même en 2 pages par face.

Quelques conseils pour limiter l’impact de vos mails :

  • Cibler les destinataires de vos messages
  • Cibler vos réponses à un message groupé
  • Supprimer les pièces jointes dans vos mails de réponse
  • Envoyer des documents faciles à lire à l’écran
  • Optimiser la taille des documents que vous envoyez (compression, PDF basse résolution…)
  • Trier régulièrement votre boîte mail
  • N’imprimer que ce qui est utile
  • Régler votre imprimante sur « brouillon » et « recto-verso ».

Sources : ADEME

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Mobilité et impression

juin 25th, 2012 Posted in Divers
juin, 25 2012
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Les études se succèdent pour souligner l’accélération de l’usage des terminaux mobiles en entreprise. Une tendance dont les implications sont nombreuses. Pas seulement en raison de la façon dont est distribuée, partagée, consommée l’information, avec toutes les perspectives de changement d’organisation et de gouvernance que cela entraîne, mais également à cause du poids que le numérique fait peser sur la mutation du document.

Une main d’œuvre mobile

Une enquête réalisée fin 2011 par Lyra research auprès d’organisations composées de 200 employés établissait que 178 de ces collaborateurs utilisaient un smartphone pour des appels liés à leurs activités professionnelles, et que 115 d’entre eux envoyaient leurs e-mails et exploitaient des applications à partir du même terminal. Plus récemment, Forrester souligne que près d’un quart des appareils utilisés sur le lieu de travail sont des terminaux mobiles et non des PC, tandis qu’un tiers des cadres utilise au moins trois terminaux pour se connecter au système informatique de leur entreprise. D’après le rapport Mobile workforce d’iPass, les travailleurs mobiles sont 91% à utiliser un smartphone pour leurs activités et 44% d’entre eux possèdent une tablette. Et, selon une étude de l’Economist Intelligence Unit, les bureaux seront encore plus virtuels d’ici 2020, avec une majorité d’employés travaillant plus depuis la maison qu’au bureau. On pourrait multiplier les exemples qui confirment la mobilité de la main d’œuvre et les besoins d’impression qui en découlent.

Imprimer là où on est

La perspective de pouvoir imprimer là où on est et non plus là où se trouve l’imprimante séduit plus d’un collaborateur. Le cloud printing et l’impression à la demande sont deux composantes sur lesquelles peut s’appuyer une stratégie d’impression mobile, avec des infrastructures déjà en place, une faible consommation de bande passante et une couverture du sans fil satisfaisante. Pas d’efficacité si les solutions proposées ne sont pas simples à utiliser. Il appartient aux fabricants et aux prestataires spécialisés d’étoffer leurs offres et de fournir à l’utilisateur final des solutions réellement limpides à mettre en œuvre.

Source : Printnews

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Les ateliers intégrés d’impression

juin 14th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
juin, 14 2012
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Dans l’article du 7 juin, nous évoquions les ateliers intégrés d’impression ou de reprographie comme moyen d’impression à disposition des utilisateurs. Ces ateliers sont très caractéristiques des équipements publics et sont plus rares dans les organisations privées.

Les ateliers intégrés d’impression ou de reproduction des administrations représentent pour leur part entre 3 et 5 000 unités impliquant des organisations, des structures, des moyens techniques et humains ainsi que des modes de
fonctionnement et de gestion extrêmement contrastés. Cette situation est autant due à l’historique de création et de développement propre à ces services qu’aux bouleversements technologiques successifs intervenus depuis une quinzaine d’années. En effet, les évolutions technologiques n’ont pas toutes été assimilées au même niveau par les administrations. Dès lors, en fonction des efforts fournis, des moyens disponibles et des priorités définies en interne, les administrations se situent à différents stades de modernisation.

