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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Indépendance du consultant ?

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Comme vous le savez nous sommes totalement indépendants des distributeurs et constructeurs de photocopieurs et nous sommes très attachés à cette indépendance.Elle fait partie de notre éthique.

L’intégrité du consultant fait partie de nos engagements, garantis à nos clients, au même titre que les délais, les livrables et le prix.

De nombreuses structures se sont spécialisées dans l’optimisation des systèmes d’impression mais, pour certaines, les raisons de cette spécialisation sont peu avouables. Certaines ont en effet trouver un modèle économique très rentable qui consiste à proposer leurs services contre une rémunération au % d’économies. Cette proposition alléchante pour le client cache en fait plusieurs travers. D’abord pour être sûrs d’être le mieux rémunérés possible, ces consultants n’hésitent pas à vous préconiser des matériels à minima (les plus petits possibles, le moins possibles…) et des services à minima (pas d’engagements de service permet d’obtenir un prix copie bas, un forfait fixe de maintenance permet de minimiser le coût théorique car on ne tient pas compte des pages supplémentaires…). Mais, en plus, ils sont rémunérés en parallèle comme apporteurs d’affaires par le fournisseur qu’il ne manqueront pas de mettre en avant auprès de vous (quand ils ne sont pas directement financés par ce même fournisseur).

D’autres structures ont des liens très étroits avec un ou deux fournisseurs qui leur apportent des audits à mener et auxquels elles apportent des parcs à déployer. Leur offre paraît saine. Elles vous vantent leur indépendance financière (les liens d’actionnariat direct sont parfois transparents, parfois très bien cachés). Mais quand vient le moment de vous assister dans la rédaction de votre cahier des charges, le consultant vous explique qu’il ne serait pas très judicieux d’être trop exigeant sur les délais d’intervention, qu’il vaudrait mieux exiger telle solution logicielle plutôt que de laisser trop de liberté de proposition aux candidats. Bref, il fait en sorte que son « poulain » ait le plus de chances possibles d’être retenu, voire d’être le seul à pouvoir répondre.

Même s’il est parfois difficile de détecter ces « liens », certains indices peuvent vous alerter : la rémunération au pourcentage, les activités annexes de l’entreprise (distribution de matériels, de logiciels…), l’actionnariat de l’entreprise, ses références (appelez les et demandez quel fournisseur a été retenu au final…).

Une des raisons qui a poussé Isabelle Obiols à créer ASSPI, c’est sa conviction que seul un regard objectif peut vous aider à mener à bien vos projets. Elle a un réel intérêt à découvrir et comprendre votre organisation, une vraie motivation à vous conseiller et à vous aider dans vos choix, une vraie satisfaction à voir ses préconisations fonctionner. Son intégration dans une coopérative d’activités vous garantit cette éthique.

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Un mémoire technique type ?

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Vous êtes assez nombreux à rechercher un mémoire technique type pour répondre aux appels d’offres publics, surtout dans les secteurs du Bâtiment.

Je comprends tout à fait votre démarche : vous découvrez un appel d’offre qui correspond en tous points à ce que vous savez faire. Vous aimeriez vraiment faire une offre mais vous ne vous êtes jamais confronté à ce type de demande et vous êtes démuni face aux exigences de documents, notamment pour fournir ce fameux mémoire technique.

Alors vous vous dites qu’avec les ressources d’internet, vous allez peut-être trouver un mémoire rédigé par un confrère et qui correspondrait.

Vous vous exposez à une double déconvenue :

  • Tout d’abord, peu (voire pas) d’entreprises mettent en ligne leur mémoire technique. Il s’agit d’un document qui met en avant leurs points forts et leurs savoir-faire, elles n’ont donc pas forcément envie d’y donner accès à leurs concurrents. Certains vous promettent la rédaction d’un mémoire type performant mais… il faudra payer pour un document que vous n’avez aucun moyen d’évaluer et qui est loin de vous garantir le succès.
  • Ensuite, même si vous réussissez à obtenir ce précieux mémoire type, il ne pourra pas valoriser VOTRE offre, VOTRE entreprise, VOS atouts puisqu’il est type. L’administration aura donc du mal à vous évaluer quant au critère qualité. De plus, elle risque de s’apercevoir que vous avez utilisé un modèle standard et que donc vous n’avez pas pris la peine de rédiger un dossier spécifique pour leur projet. Je vous laisse imaginer comment cela sera perçu.

