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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Une politique d’impression progressive

février 13th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 13 2012
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D’abord quelques chiffes :

  • la consommation de papier croît de 6 à 8 % par an.
  • en moyenne, un matériel d’impression a 3 utilisateurs.
  • 15 % des pages sont jetées sans avoir été utilisées.
  • 30 à 60 % des appels Help desk sont dus aux documents et à leur impression.

Ces chiffres peuvent être analysés selon 3 niveaux :

  • niveau économique : le poste impression coûte entre 400 et 1 200 € par employé et par an. Ce budget demeure un des dernier à ne pas être optimisé dans les entreprises.
  • niveau technologique : la convergence entre les fonctions copieur, fax et imprimantes est une opportunité qui permet d’envisager l’utilisation par plusieurs utilisateurs de multifonctions.
  • niveau environnemental : « imprimer moins » entre de plus en plus dans les démarches environnementales des administrations et entreprises.

Devant ces constats édifiants, certains voudraient vous faire passer directement de votre parc actuel (géré traditionnellement) à la migration des flux papier vers l’électronique.

Peu d’organisations peuvent mener une telle mutation en un seul bond, et à quel prix ?

Le cheminement le plus réaliste et celui qui fournira des résultats durables est le suivant :

Ainsi, chacun pourra être accompagné pour s’approprier les nouveaux outils (nouveaux matériels, nouvelles implantations…). Puis de nouveaux usages seront mis en place (gestion des consommables, bonnes pratiques d’impression…) et enfin les flux papier pourront être dématérialisés.

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Définition du comité de pilotage

octobre 27th, 2011 Posted in Pilotage des parcs d'impression
oct, 27 2011
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Le comité de pilotage est un groupe de personnes chargées de veiller au bon fonctionnement d’un projet au sein d’une entreprise. C’est la définition générale donnée par Wikipedia.

Dans le cadre des projets d’optimisation des moyens d’impression,pour améliorer le suivi du projet sur le plan de l’observation et des choix à effectuer, il se constitue généralement une équipe transversale au projet : le comité de pilotage. Le comité de pilotage est généralement constitué d’un chef de projet interne à l’entreprise, des personnels chargés des missions liées au parc (commandes, suivi financier et comptable, connexion et intégration informatique…), du commercial du prestataire, du responsable des engagements de service pour le prestataire. Dans les grandes organisations, on ajoutera le ou les sponsors internes du projet.

Le comité de pilotage est créé pour :

  • planifier les opérations complexes (déploiements, formations utilisateurs…),
  • analyser les résultats (engagements de services, données financières…),
  • décider des actions à mener (mouvements de parc, plan de progrès…),

Le Comité de pilotage regroupe des décideurs capables de rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet (allocations de ressources ou de budget , révision du périmètre du projet, révision des délais, …).

Dans le cadre de projets complexes ou importants, on peut distinguer :

  • un comité de pilotage, à vocation opérationnelle (suivi régulier de l’avancement du projet, prises des décisions concernant les actions à mener, suivi des déviations et actions correctives…
  • un comité directeur, à vocation plus stratégique, regroupant souvent les dirigeants de l’organisation, en mesure de rendre des arbitrages qui dépassent les responsabilités des participants au comité opérationnel.

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Une démarche éco-responsable

juin 9th, 2011 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression
juin, 09 2011
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Le budget impression peut représenter jusqu’à 3% du chiffre d’affaires des entreprises ! En conséquence ces dernières cherchent à réduire significativement leurs coûts liés à l’impression, tout en adoptant des solutions en faveur du respect de l’environnement. On parle alors de solutions d’impression éco-responsables.

S’équiper de technologies toujours plus vertes n’est plus une option pour les entreprises qui désirent réussir. En réduisant leur consommation d’énergie et leurs déchets, elles peuvent réaliser des économies tout en contribuant à la protection de l’environnement. Aux vues de ces bénéfices, la démarche « verte » n’est pas un simple effet de mode, elle a su s’imposer ces dernières années comme un axe stratégique prioritaire pour les entreprises.

