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Le mémoire technique : la forme

septembre 13th, 2012 Posted in Marchés Publics

sept, 13 2012

Optimiser la réponse aux appels d’offres publics

Pour optimiser votre mémoire technique et mettre en valeur votre savoir-faire vous travaillez le contenu, vous vous appliquez à suivre nos conseils de personnalisation mais la forme compte aussi.

Imaginez que, pour une consultation moyenne de quelques milliers d’euros en BTP, l’administration reçoit une dizaine d’offres. Pour évaluer la valeur technique de chacune d’entre elles, il lui faudra lire les mémoires techniques (certains frôlent la centaine de pages en mode catalogue) et forcément résumer l’essentiel pour entrer dans les critères de choix et présenter un dossier complet lors de la commission de marché.

Si vous ne leur facilitez pas la tâche, vous prenez le risque que vos lecteurs passent à côté du plus important, ne vous comprennent pas bien, ne lisent pas tout.

Par exemple, structurer votre mémoire en parties clairement identifiées et numérotées vous permet d’établir une table des matières avec le renvoi aux numéros de pages et facilite la navigation du lecteur dans votre document. Un mémoire ne se lit pas comme un roman du début à la fin. Le lecteur va en général immédiatement vers ce qui est le plus important pour lui (moyens humains, plannings…) puis revient vers les parties qui lui permettent de comprendre comment vous compter vous y prendre. Ensuite, il reviendra vers certains éléments pour vous attribuer une note pour chaque critère défini. Enfin, en commission, s’il doit justifier ou expliquer certaines choses, il devra pouvoir rapidement se référer à votre document.

Au final, la table des matières lui aura facilité l’analyse de votre offre, lui aura permis d’en avoir une vision claire et synthétique. Il vous en sera donc reconnaissant et, en plus, il sera plus convainquant pour en parler aux décisionnaires.

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

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Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

mai 31st, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE

mai, 31 2012

Ateliers réponse aux appels d’offre publics

De nombreux organismes et consultants vous proposent des formations aux marchés publics. Celles-ci sont très orientées sur les aspects juridiques de la consultation, du marché et de la réponse. Cet aspect est certes très important pour les consultations importantes et particulières. Je regrette pourtant que de nombreuses formations se limitent à ces aspects car elles sont pratiquées par des juristes.

Les personnes qui vont répondre aux appels d’offres publics dans les PME n’ont pas cette formation juridique et, par conséquent, ces formations leur sont peu profitables, rébarbatives et…inefficaces.

En effet, d’expérience, l’aspect juridique est loin d’être crucial pour les marchés qui les concernent. Une fois, que l’on connait les seuils de marchés, les documents administratifs à fournir à lire , les principales caractéristiques des marchés à bons de commande, de l’allotissement, les clauses de règlement et quelques autres douceurs, le plus important pour devenir un partenaire efficace des opérateurs publics est de savoir choisir les appels d’offre auxquels répondre , d’être organisé et rigoureux et de savoir mettre en valeur ses points forts.

ASSPI vous propose des ateliers pratiques qui abordent tous ces points. Ces ateliers sont adaptés à votre structure, à votre activité. Ils sont basés sur un cas pratique auquel vous pourriez répondre, auquel vous êtes en mesure de répondre à la fin de la formation. Ils sont suivis de conseils et de relecture de vos réponses pendant 1 mois suivant la session.

Ils se tiennent dans vos locaux et peuvent accueillir jusqu’à 3 personnes pour un montant forfaitaire par jour de 450 € HT.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

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Formation pour la rédaction du mémoire technique

mars 22nd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics

mar, 22 2012

Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

Qu’il s’agisse de marchés de travaux ou de services, le mémoire technique est un élément important de votre réponse aux appels d’offres publics. Qu’il soit exigé (il l’est de plus en plus souvent) ou pas, il est indispensable. Il vous permet de décrire précisément vos méthodes, vos prestations, votre valeur ajoutée, de présenter votre entreprise. Il permet à l’administration de s’assurer que vous avez compris sa problématique, de juger de la qualité technique de votre proposition (critère souvent plus important que le prix), de se rassurer quant à votre capacité à rédiger (si vous êtes retenu, vous devrez rédiger des comptes-rendus, des procès verbaux, des rapports…).

Mais il est parfois difficile de prendre suffisamment de recul pour écrire ce que l’on fait tous les jours. Mais le temps manque pour rédiger ce document. Mais vous ne savez pas ce qu’attend l’administration, jusqu’à quel degré de précisions aller.