Répondre à un appel d’offres publics ne s’improvise pas. Il faut réellement une méthodologie particulière (documents administratifs à fournir, décodage des documents, rédaction de l’offre…). Je crains que vous ne puissiez répondre efficacement à cet appel d’offres dont je vous parlais au début de cet article. Mais il doit vous amener à vous dire que les marchés publics sont un potentiel intéressant et que cela vaut le coup de mettre en place une stratégie commerciale spécifique. cette stratégie commence incontestablement par une formation pour comprendre le vocabulaire particulier de ces appels d’offres, comprendre les attentes de l’administration, mettre en valeur vos points forts et mettre en place une organisation efficace.

Ces formations peuvent entrer dans vos budgets de formation continue ou dans le dispositif du DIF.
Elles prennent peu de temps (De 1 à 2 jours).
Elles  sont très opérationnelles (traitement d’un appel d’offres auquel vous pouvez répondre) et donc très efficaces.

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Ca y est ! Le spécialiste que vous aviez mandaté pour réaliser l‘audit de vos systèmes d’impression a rendu son rapport. Vous avez choisi le scénario d’implantation que vous allez mettre en place et son phasage. Vous avez consulté les entreprises susceptibles d’être vos partenaires dans cette aventure et vous avez choisi l’heureuse élue. OUF ! Vous allez enfin passer à un autre projet !

Pas si sûr…

Vous êtes effectivement arrivé au terme des étapes les plus longues et les plus consommatrices de ressources. Il serait donc dommage de gâcher cet important investissement en ratant l’implantation du parc et des usages que vous avez choisis avec tant de soins. Une installation laborieuse, des dysfonctionnements qui durent quelques temps, des formations expédiées en 10 minutes par le technicien qui a fait l’installation, des matériels non paramétrés, …tous ces joyaux de l’installation « classique » peuvent très vite faire basculer vos utilisateurs dans le camp des résistants et faire de votre quotidien un enfer pendant plusieurs semaines.

Même si votre nouveau partenaire est un professionnel des systèmes d’impression et de l’impression en général, il ne connaît pas suffisamment votre structure et vos ambitions pour ce projet. De plus, ses intérêts sont quelques peu contradictoires avec les vôtres : il souhaite y passer le moins de temps possible et y dédier uniquement le personnel qualifié (et donc cher) strictement nécessaire au fonctionnement des matériels. Vous souhaitez qu’il prenne le temps de faire une installation complète (y compris les paramétrages par défaut que vous avez définis), qu’il vous dédie ses meilleurs interlocuteurs qu’il s’agisse de formations des utilisateurs, d‘installation informatique ou de gestion de la relation client.

Il est donc indispensable de préparer le déploiement en définissant vos exigences en termes de niveaux de services, de timing…

Il peut être alors judicieux de se faire accompagner par le spécialiste qui a réalisé l’étude et les préconisations : il connaît bien votre organisation (il a passé quelques semaines avec vous), il connaît bien les organisations des entreprises spécialistes du monde de l’impression (il en est souvent issu) et il maîtrise parfaitement les tenants et les aboutissants de votre projet (il a été votre partenaire dans sa conduite).

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Cela semble peut-être une évidence mais l’optimisation des impressions constitue un changement qui peut être majeur.

En effet, très souvent la situation de départ est une organisation où chacun choisit son mode d’impression (couleur, recto-simple, papier de qualité supérieure…), son moyen d’impression (imprimante locale jet d’encre couleur, imprimante laser couleur mutualisée dans le bureau…) et le type de document à imprimer (mails, brouillons…). Il s’agit de migrer vers une organisation où l’utilisation de la couleur est encadrée, où les systèmes d’impression sont dimensionnés en fonction d’usages optimisés et où les impressions sont limitées aux nécessités de travail.

Un tel bouleversement nécessite un accompagnement pour réussir et surtout pour s’installer de façon durable.

Cet accompagnement passe certes par la formation des utilisateurs aux nouveaux usages mais pas seulement.

Le projet doit absolument faire l’objet d’une campagne de communication pour que chacun se l’approprie. Chaque étape devra être l’occasion de communiquer vers les utilisateurs. Ainsi, par exemple, il est important de faire savoir à tous que des entretiens utilisateurs, nécessaires à l’audit, sont organisés dans chaque service ou chaque site. Il est utile de positionner les interviewés comme les « champions » de la future politique d’impression : ils pourront relayer les explications dans les services, informer de l’évolution du projet, …

Cette communication continue permet de limiter les comportements de résistance liés à la peur du changement. Elles rassure en expliquant et en anticipant chaque étape. Un chemin balisé et éclairé est toujours plus facile à suivre qu’un sentier obscur et étroit…

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Réduire ses volumes d’impression : un projet

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Selon l’institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne 28 pages par jour. Le coût écologique et économique de ces quelque 6 600 pages par an est particulièrement élevé. Pour l’entreprise, le budget s’élève entre 320 et 1 200 euros par an et par salarié. Il représente jusqu’à 5 % du chiffre d’affaires. Les arguments sont nombreux pour motiver les entreprises à réduire leurs volumes d’impression. Mais par où commencer ?