Les fournisseurs de systèmes d’impression proposent de plus en plus sur le marché des technologies éco-responsables : bâtonnets d’encre, cartouches aisément recyclables, mise en veille automatique des équipements, systématisation de l’impression recto verso, logiciels de mesure de l’impact des activités documentaires, conformité à de nouveaux standards liés à l’empreinte carbone des équipements d’impression…

L’ensemble de ces technologies et solutions logicielles ont le mérite de réduire la consommation de papier et d’énergie et offrent surtout de belles perspectives pour une réduction durable des coûts liés à l’impression en particulier et plus généralement à la production de documents.

Pour répondre à ces nouveaux enjeux, les entreprises doivent être sensibilisées aux bénéfices d’une politique d’impression éco-responsable :

– Réduction des coûts.

– Image de marque positive auprès des clients, fournisseurs et collaborateurs.

– Conformité avec des législations de plus en plus rigoureuses.

Il faut toujours garder à l’esprit que la réussite d’un projet éco-responsable se joue avant tout en amont, par une analyse des besoins de l’entreprise. L’audit devient alors un précieux atout pour identifier et proposer les solutions les plus adaptées au fonctionnement et au budget de la société. La réussite d’un tel projet passe également par la mesure de ses résultats sur toute sa durée, afin de pouvoir en réajuster les contours en cours d’implémentation. L’entreprise doit donc mettre en place et exiger de ses partenaires tous les outils de reporting et de mesure de la performance nécessaires. En règle générale, les résultats très positifs obtenus sur la rentabilité et l’empreinte écologique encouragent les entreprises à aller toujours plus loin dans leur démarche.

En amont, pour que la mise en place d’une politique d’impression voit le jour, il faut que les entreprises aient fait leur propre révolution culturelle. Elle nait souvent grâce à un leader d’opinion généralement sponsorisé par la plus haute hiérarchie de l’entreprise. Elle n’est ensuite adoptée que si elle constitue un véritable compromis entre Investissement, Economies et Eco-responsabilité.

Pour adopter une démarche écologique sur le long terme, les entreprises sont à la recherche de professionnels capables de concilier toutes leurs préoccupations et d’assurer le suivi et l’évolution constante des outils et des pratiques. Leur premier critère de choix reste la compétence.

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La gestion des consommables d’impression

mars 14th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 14 2011
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Il est des tâches que tout le monde préférerait déléguer, mais auxquelles on ne peut tout simplement pas échapper. Le maintien à jour des stocks d’encre et de toner de votre entreprise en fait probablement partie. Souvent, chaque département est responsable de ses propres consommables, et doit parfois obtenir l’accord du service de comptabilité et des achats avant de passer commande. Lorsque vous totalisez le temps passé par le personnel  à la commande, la réception, le stockage et l’installation des nouveaux consommables, vous obtenez un nombre important de ressources consommées pour des tâches de routine faciles à automatiser.

Gérer des consommables s’avère encore plus compliqué que gérer un parc d’impression. Longtemps encore après leur mise en place, les imprimantes et multifonctions ont toujours besoin de cartouches d’encre et d’autres consommables : un coût caché qui échappe peut-être déjà à votre contrôle.

La plupart des entreprises négocient avec leurs fournisseurs et définissent un prix unitaire par article ce qui permet à chaque département de gérer ses propres commandes. Ce système est simple mais coûteux. Des salariés qualifiés se connectent à des sites Web pour commander les consommables et passent en moyenne 20 minutes par visite. En règle générale, les commandes individuelles sont assez petites ce qui entraîne la multiplication des transactions et des frais d’expédition élevés, surtout si les utilisateurs choisissent des formules d’expédition express, toujours plus coûteuses.
Cependant, votre stock peut se retrouver encombré par des produits qui ne seront pas utilisés avant plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Beaucoup d’entreprises monopolisent un nombre considérable de ressources pour la gestion du stock de consommables d’impression ce qui représente une perte d’espace et une perte financière importantes.

Il est possible de résoudre tous ces problèmes et de réduire vos dépenses en mettant en place une véritable gestion des consommables. Elle passe par :

  • la surveillance en temps réel de vos niveaux de consommables
  • des commandes automatisées
  • des livraisons avec des délais optimisés.
  • la standardisation optimale des matériels et donc des consommables.

