ASSPI

Les éléments de la politique d’impression

avril 22nd, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

avr, 22 2013

La mise en place d’une politique d’impression constitue très souvent le cœur de l’optimisation des systèmes d’impression. Elle permet de définir les actions et les choix pour le futur parc. Elle permet également de définir un cadre pour les évolutions futures (extensions du parc qui suivront les mêmes règles, ouverture de nouveaux suites, extension de l’optimisation…).

Compte-tenu des objectifs à atteindre, elle se doit d’être pragmatique et surtout de permettre à chacun de s’approprier les nouveaux outils et leur usage. Dans l’absolu, elle devrait également prévoir les outils et moyens de mesure qui permettront de s’assurer de la mise en œuvre effective des changements.

A minima, une politique d’impression doit définir :

Les règles d’implantation des matériels : distance, nombre d’utilisateurs, caractéristiques techniques, …
Les règles d’affectation et d’accès : limiter, autoriser, authentifier les accès des utilisateurs.
Les règles d’usage : répartition des travaux entre les différentes technologies, entre le libre-service et le service reprographie, usage de la sous-traitance…
Les bonnes pratiques d’impression : recto-verso par défaut, usage de la couleur maîtrisé, …

Elle devra être connue de tous. Ainsi, la communication et la formation sont deux éléments indissociables de la politique d’impression.

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Impression inutile et non-sécurisée

janvier 14th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

jan, 14 2013

Impression sécurisée : les enjeux

Bien que l’optimisation des services d’impression et du parc d’imprimantes soit une démarche judicieuse et efficace pour réduire les coûts, elle ne conjure pas les deux cauchemars informatiques les plus récurrents : l’impression inutile et l’absence de sécurité des documents.

Des rapports montrent qu’environ 20 % de toutes les impressions papier sont oubliées, perdues ou jetées sans être lues. En outre, 40 % de toutes les impressions représentent des contenus en ligne et 80 % de toutes les tâches d’impression sont destinées à une utilisation interne. Dans les environnements classiques, les documents sont, par défaut, imprimés en couleur et sur une seule face de la feuille. Pour les entreprises de tailles moyennes et grandes, ces tendances se soldent par un énorme gaspillage de papier et de coûteuses cartouches de toner.

La confidentialité est essentielle pour tout type d’activités, et l’impression traditionnelle est généralement synonyme d’une déficience latente de sécurité. Des documents imprimés laissés à proximité des imprimantes sont autant de fuites d’informations potentielles. Les multifonctions permettent l’envoi de fax et d’e-mails au nom de l’entreprise tout en stockant les informations dans leur mémoire. Sans mesures de protection, n’importe qui peut accéder à ces machines et s’en servir.

L’impression inutile et non sécurisée découle usages habituels de l’impression dans les organisations. Dans la plupart des cas, ces dérives perdurent parce que les entreprises n’ont aucun moyen de surveiller ou d’agir sur le comportement d’impression des utilisateurs. Seuls des initiatives d’envergure telles que l’optimisation du parc de systèmes d’impression, l’amélioration des services informatiques et l’accompagnement des utilisateurs à court et moyen terme peuvent permettre d’infléchir ces comportements.

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ASSPI

janvier 7th, 2013 Posted in ASSPI

jan, 07 2013

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

En ce début d’année, nous vous proposons de faire plus ample connaissance avec ASSPI.

ASSPI est née en Décembre 2009 de la volonté de Isabelle OBIOLS de mettre ses connaissances et ses expériences en matière de gestion documentaire au service des organisations privées et publiques en toute indépendance d’un quelconque fournisseur de matériels d’impression.

Très vite, il lui est également apparu que même si l’objectif principal des projets d’optimisation des parcs d’impression était les économies budgétaires, la réussite durable de ces projets reposait sur bien d’autres facteurs et notamment sur l’accompagnement des utilisateurs. Ainsi, les interventions de ASSPI se distinguent de celles des cabinets de réducteurs de coûts par la prise en compte de la situation particulière de ses clients : il ne s’agit pas d’appliquer un modèle économique stéréotypé mais de proposer des solutions personnalisées en termes d’implantation, de fonctionnalités, mais aussi de consultation des fournisseurs, de formation des utilisateurs, de communication.

Cette écoute attentive des besoins des organisations qui lui font confiance ont amené Isabelle Obiols à diversifier ses activités. C’est ainsi que, lors de l’audit de son parc d’impression, un client lui a parlé de ses difficultés à organiser ses réponses aux appels d’offres publics. Elle a donc formé les utilisateurs pour la mise en place d’un circuit documentaire pertinent et efficace et étendu son intervention à la rédaction du mémoire technique de plus en plus exigé par l’administration. Cette formation à la rédaction du mémoire technique est devenue une prestation à part entière.