1. Trouver un sponsor pour le projet

La réduction des volumes d’impression touche à divers domaines et impacte tous les services. Ce projet doit être porté au plus haut niveau par un « sponsor ». Pour être crédible et facilitateur, ce sponsor sera idéalement une personne de la Direction.

2. Suivre les progrès grâce à des indicateurs simples et parlants

Pour mesurer leurs progrès, les utilisateurs ont besoin d’indicateurs. Il faut donc construire un tableau de bord qui leur permette de comparer le nombre de pages imprimées initialement et la moyenne du dernier mois, du dernier trimestre, par exemple. Selon la culture de l’entreprise, cet indicateur pourra être traduit en nombre d’arbres, en euros…

3. Accompagner le changement

Les bonnes pratiques réduisent l’impact environnemental mais aussi les coûts liés aux impressions. La réduction des coûts peut atteindre 20 % dès la première année. Comme il s’agit essentiellement de modifier les habitudes en place, il faut accompagner les utilisateurs en les formant et en les sensibilisant. Cet accompagnement est indispensable pour pérenniser les gains.

4. Consolider le parc d’imprimantes

L’approche la plus efficace pour réduire le volume de pages imprimées reste la mutualisation des systèmes d’impression vers un multifonction départemental. D’une part, les utilisateurs doivent faire un effort pour récupérer leurs impressions. D’autre part, on peut utiliser un système de badge ou un code pour récupérer l’impression. Ainsi, si un utilisateur lance une impression mais ne passe pas la récupérer, le fichier d’impression est supprimé sauvant l’impression d’une page inutile.

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Au fil des années, les processus de décision et les procédures de mise en œuvre des projets ne cessent de se complexifier : le besoin d’assistance auprès des maîtres d’ouvrage pour la conduite de leurs projets locaux s’exprime de plus en plus. Les préoccupations principales sont celles de la réalisation de diagnostics, la définition des besoins, d’analyse de faisabilité, le choix des modalités de mise en œuvre, l’accompagnement face au changement.

De nombreux besoins d’assistance se révèlent par la difficulté des acteurs à formuler leurs attentes.

Le besoin d’assistance le plus stratégique concerne l’amont des projets, au moment où les orientations à retenir sont encore en discussion. Il est ressenti comme particulièrement important pour tout projet susceptible de générer des impacts à des échelles plus larges et avoir des conséquences en termes d’usage, de qualité et d’image.

Une meilleure définition des programmes est une condition fondamentale de la réussite des projets. Elle doit aussi permettre d’optimiser le travail de la maîtrise d’œuvre.

Plus précisément, l’assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression permet :

  • d’avoir une vision exhaustive de la situation de départ : coûts, insatisfactions, déviances, usages…
  • d’évaluer les besoins à partir de points de référence : comparaison avec des organisations similaires, relativité de l' »indispensable »…
  • de traduire ces besoins en fonctionnalités : quelles solutions possibles ?
  • d’avoir la parole d’un tiers : elle est souvent plus écoutée et permet de faire passer des messages inaudibles en interne…

ASSPI vous accompagne dans vos projets d’optimisation des systèmes d’impression. Nos prestations sont modulables : du diagnostic de la situation actuelle jusqu’à l’accompagnement lors du déploiement du parc en passant par les préconisations et la rédaction des documents de la consultation. Nos consultants sont à l’écoute de vos utilisateurs, de vos équipes, de vos besoins et de vos priorités. Ils mettent leur expérience et leurs compétences au service de vos objectifs. Ils s’adaptent à vos méthodes et vos impératifs.

Sources : ingénierie publique développer les missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.

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Bien que l’optimisation des services d’impression et du parc d’imprimantes soit une démarche judicieuse et efficace pour réduire les coûts, elle ne conjure pas les deux cauchemars informatiques les plus récurrents : l’impression inutile et l’absence de sécurité des documents.

