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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Pourquoi une politique papier ?

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Le papier est emblématique. C’est un moyen de s’orienter vers une politique plus globale d’économies d’énergie et donc de développement durable, précise Valéry Hergott, directeur de Riposte Verte, association pour un environnement tertiaire responsable.

Instaurer une politique papier dans une entreprise est souvent porteur d’économies et de gains visibles en termes de développement durable. Une
évidence quand on sait que le papier représente 60 à 80 % des déchets dr l’entreprise. Utiliser moins de papier et mieux consommer peuvent être les objectifs des sociétés qui se lancent dans l’aventure.

Mettre en place une politique papier passe donc par une politique d’achats en termes de papier. Est-ce du papier recyclé, labellisé ou classique ? Quelles sont les quantités de papier utilisé ?

Cela passe aussi par un changement des habitudes des salariés. Des actes simples comme la réutilisation des feuilles imprimées pour le brouillon
ou le paramétrage des multifonctions pour des impressions recto/verso permettent de limiter le gaspillage.

Des entreprises comme Veolia Propreté, Tri-o, Paprec ou Élise. offrent des services de tri et de recyclage du papier. Certaines entreprises proposent même de racheter le papier. Paprec met ainsi à la disposition des entreprises de Paris et de la petite couronne (Hauts-de-Seine, Seine Saint-Denis, Val-de-Marne), son kit de recyclage comprenant la livraison, la collecte et le recyclage de 20 cartons. De son côté, Élise équipe les collaborateurs de corbeilles de tri et met à disposition des conteneurs de stockage, des caissons confidentiels et autres collecteurs de tri sélectif.
De l’achat de papier à un changement d’habitudes de consommation de la part des collaborateurs, la mise en place d’une politique papier est un gage de succès immédiat et visible pour une entreprise engagée dans une démarche développement durable. Nous ne militons pas pour le « zéro papier » mais pour une utilisation raisonnée et raisonnable de celui-ci, souligne le directeur associé de Riposte Verte. Tout dématérialiser n’est pas une solution. Le revers de la médaille de cette stratégie est le coût énergétique important des postes informatiques nécessaires à cette dématérialisation.

Source : Décision achats

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Un article dans Environnement Magazine

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Le numéro du mois d’avril de Environnement Magazine étudie la mise en œuvre d’une politique responsable des achats en général, du papier en particulier et de déplacements des collaborateurs.

Ces trois sujets sont traités sur une dizaine de pages. Riposte Verte fait la couverture de ce numéro et l’objet d’une longue interview sur l’éco responsabilité des acteurs tertiaires et le chemin restant à parcourir.

Isabelle Obiols a également été interviewée sur le sujet de la politique papier.

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La Poste et la collecte de papier de bureaux

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La Poste a annoncé lundi 7 novembre 2011 le lancement d’une filiale dédiée à la collecte de papiers de bureau à recycler, fonction qui sera assurée par les postiers auprès de petites structures, avant un tri effectué par une entreprise spécialisée dans laquelle le groupe vient d’ investir. Visant les TPE/PME et les collectivités locales, « cette nouvelle activité s’appuie sur les moyens industriels du groupe et le professionnalisme des facteurs qui, venus pour collecter ou distribuer le courrier dans une entreprise, repartent avec les papiers de bureau à recycler », selon le communiqué de La Poste.

Ces petites structures produisent entre 500 000 et 900 000 tonnes de papier non collecté par an selon l’Agence pour la maîtrise de l’énergie (Ademe), a précisé un porte-parole de l’entreprise. « Notre objectif est de capter 20 % de ce flux d’ici 2015″, a-t-il ajouté. La Poste indique avoir racheté 66 % de la société Nouvelle Attitude (le reste du capital restant entre les mains des deux fondateurs), spécialisée dans le recyclage de papiers de bureau, et qui devient une nouvelle filiale du groupe.

Nouvelle Attitude, « entreprise d’insertion par l’activité économique » conventionnée par l’Etat et le Pôle emploi, emploie actuellement « une trentaine de personnes ». Elles trieront le papier collecté par les facteurs, qui sera ensuite « transmis à des papetiers-recycleurs situés à proximité ». Après une expérimentation dans l’Essonne, cette nouvelle activité est étendue à  partir de ce jour dans le Loiret, l’Eure-et-Loir et les Yvelines, « avant une généralisation progressive à l’ensemble du territoire en 2012″, est-il précisé.

Aucune embauche spécifique de postiers n’est prévue, mais La Poste indique que cette activité sera « créatrice d’emplois de proximité puisque Nouvelle Attitude va, au fur et à mesure de la montée des demandes de collecte, créer de nouveaux emplois d’insertion ».

