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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le contrat coût à la page

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Promu par les fabricants de copieurs puis par les constructeurs d’imprimantes, le fameux contrat de coût à la page est devenu Le modèle économique sur lequel se construit la majorité des politiques d’impression. Il couvre aujourd’hui toutes les typologies d’entreprises qui souhaitent globaliser leurs coûts de fonctionnement. Matériel, consommables, maintenance, le service de facturation à la page fédère toutes les charges pesant sur des imprimantes ou des copieurs. Un principe en apparence simple. On peut en effet le voir comme un forfait « tout compris », identique à ce que l’on trouve dans le monde de la téléphonie ou de l’automobile. La formule rassure bon nombre d’entreprises qui n’ont plus qu’à s’acquitter d’une facture mensuelle ou trimestrielle pour accéder à une infrastructure d’impression, en gardant le choix d’acheter ou de louer l’équipement.

Attention cependant à  la volumétrie inadaptée qui plombe le contrat, le matériel surdimensionné qui fait grimper le TCO (coût total de possession) ou encore les mauvais choix de financement qui asphyxient la trésorerie … des écueils existent mais le contrat de coût à la page n’est que la somme de compromis, une négociation où chaque partie doit trouver son intérêt.

« Le contrat coût à la page séduit désormais tous types de PME, y compris celles de moins de 10 employés », constate Daniel Mathieu, directeur du marketing, de la communication et du développement durable de Konica Minolta Business Solutions France. « Selon une dernière étude sur l’impression menée par GFK, 17,5% des entreprises ont déjà souscrit à un contrat coût à la page. Elles souscrivent même de plus en plus fréquemment à un tel contrat pour les imprimantes.

Source : Printnews

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Les enjeux de la gestion du parc de systèmes d’impression sont souvent sous estimés, et pourtant…

L’enjeu financier n’est plus à démontrer : l’impression représente jusqu’à 3% du CA de l’entreprise, mais il faut aussi considérer que, face à la nébuleuse des factures des prestataires, au moins un de nos collaborateurs passe chaque trimestre un temps non négligeable à vérifier, contester, réclamer, enregistrer avoirs et factures…Si ce n’est pas le cas, je vous encourage à mettre cette tâche à l’ordre du jour, les surprises sont fréquentes.

L’enjeu de productivité mérite une attention particulière : les engagements de services en termes de délais et de disponibilité du parc font souvent plusieurs pages dans les présentations des fournisseurs, dans la réalité… dans la réalité, je donne des cours dans un centre d’apprentissage et j’ai besoin de copier des documents pour mes élèves. Le copieur est en panne une semaine sur deux, pas réparé d’un jour à l’autre, plein de toner le lendemain du passage du technicien… bref, un cauchemar alors que la fonction est vitale et que le fournisseur a répondu à un appel d’offre public avec des clauses très strictes…

L’enjeu d’évolution du parc est trop souvent pris en compte 6 mois avant la fin du contrat de location, délai qui permet tout juste de faire faire 3 devis sur les bases du parc actuel. Dans le meilleur des cas, nous rencontrons un vendeur qui a bien en tête les primes qui lui sont promises pour la vente des produits stratégiques et nous informe des nouveautés, dans le pire des cas, nous rencontrons un vendeur qui doit faire du chiffre rapidement et se contente de chiffrer votre configuration actuelle en vous promettant une remise exceptionnelle.

La mise en place de comités de pilotage trimestriels ou semestriels (selon la taille du parc) vous permet de:

  • faire savoir à votre fournisseur que vous êtes un partenaire avisé et attentif,
  • l’obliger à mettre en place de vrais plans d’action et de suivi,
  • lui demander de vous informer des évolutions technologiques,
  • construire en commun un plan de progrès pour une évolution continue,
  • établir une relation de partenariat (et non client/fournisseur, acheteur/vendeur) avec des interlocuteurs autres que le commercial (responsable technique, responsable administratif…).

Pour être efficaces, ces comités doivent avoir des objectifs et un contenu précis et concis. ASSPI vous propose de vous aider à les mettre en place.

