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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Répondre aux appels d’offres publics : les commandements

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Quelque soit le type d’appel d’offres (MAPA, consultation, AO ouvert…), ce qui caractérise l’achat public, c’est l’établissement de règles à respecter pour devenir un fournisseur potentiel.

La candidature est plus ou moins formalisée et le fait de respecter ce formalisme est un premier indicateur de votre capacité à travailler avec l’administration.

Si vous ne respectez pas ces règles, même si vous faites la meilleure proposition du monde, vous serez écarté!

Voici  six recommandations qu’il faut absolument intégrer si vous voulez accéder au monde du public:

  • Tu fourniras les papiers que l’on te demande (il n’est pas possible de constituer une liste type, cela dépend des appels d’offres) de fournir sans sourciller et dans les délais qu’on t’impose
  • Tu signeras à la main [ou via une plate forme de dématérialisation] les papiers  que l’on te demande de signer (ne jamais, jamais, jamais, jamais oublier de signer le document intitulé « acte d’engagement »)
  • Tu ne contrediras jamais ce qui est exigé ( si l’on demande de disposer de 3 techniciens, tu devras disposer d’au moins 3 techniciens, si l’on demande une baguette de pain blanche, tu en proposeras une blanche et, si les variantes sont autorisées tu pourras proposer une baguette de pain complet…)
  • Tu liras attentivement tous les documents (une simple phrase survolée peut vous couter tout le temps passé sur le dossier)
  • Pour gagner, tu utiliseras les critères que l’on t’a indiqué (si le critère est uniquement le prix, tu te concentreras exclusivement sur le prix pour faire ta meilleure proposition, si le critère technique vaut 80% de la note, tu mettras le paquet sur ton dossier technique pour fournir la prestation techniquement la plus précise, la plus complète, la plus pertinente même si ça coute plus cher )
  • Point important à intégrer: malgré les guides, livres qui semblent  dire au fond que les pièces sont toujours les mêmes, ce n’est que partiellement vrai: chaque appel d’offre est différent, tu devras donc t’adapter à ce qui est demandé et non demander à l’administration de s’adapter à ce que tu proposes

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Le mémoire technique remis au maître d’ouvrage public est un document essentiel au moment de l’analyse des offres, puisqu’il sert à noter la proposition sur le critère de la valeur technique. A l’acheteur public de bien définir ses critères et exigences quant au contenu attendu de ce mémoire technique, pour obtenir des offres pertinentes. Et pourquoi pas, de donner valeur contractuelle au mémoire technique…

L’obligation d’attribuer un marché public au candidat présentant l’offre économiquement la plus avantageuse conduit régulièrement les pouvoirs adjudicateurs à choisir plusieurs critères de jugement des offres ; tout du moins en principe. Cela suppose que l’acheteur public exige des entreprises la production d’un ou plusieurs documents permettant d’analyser chacun des critères retenus, et définisse également le contenu attendu de ces documents.

Ainsi en est-il du mémoire technique (ou mémoire justificatif ou encore mémoire méthodologique) dans lequel les candidats sont censés formuler leur offre technique – ou plus généralement leur offre qualitative – et permettre ainsi à la personne publique d’analyser le critère technique. Un document pour séduire, susciter l’intérêt, convaincre, faire la différence par rapport aux concurrents et obtenir, in fine, le marché. Un document essentiel dans la mesure où il permet d’analyser un critère régulièrement prépondérant dans le choix final des prestataires.

Ainsi, il est très important de ne pas perdre de vue les critères de sélection énoncés par l’administration pour construire son mémoire technique…

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Rencontrer les acheteurs publics

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Se faire connaître auprès des acheteurs publics est un élément essentiel pour maximiser vos chances de succès. Cela vous permet d’obtenir des informations pour mieux comprendre les besoins futurs, voire même influencer la rédaction du cahier des charges.

Ainsi en témoigne ce dirigeant de PME : «Quand nous ne sommes pas présents en amont, notre taux de transformation n’est que de 5%. Par contre, lorsqu’on connaît déjà l’acheteur public, nos chances de l’emporter montent à 50%», explique Vincent Bercé, qui dirige le standiste BK Event.

