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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Pourquoi des comités de pilotage ?

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Les parcs de systèmes d’impression et leur gestion sont de plus en plus souvent confiés aux Directions Informatiques.
Or, celles-ci ont l’habitude de gérer leur projets avec des comités de pilotage et des comités de suivi. Elles amènent donc leurs pratiques dans un secteur qui était plutôt le domaine de la gestion tous les 3 ans au moment du renouvellement.

Ainsi, le comité de pilotage est créé dans le cas d’un « nouveau système d’information » ou dans le cas d’une « évolution stratégique d’un système d’information existant ».
Il est généralement issu de la maîtrise d’ouvrage.

Il comprend :
· un président,
· des représentants des directions centrales concernées,
· le chef de bureau de la DSI concerné,
· le directeur de projet,
· des experts du domaine.
Le comité de pilotage est chargé de :
· piloter la phase de développement du système d’information (déploiement du parc),
· suivre l’avancement du projet conformément aux objectifs fixés (s’assurer du respect des délais de livraison),
· décider des priorités à donner aux diverses actions,
· valider les différentes étapes du projet (livraison, installation, formation utilisateurs, livraison de consommables…),
La fréquence de réunion de ce comité est fixée en fonction de la durée du projet (le rédacteur du compte-rendu est choisi par le
comité ; le compte-rendu est approuvé par le président avant diffusion).

Le comité de suivi et validation est une structure mise en place à partir de la mise en exploitation du produit et pour toute sa durée de vie. Ce comité est généralement issu du comité de pilotage.
Il comprend :
· un président
· des représentants des directions centrales concernées,
· le chef de bureau de la DSI concerné,
· des représentants de l’équipe produit (le correspondant fonctionnel, le chef de produit DSI),
· des experts du domaine.
Le comité de suivi et validation est chargé de :
· piloter les évolutions réglementaires ou fonctionnelles du produit (évolutions technologiques, équipements sur ou sous exploités…),
· suivre l’avancement des évolutions du produit, conformément aux objectifs fixés (suivi des objectifs d’économies, des volumes imprimés…),
· décider des priorités à donner aux diverses actions (maintenance, mouvements de parc…),

Cette organisation qui a fait ses preuves en termes d’efficacité pour adopter et déployer un nouvel ERP fera également ses preuves pour le déploiement et le suivi d’un parc d’impression optimisé.

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Résultats de l’étude PAP 50 Public

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Après la sortie en 2010 du PAP 50 Entreprises1, Riposte Verte et le WWF France publient aujourd’hui le PAP 50 Public qui évalue la politique d’achat, consommation et recyclage du papier de 50 grandes institutions publiques et administrations françaises. Cette étude révèle que même si une majorité d’institutions ou d’administrations ont formalisé une politique papier, il existe encore un écart considérable entre les objectifs fixés par le Grenelle de l’environnement et les performances constatées dans l’étude.

Après avoir analysé la politique papier de 50 grandes entreprises en 2010, le Comité PAP50 (Riposte Verte/WWF) analyse celle de 50 grandes institutions et administration françaises (l’Elysée, les services du Premier Ministre, 12 ministères, 22 régions, les 10 plus grandes villes françaises et 4 organismes publics ou semi-publics) concernant leur consommation de papier,la proportion de papier responsable utilisée et les actions mises en place pour optimiser le recyclage dans leurs bureaux.

>> Seulement 1 papier sur 5 est recyclé dans le secteur tertiaire

Les résultats du recyclage sont décevants et préoccupants. Dans le secteur tertiaire en France, seulement1 papier sur 5 est recyclé. Plus grave, dans le bilan 2010 du Plan « État Exemplaire », qui mesure les performances des institutions face aux objectifs fixés dans le cadre du Grenelle, la partie recyclage n’est pas traitée, faisant craindre qu’aucun indicateur n’ait été mis en place. Le recyclage permet pourtant de créer de l’emploi non délocalisable à travers les filières du tri et de la collecte. De plus, le papier recyclé a un bilan environnemental meilleur que le papier fibres vierge.