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Les mauvais chiffres de l’impression

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De 1 à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise est dépensé en impression. Certains fournisseurs n’hésitent pas à mentionner le ratio de 5 % notamment pour certains secteurs comme la banque-finance.
40 %
des responsables ne savent pas estimer la taille de leur parc d’impression avec moins de 10 % d’erreur.
30 % de la bande passante du réseau est utilisée pour les impressions.
15 % des pages imprimées ne sont pas réclamées (impressions orphelines).
20 % des pages imprimées ont une durée de vie d’à peine quelques secondes, car jetées juste après la lecture.
15 à 50 % des appels au help desk concernent des problèmes d’impression de premier niveau (bourrage papier, etc.)
40 à 50 % de la facture énergétique des imprimantes pourraient être économisés en achetant du matériel récent.

Votre auto-diagnostic environnemental

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Si vos organisations (secteur tertiaire) sont en passe de prendre de bonnes résolutions pour 2012, vous pouvez les aider grâce à l’outil d’auto diagnostic environnemental de Riposte Verte.

Cet outil libre d’accès vous permet, après avoir rempli un questionnaire de 20 minutes, de récupérer votre bilan environnemental et un plan d’action.

Suivez-le guide…

Auto-diagnostic environnemental

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  1. l est recommandé de demander aux fournisseurs et fabricants d’éliminer le plus possible les emballages excessifs.
  2. Lors de l’achat de photocopieurs ou d’imprimantes, opter pour des appareils offrant l’option recto verso et d’autres fonctions à portée environnementale, par exemple les photocopieurs munis d’une fonction de veille automatique pour économiser l’énergie ainsi que des appareils EnergyStar.
  3. Lors d’achat de télécopieurs, favoriser ceux qui permettent de programmer la fréquence d’impression des reçus. Il est recommandé d’utiliser le papier standard, beaucoup plus économique que les rouleaux de papier thermique.
  4. Favoriser l’achat du papier recyclé en ajoutant à vos commandes des normes et spécifications qui privilégient au maximum les matériaux recyclés, dont une forte proportion de matière postconsommation. Dans le cas des produits comme les enveloppes et les chemises, il est préférable d’utiliser des produits non blanchis.
  5. Choisir des fournitures écologiques, réutilisables et durables.
  6. Utiliser de préférence des cartouches recyclées (comme les cartouches de poudre remises en état).
  7. Pour l’impression publicitaire, demander aux imprimeurs d’utiliser des encres végétales et éviter les encres métalliques, fluorescentes, et celles à base de pétrole. Les encres végétales couvrent une plus grande superficie pour une quantité donnée et sont plus faciles à enlever durant le recyclage que les encres à base de pétrole.
  8. Envoyer le matériel usagé dans des organismes d’économie sociale ou dans des écoles afin de prolonger leur durée de vie.
  9. Favoriser l’achat de grands écrans pour faciliter la lecture des documents à l’écran.
  10. Donner des références telles que l’ADEME.

Sources : Desjardins

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Les discrètes évolutions des systèmes d’impression

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Alors que les ventes de matériel s’essoufflent, les offres n’ont technologiquement jamais été aussi avancées. Tour d’horizon des évolutions marquantes des solutions.

Il est bien fini le temps où le jet d’encre était dédié à l’impression de photos dans un environnement domestique et le laser à la production bureautique. La nécessité de rationaliser, de réaliser des économies, de favoriser des comportements éco-responsables sont autant d’éléments qui ont conduit à revoir les critères de choix d’un matériel. Sans distinction de technologie d’impression, c’est avant tout le matériel et ses innovations qui facilitent de nouveaux usages. Le multifonction, locomotive du marché depuis déjà quelques années, illustre cette course à l’optimisation. Pourtant, on aurait presque oublié le tour de force qui consiste à concentrer plusieurs fonctions dans un seul appareil : le MFP est devenu un appareil presque banal, dont on exige beaucoup. Il lui faut se connecter facilement au SI de l’entreprise, être évidemment partageable, se montrer le plus discret possible, à la fois en termes de décibels et d’encombrement, se contenter de peu d’énergie, présenter le coût à la page le plus bas et, bien sûr, assurer des travaux de bonne qualité. Revient en plus à ce périphérique à tout faire l’articulation de la gouvernance documentaire.

Consommation d’énergie, des progrès à faire

En terme de segment, le laser arrive toujours en tête dans les entreprises. Une place de champion gagnée à coups de développements et d’avancées courant sur près d’un quart de siècle. Ecran tactile, chargeur automatique de documents, mode recto-verso, consommables facilement remplaçables, moins chers et beaucoup plus green, les modèles jouent à la fois sur l’ergonomie et la productivité. Ils consomment aussi moins d’électricité, mais il reste des progrès à faire, la technologie laser étant particulièrement énergivore pour amener le four à température requise. Malgré les initiatives de concepteur qui cherchent à réduire les temps de préchauffage ou à concevoir des toners qui fonctionnent à une température bien plus basse que la moyenne, le problème n’est pas vraiment réglé. L’arrivée d’imprimantes et de multifonctions LED n’a pas non plus fourni de résultats satisfaisants sur le plan de la consommation d’énergie… Le jet d’encre reste encore la technologie la mieux placée. Celle-ci vient d’ailleurs une nouvelle fois disputer la suprématie du laser au bureau avec des modèles basés, entre autres, sur le micropiezo qui rivalisent désormais en termes de vitesse et de qualité.