Ainsi en ce début 2013, nos activités sont:

– Audit et conseil pour les parcs d’outils d’impression.

– Assistance et formation à la réponse aux appels d’offre publics auprès d’entreprises.

– Assistance à maîtrise d’ouvrage pour les consultations relatives aux systèmes d’impression.

– Accompagnement au changement des utilisateurs lors de l’implantation d’un parc optimisé de systèmes d’impression.

– Pilotage de parcs par la mise en œuvre de comités de pilotage

La diversité de ses activités, la taille de certains projets, son exigence d’indépendance et la volonté de toujours mettre l’accompagnement au cœur de ses interventions nécessitaient une structure collaborative. C’est pourquoi ASSPI fait partie de la coopérative d’activités et d’emplois COOPANAME. Cette coopérative regroupe des experts de domaines très variés qui ont choisi de construire une entreprise en commun pour mutualiser les fonctions support (comptabilité, facturation, RH,…) et collaborer sur des projets ambitieux, multidisciplinaires ou gourmands en ressources. Au-delà de la mutualisation et de la collaboration, COOPANAME a également vocation à accompagner des porteurs de projets dans leur création d’une activité économique basée sur leurs expertises. A ce titre, elle est reconnue et soutenue par par le Conseil Régional, la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle, la Caisse des Dépôts et Consignations, et les différentes collectivités locales qui accueillent ses établissements : Ville de Paris, Conseils Généraux des Hauts-de-Seine, de Seine Saint-Denis et du Val-de-Marne, Ville de Nanterre et Communauté d’agglomération de Plaine Commune. Par ailleurs, Coopaname bénéficie de l’appui de la DIIESES (Délégation Interministérielle à l’Innovation, à l’Expérimentation Sociale et à l’Economie Sociale), du Haut Commissaire aux Solidarités actives contre la pauvreté, et de l’Union Européenne, via le Fonds Social Européen.

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Les objectifs de l’optimisation des impressions

octobre 29th, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression

oct, 29 2012

Audit d’impression : notre approche

Dans cet article, nous parlerons bien DES objectifs de l’optimisation des impressions. Dans ce domaine, nous assistons à un phénomène étrange : officiellement, les objectifs sont divers et variés, et surtout verts et sociaux ; officieusement, le seul et unique objectif est la réduction de coûts. Mais au-delà du discours et du déterminisme de certains, il faudrait pourtant bien que le projet ait plusieurs objectifs.

Quitte à mener une étude (parfois longue et coûteuse), quitte à impliquer les utilisateurs (entretiens, réunions, formations…), quitte à tout changer, autant balayer tous les critères qui pourraient être pris en compte dans la décision finale.

Puisque ce type de projet se traduit souvent par un choix entre plusieurs scenarii d’équipement, il est dommage que le seul critère de décision soit le coût. D’autant que si les autres aspects n’ont pas été traités, il y a de grandes chances que l’objectif de réduction de coûts ne soit finalement pas atteint.

Nous identifions plusieurs catégories d’objectifs :

Les objectifs financiers : réduction des coûts, maîtrise des coûts,…
Les objectifs environnementaux : réduction de la consommation de papier, de la consommation d’énergie du parc, recyclage des déchets…
Les objectifs organisationnels : politique d’impression,rationalisation des flux documentaires, gestion des services associés, restructuration de services…
Les objectifs techniques : adéquation des outils aux besoins, centres de reprographie, sécurisation…

Même si tous ces objectifs ne sont pas poursuivis de front, ils doivent tous être intégrés dans la démarche.

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Réduction des coûts : bien sûr mais pas seulement

octobre 1st, 2012 Posted in Coûts d'impression, Spécial PME-TPE

oct, 01 2012

Réduction des frais généraux : mode d’emploi

Certains spécialistes rappellent que les frais généraux représentent entre 15 et 25% du chiffre d’affaires de l’entreprise et que l’on peut économiser jusqu’à 30% de l’ensemble de ces frais, ce qui constitue environ 6% de résultat supplémentaire.

A l’intérieur de ces frais généraux, les coûts d’impression peuvent atteindre 1/5ème. Pour les maîtriser, voire les réduire, il n’y a que deux options : soit maîtriser les coûts, soit maîtriser la consommation. Diminuer les volumes imprimés et, pour une même page imprimée, diminuer la consommation de papier et d’encre, diminuer les coûts fixes d’acquisition ou de location de matériels surdimensionnés, inadaptés : ce sont les deux premières pistes à suivre pour un résultat rapide et le lancement d’une optimisation plus approfondie de la gestion du document.

