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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Recycler ses propres impressions

juin 10th, 2013 Posted in Bureau vert
juin, 10 2013
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Les constructeurs de systèmes d’impression cherchent à limiter les impacts de leurs matériels sur l’environnement et la consommation de ressources naturelles : green washing ou réelle préoccupation, je vous en laisse juges.

Dans cette course, Toshiba vient de marquer des points en lançant un multifonction capable d’effacer l’encre sur les documents. Ce système fonctionne avec un toner spécial qui s’efface en passant dans un four à haute température. Le MFP ressemble à tous les autres mais est doté de ce four supplémentaire. Le procédé permettrait de réimprimer jusqu’à 5 fois sur la même feuille générant ainsi de substantielles économies de papier.

De nombreux documents imprimés pourraient être traités de cette manière. Ainsi tous les documents destinés à une lecture immédiate, tous ceux destinés à la prévisualisation, ceux distribués lors de réunions et bien d’autres sont jetés après usage, ils pourraient directement être recyclés dans l’entreprise. Par contre, les documents destinés à être annotés ou archivés à des fins de conservation ne sont pas concernés.

Reste à connaître le bilan énergétique d’une telle machine : 2 fours (un pour l’impression, l’autre pour l’effacement) génèrent forcément une surconsommation électrique.

De plus, le procédé n’aura-t-il pas tendance à dédouaner les utilisateurs des pratiques d’impression responsables qu’ils commencent à acquérir ?

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La réduction des coûts d’impression

juin 3rd, 2013 Posted in Coûts d'impression, Spécial PME-TPE
juin, 03 2013
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La réduction des coûts d’impression est possible pour tous les types d’entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages.

Les impératifs économiques (et écologiques) amènent de nombreuses entreprises à s’interroger sur les volumes et les coûts de leurs impressions. Réduire ses coûts d’impression passe bien par une réduction du TCO et  par une réduction des volumes.

La réduction du TCO passe d’abord par la connaissance du TCO actuel. Cela peut paraître évident et pourtant de nombreuses entreprises ignorent encore combien leur coûte une page. Cela passe aussi par une meilleure adéquation des équipements avec les besoins réels. Là encore, la connaissance du parc actuel, des solutions logicielles associées, des services complémentaires et l’évaluation des besoins réels sont incontournables. Autre point sensible et fort levier d’économies, la négociation des prix et contrats (location, maintenance, achats, formation…) doit, comme dans le secteur public, non pas rechercher le moins disant mais bien le mieux disant.

La réduction des volumes devrait s’accélérer dans les entreprises car de nombreuses solutions sont à leur disposition. D’abord des solutions de gestion d’impression (impression sécurisée, routage,…) mais aussi des solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et amènent donc une diminution des flux de documents papier au profit de flux numériques. L’arrivée de nouveaux supports comme les tablettes facilement transportables et qui fournissent un bon confort de lecture va aussi sans doute contribuer à accélérer cette mutation.

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TCO KESAKO ?

mai 27th, 2013 Posted in Coûts d'impression
mai, 27 2013
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Si vous vous intéressez à l’optimisation des systèmes d’impression, vous avez forcément entendu parler du TCO. Mais, comme souvent pour les acronymes et le jargon professionnel, ceux qui en parlent partent du principe que chacun sait de quoi il s’agit. Pour ma part, j’aime bien revenir à la définition précise de ce genre de termes. Ainsi, je suis sûre de les utiliser à bon escient et, en partageant la définition, je m’assure que nous parlons tous de la même chose.

Aujourd’hui, je vous propose donc de partager la définition du TCO.

Littéralement, TCO est un acronyme anglais pour désigner le coût total de possession (Total Cost of Ownership). Cette notion découle de la notion de coût du cycle de vie qui est le « coût cumulé d’un produit tout au long de son cycle de vie ». Son évaluation consiste à  à chiffrer l’ensemble des coûts prévisionnels d’un produit pendant toutes les phases de son cycle de vie, depuis les études préalables jusqu’à son retrait de service. Cette évaluation inclut les coûts du produit principal ainsi que ceux de ses éléments annexes.

