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Rendre opérationnelle votre politique d’impression

décembre 3rd, 2013 Posted in Formation et Accompagnement

déc, 03 2013

Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression

Nous ne le dirons jamais assez : sans accompagnement des utilisateurs votre politique d’impression risque fort de rester un vœu pieux, un affichage qui cachera des réalités parfois pires que la situation antérieure.

Pour que votre politique d’impression porte ses fruits et soit effective, il faut que les utilisateurs se l’approprient, qu’ils se sentent concernés par les enjeux et la mise en œuvre.

Ces processus sont souvent longs et parfois décourageants mais la ténacité et persistance de l’accompagnement sont toujours payantes.

Quelques étapes nous semblent incontournables :

Communiquer et informer le plus en amont possible.
Consulter et écouter avant toute prise de décision
Montrer l’engagement concret de la Direction
Commencer par des actions simples, peu ou pas coûteuses, avec des objectifs facilement atteignables

Il y aura forcément des difficultés, des freins mais justement accompagner c’est aider à passer ces obstacles (pas les faire disparaître en les ignorant !).

Communiquer autour d’un projet d’optimisation

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Pourquoi auditer son parc d’outils d’impression ?

novembre 18th, 2013 Posted in Coûts d'impression, Optimisation des outils d'impression

nov, 18 2013

Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

Dans de très nombreuses structures les contraintes budgétaires ont amené à prendre des mesures pour réduire les coûts d’impression. Mais, faute d’une vision globale du sujet, les objectifs ne sont pas atteints voire les budgets d’impression ont augmenté.

En effet, quand les directions optent pour une diminution des achats de papier et de consommables sans autres mesures, les services adoptent des stratégies de contournement ou d’adaptation. Ces contraintes conduisent certaines directions à recourir à l’externalisation, tandis que l’absence de suivi ou de code d’identification par service rendent les copieurs en libre service attractifs y compris pour les gros tirages qui, s’ils devaient être dirigés vers l’atelier de reprographie, seraient comptabilisés.

Au final, la liberté dans le choix des moyens d’impression laissée aux directions conjuguée à un accès non maîtrisé à l’impression couleur conduit à une augmentation des coûts de fonctionnement globaux alors même que le volume global des impressions baissent.

L’audit permet d’éviter cet écueil car il englobe la totalité des moyens d’impression et définit une stratégie globale d’accès aux outils : maîtrise de la couleur, optimisation de l’utilisation de l’atelier de reprographie, externalisation maîtrisée…

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Après l’audit…

octobre 28th, 2013 Posted in Pilotage des parcs d'impression

oct, 28 2013

Accompagner le déploiement

Après l’audit, le plus souvent, les équipes internes (et notamment la DSI) se retrouvent seules face à un projet qui leur a un peu échappé dans les phases de démarrage.

La situation existante a été évaluée par un prestataire externe (éditeur de logiciels, fournisseur de systèmes d’impression ou consultant indépendant). Les préconisations leur ont été remises sous forme de scénarii entre lesquels il faut choisir ou qu’il faudra expliquer aux décisionnaires. Vient alors le moment où il faudra consulter les divers prestataires susceptibles de mettre en œuvre le scénario retenu. Cette phase est « facilitée » si l’étude a été menée par un juge et partie qui se contentera de remplir le bon de commande ou les contrats qui correspondent au scénario qu’il aura « vendu ». Mais dans le cadre d’une vraie mise en concurrence, l’accompagnement des équipes internes dans la transcription du scénario en cahier des charges opérationnel est indispensable.

Puis, quand le(s) futur(s) gestionnaire(s) du parc de systèmes d’impression a(ont) été retenu(s), le pilotage du déploiement nécessitera temps, disponibilité et parfaite vision des résultats attendus. Là encore l‘accompagnement des équipes internes peut constitué un véritable plus : il permet de transmettre les attentes et les exigences du projet au prestataire dans un langage commun, d’assurer un suivi très régulier (quotidien si nécessaire), de coordonner les différents intervenants et ils sont nombreux (livreurs, techniciens, responsables commerciaux, utilisateurs, service informatique, comptabilité fournisseurs, juristes,…) !

Enfin, nous avons souvent eu l’occasion de l’évoquer dans ce blog, piloter le nouveau parc est indispensable pour anticiper les évolutions, régler les éventuelles difficultés avant qu’elles ne deviennent des problèmes, s’assurer que les engagements de services sont tenus, améliorer la qualité du service rendu aux utilisateurs. Ce pilotage vient malheureusement souvent s’ajouter à la longue liste des missions de la DSI et est relégué après tous les projet urgents à mener, autant dire qu’il est au mieux laissé aux soins du prestataire mais le plus souvent oublié.