Après 20 ans passés à répondre à des appels d’offres et à assister les administrations dans la rédaction de leur marchés et dans les délibérations des commissions, nous avons acquis les convictions suivantes :

le mémoire technique doit être personnalisé, spécifiquement rédigé pour répondre à la demande
le mémoire technique n’est pas jugé au poids

Il est donc contreproductif de rédiger (ou d’acheter) un mémoire technique type qu’il suffit de reproduire et d’envoyer pour chaque réponse. Certes, vous gagnerez du temps, mais à la lecture du document, l’administration considèrera que vous n’êtes pas assez motivé par cet appel d’offre pour y passer un peu de temps. De plus, elle ne prendra pas le risque de confier une prestation importante à un partenaire sans être sûre qu’il a compris les enjeux, les contraintes et les objectifs du projet. Enfin, de plus en plus d’appels d’offre prévoient la possibilité de négociations : vous pouvez être appelé à défendre votre proposition en face à face et ce sera difficile d’être convaincant en parlant d’un document que vous n’avez pas relu, pas rédigé vous-même.

Il est également inutile de produire un document trop volumineux. Il ne s’agit de rendre un catalogue de produits ou de services possibles mais bien une description des produits ou des services que vous proposez pour ce projet. Mettez-vous à la place des personnes qui vont devoir dépouiller les offres et qui se trouvent face à un pavé de 100 pages…De plus, le temps étant compté, vous ne pouvez pas passer vos nuits à rédiger les mémoires techniques de vos réponses aux appels d’offres.

Après vous avoir expliqué que le mémoire technique est essentiel et qu’il est difficile de rédiger un « bon » mémoire technique, nous ne pouvons que vous rassurer : il ne s’agit pas d’un exercice littéraire, aucun talent n’est exigé. Vous connaissez bien votre métier ? votre entreprise ? Vous êtes apte à produire le document adéquat.

Nous vous proposons de vous accompagner pour optimiser la rédaction de vos mémoires techniques. Nous mettons à votre disposition notre expérience et nos savoir faire pour que vous puissiez produire un document qui vous positionnera dans les premiers quant au critère technique, et ce, en toute autonomie.

Nos formations se déroulent dans vos locaux, sur une journée, pour 1 à 3 personnes. Après vous avoir fourni quelques principes théoriques incontournables, nous passons l’essentiel de cette journée sur les aspects pratiques (rédaction des parties fixes du mémoire, étude d’appels d’offre réels auxquels vous pourriez répondre. Nous vous accompagnons après cette formation, dans vos premières réponses par nos relectures et conseils.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises, étendre la formation à la constitution du dossier administratif,…

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

Optimiser la réponse aux appels d’offres publics

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Pourquoi un mémoire technique ?

mars 8th, 2012 Posted in Marchés Publics

mar, 08 2012

La rédaction du mémoire technique

Pour de nombreuses entreprises, répondre à un marché public se résume à fournir tous les documents administratifs demandés (c’est déjà un gros travail, compliqué et consommateur de ressources) et y ajouter un devis.
Ainsi, elles considèrent que le mémoire technique ne concerne que les prestations intellectuelles : conseil, audit…

Or, que ce soit en termes de mise en avant de la valeur ajoutée des entreprises candidates comme en termes de critères d’attribution côté administration, le mémoire prend une place de plus en plus importante. Il est très souvent imposé dans la réponse et quand il ne l’est pas, le fournir est un réel avantage.

Il est un outil primordial pour augmenter votre taux de réussite.

Même s’il est évidemment basé sur les lignes du devis, le mémoire technique doit montrer toutes les facettes des prestations ou des produits proposés. Cela permet souvent de prendre conscience des points forts alors qu’ils font partie du quotidien. Il permet également de lever dès la réponse certaines ambiguïtés qui empoisonneraient ensuite le bon déroulement du marché.

Il est à la fois un document technique et un document commercial. Reste à trouver le juste équilibre entre notice technique et plaquette commerciale.

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Ateliers réponse aux appels d’offre publics

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La présentation de votre entreprise dans la réponse aux appels d’offres

janvier 26th, 2012 Posted in Marchés Publics

jan, 26 2012

Pour améliorer vos chances de réussite en matière de marchés publics, tous les professionnels sont d’accord : la première action à mener est de se faire connaître, rencontrer les institutions. Est-ce qu’en matière de travaux par exemple, vous choisiriez de confier votre budget pour la rénovation de votre logement à un inconnu qui vous envoie un devis par mail ? Mais, nous reviendrons sur ce sujet dans un prochain article.

Ce qui nous occupe aujourd’hui est d’optimiser la présentation de votre entreprise dans vos réponses aux appels d’offres. En effet, même si vous avez rencontré les bonnes personnes au sein de l’administration concernée, même si vous avez le sentiment qu’elles ont une bonne vision de votre entreprise et des services ou produits que vous proposez, cette présentation est très importante.