Ainsi le TCO d’un produit se compose de :

  • son coût d’acquisition,
  • son coût de propriété (utilisation et maintenance),
  • son coût de démantèlement (ou de retrait de service). Le retrait de service peut engendrer des coûts négatifs (réutilisation ou revente de certains éléments).

Prenons l’exemple du calcul du TCO d’un micro-ordinateur. Il comprend :

  • le prix d’achat du matériel ou le coût de location,
  • les coûts d’acquisition de tous les logiciels au cours de la vie de l’ordinateur,
  • tous les coûts d’utilisation, comme
    • les réparations ;
    • les services de hotline ou de helpdesk;
    • mais aussi tous les coûts liés à l’installation d’un système d’exploitation (ou de nouvelles versions), de nouveaux logiciels (ou de nouvelles versions). Ces coûts qui représentent très souvent un pourcentage important du TCO sont souvent largement sous-estimés
  • plus les coûts de destruction, moins les éventuels gains à la revente ou au recyclage.

Pour ce qui concerne le calcul du TCO des systèmes d’impression, l’étude s’arrête souvent au coût de propriété puisque l’organisation utilisatrice ne paie pas directement le coût du démantèlement (Cf DEEE).

Le calcul du TCO d’une imprimante devrait s’approcher de l’exemple précédent. Mais, les coûts liés aux changements de versions de drivers, à l’assistance aux utilisateurs, au changement des consommables, à la mauvaise utilisation des fonctionnalités sont très souvent sous-évalués voire non pris en compte.

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L’empreinte carbone au bureau

mai 6th, 2013 Posted in Bureau vert
mai, 06 2013
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Imprimer des documents, envoyer un mail, surfer sur Internet, se rendre à son travail : autant de gestes quotidiens qui ont une empreinte carbone. Lors des projets d’optimisation des systèmes d’impression, il est souvent question de la dématérialisation des documents comme éléments d’une politique de développement durable. Mais, cette dématérialisation n’est elle-même pas neutre car elle nécessite des échanges qui ne sont pas que virtuels. Ainsi,  l’usage d’Internet et des mails ne sont pas aussi « propres » qu’il y paraît.

Une “recherche Google” ne représente que 2,8 g équivalent CO2, mais ces requêtes sur l’année (à raison de 2,6 recherches par jour) pèsent 9,9 kg d’équivalent CO2 (source : Ademe) ! Un poids que nous pouvons réduire, en saisissant directement les adresses des sites web recherchés dans la barre d’adresse, ce qui évite de solliciter les serveurs des moteurs de recherche.

De même, transmettre un e-mail avec une pièce jointe de 1 Mo correspond à un impact de 19 grammes, soit 13,6 tonnes Eq CO2 par an (pour l’envoi de 33 e-mails par jour ouvré pour une entreprise de 100 salariés), l’équivalent de treize allers-retours en avion Paris-New York ! Les ordinateurs utilisés pour ces échanges de messages sont responsables de l’essentiel de cette empreinte. En effet, un poste de travail représente 1 tonne Eq CO2 dans ses phases de fabrication, de transport et d’assemblage… sans compter son impact lié à l’utilisation. Un poids qui pourrait être diminué en allongeant la durée de vie des ordinateurs professionnels, souvent remplacés dès leur amortissement (trois ans).

Sources Eco-jonction

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Le recyclage des photocopieurs

avril 1st, 2013 Posted in Bureau vert
avr, 01 2013
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L’empreinte écologique d’un photocopieur multifonction est très importante : 3 300 kg de CO2 sont émis (source Action Carbone) et 2,1 tonnes de « matières premières » sont utilisées (eau, cuivre, aluminium, etc.) lors de sa fabrication. Quant à l’empreinte carbone de l’ensemble des matériels informatiques et bureautiques, elle est équivalente à celle de l’aviation civile soit environ 3 % des émissions totales !

Les photocopieurs multifonctions sont très souvent loués pour des périodes de 3 ou 4 ans. A la fin de la durée de location ils sont repris par le prestataire qui les a installés. Conformément à la législation sur le recyclage des DEEE (déchets d’équipements électriques et électroniques)  » le producteur doit prendre en charge l’organisation et le financement de l’enlèvement et du traitement « . Certains matériels sont en bien piètre état mais d’autres sont encore tout à fait opérationnels même s’ils ne sont plus à la pointe de la technologie. Ainsi, certaines entreprises se sont spécialisées dans le recyclage de ces matériels qui, selon leur état seront révisés, reconditionnés pour être distribués en matériels d’occasion ou valorisés par prélèvement et revente des pièces détachées. Ces sociétés concluent des partenariats avec les constructeurs et les distributeurs de copieurs.