>> Un manque d’exemplarité des institutions et administrations phares du service public

Sur les 50 grandes institutions et administrations publiques françaises enquêtées, seules 11 institutions et administrations dépassent la moyenne (51,5 sur 100).
Par ailleurs, les objectifs sur le papier définis dans la circulaire « Etat exemplaire » relative au Grenelle de l’Environnement n’ont dans l’ensemble pas été atteints, puisque seuls deux ministères réussissent à valider les trois objectifs du Grenelle concernant le papier.Le secteur du papier est pourtant l’un des plus matures concernant la consommation raisonnée,l’achat responsable et le recyclage.

>> Une politique papier responsable, c’est possible et maintenant

Les résultats du PAP50 Public démontrent que tout n’est pas si noir et que des acteurs ont déjà des politiques papier exemplaires. A ce titre, la note moyenne du PAP50 public obtenu par ceux qui ont répondu est meilleure que celle du PAP50 Entreprises de 2010 (51,5 sur 100 contre 43 sur 100).

Félicitations au ministère des Affaires Etrangères et Européennes, au Conseil régional Ile-de-France, au Pôle emploi et à la ville de Strasbourg qui démontrent qu’il est possible d’avoir une politique papier exemplaire quel que soit le type d’institution (ville, conseil régional, ministère, etc.).

« Chaque institution a reçu des recommandations personnalisées qui devront être mises en place pour améliorer la gestion du papier dans le secteur public», rappelle Valéry Hergott, directeur de Riposte Verte et membre du Comité PAP50.

Pour en savoir plus : Le rapport PAP50 Public est téléchargeable sur le site www.riposteverte.com/observatoire

Sources : Riposte verte

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Le dernier rapport d’AIIM (association for information and image management) devrait définitivement tordre le cou au mythe du bureau sans papier. Parmi ses 65000 membres, cet organisme de normalisation indépendant a retenu un panel de 395 personnes qu’il a interrogées entre novembre 2011 et janvier 2012.

Intitulée « The Paper Free Office – dream or reality ? », l’étude qui en est ressortie pointe des usages rarement mis en avant. On apprend ainsi que les factures numériques ne freinent pas la consommation de papier, loin s’en faut : 77 % des factures PDF sont imprimées dans la foulée, et plus d’une fois pour 10% d’entre elles. Dans 16 % des cas, ces factures transformées en papier sont à nouveau numérisées.

Concernant la capture, près des deux tiers des personnes interrogées scannent les documents sans en extraire des données susceptibles d’alimenter une GED ou un processus métier. Tous ces documents numérisés sont à 45% des documents numériques à l’origine et auraient pu rester à l’état numérique s’ils n’avaient nécessité une signature manuscrite.
Autres informations, 20% environ des organisations scannent leur courrier entrant tandis qu’elles sont 41 % à utiliser une digital mailroom (capture et distribution automatique et digitale des documents). 57% des projets de numérisation et de capture commenceraient à être rentables au bout de 18 mois ( 42% au bout de 12mois ), avec en moyenne des temps de traitement deux à trois fois plus rapides.

Enfin, AIIM voit dans les grandes entreprises de meilleures élèves que les PME. Les petites structures imprimeraient et photocopieraient plus mais la tendance générale est toutefois à la baisse. Les répondants estiment en outre que l’adoption d’une politique 100 % numérique ferait gagner à leur entreprise 15 % d’espace de stockage physique de locaux en seulement une année, et 35 % au bout de cinq ans, avec à la clé une réduction de 8 % des coûts de gestion des archives.

Source : Printnews.