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Le mode recto verso

Voilà une caractéristique technique à l’atout imparable : en imprimant sur les deux faces d’une feuille, on peut raisonnablement espérer économiser 50 % de papier. Le mode recto verso est une carte maîtresse que jouent bon nombre de constructeurs. La technologie qui consiste à fluidifier le retournement automatique d’une feuille est largement maîtrisée mais ne s’improvise pas pour autant… Attention à la vitesse, si les meilleurs dispositifs provoquent un ralentissement à peine perceptible lors de l’impression, d’autres se montrent beaucoup plus lents. Et s’il fait perdre du temps, le mode recto verso devient pénalisant. Dans ces conditions, beaucoup préféreront imprimer page par page, surtout s’il s’agit de documents longs, mais seulement s’ils le peuvent : le mode recto verso est quelquefois imposé par le gestionnaire de parc quand ce n’est pas par la machine elle-même. En plus de droits définis par le politique d’impression de l’entreprise, il faut idéalement associer de la souplesse aux usages. En complément du mode recto verso, la possibilité de pouvoir imprimer plusieurs pages d’un document sur une même feuille est un autre moyen d’éviter le gaspillage.

La gestion des consommables

Le papier et l’encre ont eux aussi un impact sur les économies et l’environnement. Au delà des certifications, l’usage de papier recyclé, même s’il parait évident, n’est pas toujours systématique et quelquefois tout bonnement impossible parce que le périphérique d’impression n’en accepte pas ! Les supports recyclés offrent pourtant une qualité très acceptable pour beaucoup de travaux d’impression au bureau.

L’encre qui entre dans la composition des cartouches et toners n’a plus aucune raison d’être polluante : qu’il s’agisse d’encre à pigments naturels, d’encre solide ou de toners polymérisés, les matières premières exploitées sont plus propres, et les cycles de fabrication chimique sont encadrés par des certifications et des labels qui attestent de conditions de production écologiques et peu énergivores. Utile lorsque cela ne va pas à l’encontre de la qualité, de plus en plus d’imprimantes intègrent un dispositif permettant de régler la consommation d’encre lors d’une impression. La capacité des cartouches n’est pas non plus à négliger. Une contenance plus grande est un facteur d’économie autant qu’une garantie de production générant moins de déchets.

Le recyclage

Les cartouches qui ne sont pas recyclées et ne bénéficient pas d’un programme de collecte mis en place par les fabricants sont à proscrire. Attention également à l’encre recyclée dont la traçabilité est inexistante. Enfin, la fin de vie d’une imprimante ou d’un scanner doit avoir le moins d’impact possible.  Sans être à la pointe, le secteur de l’impression et ses filières se sont fortement impliqués dans ces enjeux environnementaux. Bon nombre de fabricants exploitent déjà des matériaux plus verts. Jusqu’à quel degré ? Le plus simple est de le leur demander avant d’acheter une nouvelle machine.

L’économie d’énergie

En attendant l’improbable imprimante équipée de panneaux solaires ou d’un réservoir à hydrogène, la consommation d’électricité doit être maîtrisée. Associés à des modes de veille peu gourmands, les choix des matériels labellisés se révèlent payants. L’expertise des constructeurs permet de répondre aux exigences écologiques et contribue à réaliser des modèles de plus en plus économes, notamment pour la production de chaleur nécessaire au four. Avec des dispositifs proches de celui utilisé par les plaques chauffantes à induction, les matériaux exploités aujourd’hui ne demandent quasiment aucun délai de préchauffage pour imprimer. Le processus de cuisson de la feuille sollicitant à la fois le papier et l’encre, un autre enjeu consiste à déposer le moins de toner possible sur la page pour dépenser moins d’énergie. Et dans ces domaines, les fabricants ont enregistré de réels progrès ces dernières années. Pas de façon spectaculaire pour le gain en électricité ni les émissions de CO2 mais suffisamment toutefois pour encourager d’autres développements.