Pour les copieurs achetés, le principe est le même sauf que cette fois c’est le fournisseur du nouveau parc doit reprendre les anciens matériels. Dans certains cas (de plus en plus rares) cette reprise fera l’objet d’une remise sur l’acquisition des nouveaux matériels. Dans d’autres cas (plus fréquents), le prestataire se fera tirer l’oreille arguant des coûts de transport et autres excuses pour ne pas remplir ses obligations.

Ainsi, sauf dans le cas où un copieur acheté n’est pas remplacé, les entreprises ne devraient pas avoir à faire appel à des « recycleurs ». Les fournisseurs de matériels doivent se charger de la livraison des nouveaux et de la reprise pour recyclage des anciens.

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7 façons de se débarrasser de son parc d’imprimantes

mars 11th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 11 2013
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Après l’optimisation des systèmes d’impression, la question de l’avenir du parc des imprimantes se pose très souvent.
Les imprimantes sont très polluantes et, lorsque l’on ne s’en sert plus, elles deviennent vite des déchets encombrants dont l’élimination est  réglementée. Il y a  plusieurs solutions pour se défaire proprement d’un parc d’imprimantes.

1. Les envoyer à la casse

‘ Beaucoup d’entreprises n’ont pas conscience que les machines qu’elles envoient à la casse ont une valeur et pourraient être réemployées ‘, regrette Marc Gallais-Hamonno, responsable du programme de recyclage Internethon de l’Afnet (Association francophone des utilisateurs du net).

2. Les revendre à un broker

Un certain nombre des imprimantes dont l’entreprise souhaite se débarrasser pour des raisons de coûts et/ou d’usage sont encore performantes. Des sociétés spécialisées, les brokers, peuvent les racheter pour les reconditionner pour le marché de l’occasion ou pour le marché des pièces détachées. Pour qu’il ait encore de la valeur sur le marché de l’occasion, le matériel doit avoir quatre à cinq ans maximum.

3. Les faire enlever par un fournisseur

La mise en place du futur parc peut  aussi faire l’objet d’un accord de reprise des équipements remplacés. Tous les grands constructeurs ont développé leur propre filière de recyclage.

4. Les réutiliser en interne

Une autre solution serait de redéployer ces matériels.  Cette solution doit toujours être étudiée avec soin. Elle a l’intérêt de ne pas gaspiller des ressources encore utilisables. Elles permet également de mettre en place le parc optimisé de façon progressive en accompagnant les utilisateurs. mais elle a l’inconvénient de faire perdurer des pratiques contraires aux objectifs de l’optimisation (impressions couleur systématiques, absence de recto-verso…). Le redéploiement de ces imprimantes ne permet pas de mettre en place une gestion centralisée du parc de systèmes d’impression (approvisionnements différents, niveaux de service,…) et surtout elle retarde les effets financiers de l’optimisation en maintenant des niches de coûts élevés en consommables.

5. Les proposer aux salariés

Suite au vote d’un amendement de la loi de finances à la fin 2007, une entreprise qui donne des équipements amortis à ses collaborateurs n’aura plus de comptes à rendre au fisc ou à l’Urssaf : ce don n’est plus considéré comme un avantage en nature soumis à cotisations. il conviendra de s’assurer que plus aucune imprimante du même modèle n’est en parc dans l’entreprise (la tentation serait forte de se « dépanner » en cartouches).

6. En faire don

De nombreuses structures proposent de reconditionner les matériels informatiques pour les redistribuer à des familles dans le besoin ou à des associations d’aide à l’emploi. Le plus souvent, ces structures font travailler des personnes en réinsertion ou handicapées. Cette bonne action coûte plus cher à l’entreprise qu’une destruction. Cependant, ‘ il faut réussir à identifier une association qui soit prête à récupérer le matériel et qui soit capable de le retraiter en respectant la législation ‘, note Eric Collery, ce qui peut être compliqué selon les volumes à traiter.
Dans le cas de faibles quantités, les écoles locales peuvent être intéressées par des matériels en bon état de fonctionnement.

