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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le mémoire technique : la forme

septembre 13th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 13 2012
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Pour optimiser votre mémoire technique et mettre en valeur votre savoir-faire vous travaillez le contenu, vous vous appliquez à suivre nos conseils de personnalisation mais la forme compte aussi.

Imaginez que, pour une consultation moyenne de quelques milliers d’euros en BTP, l’administration reçoit une dizaine d’offres. Pour évaluer la valeur technique de chacune d’entre elles, il lui faudra lire les mémoires techniques (certains frôlent la centaine de pages en mode catalogue) et forcément résumer l’essentiel pour entrer dans les critères de choix et présenter un dossier complet lors de la commission de marché.

Si vous ne leur facilitez pas la tâche, vous prenez le risque que vos lecteurs passent à côté du plus important, ne vous comprennent pas bien, ne lisent pas tout.

Par exemple, structurer votre mémoire en parties clairement identifiées et numérotées vous permet d’établir une table des matières avec le renvoi aux numéros de pages et facilite la navigation du lecteur dans votre document. Un mémoire ne se lit pas comme un roman du début à la fin. Le lecteur va en général immédiatement vers ce qui est le plus important pour lui (moyens humains, plannings…) puis revient vers les parties qui lui permettent de comprendre comment vous compter vous y prendre. Ensuite, il reviendra vers certains éléments pour vous attribuer une note pour chaque critère défini. Enfin, en commission, s’il doit justifier ou expliquer certaines choses, il devra pouvoir rapidement se référer à votre document.

Au final, la table des matières lui aura facilité l’analyse de votre offre, lui aura permis d’en avoir une vision claire et synthétique. Il vous en sera donc reconnaissant et, en plus, il sera plus convainquant pour en parler aux décisionnaires.

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Coopératives et marchés publics

septembre 6th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 06 2012
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La préférence pour les coopératives dans la passation des marchés publics avait disparu mais elle est de nouveau effective. Ainsi dans le DC2, l’administration vous invite à faire connaître le statut de votre entreprise qui peut vous valoir cette préférence.

Ainsi, lors de la passation d’un marché, un droit de préférence est attribué à égalité de prix et à équivalence d’offres à l’offre présentée par :

  • une société coopérative ouvrière de production,
  • un groupement de producteurs agricoles,
  • un artisan,
  • une société coopérative d’artisans,
  • une société coopérative d’artistes,
  • des entreprises adaptées.

Les offres sont regardées comme équivalentes au sens de ces dispositions :

  1. S’il est procédé à leur pondération chiffrée, lorsque l’écart du nombre de points obtenus par rapport à l’offre la mieux classée n’excède pas 10 % ;
  2. S’il est procédé par hiérarchisation des critères, lorsque après l’application du ou des précédents critères, l’écart de prix entre les offres restantes n’excède pas 10 %.

Concrètement, si votre offre est à 10% près au même prix et de la même qualité que le mieux disant, vous bénéficiez d’une préférence si vous pouvez justifier d’un de ces statuts.

Lorsque les marchés portent, en tout ou partie, sur des prestations susceptibles d’être exécutées par des artisans ou des sociétés d’artisans ou des sociétés coopératives d’artisans ou des sociétés coopératives ouvrières de production ou des entreprises adaptées, les pouvoirs adjudicateurs contractants doivent, préalablement à la mise en concurrence, définir les travaux, fournitures ou services qui, à ce titre, et dans la limite du quart du montant de ces prestations, à équivalence d’offres, seront attribués de préférence à tous autres candidats, aux artisans ou aux sociétés coopératives d’artisans ou aux sociétés coopératives ouvrières de production ou à des entreprises adaptées »  = quart réservataire. Plus particulièrement intéressante pour les artisans et leurs groupements (mais pas uniquement) cette disposition permet de réserver 1/4 des travaux ou services pour ces entreprises au détriment des grands groupes.

