ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Déployer un parc de systèmes d’impression

juillet 4th, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
juil, 04 2011
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A priori, en dessous de 20 matériels, ça paraît plutôt simple. Et pourtant…

Déployer 20 photocopieurs, ne nécessitait que de s’assurer que les emplacements prévus étaient suffisamment grands et équipés d’une prise électrique. Déployer une vingtaine d’imprimantes était un peu plus complexe mais ne nécessitait que de s’assurer de la disponibilité d’une prise réseau ou d’un port USB et d’une méthode efficace de déploiement des drivers.

Déployer un parc mixte d’outils d’impression optimisé nécessite une vraie gestion de projet. Il faut :

  • Prévoir les éventuels travaux nécessaires : installations de prises réseaux, de prises téléphoniques, aménagements d’espaces (tables, étagères)…
  • Prévoir le cadencier précis de déploiement (combien de machines par demi-journée, sur quelle durée,…)car il est souvent peu rationnel de se contenter de fixer une date.
  • Prévoir le cadencier de retrait des matériels en place. Les fournisseurs non retenus font souvent preuve de peu de bonne volonté pour retirer leurs matériels et les imprimantes acquises posent parfois des problèmes de stockage ou de gestion des déchets.
  • Prévoir les réglages par défaut qui seront mis en place sur l’ensemble du parc : recto-verso, N&B…
  • Prévoir le déploiement des drivers d’impression, des utilitaires pour scanner, faxer, sécuriser, tracker…
  • Prévoir le planning des formations utilisateurs en envisageant si possible une séance dès la mise en place et une autre 3 semaines plus tard pour les fonctions avancées.
  • Prévoir la gestion des consommables : approvisionnement, création du stock tampon, procédures de commandes automatisées, recyclage des cartouches vides…
  • …

Certains diraient qu’une fois le ou les prestataires choisis, le projet d’optimisation du parc est terminé. J’ai tendance à penser qu’il ne fait que commencer… Pour leurs clients grands comptes, les prestataires mettent à disposition un chef de projet qui va piloter tous ces aspects. mais pour les autres, il faudra trouver d’autres ressources. Une des solutions peut être de confier le pilotage du déploiement au consultant qui a mené l’audit ou à un spécialiste du secteur. Au final, il peut s’avérer très judicieux et économique de consacrer une petite partie des économies générées par l’optimisation au pilotage du déploiement du parc. Combien coûte un retard de livraison de plusieurs jours ? Combien coûte l’indisponibilité d’un matériel loué pour cause de connexion retardée ? Combien coûte le temps perdu par les utilisateurs à s’auto-former sur des matériels dont ils n’utiliseront que 10 % des fonctionnalités ? Combien coûte le temps passé par vos équipes à trouver une place temporaire pour les matériels à jeter ou à faire reprendre ?

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Technologie laser et émission de particules

juin 27th, 2011 Posted in Bureau vert
juin, 27 2011
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Plusieurs études, dont une étude australienne sèment le doute, même si sur son site HP en réfute les conclusions. Elles indiquent que dans le cadre d’une utilisation normale une imprimante laser émet des poussières fines et ultra-fines en quantité cinq fois plus élevée qu’elles ne le sont dans une rue passante. Les tests réalisés sur une centaine d’imprimantes laser, toutes maques confondues, montrent une montée importante des émissions de particules dans les bureaux entre 8 et 18 heures.

La société autrichienne Dexwet Technology a déposé des brevets portant sur une technologie de filtres spéciaux réduisant les émissions de poussière fine des matériels laser et permettant de les faire descendre à un niveau acceptable.
Ce filtre a également la propriété de laisser suffisamment de circulation d’air pour que la chaleur à l ’intérieur de l ’imprimante reste stable.

Katun a signé un accord de commercialisation mondiale avec cette société et propose désormais ce filtre dans son catalogue. La société Farbax annonce également qu’elle va prochainement proposer une gamme de filtres pour les imprimantes laser.

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Des consommables stratégiques

juin 23rd, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 23 2011
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La consommation des cartouches continue à croître régulièrement même si la pression tarifaire tempère les bons résultats du marché.
Les constructeurs continuent à dominer cette fourniture. Et avec le développement des cartouches laser couleur, ils mettent la barre
technologique encore plus haut pour les fabricants de consommables compatibles.

D’année en année, les consommables affirment leur caractère stratégique. Un chiffre, communiqué par le cabinet d’études GfK, suffit à expliquer ce phénomène : sur le marché global de l’impression, le revenu des consommables a triplé en six ans, passant en France de 2,6 milliards d’euros en 2001 à 3,3 milliards en 2007. Sous le double effet de la baisse constante du prix des matériels d’impression et de l’importance du parc installé, la contribution des consommables au chiffre d’affaires global du marché de l’impression n’a cessé de croître au cours des dernières années pour atteindre actuellement 70 % de son montant.