7. Choisir la location

Louer a le double avantage de faciliter l’évolution du parc et de déporter le problème des matériels à éliminer auprès du loueur. D’ailleurs, très souvent, la location globale des systèmes d’impression est un des enjeux du projet d’optimisation.
Sources : 01Net.com

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Le recyclage du papier à la une

mars 4th, 2013 Posted in Bureau vert, Divers
mar, 04 2013
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La filière du recyclage du papier fait la une régulièrement mais un peu plus ces derniers temps.

La semaine passée, le Monde se penchait sur la question avec un article intitulé « la France espère recycler 60 % de son papier en 2018″.

Dans le même temps, Graphiline.com publiait un article intitulé « Le recyclage du papier coûte cher en France ».

La semaine d’avant Riposte Verte relayait un article de Actu-environnement « Pourquoi le recyclage des papiers fonctionne mal ».

Et nous ne nous prétendons pas exhaustifs sur tout ce qui est paru ces derniers temps sur le sujet.

Cette « déferlante » (relative il est vrai) est due probablement à la reconduction de l’agrément de Ecofolio pour la période 2013-2016. Le rôle de cet organisme est de collecter les contributions de ceux qui mettent du papier sur le marché et à les redistribuer aux collectivités en charge de la collecte et du tri. La contribution est passée cette année de 39 à 48 € la tonne mise sur le marché. Malgré cette hausse, les collectivités se sont dites déçues par le niveau de soutien défini dans le nouvel agrément.

Il faut dire que selon Riposte Verte, seulement 20 % des papiers de bureau sont recyclés…et les gisements diminuent puisque malgré une certaine résistance, la consommation de papier ne cesse de diminuer.

A suivre…

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Enquête Riposte Verte sur la gestion des déchets de bureau

février 11th, 2013 Posted in Bureau vert
fév, 11 2013
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Avec plus de 150 millions de m2, le parc de bureaux français compte parmi les plus importants du monde. A l’intérieur, nous sommes plus de quinze millions de travailleurs qui générons quotidiennement des quantités de déchets qu’il est impossible, à ce jour, de quantifier précisément.

Menée par Riposte Verte, en partenariat avec Ecologic (éco-organisme dédié à la récupération, au recyclage et à la valorisation des DEEE) et le CNIID (Centre National d’Information Indépendante sur les Déchets), une enquête sur la gestion de ces déchets vise à évaluer l’évolution des pratiques, deux ans après la dernière analyse.

Elle porte sur ;
– la connaissance de la réglementation ;
– la prise en compte du facteur « déchet » dès le processus d’achat ;
– les pratiques effectives de tri et de collecte des acteurs professionnels ;
– la gestion du nettoyage et de la propreté, notamment des produits utilisés.

Je vous encourage à y répondre et à la diffuser à vos collègues et amis. Le questionnaire est complètement anonyme et prend moins de cinq minutes pour être rempli. Et, à l’issue de cette consultation, les résultats seront bien sûr analysés et rendus publics.

Sources : Riposte Verte

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Réduire ses volumes d’impression : un projet

février 4th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
fév, 04 2013
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Selon l’institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne 28 pages par jour. Le coût écologique et économique de ces quelque 6 600 pages par an est particulièrement élevé. Pour l’entreprise, le budget s’élève entre 320 et 1 200 euros par an et par salarié. Il représente jusqu’à 5 % du chiffre d’affaires. Les arguments sont nombreux pour motiver les entreprises à réduire leurs volumes d’impression. Mais par où commencer ?

1. Trouver un sponsor pour le projet

La réduction des volumes d’impression touche à divers domaines et impacte tous les services. Ce projet doit être porté au plus haut niveau par un « sponsor ». Pour être crédible et facilitateur, ce sponsor sera idéalement une personne de la Direction.