Source : Printnews

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Certains se rappelleront peut-être qu’en 1975, le magazine Business Week annonçait que l’avenir était au « bureau sans papier ». Or jusqu’à présent peu d’entreprises fonctionnent sans un minimum de supports imprimés. Même si le “travail de bureau” est de plus en plus mobile, l’impression demeure encore nécessaire : que ce soit pour les commerciaux souhaitant apporter des changements à une présentation de dernière minute, pour les cadres en déplacement ou pour les collaborateurs nomades.

Le nomadisme étant en forte croissance dans les entreprises, le pouvoir d’imprimer n’importe où est donc aujourd’hui une véritable attente. Aussi les nouvelles solutions d’impression offrent un certain confort, tout en permettant des économies potentielles sur les installations informatiques.

Gartner estime qu’en 2013 et à l’échelle mondiale, les téléphones mobiles et les smartphones deviendront l’outil de prédilection pour se connecter à Internet, et ce loin devant les PC. Dans ce contexte d’évolution technologique, il devient important pour les entreprises de rester au fait des dernières applications Internet et autres solutions SaaS (Software as a Service), afin d’être à même de répondre aux besoins de collaborateurs de plus en plus nomades.

Il existe plusieurs profils de travailleurs nomades : les commerciaux et les consultants souvent en déplacement, les télétravailleurs exerçant leur profession à domicile ou parfois dans les locaux de leurs clients, et les collaborateurs nomades amenés à travailler sur plusieurs sites. Selon une récente étude réalisée par IDC, leur nombre dans le monde devrait dépasser cette année la barre du milliard, atteignant en 2013 les 129,5 millions (soit 50,3% de la population active) en Europe de l’Ouest, loin devant les Etats-Unis.

La mobilité offre des avantages considérables, parmi lesquels une plus grande souplesse dans l’organisation du travail ainsi que dans la réduction des coûts. Elle peut également avoir des conséquences sur la sécurité des données si on ne la maîtrise pas. Or le déploiement de la sécurité est encore à la traîne derrière la croissance rapide des technologies. Pour se protéger contre la perte et la fuite de données, les chefs d’entreprise cherchent à s’assurer que les politiques de sécurité mises en place concernent également leurs collaborateurs nomades, dont le nombre ne cesse de croître.

Des entreprises comme Google ont su identifier cette tendance en fort développement. Elles proposent au grand public des services d’impression mobile en libre accès sur Internet. D’éventuels problèmes de confidentialité, de sécurité risquent d’apparaître et de poser problème aux professionnels ayant besoin d’imprimer des données sensibles.

Alors que l’impression mobile continue de se développer au sein des entreprises, l’environnement de travail devrait devenir de plus en plus mobile. De nos jours, les travailleurs nomades ont accès à une version électronique de la plupart de leurs documents, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Cependant, dès qu’ils ont besoin d’une version papier, il leur faut le planifier à l’avance. Par conséquent, beaucoup de collaborateurs se déplacent avec leur ordinateur portable en guise d’outil de secours. A l’avenir, ils n’auront bientôt plus besoin que de leur smartphone lors de leurs déplacements, disposant ainsi d’un accès permanent avec le monde de l’impression. Qui aurait pu prévoir cela en 1975 ?

Source : Printnews

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Le papier recyclé

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Qu’est-ce qu’un papier recyclé et quelles sont ses exploitations possibles ?

On appelle « recyclé » un papier comprenant au moins 50% de fibres cellulosiques de récupération (papier-carton), c’est à dire qui proviennent de déchets de papier imprimé (post-consommation). Beaucoup de fabricants proposent une teneur de 100% pour des grammages de 60 à 350 g/m² pour tous types d’impressions et d’éditions sous divers coloris.
Les déchets de papier proviennent de déchets de papeterie, de haute qualité (pré-consommation) et de déchets imprimés (post-consommation).
Si la teneur en fibres cellulosiques est inférieure à 100%, il s’agit alors d’un mélange de fibres recyclées et de fibres vierges, par exemple : 90/10, 75/25, 60/40 ou 50/50.