Permettre à ses équipes d’être accompagnées quelques fois (de 1 à 4 fois) dans l’année pour assurer ce pilotage, c’est s’assurer la sérénité et la productivité d’un parc toujours opérationnel, évolutif et d’une relation fournisseur constructive.

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La réduction des coûts d’impression

juin 3rd, 2013 Posted in Coûts d'impression, Spécial PME-TPE

juin, 03 2013

Audit d’impression : jusqu’à 40% d’économies

La réduction des coûts d’impression est possible pour tous les types d’entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages.

Les impératifs économiques (et écologiques) amènent de nombreuses entreprises à s’interroger sur les volumes et les coûts de leurs impressions. Réduire ses coûts d’impression passe bien par une réduction du TCO et par une réduction des volumes.

La réduction du TCO passe d’abord par la connaissance du TCO actuel. Cela peut paraître évident et pourtant de nombreuses entreprises ignorent encore combien leur coûte une page. Cela passe aussi par une meilleure adéquation des équipements avec les besoins réels. Là encore, la connaissance du parc actuel, des solutions logicielles associées, des services complémentaires et l’évaluation des besoins réels sont incontournables. Autre point sensible et fort levier d’économies, la négociation des prix et contrats (location, maintenance, achats, formation…) doit, comme dans le secteur public, non pas rechercher le moins disant mais bien le mieux disant.

La réduction des volumes devrait s’accélérer dans les entreprises car de nombreuses solutions sont à leur disposition. D’abord des solutions de gestion d’impression (impression sécurisée, routage,…) mais aussi des solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et amènent donc une diminution des flux de documents papier au profit de flux numériques. L’arrivée de nouveaux supports comme les tablettes facilement transportables et qui fournissent un bon confort de lecture va aussi sans doute contribuer à accélérer cette mutation.

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TCO KESAKO ?

mai 27th, 2013 Posted in Coûts d'impression

mai, 27 2013

Audit d’impression : la stratégie d’impression pour maîtriser les coûts des PME

Si vous vous intéressez à l’optimisation des systèmes d’impression, vous avez forcément entendu parler du TCO. Mais, comme souvent pour les acronymes et le jargon professionnel, ceux qui en parlent partent du principe que chacun sait de quoi il s’agit. Pour ma part, j’aime bien revenir à la définition précise de ce genre de termes. Ainsi, je suis sûre de les utiliser à bon escient et, en partageant la définition, je m’assure que nous parlons tous de la même chose.

Aujourd’hui, je vous propose donc de partager la définition du TCO.

Littéralement, TCO est un acronyme anglais pour désigner le coût total de possession (Total Cost of Ownership). Cette notion découle de la notion de coût du cycle de vie qui est le « coût cumulé d’un produit tout au long de son cycle de vie ». Son évaluation consiste à à chiffrer l’ensemble des coûts prévisionnels d’un produit pendant toutes les phases de son cycle de vie, depuis les études préalables jusqu’à son retrait de service. Cette évaluation inclut les coûts du produit principal ainsi que ceux de ses éléments annexes.

Ainsi le TCO d’un produit se compose de :

son coût d’acquisition,
son coût de propriété (utilisation et maintenance),
son coût de démantèlement (ou de retrait de service). Le retrait de service peut engendrer des coûts négatifs (réutilisation ou revente de certains éléments).

Prenons l’exemple du calcul du TCO d’un micro-ordinateur. Il comprend :

le prix d’achat du matériel ou le coût de location,
les coûts d’acquisition de tous les logiciels au cours de la vie de l’ordinateur,
tous les coûts d’utilisation, comme
- les réparations ;
- les services de hotline ou de helpdesk;
- mais aussi tous les coûts liés à l’installation d’un système d’exploitation (ou de nouvelles versions), de nouveaux logiciels (ou de nouvelles versions). Ces coûts qui représentent très souvent un pourcentage important du TCO sont souvent largement sous-estimés
plus les coûts de destruction, moins les éventuels gains à la revente ou au recyclage.

Pour ce qui concerne le calcul du TCO des systèmes d’impression, l’étude s’arrête souvent au coût de propriété puisque l’organisation utilisatrice ne paie pas directement le coût du démantèlement (Cf DEEE).

Le calcul du TCO d’une imprimante devrait s’approcher de l’exemple précédent. Mais, les coûts liés aux changements de versions de drivers, à l’assistance aux utilisateurs, au changement des consommables, à la mauvaise utilisation des fonctionnalités sont très souvent sous-évalués voire non pris en compte.