2012 étant l’année internationale des coopératives, profitez-en pour promouvoir ce type d’ organisation en vous positionnant sur les marchés publics…

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Prestations intellectuelles : un devis

juillet 12th, 2012 Posted in Marchés Publics
juil, 12 2012
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Comme nous l’avons déjà évoqué plusieurs fois, les organisations publiques peuvent se contenter de demander 3 devis pour attribuer une prestation inférieure à 15 000 €.

Ces consultations concernent particulièrement les prestations intellectuelles du type conseil, audit…

Mais encore faut-il que le devis soit vendeur, concis et suffisamment précis pour éviter les malentendus. Il ne s’agit pas de rédiger un mémoire technique à proprement parler mais il convient tout de même d’aller au-delà d’un nombre de jours multiplié par un tarif.

Comme pour le mémoire technique, il vous faut démontrer que vous avez compris la problématique et le contexte.

Dans cette problématique, nous retrouvons très souvent celle du délai. Il est donc important de démontrer votre capacité à planifier vos prestations et à respecter vos engagements dans ce domaine.

La vraie difficulté consiste à présenter vos prestations et votre valeur ajoutée de façon synthétique mais non simpliste. Cet exercice est plus facile si vous avez rencontré l’interlocuteur précédemment.

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Marchés publics : se faire connaître

juillet 5th, 2012 Posted in Marchés Publics
juil, 05 2012
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Comme nous l’avons déjà évoqué dans d’autres articles, pour augmenter ses chances d’emporter des marchés publics, il faut se faire connaître en amont. C’est vrai pour les procédures formelles, mais cela est encore plus vrai pour tous les marchés inférieurs à 15 000 € qui peuvent se résumer à une consultation.

Au sein des collectivités publiques les plus grandes, la décision d’acheter peut faire intervenir jusqu’à 4 personnes différentes :

  • L’utilisateur qui est celui qui est à l’origine de l’achat car c’est lui qui perçoit le « besoin ». Par exemple : un responsable de bibliothèque qui a besoin d’un meuble supplémentaire, un directeur d’école qui veut faire repeindre une classe, un ingénieur qui voudrait un logiciel spécifique…
  • Le représentant du « service technique » ou « acheteur » chargé de mettre en forme, voire de rationaliser le besoin de l’utilisateur pour aboutir, le cas échéant, à un cahier des charges technique.
  • Le « bureau des marchés », composé d’agents de formation administrative et juridique, qui passe formellement le contrat et assure son suivi administratif.
  • Le comptable du Trésor , agent de l’Etat, qui effectue le paiement, généralement par virement bancaire (dans les petites communes, il s’agit du percepteur).

Dans les petites communes, l’utilisateur et le service technique (acheteur) sont souvent une seule et même personne.

L’entrepreneur doit pratiquer un certain marketing vis à vis des services acheteurs des collectivités publiques :

  • pour que ces derniers le connaissent et songent à le consulter dans les marchés de faibles montants,
  • pour qu’ils lui indiquent leurs prévisions d’achats pour l’année à venir.

Il ne doit pas hésiter à entrer en contact avec les utilisateurs et également les services techniques (acheteurs), lorsque la distinction existe.

Une approche locale permet de se faire connaître auprès des administrations proches de l’entreprise (cet aspect est souvent apprécié dans le jugement des offres), d’obtenir des références et d’étendre petit à petit son champs d’action.

Pour en savoir plus, pensez à nos ateliers « Réponse aux appels  d’offres publics ».

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Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

mai 31st, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE
mai, 31 2012
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De nombreux organismes et consultants vous proposent des formations aux marchés publics. Celles-ci sont très orientées sur les aspects juridiques de la consultation, du marché et de la réponse. Cet aspect est certes très important pour les consultations importantes et particulières. Je regrette pourtant que de nombreuses formations se limitent à ces aspects car elles sont pratiquées par des juristes.

Les personnes qui vont répondre aux appels d’offres publics dans les PME n’ont pas cette formation juridique et, par conséquent, ces formations leur sont peu profitables, rébarbatives et…inefficaces.