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La Poste et la collecte de papier de bureaux

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La Poste a annoncé lundi 7 novembre 2011 le lancement d’une filiale dédiée à la collecte de papiers de bureau à recycler, fonction qui sera assurée par les postiers auprès de petites structures, avant un tri effectué par une entreprise spécialisée dans laquelle le groupe vient d’ investir. Visant les TPE/PME et les collectivités locales, « cette nouvelle activité s’appuie sur les moyens industriels du groupe et le professionnalisme des facteurs qui, venus pour collecter ou distribuer le courrier dans une entreprise, repartent avec les papiers de bureau à recycler », selon le communiqué de La Poste.

Ces petites structures produisent entre 500 000 et 900 000 tonnes de papier non collecté par an selon l’Agence pour la maîtrise de l’énergie (Ademe), a précisé un porte-parole de l’entreprise. « Notre objectif est de capter 20 % de ce flux d’ici 2015″, a-t-il ajouté. La Poste indique avoir racheté 66 % de la société Nouvelle Attitude (le reste du capital restant entre les mains des deux fondateurs), spécialisée dans le recyclage de papiers de bureau, et qui devient une nouvelle filiale du groupe.

Nouvelle Attitude, « entreprise d’insertion par l’activité économique » conventionnée par l’Etat et le Pôle emploi, emploie actuellement « une trentaine de personnes ». Elles trieront le papier collecté par les facteurs, qui sera ensuite « transmis à des papetiers-recycleurs situés à proximité ». Après une expérimentation dans l’Essonne, cette nouvelle activité est étendue à  partir de ce jour dans le Loiret, l’Eure-et-Loir et les Yvelines, « avant une généralisation progressive à l’ensemble du territoire en 2012″, est-il précisé.

Aucune embauche spécifique de postiers n’est prévue, mais La Poste indique que cette activité sera « créatrice d’emplois de proximité puisque Nouvelle Attitude va, au fur et à mesure de la montée des demandes de collecte, créer de nouveaux emplois d’insertion ».

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Votre auto-diagnostic environnemental

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Si vos organisations (secteur tertiaire) sont en passe de prendre de bonnes résolutions pour 2012, vous pouvez les aider grâce à l’outil d’auto diagnostic environnemental de Riposte Verte.

Cet outil libre d’accès vous permet, après avoir rempli un questionnaire de 20 minutes, de récupérer votre bilan environnemental et un plan d’action.

Suivez-le guide…

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Guide des achats pour un bureau vert

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  1. l est recommandé de demander aux fournisseurs et fabricants d’éliminer le plus possible les emballages excessifs.
  2. Lors de l’achat de photocopieurs ou d’imprimantes, opter pour des appareils offrant l’option recto verso et d’autres fonctions à portée environnementale, par exemple les photocopieurs munis d’une fonction de veille automatique pour économiser l’énergie ainsi que des appareils EnergyStar.
  3. Lors d’achat de télécopieurs, favoriser ceux qui permettent de programmer la fréquence d’impression des reçus. Il est recommandé d’utiliser le papier standard, beaucoup plus économique que les rouleaux de papier thermique.
  4. Favoriser l’achat du papier recyclé en ajoutant à vos commandes des normes et spécifications qui privilégient au maximum les matériaux recyclés, dont une forte proportion de matière postconsommation. Dans le cas des produits comme les enveloppes et les chemises, il est préférable d’utiliser des produits non blanchis.
  5. Choisir des fournitures écologiques, réutilisables et durables.
  6. Utiliser de préférence des cartouches recyclées (comme les cartouches de poudre remises en état).
  7. Pour l’impression publicitaire, demander aux imprimeurs d’utiliser des encres végétales et éviter les encres métalliques, fluorescentes, et celles à base de pétrole. Les encres végétales couvrent une plus grande superficie pour une quantité donnée et sont plus faciles à enlever durant le recyclage que les encres à base de pétrole.
  8. Envoyer le matériel usagé dans des organismes d’économie sociale ou dans des écoles afin de prolonger leur durée de vie.
  9. Favoriser l’achat de grands écrans pour faciliter la lecture des documents à l’écran.
  10. Donner des références telles que l’ADEME.