Elle doit permette :

de donner des informations concrètes et pragmatiques sur votre entreprise : les plaquettes commerciales, les sites internet et autres médias de communication donnent une image « marketing » (adjectifs flatteurs, promesses qui n’engagent pas…). Il s’agit de fournir des éléments tangibles (effectifs, évolution du CA…) permettant de juger objectivement de la qualité de votre candidature.
de faire connaître facilement et assez précisément votre entreprise : l’interlocuteur qui vous connaît et qui va peut-être choisir votre offre comme étant la mieux disante devra justifier ses choix auprès d’autres qui ne vous connaissent pas.
de mettre en valeur vos points forts : ce qui vous différencie de vos concurrents et/ou ce qui est gage de qualité dans votre métier.

Elle devra souvent être scindée entre la présentation qui illustrera votre candidature et celle qui accompagnera votre mémoire technique.

Bref, la rédaction de cette partie incontournable de vos réponses prend du temps et demande de la réflexion… mais elle vous servira pour toutes vos réponses (avec quelques aménagements en fonction des demandes).

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

octobre 10th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

oct, 10 2011

Vous avez décidé de chercher du chiffre d’affaires auprès du secteur public. Il va vous falloir répondre aux appels d’offre publics. Cette nouvelle activité nécessite une certaine organisation. Nous vous proposons 7 étapes pour être opérationnels.

1 Comment approcher les acheteurs publics ?

Vous devez vous faire connaître des acheteurs publics en prenant rendez-vous. Votre entreprise est ainsi « référencée », vous êtes identifié et vous pourrez être recontacté dans le cadre des marchés de gré à gré, tranche des marchés pour lesquels l’acheteur public a le droit de s’adresser directement à l’entreprise de son choix et de la consulter (marchés inférieurs à 4 000 €).

Vous devez mettre en place un outil de veille pour être informé des appels d’offre accessibles à votre entreprise. pour cela vous pouvez opter pour des alertes gratuites sur un certain nombre de sites (solution qui nécessite du temps et une bonne connaissance des mots clés liés à votre métier) ou l’abonnement à un site spécialisé qui trie et vous adresse les appels d’offre vous concernant.

2 Préparer un dossier type pour gagner du temps

Préparer le dossier type de présentation de votre entreprise, en vous faisant accompagner, au moins la première fois.

Ce dossier type doit être tenu à jour , actualisé plusieurs fois par an et adapté à chaque mission/marché. Il vous servira de base pour toutes vos réponses aux appels d’offre.

3 Adapter votre dossier en fonction de l’offre.

Votre réponse doit être personnalisée et adaptée aux demandes de l’acheteur public. Vous devez lui montrer que vous avez compris sa problématique et que votre entreprise est la plus adaptée pour y répondre.

4 Les documents administratifs.

Votre réponse comportera systématiquement un volet administratif plus ou moins important selon le type de procédure. Vous devrez remplir et fournir des documents normalisés : DC1, DC2…Avec une formation pratique, vos assistantes seront tout à fait en mesure de constituer ce dossier administratif mais vous pouvez aussi sous-traiter sa constitution (Contactez nous pour connaître les modalités de l’assistance que vous propose ASSPI).

5 La rédaction du mémoire technique.

Ce document est en fait votre proposition technique et commerciale. Vous y présenterez la votre méthodologie pour ce projet ainsi que le planning envisagé de la réalisation de la mission, complet et détaillé. Soignez particulièrement la rédaction et la présentation de ce document car il va permettre à l’acheteur public de juger de votre capacité à répondre aux besoins de l’administration.

6 La facturation et le recouvrement.

Vous avez été informé que vous avez été retenu ! Dès que le travail est effectué, la prestation assurée, vous devez penser à envoyer vos factures en suivant précisément le formalisme exigé par l’administration (nombre d’exemplaires, mentions obligatoires…).

7 A faire en cas de rejet de votre offre.

Ne vous lamentez pas mais cherchez plutôt à améliorer vos prochaines réponses en demandant à l’acheteur public les raisons précises et le plus détaillées possibles du rejet de votre offre.

Que vous choisissiez de vous faire aider pour commencer ou de sous-traiter purement et simplement vos réponses aux appels d’offre, ASSPI vous apporte son expertise qui a déjà permis à plusieurs entreprises de « décrocher » ces fameux marché publics (Ile de France uniquement).

Contact : Isabelle Obiols par mail : iobiols@asspi.fr ou par tél: 06 81 02 89 74

Sources : Ordre des experts-comptables.

La rédaction du mémoire technique

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La rédaction du mémoire technique

septembre 26th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

sept, 26 2011

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Il est de plus en plus courant de constater que la note du MEMOIRE TECHNIQUE oscille entre 40 et 60% de la note finale. En effet, le mémoire technique est à la base de l’évaluation de la qualité des prestations proposées et de la méthodologie utilisée.