Le recours aux ateliers intégrés trouve sa justification dans les contraintes particulières suivantes :

  • Urgence : elle se caractérise par le délai souvent très court entre le moment où le texte est produit par son rédacteur et celui de sa diffusion.
  • Seulement, il faut admettre que le rythme de travail est plus lié aux habitudes de traitement des affaires au coup par coup, qu’à une réelle nécessité. Un minimum de planification du travail administratif permettrait souvent de résoudre les problèmes ainsi posés en imposant moins de contraintes aux imprimeries administratives ou en recherchant d’autres modes d’organisation de la production imprimée.
  • Seules les demandes d’exécution inférieures à 24 heures doivent être considérées comme urgentes. Par ailleurs, il est souhaitable d’analyser les surcoûts engendrés par l’application de ce critère de manière à éliminer les demandes injustifiées.
  • Confidentialité : le caractère confidentiel de certains documents est souvent attribué par des textes réglementaires qui,
  • dans ce cas, imposent également leurs modalités d’élaboration et de reproduction. Plus souvent, il est imposé de façon discrétionnaire par l’autorité administrative. Toutefois, ce caractère est souvent limité dans le temps et disparaît lorsque le document est rendu public. C’est pourquoi, on peut en faire une analyse objective en considérant le délai intervenant entre la fin de la reproduction définitive et celui de la publication. Plus ce délai est court, moins les possibilités d’indiscrétion sont importantes, et moins contraignantes en sont les modalités matérielles.
  • En revanche, répondent à ce critère tous les documents ayant un caractère  » secret  » ou  » confidentiel  » permanent, de même que de nombreux documents préparatoires, nécessaires à l’élaboration du document final publié.
  • Souplesse : elle est nécessitée par la fréquence des révisions en cours de production d’un document et/ou les conflits de priorité qui amènent à interrompre un travail en cours pour permettre l’exécution d’un autre jugé plus urgent. L’analyse statistique de la fréquence des travaux interrompus par rapport à l’ensemble des travaux permet de mesurer la souplesse nécessaire à la satisfaction du besoin.
  • Variabilité de la charge : la production administrative est très variable dans le temps et des phénomènes de pointes de charge sont
    très fréquemment rencontrés. La demande peut varier, d’une période à l’autre, du simple au double ou au triple, voire plus.

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Les moyens d’impression dans les organisations publiques

juin 7th, 2012 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
juin, 07 2012
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Les dépenses affectées au traitement du document imprimé (équipements techniques individuels, en libre service ou de production, ressources humaines, consommables, papier, gestion, etc…) peuvent représenter jusqu’à 5% du budget d’une entité administrative.

Nous vous proposons donc une série d’articles sur ce traitement et ses enjeux. Nous commençons aujourd’hui par une présentation des moyens d’impression disponibles et de leur utilisation.

Aujourd’hui, dans les organisations publiques, l’utilisateur a potentiellement accès à 4 moyens d’impression :

  • Les moyens individuels : ces moyens permettent de réaliser des documents-matrices sous forme imprimée et électronique dans des
    normes typiquement bureautiques. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du
    processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme et/ou le rendu de l’impression ne dépendront que du rédacteur et de l’utilisation d’une imprimante personnelle aux capacités limitées.
  • Les moyens départementaux : ils comportent les imprimantes connectées au réseau d’établissement, les copieurs d’étage en libre-service connectés et non connectés au réseau d’établissement, les scanners, les petits outils de reliure (anneaux, spirales, peignes, bandes pré-encollées, agrafeuses) et de découpage (massicot à main). Ces moyens sont activés lorsque la réalisation du document nécessite des capacités (dépassant les capacités des moyens individuels) de reproduction, en nombre et/ou de façonnage, d’admission de formats, de force, et/ou de supports imprimables. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme,le rendu de l’impression et/ou le façonnage, ne dépendent à nouveau que du concepteur du document.
  • Les moyens professionnels : ils peuvent être des ateliers intégrés d’impression ou de reprographie ou des ateliers d’imprimerie. Du fait de l’évolution des technologies et des travaux à prendre en charge d’un tel service, ce noyau immuable intègre de plus en plus fréquemment, un module de traitement des fichiers informatiques soumis à l’impression via le réseau d’établissement ou de médias divers (disquettes, cartouches amovibles, clés USB, CD Rom, DVD, disques optiques…). La dimension de ces ateliers s’échelonne à partir d’une seule unité disposant d’un seul copieur de reproduction numérique monochrome (non) connecté, de divers matériels de façonnage, d’un agent dédié, jusqu’à un service complet mettant en oeuvre des personnels spécialisés, des solutions numériques mono et polychromes (non) connectées (copieurs, imprimantes, duplicopieurs…). Les volumes de production se situent dans une fourchette d’environ 1 million de copies par an à plusieurs dizaines de millions de copies par an.
  • Le recours au secteur concurrentiel : le recours au secteur concurrentiel ne doit pas être considéré seulement comme un moyen de pallier les incapacités à traiter la demande en interne, en permettant d’écrêter la charge ou d’apporter les compléments ou suppléments techniques et matériels requis. Il doit être présent dans toute démarche ou réflexion de modernisation des moyens internes de production graphique.