Stratégiques, les consommables le sont pour les constructeurs qui y trouvent aujourd’hui leur principale source de revenus. Ils le sont aussi pour les fabricants de consommables compatibles et remanufacturés dont ils constituent la raison d’être. Ils le sont enfin pour les consommateurs finaux, particuliers et entreprises, pour lesquels ils correspondent à un poste de dépense conséquent qu’ils cherchent à maîtriser. Des objectifs et des intérêts de ces trois catégories d’acteurs sur le marché de l’impression, parfois convergents, mais plus souvent divergents, découlent les principales tendances sur le marché du consommable aujourd’hui.
La première de ces tendances est l’évolution positive des volumes consommés. Dans le laser comme dans le jet d’encre et tant dans le canal du détail que dans celui des fournituristes, ils continuent à croître. Même si l’on note un certain tassement des ventes d’imprimantes, le parc installé fait que l’on consomme de plus en plus de cartouches. Autres facteurs favorables, la croissance des placements de multifonctions et le développement de la photo numérique qui poussent à la consommation des cartouches.

Dans le domaine du laser, la consommation de cartouches devrait croître globalement de 8 à 10 % au cours des cinq prochaines années en Europe. Ce marché réserve une énorme poche de croissance avec les cartouches laser couleur dont les progressions en volume attendues sont de l’ordre de 30 à 40 % ! La part des matériels couleurs dans le parc des machines d’impression évolue en effet très rapidement en raison des prix de ces équipements qui ont fortement baissé. On trouve aujourd’hui sur le marché des imprimantes laser couleur à 400 euros rendant l’impression couleur accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

La pression tarifaire est une  tendance marquante qui affecte le marché des consommables actuellement. Le recul du marché en
valeur est le fait des constructeurs qui ont baissé le prix de leurs consommables. Des baisses destinées à stimuler la consommation : «L’objectif
est d’homogénéiser l’offre pour les consommateurs. En vendant la cartouche couleur à 9,99 € TTC, nous voulons lever les freins liés au coût d’impression et les inciter à éditer davantage leurs photos», explique Edwige Allan, chef de produit consommables d’Epson.

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Et si vous prépariez déjà la rentrée ?

juin 20th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
juin, 20 2011
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Fin avril, je vous présentais notre offre de formation à la réponse aux appels d’offre publics : Ateliers réponse aux appels d’offre publics.

Pour aller un peu plus loin, vous trouverez ci-après le contenu de cette formation :

  • Les différents types d’appels d’offre
  • Où les trouver ?
  • Le décryptage du dossier de consultation
  • Règlement de la consultation
  • CCTP
  • CCAP
  • La candidature
  • Les documents à rassembler
  • Les imprimés DC
  • La présentation de l’offre
  • L’acte d’engagement
  • Le mémoire technique
  • Méthodologie

Après plusieurs demandes, nous envisageons de mettre en place ces formations en groupes inter entreprises dès le mois de septembre (Ile de France uniquement).

Si cette formule vous intéresse, ou si vous souhaitez une formation sur site, consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

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Paramétrages par défaut

juin 13th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 13 2011
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Les paramétrages par défaut des matériels d’impression sont souvent négligés : le technicien du fournisseur a des objectifs de déploiement qui ne lui laisse pas le temps de s’en soucier, les équipes internes ne mesurent pas toujours l’impact de leur absence ou de leur incohérence avec les usages.

Les 2 paramétrages les plus utilisé et quasiment universellement reconnus comme responsables et souhaitables sont le recto-verso et l’impression N&B. C’est déjà un bon début s’ils sont effectivement appliqués à l’ensemble des matériels (copieurs, imprimantes).

Le basculement automatique des bacs papier n’est pratiquement jamais étudié et pourtant …. S’il est paramétré (il s’agit souvent du réglage usine des copieurs) à mauvais escient il peut entraîner une consommation excessive et inutile de papier à entête ou de pré-imprimés. En effet, une fois le bac de papier blanc vidé, la machine, prend le papier dans le bac suivant qui contient du papier spécifique. Cela entraîne un inconfort d’utilisation qui amène les utilisateurs à incriminer la partage des matériels au motif que si l’imprimante était près d’eux ils pourraient changer le papier quand ils en ont besoin. Ce « dysfonctionnement » peut être un frein important à un projet de mutualisation des outils d’impression. Il suffit pourtant de dédier un bac au papier spécifique (entête ou imprimé) pour empêcher le basculement automatique et ainsi assurer le bon fonctionnement de la solution.

Dans le même ordre d’idée, le fait de paramétrer par défaut le bac papier qui sera utilisé pour les réceptions de fax permet d’utiliser du papier de couleur par exemple pour différencier ces documents des impressions. De plus, cela évite de voir certains fax s’imprimer en A3 parce que l’expéditeur a passé son original dans le sens paysage.