Nombreuses sont les entreprises qui ont pu s’en rendre compte. En effet malgré une offre tarifaire agressive sur plusieurs marchés elles n’ont pas remporté l’affaire. En cause, la faible note obtenue sur leurs mémoires techniques. Certaines entreprises (plutôt petites) ont gardé le réflexe de répondre uniquement sur la réponse technique en négligeant de détailler la méthodologie, les critères environnementaux…

Il règne donc une part d’incompréhension entre les acheteurs publics et les entreprises sur le sujet.Les collectivités recevant des réponses pas assez précises ou ne collant pas à la demande et des entreprises ne comprenant pas ce que souhaite l’acheteur et qui répondent de manière industrialisée.
La question est : comment répondre au mieux à la demande en un minimum de temps puisque les délais de réponse ont tendance à réduire ? Certaines parties du mémoire seront fixes (ou presque) pour l’année : présentation de l’entreprise, présentation des équipes…Elles seront cependant ajustées dans le cas de demandes particulières (si l’entreprise est spécialisée dans plusieurs domaines, elle devra mettre en avant le domaine de l’appel d’offre auquel elle veut répondre). Ces parties doivent faire l’objet d’une rédaction soignée (le temps passé doit être considéré comme un investissement pour l’avenir) et d’une relecture systématique et complète avant d’être utilisées pour une réponse. Cette relecture est indispensable car elle permet les ajustements nécessaires qui donneront l’impression d’adéquation entre l’entreprise, ses savoirs faire et les besoins de l’administration.

Le reste du mémoire sera rédigé spécifiquement pour la réponse à l’appel d’offre auquel l’entreprise souhaite répondre et même si la méthodologie de l’entreprise ne sera pas réinventée pour chaque projet, sa présentation devra être très personnalisée. Il faut montrer que l’on a compris les besoins et la problématique de l’administration.

Les petites entreprises face aux marchés publics

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Et si vous prépariez déjà la rentrée ?

juin 20th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

juin, 20 2011

Fin avril, je vous présentais notre offre de formation à la réponse aux appels d’offre publics : Ateliers réponse aux appels d’offre publics.

Pour aller un peu plus loin, vous trouverez ci-après le contenu de cette formation :

Les différents types d’appels d’offre
Où les trouver ?
Le décryptage du dossier de consultation
Règlement de la consultation
CCTP
CCAP
La candidature
Les documents à rassembler
Les imprimés DC
La présentation de l’offre
L’acte d’engagement
Le mémoire technique
Méthodologie

Après plusieurs demandes, nous envisageons de mettre en place ces formations en groupes inter entreprises dès le mois de septembre (Ile de France uniquement).

Si cette formule vous intéresse, ou si vous souhaitez une formation sur site, consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

Les petites entreprises face aux marchés publics

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Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

avril 28th, 2011 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE

avr, 28 2011

Les PME et les marchés publics

En ces temps de relance, la commande publique est un levier de développement non négligeable pour les PME.

Vous connaissez sûrement toutes les idées reçues et les vrais freins sur la question :

C’est compliqué et ça prend du temps.
Ce ne sont que de grosses commandes et je n’ai pas la taille pour ça.
Les administrations paient à long terme.
Les appels d’offre sont souvent faussés.
Les administrations ne travaillent pas avec de petites entreprises comme la mienne.

Vous connaissez peut-être moins tous les avantages de se lancer à la conquête de ces clients :

Les paiements sont assurés
Les procédures sont le plus souvent très transparentes : vous obtenez toutes les informations nécessaires, les échanges sont cordiaux…
Les administrations locales préfèrent travailler avec des entreprises locales, à taille humaine, avec lesquelles elles ont un vrai échange.
Les marchés inférieurs à 90 000 € sont simplifiés.
Les administrations ont la possibilité de traiter des marchés inférieurs à 4 000 € sur simple consultation de 3 devis.
Les références que vous obtenez en travaillant avec le secteur public sont un gage de qualité pour tous vos futurs prospects (publics et privés).

Certes, il faut connaître leur langage.

Certes, il faut savoir comment trouver les offres qui vous correspondent.

Certes, il faut mettre en place une organisation pour s’assurer de répondre de façon optimisée.

Mais, vous pouvez tout à fait accéder à ces pré-requis avec une formation pratique d’1 journée, dans votre entreprise (zone IDF uniquement). ASSPI vous propose un forfait formation de 420 € HT, incluant :

la journée de formation pour 3 personnes maximum,
le support de formation,
l’assistance aux 2 premières réponses que vous ferez.

ASSPI assiste également les PME dans la rédaction de leur mémoire technique et la constitution des dossiers de candidature. Consultez-nous.

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

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