Enfin, au cours du recyclage, le papier peut être désencré ou non, blanchi ou non et lavé au savon biodégradable.
Le papier le plus « écologique » est le papier 100% recyclé de post-consommation, non désencré, non blanchi. Il est de couleur gris-beige clair.

Les démons du papier recyclé

Le papier recyclé a longtemps souffert de sa mauvaise réputation : il était considéré alors comme pelucheux et absorbant pour l’encre avec une abondance de poussières qui favorisait le bourrage papier des imprimantes. Ce n’est heureusement plus le cas et de sérieux progrès ont été réalisés comme en témoigne la satisfaction de nombreux organismes et administrations.
Du côté des fabricants de matériel d’impression, de nombreux constructeurs garantissent que le papier recyclé peut être utilisé sans problème sur tous les appareils (sans augmenter le taux de d’incidents papier ni la consommation de toner ou d’encre).

Le recyclage des vieux papiers ne se réalise malheureusement pas ad vitam aeternam. En effet, au fil des opérations de recyclage, la qualité des fibres diminue : elles sont abîmées et ont tendance à se raccourcir. Selon le type de papier à fabriquer, on estime qu’une même fibre peut être réutilisée en moyenne de 2 à 5 fois. C’est pourquoi il faut ensuite introduire dans la fabrication du papier recyclé des fibres vierges en complément des fibres recyclées.

Des écolabels pour s’y retrouver

Des écolabels permettent de certifier la qualité et le faible impact sur l’environnement du reclyclage et de l’utilisation de papiers recyclés : écolabel allemand (« Ange bleu »), écolabel nordique (« Cygne blanc ») et l’écolabel européen.
Les principales caractéristiques garanties par l’écolabel européen sont :
– Utilisation exclusive de fibres recyclées ou vierges provenant de forêts gérées de façon durable
– Limitation de la consommation d’énergie au cours de la production
– Réduction des émissions aériennes de souffre et de gaz à effet de serre au cours de la production
– Diminution de la pollution de l’eau par les composés chlorés et les déchets organiques au cours de la production.

Source : Notre-planète.info

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La gestion des consommables d’impression

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Il est des tâches que tout le monde préférerait déléguer, mais auxquelles on ne peut tout simplement pas échapper. Le maintien à jour des stocks d’encre et de toner de votre entreprise en fait probablement partie. Souvent, chaque département est responsable de ses propres consommables, et doit parfois obtenir l’accord du service de comptabilité et des achats avant de passer commande. Lorsque vous totalisez le temps passé par le personnel  à la commande, la réception, le stockage et l’installation des nouveaux consommables, vous obtenez un nombre important de ressources consommées pour des tâches de routine faciles à automatiser.

Gérer des consommables s’avère encore plus compliqué que gérer un parc d’impression. Longtemps encore après leur mise en place, les imprimantes et multifonctions ont toujours besoin de cartouches d’encre et d’autres consommables : un coût caché qui échappe peut-être déjà à votre contrôle.

La plupart des entreprises négocient avec leurs fournisseurs et définissent un prix unitaire par article ce qui permet à chaque département de gérer ses propres commandes. Ce système est simple mais coûteux. Des salariés qualifiés se connectent à des sites Web pour commander les consommables et passent en moyenne 20 minutes par visite. En règle générale, les commandes individuelles sont assez petites ce qui entraîne la multiplication des transactions et des frais d’expédition élevés, surtout si les utilisateurs choisissent des formules d’expédition express, toujours plus coûteuses.
Cependant, votre stock peut se retrouver encombré par des produits qui ne seront pas utilisés avant plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Beaucoup d’entreprises monopolisent un nombre considérable de ressources pour la gestion du stock de consommables d’impression ce qui représente une perte d’espace et une perte financière importantes.

Il est possible de résoudre tous ces problèmes et de réduire vos dépenses en mettant en place une véritable gestion des consommables. Elle passe par :

  • la surveillance en temps réel de vos niveaux de consommables
  • des commandes automatisées
  • des livraisons avec des délais optimisés.
  • la standardisation optimale des matériels et donc des consommables.