Ces paramétrages doivent avoir été pensés au départ, dans le cadre de l’optimisation du parc. Ils doivent faire l’objet d’un accord entre le(s) fournisseur(s) de systèmes d’impression et son client. Ils doivent avoir été expliqués aux utilisateurs dans le cadre de la politique d’impression et ils doivent être appliqués à tout matériel d’impression.

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Une démarche éco-responsable

juin 9th, 2011 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression
juin, 09 2011
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Le budget impression peut représenter jusqu’à 3% du chiffre d’affaires des entreprises ! En conséquence ces dernières cherchent à réduire significativement leurs coûts liés à l’impression, tout en adoptant des solutions en faveur du respect de l’environnement. On parle alors de solutions d’impression éco-responsables.

S’équiper de technologies toujours plus vertes n’est plus une option pour les entreprises qui désirent réussir. En réduisant leur consommation d’énergie et leurs déchets, elles peuvent réaliser des économies tout en contribuant à la protection de l’environnement. Aux vues de ces bénéfices, la démarche « verte » n’est pas un simple effet de mode, elle a su s’imposer ces dernières années comme un axe stratégique prioritaire pour les entreprises.

Les fournisseurs de systèmes d’impression proposent de plus en plus sur le marché des technologies éco-responsables : bâtonnets d’encre, cartouches aisément recyclables, mise en veille automatique des équipements, systématisation de l’impression recto verso, logiciels de mesure de l’impact des activités documentaires, conformité à de nouveaux standards liés à l’empreinte carbone des équipements d’impression…

L’ensemble de ces technologies et solutions logicielles ont le mérite de réduire la consommation de papier et d’énergie et offrent surtout de belles perspectives pour une réduction durable des coûts liés à l’impression en particulier et plus généralement à la production de documents.

Pour répondre à ces nouveaux enjeux, les entreprises doivent être sensibilisées aux bénéfices d’une politique d’impression éco-responsable :

– Réduction des coûts.

– Image de marque positive auprès des clients, fournisseurs et collaborateurs.

– Conformité avec des législations de plus en plus rigoureuses.

Il faut toujours garder à l’esprit que la réussite d’un projet éco-responsable se joue avant tout en amont, par une analyse des besoins de l’entreprise. L’audit devient alors un précieux atout pour identifier et proposer les solutions les plus adaptées au fonctionnement et au budget de la société. La réussite d’un tel projet passe également par la mesure de ses résultats sur toute sa durée, afin de pouvoir en réajuster les contours en cours d’implémentation. L’entreprise doit donc mettre en place et exiger de ses partenaires tous les outils de reporting et de mesure de la performance nécessaires. En règle générale, les résultats très positifs obtenus sur la rentabilité et l’empreinte écologique encouragent les entreprises à aller toujours plus loin dans leur démarche.

En amont, pour que la mise en place d’une politique d’impression voit le jour, il faut que les entreprises aient fait leur propre révolution culturelle. Elle nait souvent grâce à un leader d’opinion généralement sponsorisé par la plus haute hiérarchie de l’entreprise. Elle n’est ensuite adoptée que si elle constitue un véritable compromis entre Investissement, Economies et Eco-responsabilité.

Pour adopter une démarche écologique sur le long terme, les entreprises sont à la recherche de professionnels capables de concilier toutes leurs préoccupations et d’assurer le suivi et l’évolution constante des outils et des pratiques. Leur premier critère de choix reste la compétence.

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S’attaquer aux coûts d’impression dans les PME

juin 6th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 06 2011
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Les imprimantes sont aujourd’hui un élément incontournable de l’entreprise mais leur rapidité et leur simplicité d’utilisation peut avoir des effets désastreux sur les coûts et l’environnement si aucune limite n’est fixée quant à leur utilisation.