L’or multicolore

Autre piste d’amélioration, le consommable, enjeu capital tant il représente une source de revenus pour les constructeurs mais aussi un levier d’économies pour les utilisateurs. Des cartouches hautes capacité bardées d’électronique tentent ainsi d’optimiser la consommation pour répondre à une demande qui n’est plus prête à payer au prix fort le consommable. Mais c’est surtout au niveau de l’or multicolore lui-même que les concepteurs font porter leurs efforts : la chimie des toners, comme celles des encres à pigments et à colorants, sait se montrer de plus respectueuse de l’environnement et parvient à imprimer sur de nombreux types de support avec des résultats remarquables. Elle permet même à l’impression de s’effacer au bout d’un certain temps ou de durer plusieurs siècles, nous assure-t-on ! Pour autant, l’empreinte carbone liée à la fabrication, l’usage et le recyclage des encres et toners reste toujours l’une des plus élevées du cycle de vie des solutions d’impression.

L’ergonomie n’est pas en reste. Avec une volonté marquée de concevoir des systèmes de moins en moins encombrants, silencieux et utilisables par des personnes handicapées, les constructeurs revisitent le design et la place des machines au bureau. Sans parler du développement d’interfaces directement reliées au net, avec à la clé des applications qui enrichissent la gestion du document, ni des possibilités de gestion de la mobilité qui ouvrent via le cloud de nouveaux horizons organisationnels.

Sources : Printnews

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Une démarche éco-responsable

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Le budget impression peut représenter jusqu’à 3% du chiffre d’affaires des entreprises ! En conséquence ces dernières cherchent à réduire significativement leurs coûts liés à l’impression, tout en adoptant des solutions en faveur du respect de l’environnement. On parle alors de solutions d’impression éco-responsables.

S’équiper de technologies toujours plus vertes n’est plus une option pour les entreprises qui désirent réussir. En réduisant leur consommation d’énergie et leurs déchets, elles peuvent réaliser des économies tout en contribuant à la protection de l’environnement. Aux vues de ces bénéfices, la démarche « verte » n’est pas un simple effet de mode, elle a su s’imposer ces dernières années comme un axe stratégique prioritaire pour les entreprises.

Les fournisseurs de systèmes d’impression proposent de plus en plus sur le marché des technologies éco-responsables : bâtonnets d’encre, cartouches aisément recyclables, mise en veille automatique des équipements, systématisation de l’impression recto verso, logiciels de mesure de l’impact des activités documentaires, conformité à de nouveaux standards liés à l’empreinte carbone des équipements d’impression…

L’ensemble de ces technologies et solutions logicielles ont le mérite de réduire la consommation de papier et d’énergie et offrent surtout de belles perspectives pour une réduction durable des coûts liés à l’impression en particulier et plus généralement à la production de documents.

Pour répondre à ces nouveaux enjeux, les entreprises doivent être sensibilisées aux bénéfices d’une politique d’impression éco-responsable :

– Réduction des coûts.

– Image de marque positive auprès des clients, fournisseurs et collaborateurs.

– Conformité avec des législations de plus en plus rigoureuses.

Il faut toujours garder à l’esprit que la réussite d’un projet éco-responsable se joue avant tout en amont, par une analyse des besoins de l’entreprise. L’audit devient alors un précieux atout pour identifier et proposer les solutions les plus adaptées au fonctionnement et au budget de la société. La réussite d’un tel projet passe également par la mesure de ses résultats sur toute sa durée, afin de pouvoir en réajuster les contours en cours d’implémentation. L’entreprise doit donc mettre en place et exiger de ses partenaires tous les outils de reporting et de mesure de la performance nécessaires. En règle générale, les résultats très positifs obtenus sur la rentabilité et l’empreinte écologique encouragent les entreprises à aller toujours plus loin dans leur démarche.

En amont, pour que la mise en place d’une politique d’impression voit le jour, il faut que les entreprises aient fait leur propre révolution culturelle. Elle nait souvent grâce à un leader d’opinion généralement sponsorisé par la plus haute hiérarchie de l’entreprise. Elle n’est ensuite adoptée que si elle constitue un véritable compromis entre Investissement, Economies et Eco-responsabilité.

Pour adopter une démarche écologique sur le long terme, les entreprises sont à la recherche de professionnels capables de concilier toutes leurs préoccupations et d’assurer le suivi et l’évolution constante des outils et des pratiques. Leur premier critère de choix reste la compétence.

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