TCO : Total Cost of Ownership ou coût total de possession. Ce terme est très employé en matière de coûts d’impression, peu défini.
Le concept de TCO a été développé par le Gartner Group en 1998. A l’époque, il s’agissait de permettre aux entreprises de mesurer le coût réel de leur parc de micro-ordinateurs. La méthode a depuis été appliquée pour calculer des coûts plus complexes : call centers, entrepôts de données ou encore solutions de CRM. Pour une définition plus globale, on retiendra que le TCO est la somme des coûts directs et indirects liés à l’acquisition, l’utilisation et la maintenance du capital de technologie d’information tout au long de sa durée de vie. Le TCO distingue ainsi les coûts de déploiement initial et les coûts d’utilisation récurrents, incluant la maintenance et l’administration des outils, bien sûr, mais aussi la formation des utilisateurs finaux. Outre son analyse en profondeur de l’activité, l’autre grand apport du TCO est d’apprécier les coûts dans le temps : une dimension essentielle pour évaluer des choix économiques à long terme !
En utilisant cette méthode, le Gartner Group a estimé la ventilation des coûts sur 5 ans d’une solution informatique décisionnelle : 13 % pour le matériel, 19 % pour les logiciels, 29 % de coûts de mise en place et 39 % de coûts de support et d’infrastructure (les deux derniers étant exprimés en jours / hommes). « Le coût du logiciel est l’arbre qui cache la forêt ! commente Jack Voileau, Directeur du développement des Solutions pour les ERP chez SAS France. Dans le temps, le principal enjeu pour les entreprises est de maîtriser les coûts de formation et de support », poursuit-il.
Ces constats pour les systèmes d’informatique décisionnelle peuvent tout à fait être transposés aux systèmes d’impression : le principal enjeu pour les organisations est l’accompagnement des utilisateurs vers des pratiques d’impression plus économes et plus durables et le support pour un parc fiable, évolutif et rationnel.
Aujourd’hui, le calcul de TCO pour les solutions d’impression intègrent l’acquisition du matériel, des consommables, les frais financiers, les contrats de maintenance, les interventions facturables. Il est encore difficile de mener un projet de rationalisation en intégrant les coûts de non disponibilité du matériel, de gestion de stock des consommables et des matériels, de contrôle de factures, de mésusage des matériels. Les responsables des parcs d’outils d’impression pensent qu’il s’agit d’une méthode pour gonfler les coûts initiaux et mettre en avant de plus grandes économies. Pourtant, ces coûts indirects sont bien réels et non négligeables.
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