Sources : Desjardins

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Faut-il imprimer en couleur ?

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Selon une enquête Ipsos réalisée pour Lexmark en juillet 2011, 28% des employés de bureau européens ne sont pas convaincus d’avoir réellement besoin de l’impression couleur, même s’ils en reconnaissent les bénéfices. L’étude, menée auprès de 970 employés de bureau à travers 12 pays européens, pointe les principales motivations pour imprimer en couleur : des documents plus attractifs (54%), une image plus professionnelle (41%) et davantage d’attention de la part du lecteur (29%).
Parmi les répondants, 68% déclarent que leur entreprise imprime moins d’un quart de leurs documents en couleur. Priorité est faite aux photos (52%), aux présentations (47%) et aux brochures (34%).

Pour Lexmark, l’étude montre que les craintes liées à l’absence de maîtrise des coûts engendrés par l’usage de la couleur poussent les entreprises à continuer à imprimer en noir. Et le constructeur américain a beau jeu d’avancer que ces réticences pourraient être infondées si sont mises en place une optimisation du parc en fonction des besoins métiers, et une politique d’impression couleur reposant sur un accompagnement des utilisateurs et la possibilité de limiter l’accès à l’impression couleur au sein de l’entreprise.

Au-delà du facteur coûts, près d’une personne sur 10 n’a, selon l’enquête, pas accès à une imprimante couleur tandis que 4% des personnes interrogées affirment qu’imprimer en couleur, ne fait pas partie de leur politique d’entreprise.

« L’impression couleur est souvent perçue comme un « plus » à défaut d’une pratique courante même si la majorité des interrogés reconnait l’aspect plus professionnel que donne un document imprimé en couleur », analyse Etienne Maraval, directeur marketing de Lexmark France.

Sources : Printnews

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Informatique et consommation électrique

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L’informatique représenterait un cinquième de la consommation énergétique globale des bureaux franciliens. C’est l’un des enseignements du bilan de l’Arene-IDF sur les consommations d’énergie dans les bureaux. Réalisée par le réseau Rose (Réseau Observatoire et Statistiques de l’Energie), cette étude porte spécifiquement sur des secteurs où l’informatique est prépondérante dans les métiers exercés.

BUREAUTIQUE : 25 % DE LA CONSOMMATION D’ÉLECTRICITÉ FINALE

Selon les conclusions de cette étude, les consommations d’énergie des activités de bureaux en Ile-de-France s’élèvent à 16,6 TWh pour 55,8 millions de m2 de surfaces de bureaux. Sur les 16,6 TWh, la bureautique représente 16 % de la consommation totale d’énergie soit 2,6 Twh. La bureautique n’étant alimentée que par l’électricité, la part de la bureautique monte à 25 % de la consommation d’électricité finale (part la plus importante après l’éclairage et les usages spécifiques – 31 %).

DES ÉCARTS EN FONCTION DES SECTEURS D’ACTIVITÉ

Ramenée au secteur d’activité, la bureautique représente 18 % de la consommation finale du secteur finance-informatique-télécom (643 GWh) et 27 % de la consommation d’électricité, à part égale avec l’éclairage et autres spécifiques. Pour le secteur public, cette part passe à 12 % de la consommation finale (465 GWh) et 27 % de la consommation d’électricité.

Enfin, dans les autres secteurs du privé, la bureautique pèse 17 % de la consommation finale (1557 GWh) et 24 % de la consommation d’électricité. Un dernier chiffre à relativiser en raison du grand nombre de branches métiers regroupées dans cette troisième catégorie.

Source : Riposte Verte

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La DEEE

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De loin, la démarche la plus efficace pour réduire l’empreinte écologique des Equipements Electriques et Electroniques (EEE). le reconditionnement est aussi la plus intéressante pour toute une frange de la population qui ne cherche pas ou ne peut pas acheter des équipements neufs.