Petit exemple pratique : une PME de 8 personnes est équipée d’un copieur N&B qui produit 4000 pages par mois, d’un copieur couleur qui en produit 3 000 et de 5 imprimantes individuelles qui produisent environ 500 pages chacune. En moyenne, entre les consommables, la location et l’amortissement du matériel, ses impressions lui coûtent 450 € par mois, soit un budget annuel de 5 400 €.

La mise en place d’outils centralisés, de certains usages (recto-verso, N&B par défaut), la négociation des contrats de location et de maintenance suffisent à faire une économie de 20 % par an et ce, dès la 1ère année. Ainsi, notre PME a gagné 1 000 € par an, des outils plus adaptés aux besoins de ses collaborateurs, et elle peut promouvoir une démarche environnementale.

Réduire ses coûts d’impression dans les PME

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Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

septembre 27th, 2012 Posted in Marchés Publics

sept, 27 2012

AMOA DCE marchés systèmes d’impression

L’importance de la définition du besoin a sa traduction juridique dans l’article 5 du CMP, qui prévoit que « la nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminés avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d’un appel à la concurrence, en prenant en compte des objectifs de développement durable ». C’est le pouvoir adjudicateur qui est responsable de la détermination de ce besoin. La définition du besoin répond donc à une obligation réglementaire permettant à la fois d’assurer la sécurité juridique des marchés et de répondre à un impératif économique.

La sécurité juridique des contrats n’est pas assurée uniquement par le respect des procédures. De nombreux litiges sont liés en effet à une mauvaise appréciation du besoin, cause de l’imprécision des cahiers des charges, imprécision qui est elle-même de nature à provoquer une insatisfaction devant la prestation fournie.

La définition des besoins comporte en outre un intérêt pratique et économique. Elle permet d’optimiser l’utilisation des ressources publiques, en évitant le gaspillage des fonds publics par des achats de prestations inutiles, ou ayant des caractéristiques techniques inappropriées.

Il est donc indispensable pour l’administration, avant d’engager une consultation, de se poser toutes les questions pour lui permettre de déterminer au mieux l’ampleur et la nature de son besoin, les différentes façons de le satisfaire, les avantages et les risques de chacune des options possibles.

Il convient d’abord d’identifier les finalités et les objectifs du projet et d’en fixer le périmètre.

Dans le cadre d’un marché portant sur les systèmes d’impression, ces préalables nécessitent :

de définir les objectifs à priori du futur équipement : développement durable, réductions de coûts,…
de recueillir le maximum de données sur les besoins des utilisateurs au travers de l’analyse quantitative et qualitative de l’existant
de prendre en compte des évolutions à venir : réorganisations, déménagements…
d’avoir un maximum d’informations sur les possibilités technologiques, les acteurs du marché, l’offre locale…

Le temps passé et les moyens alloués à la définition et à la formalisation du besoin sont déterminants pour la qualité de l’achat. Ils conditionnent la conclusion de marchés bien construits, qui se déroulent dans de bonnes conditions, et évitent ainsi les contentieux.

Le recours à l’assistance à maîtrise d’ouvrage permet d’apporter un regard extérieur sur un sujet parfois sensible (les utilisateurs sont souvent très méfiants quand on leur parle de leur imprimante), de s’assurer que les ressources indispensables aux études préalables seront disponibles (en interne les ressources ont très souvent des projets multiples à mener et celui du parc de systèmes d’impression n’est pas prioritaire), d’apporter un référentiel (connaissance du marché, des acteurs…) et un niveau d’expertise (notamment en termes d’exigence de niveaux de services, de clauses contractuelles…).

Sources : Ministère de l’Économie, des finances et de l’industrie

Conseils pour la rédaction d’un CCP portant sur les systèmes d’impression

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Un article dans DAF Magazine

septembre 17th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

sept, 17 2012

L’audit du parc d’impression

LES SOLUTIONS D’IMPRESSION TIENNENT LE HAUT DE L’AFFICHE

Le numéro du mois de juin de DAF Magazine étudie les enjeux des systèmes d’impression dans l’entreprise.

Isabelle Obiols a été interviewée sur le sujet de l’audit préalable et de la réduction des coûts.