Des rapports montrent qu’environ 20 % de toutes les impressions papier sont oubliées, perdues ou jetées sans être lues. En outre, 40 % de toutes les impressions représentent des contenus en ligne et 80 % de toutes les tâches d’impression sont destinées à une utilisation interne. Dans les environnements classiques, les documents sont, par défaut, imprimés en couleur et sur une seule face de la feuille. Pour les entreprises de tailles moyennes et grandes, ces tendances se soldent par un énorme gaspillage de papier et de coûteuses cartouches de toner.

La confidentialité est essentielle pour tout type d’activités, et l’impression traditionnelle est généralement synonyme d’une déficience latente de sécurité. Des documents imprimés laissés à proximité des imprimantes sont autant de fuites d’informations potentielles. Les multifonctions permettent l’envoi de fax et d’e-mails au nom de l’entreprise tout en stockant les informations dans leur mémoire. Sans mesures de protection, n’importe qui peut accéder à ces machines et s’en servir.

L’impression inutile et non sécurisée découle usages habituels de l’impression dans les organisations. Dans la plupart des cas, ces dérives perdurent parce que les entreprises n’ont aucun moyen de surveiller ou d’agir sur le comportement d’impression des utilisateurs. Seuls des initiatives d’envergure telles que l’optimisation du parc de systèmes d’impression, l’amélioration des services informatiques et l’accompagnement des utilisateurs à court et moyen terme peuvent permettre d’infléchir ces comportements.

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ASSPI

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En ce début d’année, nous vous proposons de faire plus ample connaissance avec ASSPI.

ASSPI est née en Décembre 2009 de la volonté de Isabelle OBIOLS de mettre ses connaissances et ses expériences en matière de gestion documentaire au service des organisations privées et publiques en toute indépendance d’un quelconque fournisseur de matériels d’impression.

Très vite, il lui est également apparu que même si l’objectif principal des projets d’optimisation des parcs d’impression était les économies budgétaires, la réussite durable de ces projets reposait sur bien d’autres facteurs et notamment sur l’accompagnement des utilisateurs. Ainsi, les interventions de ASSPI se distinguent de celles des cabinets de réducteurs de coûts par la prise en compte de la situation particulière de ses clients : il ne s’agit pas d’appliquer un modèle économique stéréotypé mais de proposer des solutions personnalisées en termes d’implantation, de fonctionnalités, mais aussi de consultation des fournisseurs, de formation des utilisateurs, de communication.

Cette écoute attentive des besoins des organisations qui lui font confiance ont amené Isabelle Obiols à diversifier ses activités. C’est ainsi que, lors de l’audit de son parc d’impression, un client lui a parlé de ses difficultés à organiser ses réponses aux appels d’offres publics. Elle a donc formé les utilisateurs pour la mise en place d’un circuit documentaire pertinent et efficace et étendu son intervention à la rédaction du mémoire technique de plus en plus exigé par l’administration. Cette formation à la rédaction du mémoire technique est devenue une prestation à part entière.

Ainsi en ce début 2013, nos activités sont:

Audit et conseil pour les parcs d’outils d’impression.

Assistance et formation à la réponse aux appels d’offre publics auprès d’entreprises.

–  Assistance à maîtrise d’ouvrage pour les consultations relatives aux systèmes d’impression.

Accompagnement au changement des utilisateurs lors de l’implantation d’un parc optimisé de systèmes d’impression.

Pilotage de parcs par la mise en œuvre de comités de pilotage

La diversité de ses activités, la taille de certains projets, son exigence d’indépendance et la volonté de toujours mettre l’accompagnement au cœur de ses interventions nécessitaient une structure collaborative. C’est pourquoi ASSPI fait partie de la coopérative d’activités et d’emplois COOPANAME. Cette coopérative regroupe des experts de domaines très variés qui ont choisi de construire une entreprise en commun pour mutualiser les fonctions support (comptabilité, facturation, RH,…) et collaborer sur des projets ambitieux, multidisciplinaires ou gourmands en ressources. Au-delà de la mutualisation et de la collaboration, COOPANAME a également vocation à accompagner des porteurs de projets dans leur création d’une activité économique basée sur leurs expertises. A ce titre, elle est reconnue et soutenue par par le Conseil Régional, la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle, la Caisse des Dépôts et Consignations, et les différentes collectivités locales qui accueillent ses établissements : Ville de Paris, Conseils Généraux des Hauts-de-Seine, de Seine Saint-Denis et du Val-de-Marne, Ville de Nanterre et Communauté d’agglomération de Plaine Commune. Par ailleurs, Coopaname bénéficie de l’appui de la DIIESES (Délégation Interministérielle à l’Innovation, à l’Expérimentation Sociale et à l’Economie Sociale), du Haut Commissaire aux Solidarités actives contre la pauvreté, et de l’Union Européenne, via le Fonds Social Européen.