Parmi les organisations du marché intermédiaire, c’est‐à‐dire les sociétés comptant entre 100 et 999 employés, très peu peuvent affirmer avoir le contrôle de leurs coûts d’impression car elles savent rarement ce qui est imprimé, où c’est imprimé et par qui. Alors que toutes les entreprises s’efforcent de réduire les coûts tout en élevant leur niveau de productivité, les PME ne peuvent plus fermer les yeux devant le gouffre financier que représente l’impression. Le marché intermédiaire est le véritable moteur de l’économie européenne. Le tableau est toutefois noirci par le climat économique exécrable et une concurrence féroce qui obligent de nombreuses PME à dénicher de nouveaux moyens de réduire les coûts sans perdre en rentabilité ni en bénéfices. L’informatique constitue un atout de taille dans cette situation. Pourtant, bien que leurs ressources et leurs compétences en la matière soient plus restreintes, les moyennes entreprises connaissent les mêmes difficultés que les grandes entreprises pour simplifier leur
environnement informatique, notamment pour simplifier les processus, réduire le temps d’indisponibilité et améliorer la sécurité et la conformité réglementaire. Même si cela ne résout pas tous les problèmes, on pense qu’une meilleure gestion de l’infrastructure d’impression peut avoir une influence non négligeable sur l’efficacité et la rentabilité recherchée par les moyennes entreprises.
L’évolution incontrôlée des infrastructures d’impression trouve sa source dans la surabondance de matériel provenant de fabricants divers qui ont chacun leurs propres consommables, des logiciels et des contrats de service différents. Jusqu’à présent, les services d’impression gérés étaient majoritairement destinés à des organisations de grande envergure, mais en dépit de leur budget plus restreint, les moyennes entreprises ont
tout autant la possibilité d’utiliser des services externes afin d’optimiser leur infrastructure d’impression à l’instar de ce qui se fait dans les grandes entreprises. Un environnement d’impression géré offre une efficacité, une flexibilité et une continuité de l’activité plus importante à ces entreprises. Par exemple, la location de matériel permet d’éviter les achats directs de matériel et permet à une entreprise de transférer cette dépense
des dépenses en capital aux dépenses de fonctionnement avec une facturation mensuelle prévisionnelle établie en fonction de l’utilisation du matériel d’impression. En se basant sur l’expérience des grandes entreprises en matière d’impression, les PME devraient être en mesure de réduire leurs coûts et de booster leur productivité tout en gardant un mode de fonctionnement fluide.

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Communiquer autour d’un projet d’optimisation du système d’impression

mai 30th, 2011 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
mai, 30 2011
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La nécessité de communiquer autour de tout projet d’envergure semble une lapalissade, en tout cas en matière d’intention. Dans la réalité, les choses sont plus nuancées.

Quand il s’agit de rationalisation du parc de systèmes d’impression, la communication se limite souvent à un discours culpabilisant : vous imprimez trop, notre consommation de papier détruit trop d’arbres, votre imprimante personnelle coûte trop cher…

Bien sûr les objectifs du projet doivent être énoncés : réduction des coûts, démarche environnementale, productivité… Mais il convient également d‘informer le plus tôt possible sur les fonctionnalités supplémentaires qu’apportera le futur parc (impression sécurisée, rapidité, finition, qualité, prise en charge, assistance…). Évoquer ces fonctionnalités potentielles dès les entretiens avec les utilisateurs permet d’instaurer un vrai dialogue, de parler du changement à venir de manière positive, de recueillir les premières impressions.

Dans le même ordre d’idées, informer chaque collaborateur du déroulement de la rationalisation (inventaire, interviews, analyse, rendu des préconisations, consultations des fournisseurs, commande, déploiement) permet de donner une vision globale du projet et limite la focalisation sur le « on va me retirer mon imprimante ». Elle permet également de bénéficier de soutiens inattendus : la machine à café peut devenir le lieu où certains s’autoproclameront les champions du projet, porteurs de la bonne parole.

Enfin, communiquer tout au long du projet permet à chacun de se situer dans le temps, de se préparer au changement, d’exprimer ses craintes qui seront alors prises en charge au fur et à mesure. La communication n’est pas nécessairement très sophistiquée à chaque fois : un mail de 2 lignes suffit pour informer de la fin des opérations d’inventaire sur sites et remercier les collaborateurs de leur implication.

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Le guide Green IT du WWF

mai 26th, 2011 Posted in Bureau vert
mai, 26 2011
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Destiné aux équipes dédiées au développement durable et aux services informatiques, ce guide                 a pour vocation de favoriser la prise de conscience des impacts environnementaux des principaux           domaines du système d’information d’une organisation : logiciels, ordinateurs, téléphones mobiles,         imprimantes, serveurs informatiques. Il propose également des moyens d’action efficaces tout au        long du cycle de vie des équipements : achat, utilisation et fin de vie.

Ce guide de 24 pages a été réalisé en partenariat avec Frédéric Bordage, consultant éco-TIC chez              greenIT.fr et Françoise Berthoud, du groupe Ecoinfo du CNRS.

Vous pouvez le télécharger là Guide pour un système d’information éco responsable

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Un an déjà…

mai 23rd, 2011 Posted in ASSPI, Divers
mai, 23 2011
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Le blog de ASSPI fête ses 1 an. Eh oui !


Je vous remercie pour vos soutiens, vos visites et vos retours bienveillants.

Pour l’année à venir, je souhaite pouvoir davantage échanger avec vous sur le blog. Tous vos commentaires sont très bienvenus, qu’il s’agisse de retours d’expérience, de demande de précisions, de questions particulières, de désaccord, de compléments à un article, de demandes pour traiter un sujet (lié à l’impression ou aux marchés publics évidemment).

Très cordialement

Isabelle OBIOLS

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