En effet, d’expérience, l’aspect juridique est loin d’être crucial pour les marchés qui les concernent. Une fois, que l’on connait les seuils de marchés, les documents administratifs à fournir à lire , les principales caractéristiques des marchés à bons de commande, de l’allotissement, les clauses de règlement et quelques autres douceurs, le plus important pour devenir un partenaire efficace des opérateurs publics est de savoir choisir les appels d’offre auxquels répondre , d’être organisé et rigoureux et de savoir mettre en valeur ses points forts.

ASSPI vous propose des ateliers pratiques qui abordent tous ces points. Ces ateliers sont adaptés à votre structure, à votre activité. Ils sont basés sur un cas pratique auquel vous pourriez répondre, auquel vous êtes en mesure de répondre à la fin de la formation. Ils sont suivis de conseils et de relecture de vos réponses pendant 1 mois suivant la session.

Ils se tiennent dans vos locaux et peuvent accueillir jusqu’à 3 personnes pour un montant forfaitaire par jour de 450 € HT.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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Mini guide des marchés publics

mai 24th, 2012 Posted in Marchés Publics
mai, 24 2012
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Qui sont les acheteurs publics ?

Administrations d’Etat
–  Les ministères
–  Les établissements publics administratifs (EPA) nationaux tels que les grands musées, les universités, les centres de recherche, hôpitaux…
–  Les préfectures de région et de département et les services qui en dépendent comme les directions départementales des territoires (DDT), les directions départementales de la cohésion sociale (DDCS), etc.
A noter : les EtablissemEnts industriels et commerciaux (EPIC) nationaux, tels que la SNCF, ne sont pas soumis au code des marchés publics.

collectivités territoriales sous leurs diverses formes, qui ont des compétences de plus en plus étendues et deviennent par conséquent de grands acheteurs publics
–  Les conseils régionaux
–  Les conseils généraux
–  Les communes
–  Les syndicats de communes
–  Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) comme les communautés d’agglomérations ou les communautés urbaines
–  Les établissements publics industriels et commerciaux (EPIC) locaux

Les achats publics sont très diversifiés en montants et en nature.
Ils sont classés en 3 catégories :

  • Les marchés de travaux. Ils ont pour objet la réalisation de tous travaux de bâtiment ou de génie civil, à la demande d’un acheteur public qui en devient propriétaire (le maître d’ouvrage).
  • Les marchés de fournitures. Ils ont pour objet d’achat de biens meubles (mobilier, matériels, fournitures), la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de mobiliers, de matériels ou de fournitures.
  • Les marchés de services : services matériels (nettoyage de locaux, sécurité alarme, entretien de jardins, enlèvement des ordures ménagères…) et services immatériels (maîtrise d’oeuvre, expertise comptable, services juridiques…).

Quelles sont les différentes procédures et les seuils de passation correspondants ?

Il y a 2 grands types de procédures :
1) Les marchés à procédures adaptées (MAPA) : ils sont passés selon des modalités de mise en concurrence et de publicité déterminées par chaque acheteur public, et non par le Code de marchés publics.

2) Les procédures formalisées : appels d’offres et autres types de procédures.

Les seuils de passation dépendent de la nature de l’achat et de l’acheteur.
Pour les marchés de travaux : les règles sont identiques pour tous les acheteurs

Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 5 000 000 € HT à partir de
5 000 000 €  HT

– Etat
– EPA nationaux
– Collectivités
territoriales
– EPIC locaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres

Pour les marchés de fournitures et de services : les règles sont différentes selon la nature de l’acheteur public

Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 130 000 € HT à partir de
 130 000 € HT

– Etat,
– EPA nationaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres
Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 200 000 € HT à partir de
 200 000 € HT

– Collectivités
territoriales,
– EPIC locaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres

(Tableaux extrait du Guide opératoire pour la réponse des PME à la commande publique)

Sources : site de l’APCE

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La copie de sauvegarde dans les marchés dématérialisés

mai 3rd, 2012 Posted in Marchés Publics
mai, 03 2012
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Dans le cadre de la réponse dématérialisée aux marchés publics, le candidat a la possibilité de fournir une copie de sauvegarde (papier ou numérique). Il s’agit d’une possibilité et ne peut être imposé par l’administration même si certains règlements de consultation peuvent sembler la rendre obligatoire.