Gardons à l’esprit qu’il n’est pas toujours facile pour l’administration d’avoir des candidats à ses appels d’offres ou de savoir qui consulter pour des besoins particuliers. Cela nécessite un système de veille , facilitée par les démarches actives des candidats potentiels.

Cette forme de prospection commerciale classique (rendez-vous, appels téléphoniques, contacts par le Net…) permettra à vos prospects de vous identifier et, pourquoi pas, de faire appel à vous à l’occasion des commandes de gré à gré, catégorie de marché pour laquelle l’acheteur public a le droit de s’adresser à l’entreprise de son choix, sans recourir à la publicité (marchés inférieurs à 15 000 €).

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Le dépouillement : quelques conseils

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Comme nous l’avons vu dans notre précédent article sur le sujet, le dépouillement des réponses à une consultation pour la fourniture de systèmes d’impression peut être un vrai casse tête et un vrai gouffre en terme de temps. Sachant que la date de la commission est fixée à l’avance et que cet appel d’offre n’est pas votre seule mission, la pression peut monter très vite.

Comme souvent, c’est la préparation qui va vous permettre de gagner du temps et de l’efficacité au moment du dépouillement. Le temps que vous passerez en amont de la consultation vous sera rendu au moins 2 fois au moment du dépouillement.

Ainsi, nous vous conseillons de prévoir des cadres de réponse relativement rigides et formalisés.

Obliger les candidats à suivre des grilles de réponses ou un certain formalisme a plusieurs avantages :

  • Toutes les réponses ayant la même forme, la comparaison est facilitée ainsi que la recherche.
  • Toutes les informations dont vous avez besoin pour votre évaluation sont présentes et facilement compilables.
  • Vous pouvez facilement créer une synthèse de votre analyse.
  • Vous vous assurez de l’engagement et du professionnalisme des candidats qui devront faire un travail important de personnalisation de leur offre.
  • En les obligeant à passer du temps sur la rédaction de leur offre, vous pouvez espérer qu’ils en auront moins pour vous harceler au téléphone et vous pourrez facilement vous retrancher derrière les grilles de réponse.

La création de ces grilles nécessitent certes de parfaitement connaître les besoins, de s’être informé au préalable des technologies, des niveaux de services que vous pouvez espérer, d’avoir relié les critères de notation aux différentes « cases » à remplir. Mais cet investissement (en termes de ressources internes ou grâce à l’assistance d’experts externes) vaut vraiment le coup.

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Le terme de rationalisation est souvent utilisé peu défini. La définition du dictionnaire :

  • Action de rationaliser quelque chose.
  • Perfectionnement d’une organisation technique en vue de son meilleur fonctionnement.

La rationalisation consiste à appliquer les meilleures pratiques Achat en vue de réduire les coûts et les meilleurs usages en matière d’impression en vue d’avoir un équipement adapté. La rationalisation consiste à mettre en œuvre une meilleure évaluation et définition des besoins, et la mutualisation des achats. Ainsi, la rationalisation des impressions permet de minimiser la consommation de papier et d’énergies liées à l’impression, en se focalisant sur les impressions nécessaires et en proposant des alternatives pour les autres.

La rationalisation des impressions est un projet d’entreprise touchant à tous les aspects de la problématique. Cela commence par un diagnostic de l’existant (audit) afin de déterminer l’impact environnemental, les coûts associés et d’identifier des éléments de mesures. Des scénarios d’amélioration (préconisations) sont élaborés et priorisés en fonction des gains financiers et environnementaux. Ces actions doivent prendre en compte les dimensions fonctionnelles, organisationnelles et techniques pour pouvoir être mis en œuvre durablement. Les scenarii sont ensuite mis en œuvre et des plans de mesures des gains attendus ainsi qu’un plan récurrent d’amélioration sont définis.