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Vous avez décidé de lancer un plan ambitieux d’optimisation des impressions dans votre entreprise. Beaucoup de collaborateurs semblent motivés au départ par cette démarche mais vous ne disposez pas des méthodes et des outils permettant de relayer ce plan d’action qui risque donc de rester lettre morte.

C’est beaucoup plus facile maintenant que les messages à tendance écologique sont de plus en plus entendus. Le respect de l’environnement est utilisé pour emporter l’adhésion des employés, car l’argument économique a très peu de prise sur eux. Cela ne doit pas être qu’un artifice : de nombreux appels d’offre d’optimisation de parc d’impression intègrent la prise en compte de critères écologiques et l’intégration dans une démarche plus globale de développement durable.

Il faut en plus compenser la disparition de l’imprimante personnelle considérée comme un avantage, un privilège. Ainsi, les futurs outils d’impression devront apporter des plus sous forme de fonctionnalités supplémentaires :  possibilité de scanner des documents, d’imprimer en recto verso…

Instituer des bonnes pratiques d’impression durablement reste difficile.

    La mise en œuvre d’un plan de changement est la clé du succès. Il se déclinera en 3 axes :

    • Plan de formation : définition du planning, du matériel pédagogique, des différents publics, animation des formations etc., pour une prise en main et une montée en compétence des utilisateurs,
    • Plan de communication : définition de la stratégie, des messages en fonction des publics, du planning, mise en œuvre de la communication pour une sensibilisation des utilisateurs et une adhésion enthousiaste au projet,
    • Assistance utilisateurs : définition et dimensionnement du plan d’assistance et des structures à mettre en place (hotline, engagements de service, parrainage…)

    Par ces ensembles d’outils et de pratiques, la démarche d’accompagnement au changement permet d’expliquer les enjeux du projet, de partager les bénéfices avec chacun des acteurs, de diffuser les nouvelles pratiques et d’aboutir le plus rapidement et dans des conditions optimales aux résultats escomptés pour le projet considéré.

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    La refonte d’un parc d’impression est rarement une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic.

    Très souvent, l’évènement qui va être à l’origine du projet d’optimisation des impressions est un déménagement. Qu’il soit partiel (quelques services) ou total, il permet de profiter de la dynamique de changement pour envisager de nouveaux usages, de nouveaux équipements , de nouvelles règles. Il s’agit en effet souvent d’un moment propice pour se poser des questions et remettre en cause des pratiques, parfois ancestrales. Mais, il convient de veiller à ne pas ajouter du dépit à de l’angoisse. L’accompagnement des utilisateurs est alors encore plus crucial. L’optimisation des moyens d’impression à leur disposition devra réellement être un plus, elle devra réellement leur apporter un mieux. Ils devront vraiment pouvoir s’approprier ces nouveaux outils et ces nouveaux usages au même titre qu’ils devront pouvoir s’approprier leur nouveau lieu. Ces deux projets menés simultanément (déménagement et optimisation des impressions) pourront ainsi s’appuyer l’un sur l’autre pour être menés avec succès : les avantages de l’utilisation d’un matériel performant mutualisé seront un appui pour faire accepter les open spaces, des locaux plus modernes dotés de la gestion par badges des entrées/sorties, de la restauration, de la température du bureau… rendront naturelle l’impression sécurisée badgée…

    L’autre déclencheur fréquemment rencontré est l’échéance de location des parcs de copieurs. Puisqu’il est temps de changer les matériels, autant refondre l’ensemble du parc de systèmes d’impression. Mener alors un projet d’optimisation permet d’éviter de remplacer en 1 pour 1 des machines qui ne sont peut-être plus adéquates, qui ne bénéficient pas des dernières avancées technologiques… L’écueil le plus fréquent dans ce cas, c’est le temps. En effet, si l’échéance n’est pas anticipée, il est impossible de mener à bien l’audit, la construction des scenarii d’équipement, la consultation des partenaires potentiels et le déploiement du nouveau parc. Cette situation aboutit le plus souvent à un simili audit mené par le prestataire en place et une proposition commerciale déguisée en préconisations.

    Bien d’autres raisons peuvent servir de déclencheur à un projet d’optimisation des systèmes d’impression (transfert de la responsabilité entre services généraux et informatique, démarche environnementale…) mais les 2 décrites ci-dessus sont vraiment les plus courantes.

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