Elle présente l’avantage de sécuriser le dépôt de la candidature et de l’offre. En effet, elle serait utilisée au cas où les documents ne pourraient être lus via la plateforme de dématérialisation.

Par contre, elle ne peut être utilisée comme complément du dossier dématérialisé. Il convient donc de s’assurer de la stricte conformité entre le dossier original et la copie de sauvegarde.

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La négociation dans les Marchés Publics

avril 26th, 2012 Posted in Marchés Publics
avr, 26 2012
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Les procédures de marchés publics prévoient de plus en plus la possibilité d’une phase de négociation. En effet, elle permet à l’administration de s’assurer d’une meilleure adéquation entre ses besoins et les offres des candidats. Elle permet d’obtenir un meilleur achat tout en respectant les règles de transparence.

La négociation peut porter sur toutes les composantes d’une offre et non pas uniquement sur le prix.
La seule limite étant de ne pas remettre en cause de manière excessive les termes du cahier des charges initial, sur la base de laquelle a été organisée la concurrence.

Ainsi, la négociation peut porter sur les éléments suivants :

  • le prix (en agissant par exemple sur le coût d’acquisition mais aussi sur le coût de stockage, sur le prix des accessoires, des options, des pièces de rechange, des garanties, de l’entretien, de l’assurance, du transport…)
  • la quantité (vérification de la quantité nécessaire, fréquence des commandes, structures des remises accordées …)
  • la qualité (vérification de la bonne estimation de la qualité, suffisante ou au contraire surestimée, au regard des besoins, incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié en plus ou en moins)
  • le délai (incidence sur le prix des exigences en terme de délai, part du transport…)
  • les garanties de bonne exécution du marché (pénalités, résiliation….)
  • les éléments d’exécution des prestations (délais, formule de variation de prix, qualité des matériaux utilisés, durée des garanties, propriété intellectuelle…).

Cette négociation peut prendre la forme d’entretiens ou d’échanges écrits.

Les candidats doivent profiter de cette phase pour adapter leur offre en fonction des précisions et des informations complémentaires données par l’administration. Ainsi, il est tout à fait adéquat de revoir un planning pendant la phase de négociation si l’administration a apporté des éléments contraignants (horaires d’ouverture, projet parallèle…).

Ils doivent également en profiter pour argumenter sur la valeur de leur offre et apporter des preuves complémentaires, des exemples de réalisation…

Il s’agit parfois d’un exercice périlleux mais toujours constructif car, même en cas de rejet de l’offre, l’expérience acquise est précieuse.

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Formation pour la rédaction du mémoire technique

mars 22nd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics
mar, 22 2012
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Qu’il s’agisse de marchés de travaux ou de services, le mémoire technique est un élément important de votre réponse aux appels d’offres publics. Qu’il soit exigé (il l’est de plus en plus souvent) ou pas, il est indispensable. Il vous permet de décrire précisément vos méthodes, vos prestations, votre valeur ajoutée, de présenter votre entreprise. Il permet à l’administration de s’assurer que vous avez compris sa problématique, de juger de la qualité technique de votre proposition (critère souvent plus important que le prix), de se rassurer quant à votre capacité à rédiger (si vous êtes retenu, vous devrez rédiger des comptes-rendus, des procès verbaux, des rapports…).

Mais il est parfois difficile de prendre suffisamment de recul pour écrire ce que l’on fait tous les jours. Mais le temps manque pour rédiger ce document. Mais vous ne savez pas ce qu’attend l’administration, jusqu’à quel degré de précisions aller.