DAF Magazine N°6 – 01/06/2012

Audit d’impression : notre approche

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Les ateliers intégrés d’impression

juin 14th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression

juin, 14 2012

Les conseils du CIMIR pour les consultations relatives aux systèmes d’impression

Dans l’article du 7 juin, nous évoquions les ateliers intégrés d’impression ou de reprographie comme moyen d’impression à disposition des utilisateurs. Ces ateliers sont très caractéristiques des équipements publics et sont plus rares dans les organisations privées.

Les ateliers intégrés d’impression ou de reproduction des administrations représentent pour leur part entre 3 et 5 000 unités impliquant des organisations, des structures, des moyens techniques et humains ainsi que des modes de
fonctionnement et de gestion extrêmement contrastés. Cette situation est autant due à l’historique de création et de développement propre à ces services qu’aux bouleversements technologiques successifs intervenus depuis une quinzaine d’années. En effet, les évolutions technologiques n’ont pas toutes été assimilées au même niveau par les administrations. Dès lors, en fonction des efforts fournis, des moyens disponibles et des priorités définies en interne, les administrations se situent à différents stades de modernisation.

Le recours aux ateliers intégrés trouve sa justification dans les contraintes particulières suivantes :

Urgence : elle se caractérise par le délai souvent très court entre le moment où le texte est produit par son rédacteur et celui de sa diffusion.
Seulement, il faut admettre que le rythme de travail est plus lié aux habitudes de traitement des affaires au coup par coup, qu’à une réelle nécessité. Un minimum de planification du travail administratif permettrait souvent de résoudre les problèmes ainsi posés en imposant moins de contraintes aux imprimeries administratives ou en recherchant d’autres modes d’organisation de la production imprimée.
Seules les demandes d’exécution inférieures à 24 heures doivent être considérées comme urgentes. Par ailleurs, il est souhaitable d’analyser les surcoûts engendrés par l’application de ce critère de manière à éliminer les demandes injustifiées.
Confidentialité : le caractère confidentiel de certains documents est souvent attribué par des textes réglementaires qui,
dans ce cas, imposent également leurs modalités d’élaboration et de reproduction. Plus souvent, il est imposé de façon discrétionnaire par l’autorité administrative. Toutefois, ce caractère est souvent limité dans le temps et disparaît lorsque le document est rendu public. C’est pourquoi, on peut en faire une analyse objective en considérant le délai intervenant entre la fin de la reproduction définitive et celui de la publication. Plus ce délai est court, moins les possibilités d’indiscrétion sont importantes, et moins contraignantes en sont les modalités matérielles.
En revanche, répondent à ce critère tous les documents ayant un caractère » secret » ou » confidentiel » permanent, de même que de nombreux documents préparatoires, nécessaires à l’élaboration du document final publié.
Souplesse : elle est nécessitée par la fréquence des révisions en cours de production d’un document et/ou les conflits de priorité qui amènent à interrompre un travail en cours pour permettre l’exécution d’un autre jugé plus urgent. L’analyse statistique de la fréquence des travaux interrompus par rapport à l’ensemble des travaux permet de mesurer la souplesse nécessaire à la satisfaction du besoin.
Variabilité de la charge : la production administrative est très variable dans le temps et des phénomènes de pointes de charge sont
très fréquemment rencontrés. La demande peut varier, d’une période à l’autre, du simple au double ou au triple, voire plus.

AMOA DCE marchés systèmes d’impression

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Impression sécurisée : les enjeux

juin 11th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

juin, 11 2012

Vous avez dit impression sécurisée ?

Aujourd’hui, la plupart des entreprises sont concernées par les risques associés à l’utilisation des outils informatiques. Il est communément admis que toute stratégie de sécurité doit regrouper au minimum les cinq « piliers » suivants :

La sécurité physique, des sites ou des voitures de fonction par exemple
La sécurité des individus constituants les publics internes et externes de l’entreprise
La sécurité des données concernant à la fois les données électroniques (fichiers, courriel) que papier ;
La sécurité des systèmes réseaux qui comprend :
la protection du système informatique et de son périmètre
La continuité des Services Informatiques et les plans de reprise d’activité après sinistre

Quels sont les risques associés au domaine de l’impression en réseau ?

Certaines entreprises ont une stratégie de sécurité qui inclut les cinq « piliers » de la sécurité mais peu d’entre elles prennent en compte les informations liées aux impressions « papier » générées par le personnel via le réseau informatique ! Nous parlerons dans ce contexte-ci de « stratégie de sécurisation de l’impression ».