Le recours à l’un ou l’autre de ces moyens ou leur combinaison se décide à partie de :

  • La forme finale d’un document ainsi que des divers éléments le constituant : couverture, format, papier surfacé…
  • La longueur de tirage : capacité du matériel, temps d’exécution,coûts.
  • Le niveau de rendu (définition) de l’impression : impressions sensibles, rendus particuliers…
  • Les diverses réalités économiques : ROI.
  • Les outils d’aide à la décision.

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Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

avril 2nd, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
avr, 02 2012
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L’approche traditionnelle de la gestion de l’impression se résume souvent à des actes
décidés sans réelle stratégie. Généralement,on  donne la priorité au remplacement des
équipements, et ces achats sont souvent opportunistes et indépendants des autres
projets informatiques.

Les différents achats de matériels, de consommables et de services de support sont,
la plupart du temps, morcelés entre l’informatique, les services généraux
et/ou les départements fonctionnels – ces derniers pouvant eux mêmes
être séparés entre différents sites et services.

La plupart du temps, aucune réflexion n’est entamée quant à l’utilisation
des documents et les processus liés à leur production et diffusion. En définitive, très
peu d’entreprises disposent d’une vraie stratégie documentaire.

Ce type de gestion des moyens d’impressionet de leurs évolutions n’est pas sans conséquence
pour la qualité du service rendu et des coûts associés. On constate ainsi une hétérogénéité
forte de modèles, voire de marques, ce qui se traduit par une pléthore de consommables disparates,
de nombreux fournisseurs différents avec leurs contrats associés, le tout avec
peu ou pas de contrôle.

Les équipements eux-mêmes sont rarement adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs.
On note ainsi des fonctionnalités redondantes, des équipements trop spécialisés, des excès
de capacité ou, au contraire, des sous-capacités.

La gestion au quotidien s’avère ainsi lourde et coûteuse, car elle génère d’importants
frais d’achat et de stockage de consommables, ainsi que des coûts de maintenance et
de support utilisateur élevés.

On note par ailleurs une disparité entre le confort théorique et le confort réel des
utilisateurs, qui continuent de penser qu’une imprimante personnelle est plus
appréciable qu’un moyen distribué.

Sans parler du manque, voire de l’absence complète de visibilité et de reporting.

Si vous reconnaissez votre organisation dans ce portrait de la gestion des impressions, il est temps
de positionner l’optimisation des impressions comme un projet prioritaire. Commencez par
un audit approfondi de la situation actuelle…

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Stratégie de l’Etat en matière de solutions d’impression et de reprographie

mars 29th, 2012 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
mar, 29 2012
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Les matériels et services d’impression sont un secteur d’achat important pour les services de l’État. Or, la mise en place d’une politique d’impression et d’une bonne stratégie d’achat peut permettre des gains très importants au moment de l’achat mais aussi pendant l’utilisation des solutions choisies.

Ce secteur d’achat est au cœur de la politique de développement durable définie par l’Etat en 2008 car il favorise d’autres actions et comportements durables comme la réduction de la consommation de papier.

Un 1er travail interministériel avait abouti à la publication du document de référence « le guide pratique sur la politique d’impression des services de l’État  » qui est toujours d’actualité.

Dans la continuité de ces travaux, le SAE a établi les principes d’organisation suivants :

  • Les matériels de proximité seront acquis au travers de l’accord cadre interministériel mis en place par le SAE en 2010.
  • Les marchés d’équipement de moyens de production lourds seront encadrés par le SAE qui apportera son expertise et ses conseils pour soutenir les services dans leur projet.