Vous pouvez considérablement réduire vos niveaux de stock sans jamais être en rupture. Cette gestion nécessite la mise en place d’un partenariat avec vos fournisseurs de systèmes d’impression. Ainsi vos accords d’acquisition de matériels devraient systématiquement comprendre des clauses concernant la gestion conjointe des consommables.

Voici ce que vous pouvez en attendre :

  • Conformité  de toutes les commandes aux conditions des contrats.
  • Maîtrise des frais d’expédition éventuels.
  • Suppression des commandes frauduleuses (consommables utilisés à titre personnel par les collaborateurs) ou excessives.
  • Confirmations de réception des demandes.
  • Réduction des stocks, moins de risques de pertes de produits et d’obsolescence.

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Des imprimantes programmées pour la panne

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Comme nous vous l’expliquions dans un précédent article, certaines imprimantes à jet d’encre cessent de fonctionner alors que les cartouches contiennent encore parfois plus de 40% d’encre ! La « panne » est déclenchée par le compteur de pages imprimées. C’est notamment le cas de Canon, Kodak et Epson. Vous n’avez alors pas d’autre choix que de jeter la cartouche à moitié pleine.

Un développeur russe, Vitaliy Kiselev, a mis au point un logiciel – gratuit téléchargeable sur www.ssclg.com/epsone.shtml – qui permet de remettre à zéro le compteur d’impressions de l’imprimante et de le bloquer. Le logiciel fonctionne sur plus de 100 modèles différents d’imprimantes Epson Stylus. Grâce à lui, vous pourrez vider vos cartouches d’encre jusqu’à la dernière goutte et les re-remplir. Magique !

Dans le même ordre d’idées, Arte diffusait le mardi 15 Février un documentaire sur l’obsolescence programmée de nos matériels et notamment des imprimantes jets d’encre. Lorsque le compteur de pages imprimées atteint un certain niveau, l’imprimante « tombe en panne » et vous informe que diverses pièces sont à changer. En général, nous procédons au remplacement de la machine. Le logiciel de M.Kiselev peut donc aussi redonner vie à vos imprimantes Epson « agonisantes ». De nombreux forums donnent des astuces pour remettre à zéro les compteurs de diverses imprimantes. Il ne nous reste plus qu’à chercher et essayer. Les économies réalisables valent bien d’y consacrer un peu de temps.

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Et vous qu’imprimez-vous ?

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La dernière enquête OKI  a touché 1740 répondants à travers 16 pays européens et parmi eux, 240 utilisateurs en France. Ce sont les résultats des entreprises françaises qui sont synthétisés ci-dessous.

Il ressort de cette étude baptisée « Et vous, qu’imprimez-vous ? » que près d’un utilisateur sur cinq n’utilise quasiment jamais la fonctionnalité recto/verso. Pourtant, 36,1% des entreprises possèdent des imprimantes capables d’imprimer en recto-verso, et donc les capacités de véritablement réduire la consommation de papier. Seuls 22% du personnel utilisent ‘toujours’ cette fonction, et 58,2% l’utilisent ’souvent’. Ils sont par contre près de 20% (18,7% ‘rarement’ et 1,1% ‘jamais’) à ne pas ou très peu utiliser l’impression sur les deux côtés de la feuille.

« Autant l’impression couleur est souvent utilisée de manière inutile, et de fait inutilement coûteuse pour l’entreprise et pour l’environnement, autant la fonction recto-verso est en revanche trop rarement utilisée, alors qu’elle constitue une source incontestable de réduction des coûts », explique Gérard Bouhanna, Directeur Général OKI Printing  Solutions.

Côté couleur, 98,4% des utilisateurs en entreprise ont accès à une imprimante couleur au sein de leur groupe de travail : si 28,3% l’utilisent ‘toujours’, et 52,6% ’souvent’, ils sont près de 20% à ne jamais l’utiliser.