Ce n’est un secret pour personne, l’impression est le parent pauvre de l’informatique. Reléguée au rang des périphériques, elle représente pourtant le poste de dépense où le gâchis est le plus évident. Et en ce sens, celui qui se prête le mieux à la rationalisation. Surtout dans un contexte de réduction des coûts. Et pour s’attaquer à cette rationalisation, nombre d’entreprises n’hésitent plus à s’en remettre à un tiers. Soit le constructeur lui-même, soit une société de conseil. La prestation consiste à auditer le parc existant, à le reconfigurer et en proposer une location, généralement sous la forme d’un coup à la page.

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Lancer une consultation pour s’équiper en systèmes d’impression est un exercice qui peut paraître banal. En effet, toutes les administrations connaissent ce besoin de façon plus ou moins importante, plus ou moins sensible. Les matériels concernés font plus ou moins partie de notre environnement de travail quotidien.

Pourtant, dépouiller les réponses peut devenir un vrai casse tête.

Chaque candidat ou presque a son propre vocabulaire (ex : déploiement, installation, livraison, mise en place regroupent à la fois la même notion et des réalités bien différentes).

Chaque candidat choisit la forme de sa réponse si vous ne l’imposez pas. Ainsi les caractéristiques techniques peuvent être décrites dans le mémoire technique sous forme de fiches récapitulatives (qui ne reprendront pas forcément les critères qui vous intéressent), ou simplement être présentées au travers de plaquettes commerciales (indéchiffrables pour un non initié). leur présentation peut être réduite à sa plus simple expression (4 à 5 lignes dans un powerpoint) ou, au contraire occuper la moitié du mémoire. Dans ces conditions attribuer une note et faire un classement des offres sur ce critère vous obligera à passer de longues heures à la recherche et à la compilation des données. Vous devrez faire le travail du candidat : présenter les matériels pour en faire l’analyse.

Chaque candidat a ses propres procédures de services (maintenance, formation, comités de pilotage) et sa propre façon de les présenter. Encore une fois, vous allez être contraint de mettre tout ça en forme de manière homogène pour procéder à la comparaison et l’évaluation.

En plus de ce travail colossal et pas toujours passionnant, il faut compter avec les appels incessants de certains candidats qui peuvent s’apparenter à du harcèlement.

Dans un prochain article, nous vous donnerons quelques pistes qui pourraient vous aider à appréhender plus sereinement ces dépouillements.

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Comme nous l’avons souvent dit le mémoire technique est le seul document personnalisé de votre réponse et il est souvent déterminant dans l’attribution du marché (suivant les critères d’attribution définis dans le règlement de consultation).

Le mémoire représente votre entreprise au sein de la Commission d’étude des offres en portant votre voix et vos arguments. Il doit être adapté à chaque offre et doit montrer que vous avez bien compris l’objet et le contexte du marché, ainsi que les exigences et les besoins spécifiques de l’acheteur public. Il doit aussi permettre d’identifier et de comprendre vos arguments alors que vous ne serez pas présent pour les exposer et répondre aux questions.

Vous devez mettre en avant votre originalité technique, vos moyens humains et matériels, votre expérience afin de montrer que votre entreprise est apte sur le plan technique et financier à faire face aux besoins de l’acheteur.

N’hésitez pas à mettre en avant (sans que cela ne devienne du blabla de commercial) certains aspect de votre entreprise qui peuvent contribuer à faciliter le succès de votre candidature (valeurs, méthodes,…).

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Pour optimiser votre mémoire technique et mettre en valeur votre savoir-faire vous travaillez le contenu, vous vous appliquez à suivre nos conseils de personnalisation mais la forme compte aussi.

Imaginez que, pour une consultation moyenne de quelques milliers d’euros en BTP, l’administration reçoit une dizaine d’offres. Pour évaluer la valeur technique de chacune d’entre elles, il lui faudra lire les mémoires techniques (certains frôlent la centaine de pages en mode catalogue) et forcément résumer l’essentiel pour entrer dans les critères de choix et présenter un dossier complet lors de la commission de marché.

Si vous ne leur facilitez pas la tâche, vous prenez le risque que vos lecteurs passent à côté du plus important, ne vous comprennent pas bien, ne lisent pas tout.