Bref, le marché de l’occasion de qualité (matériel reconditionné) réduit la fracture numérique.

Malheureusement, la France ne parvient toujours pas à développer le reconditionnement des équipements. Bien que financée par les consommateurs (éco-taxe), la filière grand public est gérée par des éco-organismes au service des fabricants. Ces derniers, on s’en doute, privilégient la destruction de matériel en état de marche, plutôt que son reconditionnement.

En 2010, l’éco-organisme français Eco-systèmes a collecté un peu plus de 310 000 tonnes de DEEE, soit 29 millions d’appareils électroménagers et électroniques. C’est 7 millions de plus qu’en 2009.

Malheureusement, à peine plus d’1% des équipements collectés (428.600 appareils) – gros et petit électroménager, écrans de télévisions, ordinateurs – ont été reconditionnés. C’est à peine 0,8 % du total des équipements émis en France la même année.

Pour la CLCV (Confédération de la Consommation, du Logement et du Cadre de Vie), il apparaît donc essentiel que les professionnels de la distribution mettent plus en avant la reprise, et ce d’autant plus que les consommateurs sont favorables à ce geste de tri.

Ainsi, 93 % du panel se dit prêt à rapporter des petits appareils électriques ou électroniques usagés dans des contenants libre-service en magasins. Les consommateurs sont d’autant plus en droit d’attendre que ce dispositif fonctionne à plein qu’ils le financent par l’éco-participation qu’ils payent lors de l’achat.

Par ailleurs, l’utilité du dispositif de collecte repose sur la recyclabilité des équipements électriques et électroniques. Il est donc impératif que les producteurs mettent sur le marché des produits réellement éco-conçus pour optimiser leur fin de vie.

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L’empreinte carbone de nos impressions

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L’empreinte carbone est le poids de carbone qui a été nécessaire pour concevoir, fabriquer, transporter, utiliser et éventuellement détruire l’objet.

Imprimer une page, nécessite de fabriquer une imprimante, du papier et de l’encre, les transporter jusqu’à son utilisateur et d’assurer leur destruction une fois utilisés. Il faut donc compter la fabrication, le transport et l’utilisation proprement dite (de quelle energie a-t-elle besoin ?) et ne pas oublier d’inclure sa destruction ou son recyclage. Maitriser son impact sur l’environnement, commence donc par mesurer ce qu’on fait, même lorsqu’il s’agit d’imprimer une simple feuille de papier.

Lexmark a donc essayé de calculer l’empreinte carbone d’une page imprimée avec une imprimante jet d’encre multifonction. On notera que Lexmark a choisi une imprimante jet d’encre. Une imprimante laser a une empreinte écologique bien plus importante. Sa consommation d’electricité est netement plus importante et le processus de fabrication plus complexe faisant appel à des produits complexes comme des semi-conducteurs ( le tambour) et des générateurs de laser.

Dans son étude annuelle sur les impressions et l’utilisation des imprimantes en mode privé ou professionnelle Lexmark a estimé à 68% la part due à l’utilisation d’une imprimante. C’est-à-dire que : la fabrication, le transport et le recyclage des imprimantes ne contribuent pas à plus d’un tiers (32%) de l’empreinte écologique d’une impression avec une imprimante jet d’encre multifonction. Ce que sous entend Lexmark aussi, c’est que si vous voulez réduire votre impact sur la nature vous devez le faire vous-même, ne demander pas aux fabricants d’imprimantes de faire des efforts…

Le Papier représenterait 47 % de l’empreinte carbone et serait donc la première cause d’émission de gaz à effet de serre.

La consommation énergétique contribuerait à environ 10%. Mais attention, uniquement pour une imprimante jet d’encre. Une imprimante laser consommerait beaucoup plus.

L’encre, serait pour seulement 11% du bilan carbone d’une impression.

Ces données sont bien entendu à nuancer sachant qu’elles ont été publiées par un constructeur d’imprimantes mais elles recouvrent une réalité.

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