Dans une entreprise, et particulièrement lors de l’utilisation d’une imprimante en réseau (c’est-à-dire partagée et physiquement accessible par plusieurs utilisateurs), un nombre important d’impressions est chaque jour oublié ou n’est pas immédiatement récupéré « sur » l’imprimante concernée, posant ainsi un problème de confidentialité important. En effet, n’importe quel collaborateur ou personne se trouvant sur le site de l’entreprise peut alors avoir accès à un document imprimé sur l’imprimante en réseau, le lire, l’emporter, le détruire ou le copier. Les risques sont multiples et d’autant plus critiques lorsqu’il s’agit de documents financiers, contractuels ou stratégiques.

La tentation de « s’emparer » d’un document laissé sur une imprimante est d’autant plus fort que les personnes ont connaissance de la classification de ces documents en tant que « public » (ouvert à tous), « confidentiel » (accès restreint à certaines personnes) ou « strictement confidentiel » (réservé à un groupe très ciblé) ; ce qui est fréquent dans les entreprises de taille moyenne et dans les grands groupes.

Quelles sont les solutions disponibles sur le marché et leurs avantages ?

Il existe par exemple des solutions d’impression sécurisées permettant de stopper le document au niveau d’un serveur sécurisé qui sauvegarde temporairement le document jusqu’à ce que son propriétaire s’identifie sur l’imprimante (via par exemple un code, un badge personnel, etc.). Une fois identifié, le document peut être effectivement imprimé. Cette fonctionnalité est également viable pour les imprimantes réseaux, qu’il s’agisse d’imprimantes traditionnelles ou d’imprimantes dites multifonctions (pouvant imprimer, scanner -reproduire- et faxer).

En ce qui concerne l’authentification des utilisateurs, tous les standards de sécurité recommandent la mise en place d’une solution robuste ne reposant pas uniquement sur des mots de passe choisis et maintenus par les utilisateurs, évitant ainsi un accès permanent aux données confidentielles. Les cartes à puces électroniques ou les mots de passe générés automatiquement toutes les minutes voire même le concept de biométrie (reconnaissance des empreintes digitales, de l’iris de l’œil, etc.) peuvent appliquer au domaine de l’impression

Il est aussi possible de contrôler l’utilisation d’imprimantes multifonctions à travers l’accès à leurs fonctionnalités. L’entreprise peut implémenter une politique de sécurité autorisant certains utilisateurs à se servir des fonctions « scan to e-mail » ou « scan to fax » alors que d’autres collaborateurs ne pourront qu’imprimer ou copier des documents. Cette approche, très pragmatique, permet de contrôler le flot de documents imprimés et de définir des profils d’utilisateurs associés à chaque usage. Cette stratégie contribue conjointement à la réduction des coûts d’impression et à la mise en conformité de la politique de sécurité de l’entreprise (protection des données, lois sur les propriétés intellectuelles, etc.).

L’administration de parc, permet également d’obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation du parc d’impression, et par là même de le sécuriser. Les solutions d’administration fournissent des rapports précis sur les données circulant sur le réseau, y compris les impressions. Depuis une console centrale, l’administrateur créé des rapports déterminant le nombre de documents imprimés par machine, par site ou utilisateur, …..

Les solutions d’impression sécurisées offre également un contrôle des imprimantes sur le plan logistique. Par exemple, elles permettent de détecter une nouvelle imprimante sur le réseau et d’harmoniser la politique de sécurité avec le reste du parc d’imprimantes en place dans l’entreprise. Ce qui permet également de limiter les problèmes de support techniques.

Sources : ITR News

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Comme on peut le voir la mise en œuvre de solutions d’impression sécurisées peut finalement être rentabilisée très rapidement par à la réduction des coûts induite (en papier, toner, maintenance techniques).

Le rôle déterminant de l’impression sécurisée dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise

Une entreprise désireuse de se conformer au concept américain du CIA – Confidentiality, Integrity, Availability (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité) – mais qui n’inclut pas une stratégie de « sécurisation de l’impression » prend des risques importants. La« sécurisation de l’impression » doit faire partie intégrale de sa stratégie de sécurité globale obéissant aux cinq piliers fondamentaux évoqués plus haut.

Cette stratégie permet donc à l’entreprise d’atteindre différents objectifs : réduction des coûts d’impression***, augmentation du niveau de sécurité, amélioration notable de la productivité des employés, maintien de la confidentialité des données et donc application des lois en vigueur, et enfin diminution des coûts de support technique.

L’entreprise a désormais la possibilité de déployer des solutions techniques lui permettant de sécuriser ses données, d’administrer l’utilisation des ressources de son parc d’impression de façon proactive et de créer facilement des rapports sur les documents imprimés sur son réseau.

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