Réduction des coûts: bien sûr mais pas seulement

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Impressions sécurisées

avril 29th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

avr, 29 2013

Impression inutile et non-sécurisée

Les solutions d’impressions sécurisées gagnent du terrain. Elles sont de plus en plus choisies comme outil d’aide à l’optimisation des systèmes d’impression. Mais en quoi consistent-elles ?

Les solutions logicielles et matérielles proposant la fonctionnalité « impression sécurisée » sont nombreuses et variées mais elles fonctionnent toutes sur le même principe. Ces solutions consistent à passer par une file d’impression particulière. L’utilisateur lance son impression sur cette file en toute transparence pour lui. Le document est alors stocké sur un serveur et son impression sera libérée par l’utilisateur lui-même grâce à un badge ou un code qu’il activera une fois devant le système d’impression.

Les avantages pour l’utilisateur sont nombreux :

La confidentialité de ses documents est garantie
La sécurité de récupération des documents est assurée (nul ne partira avec mes impressions par inadvertance)
L’impression à la demande permet de stocker des documents régulièrement utilisés et de les imprimer au fur et à mesure des besoins
L’impression suit l’utilisateur où il se trouve : il peut imprimer sur n’importe lequel des systèmes d’impression reliés au serveur
L’impression n’est pas bloquée par un incident mécanique

Pour être parfaitement transparent, elle a également quelques inconvénients :

Elle peut ralentir le processus d’impression selon le dimensionnement du serveur, des « tuyaux » et le nombre d’usagers
Elle oblige à attendre devant la machine la sortie d’un document volumineux : un document de 200 pages demande 10 minutes sur un multifonction de 20 pages/minute (petits groupes de travail) et 5 minutes sur un matériel de 40 pages/minute (matériel mutualisé). Or, 5 minutes ça paraît long lorsqu’on est debout devant une machine dans un couloir.
Elle oblige à avoir un badge ou un code : c’est un avantage pour ceux qui souhaitent limiter les impressions aux usagers internes. Cela oblige à une gestion plus importante en environnement ouvert (invités, usagers temporaires).

La balance penche tout de même du côté de sa mise en place. En effet, pour les équipes chargées de la gestion des systèmes d’impression, elle apporte des outils de suivi et de contrôle. Elle permet de limiter les volumes. En particulier, elle permet de supprimer automatiquement les fichiers d’impressions qui ne sont pas libérés au bout de 24H et évite ainsi au personnel de ménage de remplir les corbeilles avec des pages qui n’ont pas été récupérées par leurs émetteurs (5% en moyenne du volume total).

Ces solutions ont un coût qu’il faut ajouter aux coûts des systèmes d’impression. mais le retour sur investissement est très rapide : la location de la solution est quasiment financée uniquement avec l’économie générée par la non impression des documents qui ne sont pas récupérés par leurs émetteurs.

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Les éléments de la politique d’impression

avril 22nd, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

avr, 22 2013

Une politique d’impression progressive

La mise en place d’une politique d’impression constitue très souvent le cœur de l’optimisation des systèmes d’impression. Elle permet de définir les actions et les choix pour le futur parc. Elle permet également de définir un cadre pour les évolutions futures (extensions du parc qui suivront les mêmes règles, ouverture de nouveaux suites, extension de l’optimisation…).

Compte-tenu des objectifs à atteindre, elle se doit d’être pragmatique et surtout de permettre à chacun de s’approprier les nouveaux outils et leur usage. Dans l’absolu, elle devrait également prévoir les outils et moyens de mesure qui permettront de s’assurer de la mise en œuvre effective des changements.

A minima, une politique d’impression doit définir :

Les règles d’implantation des matériels : distance, nombre d’utilisateurs, caractéristiques techniques, …
Les règles d’affectation et d’accès : limiter, autoriser, authentifier les accès des utilisateurs.
Les règles d’usage : répartition des travaux entre les différentes technologies, entre le libre-service et le service reprographie, usage de la sous-traitance…
Les bonnes pratiques d’impression : recto-verso par défaut, usage de la couleur maîtrisé, …

Elle devra être connue de tous. Ainsi, la communication et la formation sont deux éléments indissociables de la politique d’impression.

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Indépendance du consultant ?

mars 18th, 2013 Posted in ASSPI, Divers

mar, 18 2013

1 Commentaire »

Comme vous le savez nous sommes totalement indépendants des distributeurs et constructeurs de photocopieurs et nous sommes très attachés à cette indépendance.Elle fait partie de notre éthique.

L’intégrité du consultant fait partie de nos engagements, garantis à nos clients, au même titre que les délais, les livrables et le prix.