Par exemple, structurer votre mémoire en parties clairement identifiées et numérotées vous permet d’établir une table des matières avec le renvoi aux numéros de pages et facilite la navigation du lecteur dans votre document. Un mémoire ne se lit pas comme un roman du début à la fin. Le lecteur va en général immédiatement vers ce qui est le plus important pour lui (moyens humains, plannings…) puis revient vers les parties qui lui permettent de comprendre comment vous compter vous y prendre. Ensuite, il reviendra vers certains éléments pour vous attribuer une note pour chaque critère défini. Enfin, en commission, s’il doit justifier ou expliquer certaines choses, il devra pouvoir rapidement se référer à votre document.

Au final, la table des matières lui aura facilité l’analyse de votre offre, lui aura permis d’en avoir une vision claire et synthétique. Il vous en sera donc reconnaissant et, en plus, il sera plus convainquant pour en parler aux décisionnaires.

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Audit d’impression : l’indépendance du consultant

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Pour mener à bien un projet d’optimisation des systèmes d’impression, l’indépendance du prestataire qui vous accompagne me semble un préalable fondamental.

Or, comme nous l’avons souvent évoqué dans ce blog, les constructeurs, distributeurs et autres grossistes proposent d’auditer vos parcs et de vous préconiser la meilleure solution technique et financière (pour qui ?). Ce conflit d’intérêt est évident et  plus ou moins assumé par ceux qui le pratiquent.

Malgré tout, de plus en plus de clients le leur reprochent. Aussi, ils ont contourné la difficulté en créant des filiales dédiées à l’audit mais complètement ou partiellement dépendantes financièrement. Cependant, quelques recherches permettent de découvrir ce lien financier.

Ce qu’il est plus difficile d’identifier et, qui se pratique de plus en plus, est une forme plus subtile de lien entre fournisseurs de systèmes d’impression et prescripteurs. Ainsi, les seconds monnaient auprès des premiers des prescriptions qui leur donnent de très grandes chances d’être retenus et qui leur seront très profitables (matériels à forte marge, impressions couleur favorisées…). Ils sont commissionnés comme apporteurs d’affaires quand ils permettent à un fournisseur de participer à une consultation. Ainsi, vous les rémunérez pour mener votre projet et ils sont rémunérés par le fournisseur pour les aider à faire une bonne affaire.

ASSPI vous garantit son indépendance grâce à des préconisations techniques et uniquement techniques, sans aucune marque ou modèle.
Notre appartenance à la coopérative d’activités Coopaname vous garantit que nous ne touchons aucune rétrocommission de quelque fournisseur de systèmes d’impression que ce soit.

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Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

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De nombreux organismes et consultants vous proposent des formations aux marchés publics. Celles-ci sont très orientées sur les aspects juridiques de la consultation, du marché et de la réponse. Cet aspect est certes très important pour les consultations importantes et particulières. Je regrette pourtant que de nombreuses formations se limitent à ces aspects car elles sont pratiquées par des juristes.

Les personnes qui vont répondre aux appels d’offres publics dans les PME n’ont pas cette formation juridique et, par conséquent, ces formations leur sont peu profitables, rébarbatives et…inefficaces.

En effet, d’expérience, l’aspect juridique est loin d’être crucial pour les marchés qui les concernent. Une fois, que l’on connait les seuils de marchés, les documents administratifs à fournir à lire , les principales caractéristiques des marchés à bons de commande, de l’allotissement, les clauses de règlement et quelques autres douceurs, le plus important pour devenir un partenaire efficace des opérateurs publics est de savoir choisir les appels d’offre auxquels répondre , d’être organisé et rigoureux et de savoir mettre en valeur ses points forts.

ASSPI vous propose des ateliers pratiques qui abordent tous ces points. Ces ateliers sont adaptés à votre structure, à votre activité. Ils sont basés sur un cas pratique auquel vous pourriez répondre, auquel vous êtes en mesure de répondre à la fin de la formation. Ils sont suivis de conseils et de relecture de vos réponses pendant 1 mois suivant la session.

Ils se tiennent dans vos locaux et peuvent accueillir jusqu’à 3 personnes pour un montant forfaitaire par jour de 450 € HT.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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