Autre point soulevé par l’étude : les politiques d’impression mises en place dans de nombreuses entreprises sont souvent ignorées ou peu connues au sein des organisations, et de fait rarement appliquées. Ainsi,64,5% des personnes interrogées pensent qu’il n’existe pas de règles internes dans ce domaine, et 7,6 % avouent n’en avoir aucune idée. Seules 27,9% des personnes interrogées savent qu’il existe des règles internes relatives à l’impression, pour le recto-verso ou la couleur par exemple.

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Le rôle déterminant de l’impression sécurisée dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise

Une entreprise désireuse de se conformer au concept américain du CIA – Confidentiality, Integrity, Availability (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité) – mais qui n’inclut pas une stratégie de « sécurisation de l’impression » prend des risques importants. La« sécurisation de l’impression » doit faire partie intégrale de sa stratégie de sécurité globale obéissant aux cinq piliers fondamentaux évoqués plus haut.

Cette stratégie permet donc à l’entreprise d’atteindre différents objectifs : réduction des coûts d’impression, augmentation du niveau de sécurité, amélioration notable de la productivité des employés, maintien de la confidentialité des données et donc application des lois en vigueur, et enfin diminution des coûts de support technique.

L’entreprise a désormais la possibilité de déployer des solutions techniques lui permettant de sécuriser ses données, d’administrer l’utilisation des ressources de son parc d’impression de façon pro active et de créer facilement des rapports sur les documents imprimés sur son réseau.
La stratégie de sécurité du domaine de l’impression joue donc un rôle important dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise.

Source ITRNews.com

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Innovations technologiques dans le monde de l’impression

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Côté innovation, l’heure n’est plus aux grands bouleversements comme a pu l’être le passage du noir & blanc à la couleur. Aujourd’hui, les technologies d’impression sont techniquement abouties, notamment en termes de rendu et de qualité d’impression, et surtout en fiabilité. En matière d’innovation technique, il faut s’attendre dorénavant plus à des ajustements technologiques qu’à des révolutions.

Désormais, les constructeurs concentrent leurs efforts de R&D sur le développement de services et de solutions d’aide à la productivité. C’est la convivialité dans l’utilisation du matériel qui est la priorité des constructeurs. Cela passe par des panneaux de configuration en couleur, la possibilité pour l’utilisateur de créer ses propres boutons sur la machine pour bénéficier de tâches répétitives automatisées… L’utilisateur crée son propre environnement ce qui lui permet d’être plus productif.

L’innovation technologique n’est cependant pas totalement absente, même dans une technologie aussi aboutie que l’impression laser. Ainsi, la dernière génération des matériels laser HP est équipée de la technologie de fusion instantanée permettant de réduire leur empreinte environnementale en diminuant leur consommation énergétique de moitié. Chez Brother, c’est l’arrivée sur le
marché en novembre dernier de la nouvelle gamme de matériels laser couleur à LED qui rend le prix des matériels d’impression
couleur encore plus accessible.

Les avancées technologiques dans le domaine du jet d’encre vont également dans le sens d’une plus grande accessibilité de la couleur pour les petites entreprises. Les imprimantes jet d’encre grand public ont un prix d’acquisition peu élevé, en revanche elles se révèlent coûteuses à l’utilisation en raison du prix des consommables. On leur reproche également leur vitesse d’impression pas assez rapide dans le cadre d’une utilisation professionnelle. Deux constructeurs, Epson avec les imprimantes micro piezo lancées il y a un an et HP avec la nouvelle gamme Office Jet Pro lancée fin 2009, ont réussi la synthèse technologique de deux savoir-faire pour développer des imprimantes jet d’encre de nouvelle génération permettant de proposer le meilleur du jet d’encre pour un usage professionnel.

Aujourd’hui, la prise en compte des attentes environnementales des utilisateurs est devenue un nouvel axe de recherche et d’innovation pour les constructeurs. Actuellement, les recherches s’orientent vers la réduction de l’empreinte carbone, la réduction du bruit et de la consommation.

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