2. Suivre les progrès grâce à des indicateurs simples et parlants

Pour mesurer leurs progrès, les utilisateurs ont besoin d’indicateurs. Il faut donc construire un tableau de bord qui leur permette de comparer le nombre de pages imprimées initialement et la moyenne du dernier mois, du dernier trimestre, par exemple. Selon la culture de l’entreprise, cet indicateur pourra être traduit en nombre d’arbres, en euros…

3. Accompagner le changement

Les bonnes pratiques réduisent l’impact environnemental mais aussi les coûts liés aux impressions. La réduction des coûts peut atteindre 20 % dès la première année. Comme il s’agit essentiellement de modifier les habitudes en place, il faut accompagner les utilisateurs en les formant et en les sensibilisant. Cet accompagnement est indispensable pour pérenniser les gains.

4. Consolider le parc d’imprimantes

L’approche la plus efficace pour réduire le volume de pages imprimées reste la mutualisation des systèmes d’impression vers un multifonction départemental. D’une part, les utilisateurs doivent faire un effort pour récupérer leurs impressions. D’autre part, on peut utiliser un système de badge ou un code pour récupérer l’impression. Ainsi, si un utilisateur lance une impression mais ne passe pas la récupérer, le fichier d’impression est supprimé sauvant l’impression d’une page inutile.

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Bureau vert et RSE

janvier 28th, 2013 Posted in Bureau vert
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« Le concept de RSE est l’intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes ». Définition de la Commission Européenne.

Une politique de RSE passe donc par la prise en compte du volet environnemental de nos pratiques dans l’entreprise.

La mise en œuvre de certaines actions simples et une communication à destination de tous constituent un bon premier pas. Au-delà de l’affichage, engager une démarche de développement durable est une vraie source de bénéfices. Elle  peut toucher plusieurs domaines (et faire partie des objectifs d’un projet d’optimisation des impressions !).

DECHETS :
• Participer et inciter au tri sélectif des déchets pour permettre le recyclage, en utilisant les corbeilles de bureau double bacs.
• Nommer un responsable… celui-ci doit communiquer surles différentes actions engagées auprès de tout le personnel.

PAPIERS :
• Diminuer la quantité de papier utilisé : Imprimer recto/verso, qualité brouillon, n’imprimer les documents qu’une fois finalisés, imprimer plusieurs pages par feuille(surtout pour les présentations Powerpoint), faire de l’archivage électronique (former les collaborateurs !)
• Utiliser du papier recyclé et/ou du papier labellisé FSC.

ÉCONOMIE D’ÉNERGIE :
• Éteindre la lumière et l’écran d’ordinateur en quittant le bureau (réunion, repas,…).
• Nommez un « inspecteur énergie ».
• Mettre en place des mesures concrètes d’économie d’énergie : Améliorer l’isolation des locaux (fenêtres, ponts thermiques, etc.), utiliser des détecteurs de présence pour l’éclairage des espaces communs, privilégier des machines peu gourmandes en énergie,  utiliser des ampoules à basse consommation.
• Pour aller plus loin, réaliser un audit énergétique pour identifier les postes qui permettront des économies à la fois énergétiques et financières.

ACHATS
• Lors de nouveaux achats, privilégier des produits ayant un impact minimal sur l’environnement.
• Choisir des fournisseurs respectant des critères écologiques stricts.
• Privilégier les achats locaux.
• Informer les clients et fournisseurs de l’impact environnemental des produits et services, y compris de leur processus de fabrication.

TRANSPORTS :
• Système de covoiturage à encourager.
• Privilégier les transports en commun.
• « Subventionner » des abonnements de transports publics.
• Suivre les astuces d’éco-conduite lors de déplacement en voiture : conduite souple, vitesse stabilisée, pas d’abus de la climatisation, etc.

Qui est concerné ? Tout le monde !

Bénéfices attendus
Pour les collaborateurs :
• Préservation accrue de l’environnement naturel de l’entreprise.
• Rapprocher leurs initiatives personnelles de celles de leur entreprise.
• Sensibilisation et encouragement à adopter les mêmes pratiques à la maison.
Pour l’entreprise :
• Diminution des factures d’électricité.
• Diminution des dépenses (papier, ampoules…).
• Anticipation des exigences de la clientèle et, par conséquent, fidélisation et acquisition de clients.
• Meilleure santé (réglage des températures été comme hiver).
Pour l’environnement
• Moins de pollution.
• Diminution de l’utilisation des énergies fossiles.
• Moins de trafic routier donc moins de CO2.

Source : carnet de route RSE

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