Vous pouvez considérablement réduire vos niveaux de stock sans jamais être en rupture. Cette gestion nécessite la mise en place d’un partenariat avec vos fournisseurs de systèmes d’impression. Ainsi vos accords d’acquisition de matériels devraient systématiquement comprendre des clauses concernant la gestion conjointe des consommables.

Voici ce que vous pouvez en attendre :

  • Conformité  de toutes les commandes aux conditions des contrats.
  • Maîtrise des frais d’expédition éventuels.
  • Suppression des commandes frauduleuses (consommables utilisés à titre personnel par les collaborateurs) ou excessives.
  • Confirmations de réception des demandes.
  • Réduction des stocks, moins de risques de pertes de produits et d’obsolescence.

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Les livrables de l’audit

février 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
fév, 03 2011
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Comment mesurer la qualité d’une prestation intellectuelle tel que l’audit quel que soit son objet ? Comment évaluer les ressources mises en œuvre, les méthodes employées, les résultats obtenus par rapport avec le coût de la prestation ? Tous ces éléments peuvent être mesurés de façon plus concrète qu’une impression, un sentiment grâce aux livrables. Il n’est bien entendu pas question d’une mesure au poids : encore que certains cabinets vous distillent une telle quantité de lieux communs et circonvolutions presque littéraires qu’on peut se demander s’ils ne cherchent pas à justifier leur prix par le poids de leur rapport.

Ces livrables doivent être le reflet le plus exact possible des opérations d’audit et de la situation auditée. Pour ce faire, nous pensons qu’il est pertinent de définir 2 types de livrables :

  • les livrables d’avancée : rapports d’avancée des opérations (planning inventaire, indicateurs du type % d’utilisateurs interrogés…), comptes-rendus de réunion, validation intermédiaire des données…
  • les livrables finaux : rapport d’audit qui présente l’état précis et exhaustif de la situation étudiée, préconisations générales et particulières (Exemples : politique d’impression et scenarii d’équipement) et  synthèse qui est l’outil d’aide à la décision.

Au-delà de leur contenu particulier, les critères qui vous permettront d’apprécier la qualité de l’ensemble de la prestation sont :

  • l’exhaustivité des documents et des informations
  • la compréhension et reformulation du contexte, des objectifs et des enjeux.
  • la pertinence des indicateurs mis en place
  • la pertinence et la pérennité des préconisations
  • la qualité rédactionnelle
  • la lisibilité et la simplicité

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Pilotez votre parc de systèmes d’impression

novembre 25th, 2010 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression
nov, 25 2010
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Les Grands Comptes le savent bien : il faut suivre les performances du parc de systèmes d’impression sous peine de subir très vite des déviations qui seront fatales à la productivité, aux budgets, aux relations avec les fournisseurs et qui mettront l’acheteur en position très délicate face au mécontentement de tous.

Les entreprises qui ont des parcs plus modestes (moins de 300 matériels, imprimantes incluses), n’ont pas toujours les ressources internes pour assurer ce suivi et les fournisseurs ne leur proposent pas grand chose en termes de reporting.

Pourtant, la pratique du comité de pilotage trimestriel ou semestriel mérite vraiment que l’on y consacre un peu de temps ou un petit budget.

L’objectif est d’avoir une vision chiffrée des performances du parc, des coûts, de formaliser des relations régulières avec les prestataires et de mener des actions dès constatations des déviations (volumes, usages, retards…).

Les points qui devraient y être abordés au minimum sont :

Bilan des actions menées dans le trimestre : s’assurer que les actions décidées ont bien été mises en place, les difficultés éventuelles…

Reporting technique – bilan et propositions : statistiques de volumes, de délais d’intervention, du nombre de pannes et les propositions pour améliorer ces performances (formations, techniciens supplémentaires…)

Reporting financier – analyse et propositions : facturation, coûts à la page, par service et propositions pour atteindre objectifs d’économies par exemple.

Proposition d’améliorations : plan de communication, de formation, maintenance préventive…

Clairement, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas. De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…),de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.

Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.

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