Des progrès ont été faits mais des marges de progrès importantes demeurent :

  • dimensionnement du parc : amélioration de l’analyse des besoins
  • raisonnement en coût complet : coût d’acquisition et d’utilisation
  • capacités de mutualisation des matériels sous exploitées

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Les mauvais chiffres de l’impression

décembre 15th, 2011 Posted in Divers
déc, 15 2011
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De 1 à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise est dépensé en impression. Certains fournisseurs n’hésitent pas à mentionner le ratio de 5 % notamment pour certains secteurs comme la banque-finance.
40 % des responsables ne savent pas estimer la taille de leur parc d’impression avec moins de 10 % d’erreur.
30 % de la bande passante du réseau est utilisée pour les impressions.
15 % des pages imprimées ne sont pas réclamées (impressions orphelines).
20 % des pages imprimées ont une durée de vie d’à peine quelques secondes, car jetées juste après la lecture.
15 à 50 % des appels au help desk concernent des problèmes d’impression de premier niveau (bourrage papier, etc.)
40 à 50 % de la facture énergétique des imprimantes pourraient être économisés en achetant du matériel récent.

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Faut-il imprimer en couleur ?

octobre 3rd, 2011 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression
oct, 03 2011
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Selon une enquête Ipsos réalisée pour Lexmark en juillet 2011, 28% des employés de bureau européens ne sont pas convaincus d’avoir réellement besoin de l’impression couleur, même s’ils en reconnaissent les bénéfices. L’étude, menée auprès de 970 employés de bureau à travers 12 pays européens, pointe les principales motivations pour imprimer en couleur : des documents plus attractifs (54%), une image plus professionnelle (41%) et davantage d’attention de la part du lecteur (29%).
Parmi les répondants, 68% déclarent que leur entreprise imprime moins d’un quart de leurs documents en couleur. Priorité est faite aux photos (52%), aux présentations (47%) et aux brochures (34%).

Pour Lexmark, l’étude montre que les craintes liées à l’absence de maîtrise des coûts engendrés par l’usage de la couleur poussent les entreprises à continuer à imprimer en noir. Et le constructeur américain a beau jeu d’avancer que ces réticences pourraient être infondées si sont mises en place une optimisation du parc en fonction des besoins métiers, et une politique d’impression couleur reposant sur un accompagnement des utilisateurs et la possibilité de limiter l’accès à l’impression couleur au sein de l’entreprise.

Au-delà du facteur coûts, près d’une personne sur 10 n’a, selon l’enquête, pas accès à une imprimante couleur tandis que 4% des personnes interrogées affirment qu’imprimer en couleur, ne fait pas partie de leur politique d’entreprise.

« L’impression couleur est souvent perçue comme un « plus » à défaut d’une pratique courante même si la majorité des interrogés reconnait l’aspect plus professionnel que donne un document imprimé en couleur », analyse Etienne Maraval, directeur marketing de Lexmark France.

Sources : Printnews

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Des consommables stratégiques

juin 23rd, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 23 2011
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La consommation des cartouches continue à croître régulièrement même si la pression tarifaire tempère les bons résultats du marché.
Les constructeurs continuent à dominer cette fourniture. Et avec le développement des cartouches laser couleur, ils mettent la barre
technologique encore plus haut pour les fabricants de consommables compatibles.

D’année en année, les consommables affirment leur caractère stratégique. Un chiffre, communiqué par le cabinet d’études GfK, suffit à expliquer ce phénomène : sur le marché global de l’impression, le revenu des consommables a triplé en six ans, passant en France de 2,6 milliards d’euros en 2001 à 3,3 milliards en 2007. Sous le double effet de la baisse constante du prix des matériels d’impression et de l’importance du parc installé, la contribution des consommables au chiffre d’affaires global du marché de l’impression n’a cessé de croître au cours des dernières années pour atteindre actuellement 70 % de son montant.