Après 20 ans passés à répondre à des appels d’offres et à assister les administrations dans la rédaction de leur marchés et dans les délibérations des commissions, nous avons acquis les convictions suivantes :

  • le mémoire technique doit être personnalisé, spécifiquement rédigé pour répondre à la demande
  • le mémoire technique n’est pas jugé au poids

Il est donc contreproductif de rédiger (ou d’acheter) un mémoire technique type qu’il suffit de reproduire et d’envoyer pour chaque réponse. Certes, vous gagnerez du temps, mais à la lecture du document, l’administration considèrera que vous n’êtes pas assez motivé par cet appel d’offre pour y passer un peu de temps. De plus, elle ne prendra pas le risque de confier une prestation importante à un partenaire sans être sûre qu’il a compris les enjeux, les contraintes et les objectifs du projet. Enfin, de plus en plus d’appels d’offre prévoient la possibilité de négociations : vous pouvez être appelé à défendre votre proposition en face à face et ce sera difficile d’être convaincant en parlant d’un document que vous n’avez pas relu, pas rédigé vous-même.

Il est également inutile de produire un document trop volumineux. Il ne s’agit de rendre un catalogue de produits ou de services possibles mais bien une description des produits ou des services que vous proposez pour ce projet. Mettez-vous à la place des personnes qui vont devoir dépouiller les offres et qui se trouvent face à un pavé de 100 pages…De plus, le temps étant compté, vous ne pouvez pas passer vos nuits à rédiger les mémoires techniques de vos réponses aux appels d’offres.

Après vous avoir expliqué que le mémoire technique est essentiel et qu’il est difficile de rédiger un « bon » mémoire technique, nous ne pouvons que vous rassurer : il ne s’agit pas d’un exercice littéraire, aucun talent n’est exigé. Vous connaissez bien votre métier ? votre entreprise ? Vous êtes apte à produire le document adéquat.

Nous vous proposons de vous accompagner pour optimiser la rédaction de vos mémoires techniques. Nous mettons à votre disposition notre expérience et nos savoir faire pour que vous puissiez produire un document qui vous positionnera dans les premiers quant au critère technique, et ce, en toute autonomie.

Nos formations se déroulent dans vos locaux, sur une journée, pour 1 à 3 personnes. Après vous avoir fourni quelques principes théoriques incontournables, nous passons l’essentiel de cette journée sur les aspects pratiques (rédaction des parties fixes du mémoire, étude d’appels d’offre réels auxquels vous pourriez répondre. Nous vous accompagnons après cette formation, dans vos premières réponses par nos relectures et conseils.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises, étendre la formation à la constitution du dossier administratif,…

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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Small Business Act pour l’Europe

mars 15th, 2012 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
mar, 15 2012
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Le Small Business Act a été mis en place en 1953.
Il est destiné à favoriser l’activité économique des PME.
Ainsi, aux États-Unis, 23 % des marchés publics fédéraux sont réservés à des Petites et Moyennes Entreprises (PME) américaines.

L’idée fait son chemin en Europe (elle s’invite même dans la campagne présidentielle française).

Ainsi en 2008,un Small Business Act pour l’Europe est adopté. Il reflète la volonté de la Commission de reconnaître le rôle essentiel joué par les PME dans l’économie européenne. Il établit, pour la première fois, un cadre politique global pour l’Union européenne et les États membres. Son objectif est  d’ancrer de façon irréversible le principe « Penser aux PME d’abord » tant dans le processus législatif que dans le comportement des administrations, et de promouvoir la croissance des PME en les aidant à surmonter les problèmes qui continuent à entraver leur développement.Il « s’applique à toutes les entreprises qui sont indépendantes, qui emploient moins de 250 salariés et qui ne dépassent pas un certain seuil pour leur chiffre d’affaires et/ou leur bilan, soit 99% de toutes les entreprises européennes. »
Objectifs : aider les PME à accéder à de nouveaux marchés et favoriser l’innovation.

Mais, il n’est pas contraignant. Il est destiné à favoriser l’accès des PME aux marchés publics non à contraindre les acteurs publics à passer un certain volume de marchés avec des PME.

Dans la mesure où l’Europe et la France sont conscientes de l’enjeu économique que représentent les PME et de la nécessité de les aider à accéder à la commande publique, nous pouvons gager que de nouvelles mesures mesures seront prises pour favoriser les PME.

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