De nombreuses structures se sont spécialisées dans l’optimisation des systèmes d’impression mais, pour certaines, les raisons de cette spécialisation sont peu avouables. Certaines ont en effet trouver un modèle économique très rentable qui consiste à proposer leurs services contre une rémunération au % d’économies. Cette proposition alléchante pour le client cache en fait plusieurs travers. D’abord pour être sûrs d’être le mieux rémunérés possible, ces consultants n’hésitent pas à vous préconiser des matériels à minima (les plus petits possibles, le moins possibles…) et des services à minima (pas d’engagements de service permet d’obtenir un prix copie bas, un forfait fixe de maintenance permet de minimiser le coût théorique car on ne tient pas compte des pages supplémentaires…). Mais, en plus, ils sont rémunérés en parallèle comme apporteurs d’affaires par le fournisseur qu’il ne manqueront pas de mettre en avant auprès de vous (quand ils ne sont pas directement financés par ce même fournisseur).

D’autres structures ont des liens très étroits avec un ou deux fournisseurs qui leur apportent des audits à mener et auxquels elles apportent des parcs à déployer. Leur offre paraît saine. Elles vous vantent leur indépendance financière (les liens d’actionnariat direct sont parfois transparents, parfois très bien cachés). Mais quand vient le moment de vous assister dans la rédaction de votre cahier des charges, le consultant vous explique qu’il ne serait pas très judicieux d’être trop exigeant sur les délais d’intervention, qu’il vaudrait mieux exiger telle solution logicielle plutôt que de laisser trop de liberté de proposition aux candidats. Bref, il fait en sorte que son « poulain » ait le plus de chances possibles d’être retenu, voire d’être le seul à pouvoir répondre.

Même s’il est parfois difficile de détecter ces « liens », certains indices peuvent vous alerter : la rémunération au pourcentage, les activités annexes de l’entreprise (distribution de matériels, de logiciels…), l’actionnariat de l’entreprise, ses références (appelez les et demandez quel fournisseur a été retenu au final…).

Une des raisons qui a poussé Isabelle Obiols à créer ASSPI, c’est sa conviction que seul un regard objectif peut vous aider à mener à bien vos projets. Elle a un réel intérêt à découvrir et comprendre votre organisation, une vraie motivation à vous conseiller et à vous aider dans vos choix, une vraie satisfaction à voir ses préconisations fonctionner. Son intégration dans une coopérative d’activités vous garantit cette éthique.

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Accompagner le déploiement

février 25th, 2013 Posted in Divers, Pilotage des parcs d'impression

fév, 25 2013

Définition du comité de pilotage

Ca y est ! Le spécialiste que vous aviez mandaté pour réaliser l‘audit de vos systèmes d’impression a rendu son rapport. Vous avez choisi le scénario d’implantation que vous allez mettre en place et son phasage. Vous avez consulté les entreprises susceptibles d’être vos partenaires dans cette aventure et vous avez choisi l’heureuse élue. OUF ! Vous allez enfin passer à un autre projet !

Pas si sûr…

Vous êtes effectivement arrivé au terme des étapes les plus longues et les plus consommatrices de ressources. Il serait donc dommage de gâcher cet important investissement en ratant l’implantation du parc et des usages que vous avez choisis avec tant de soins. Une installation laborieuse, des dysfonctionnements qui durent quelques temps, des formations expédiées en 10 minutes par le technicien qui a fait l’installation, des matériels non paramétrés, …tous ces joyaux de l’installation « classique » peuvent très vite faire basculer vos utilisateurs dans le camp des résistants et faire de votre quotidien un enfer pendant plusieurs semaines.

Même si votre nouveau partenaire est un professionnel des systèmes d’impression et de l’impression en général, il ne connaît pas suffisamment votre structure et vos ambitions pour ce projet. De plus, ses intérêts sont quelques peu contradictoires avec les vôtres : il souhaite y passer le moins de temps possible et y dédier uniquement le personnel qualifié (et donc cher) strictement nécessaire au fonctionnement des matériels. Vous souhaitez qu’il prenne le temps de faire une installation complète (y compris les paramétrages par défaut que vous avez définis), qu’il vous dédie ses meilleurs interlocuteurs qu’il s’agisse de formations des utilisateurs, d‘installation informatique ou de gestion de la relation client.

Il est donc indispensable de préparer le déploiement en définissant vos exigences en termes de niveaux de services, de timing…

Il peut être alors judicieux de se faire accompagner par le spécialiste qui a réalisé l’étude et les préconisations : il connaît bien votre organisation (il a passé quelques semaines avec vous), il connaît bien les organisations des entreprises spécialistes du monde de l’impression (il en est souvent issu) et il maîtrise parfaitement les tenants et les aboutissants de votre projet (il a été votre partenaire dans sa conduite).

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