Stratégiques, les consommables le sont pour les constructeurs qui y trouvent aujourd’hui leur principale source de revenus. Ils le sont aussi pour les fabricants de consommables compatibles et remanufacturés dont ils constituent la raison d’être. Ils le sont enfin pour les consommateurs finaux, particuliers et entreprises, pour lesquels ils correspondent à un poste de dépense conséquent qu’ils cherchent à maîtriser. Des objectifs et des intérêts de ces trois catégories d’acteurs sur le marché de l’impression, parfois convergents, mais plus souvent divergents, découlent les principales tendances sur le marché du consommable aujourd’hui.
La première de ces tendances est l’évolution positive des volumes consommés. Dans le laser comme dans le jet d’encre et tant dans le canal du détail que dans celui des fournituristes, ils continuent à croître. Même si l’on note un certain tassement des ventes d’imprimantes, le parc installé fait que l’on consomme de plus en plus de cartouches. Autres facteurs favorables, la croissance des placements de multifonctions et le développement de la photo numérique qui poussent à la consommation des cartouches.

Dans le domaine du laser, la consommation de cartouches devrait croître globalement de 8 à 10 % au cours des cinq prochaines années en Europe. Ce marché réserve une énorme poche de croissance avec les cartouches laser couleur dont les progressions en volume attendues sont de l’ordre de 30 à 40 % ! La part des matériels couleurs dans le parc des machines d’impression évolue en effet très rapidement en raison des prix de ces équipements qui ont fortement baissé. On trouve aujourd’hui sur le marché des imprimantes laser couleur à 400 euros rendant l’impression couleur accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

La pression tarifaire est une  tendance marquante qui affecte le marché des consommables actuellement. Le recul du marché en
valeur est le fait des constructeurs qui ont baissé le prix de leurs consommables. Des baisses destinées à stimuler la consommation : «L’objectif
est d’homogénéiser l’offre pour les consommateurs. En vendant la cartouche couleur à 9,99 € TTC, nous voulons lever les freins liés au coût d’impression et les inciter à éditer davantage leurs photos», explique Edwige Allan, chef de produit consommables d’Epson.

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Paramétrages par défaut

juin 13th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 13 2011
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Les paramétrages par défaut des matériels d’impression sont souvent négligés : le technicien du fournisseur a des objectifs de déploiement qui ne lui laisse pas le temps de s’en soucier, les équipes internes ne mesurent pas toujours l’impact de leur absence ou de leur incohérence avec les usages.

Les 2 paramétrages les plus utilisé et quasiment universellement reconnus comme responsables et souhaitables sont le recto-verso et l’impression N&B. C’est déjà un bon début s’ils sont effectivement appliqués à l’ensemble des matériels (copieurs, imprimantes).

Le basculement automatique des bacs papier n’est pratiquement jamais étudié et pourtant …. S’il est paramétré (il s’agit souvent du réglage usine des copieurs) à mauvais escient il peut entraîner une consommation excessive et inutile de papier à entête ou de pré-imprimés. En effet, une fois le bac de papier blanc vidé, la machine, prend le papier dans le bac suivant qui contient du papier spécifique. Cela entraîne un inconfort d’utilisation qui amène les utilisateurs à incriminer la partage des matériels au motif que si l’imprimante était près d’eux ils pourraient changer le papier quand ils en ont besoin. Ce « dysfonctionnement » peut être un frein important à un projet de mutualisation des outils d’impression. Il suffit pourtant de dédier un bac au papier spécifique (entête ou imprimé) pour empêcher le basculement automatique et ainsi assurer le bon fonctionnement de la solution.

Dans le même ordre d’idée, le fait de paramétrer par défaut le bac papier qui sera utilisé pour les réceptions de fax permet d’utiliser du papier de couleur par exemple pour différencier ces documents des impressions. De plus, cela évite de voir certains fax s’imprimer en A3 parce que l’expéditeur a passé son original dans le sens paysage.

Ces paramétrages doivent avoir été pensés au départ, dans le cadre de l’optimisation du parc. Ils doivent faire l’objet d’un accord entre le(s) fournisseur(s) de systèmes d’impression et son client. Ils doivent avoir été expliqués aux utilisateurs dans le cadre de la politique d’impression et ils doivent être appliqués à tout matériel d’impression.

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