ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Organiser la rédaction du mémoire technique

octobre 4th, 2012 Posted in Divers
oct, 04 2012
Ajouter un commentaire »

Le mémoire technique est un élément de plus en plus important dans votre stratégie pour remporter des marchés publics. Son pouvoir de séduction dépend de nombreux facteurs mais sa personnalisation est déterminante.

Personnaliser son mémoire technique pour répondre précisément à la demande, facile à comprendre et facile à dire mais concrètement comment faire ?

Souvent l’étape mémoire technique consiste à imprimer un document type (au mieux à le modifier en y ajoutant les contacts affectés au client), à l’agrafer ou le relier et à le glisser dans l’enveloppe de réponse. Il est traité comme le DC1 et le DC2.

Pour personnaliser réellement votre mémoire technique, il va falloir vous organiser car il n’est pas non plus question d’y passer 3 jours.

Tout d’abord, un mémoire personnalisé ne nécessite pas que vous réinventiez la roue à chaque fois. Certaines parties sont fixes. Elles sont rédigées, mises à jour 1 ou 2 fois par an et vous choisissez de les inclure dans votre réponse ou pas. Vous pourriez donc commencer par constituer une « bibliothèque » de contenus dans laquelle vous n’auriez plus qu’à piocher.

Ensuite, il vous faudra mettre en place une méthode pour la rédaction des parties variables qui nécessitent une analyse approfondie du dossier de consultation et une connaissance parfaite de l’expertise de votre entreprise.

Cette décomposition en 2 types de rédactionnel vous permet de confier certaines tâches à des non spécialistes (assistantes, stagiaires, apprentis…) et de libérer ainsi du temps pour les parties plus sensibles.

A lire aussi

Le mémoire technique : la forme

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

Formation pour la rédaction du mémoire technique

, , , , , , , ,
Dossier complet

Les questions dans les marchés publics

septembre 20th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 20 2012
Ajouter un commentaire »

Lorsque vous avez repéré un appel d’offres publics qui vous intéresse, vous pouvez commencer par lister les documents qu’il vous faudra fournir.

Puis, suivant le temps qui vous est imparti pour la réponse, vous allez … attendre. En effet, vous avez beaucoup d’autres choses urgentes dans vos listes à faire. Conclusion, vous allez reprendre le dossier quelques jours avant la date butoir, parfois la veille. A la relecture des documents du dossier de consultation (DCE) vous allez vous apercevoir que certaines choses mériteraient des précisions, que vous n’êtes pas sûr de bien comprendre ce qui est attendu. Mais il est souvent trop tard pour poser des questions car elles peuvent être réglementées. Pour assurer la transparence, l’acheteur se doit de répondre aux questions et de diffuser ses réponses à tous les candidats. Il prévoit donc en général, un délai au-delà duquel, il ne pourra plus assurer cette diffusion et ne répondra plus aux questions.

Pour être sûr de pouvoir poser les questions indispensables à une réponse adaptée, pour montrer votre intérêt pour la consultation, pour montrer votre sérieux et votre rigueur, nous vous conseillons de lire très attentivement le DCE dès la première lecture et de poser immédiatement les questions qui vous semblent indispensables. Il est probable qu’après cette étape le dossier doive attendre de remonter dans la liste des « A FAIRE » mais au moins vous disposerez de toutes les informations nécessaires pour une réponse de qualité.

A lire aussi

Rencontrer avant de répondre aux AO publics

Optimiser la réponse aux appels d’offres publics

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

, , , , , ,
Dossier complet

Coopératives et marchés publics

septembre 6th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 06 2012
Ajouter un commentaire »

La préférence pour les coopératives dans la passation des marchés publics avait disparu mais elle est de nouveau effective. Ainsi dans le DC2, l’administration vous invite à faire connaître le statut de votre entreprise qui peut vous valoir cette préférence.

Ainsi, lors de la passation d’un marché, un droit de préférence est attribué à égalité de prix et à équivalence d’offres à l’offre présentée par :

  • une société coopérative ouvrière de production,
  • un groupement de producteurs agricoles,
  • un artisan,
  • une société coopérative d’artisans,
  • une société coopérative d’artistes,
  • des entreprises adaptées.

Les offres sont regardées comme équivalentes au sens de ces dispositions :

  1. S’il est procédé à leur pondération chiffrée, lorsque l’écart du nombre de points obtenus par rapport à l’offre la mieux classée n’excède pas 10 % ;
  2. S’il est procédé par hiérarchisation des critères, lorsque après l’application du ou des précédents critères, l’écart de prix entre les offres restantes n’excède pas 10 %.

Concrètement, si votre offre est à 10% près au même prix et de la même qualité que le mieux disant, vous bénéficiez d’une préférence si vous pouvez justifier d’un de ces statuts.

Lorsque les marchés portent, en tout ou partie, sur des prestations susceptibles d’être exécutées par des artisans ou des sociétés d’artisans ou des sociétés coopératives d’artisans ou des sociétés coopératives ouvrières de production ou des entreprises adaptées, les pouvoirs adjudicateurs contractants doivent, préalablement à la mise en concurrence, définir les travaux, fournitures ou services qui, à ce titre, et dans la limite du quart du montant de ces prestations, à équivalence d’offres, seront attribués de préférence à tous autres candidats, aux artisans ou aux sociétés coopératives d’artisans ou aux sociétés coopératives ouvrières de production ou à des entreprises adaptées »  = quart réservataire. Plus particulièrement intéressante pour les artisans et leurs groupements (mais pas uniquement) cette disposition permet de réserver 1/4 des travaux ou services pour ces entreprises au détriment des grands groupes.

2012 étant l’année internationale des coopératives, profitez-en pour promouvoir ce type d’ organisation en vous positionnant sur les marchés publics…

A lire aussi

Marchés publics : se faire connaître

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

Ateliers réponse aux appels d’offre publics

, , , , , ,
Dossier complet

Prestations intellectuelles : un devis

juillet 12th, 2012 Posted in Marchés Publics
juil, 12 2012
Ajouter un commentaire »

Comme nous l’avons déjà évoqué plusieurs fois, les organisations publiques peuvent se contenter de demander 3 devis pour attribuer une prestation inférieure à 15 000 €.

Ces consultations concernent particulièrement les prestations intellectuelles du type conseil, audit…

Mais encore faut-il que le devis soit vendeur, concis et suffisamment précis pour éviter les malentendus. Il ne s’agit pas de rédiger un mémoire technique à proprement parler mais il convient tout de même d’aller au-delà d’un nombre de jours multiplié par un tarif.

Comme pour le mémoire technique, il vous faut démontrer que vous avez compris la problématique et le contexte.

Dans cette problématique, nous retrouvons très souvent celle du délai. Il est donc important de démontrer votre capacité à planifier vos prestations et à respecter vos engagements dans ce domaine.

La vraie difficulté consiste à présenter vos prestations et votre valeur ajoutée de façon synthétique mais non simpliste. Cet exercice est plus facile si vous avez rencontré l’interlocuteur précédemment.

A lire aussi

Les marchés publics sans formalités

La rédaction du mémoire technique

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

, , , , ,
Dossier complet

Marchés publics : se faire connaître

juillet 5th, 2012 Posted in Marchés Publics
juil, 05 2012
Ajouter un commentaire »

Comme nous l’avons déjà évoqué dans d’autres articles, pour augmenter ses chances d’emporter des marchés publics, il faut se faire connaître en amont. C’est vrai pour les procédures formelles, mais cela est encore plus vrai pour tous les marchés inférieurs à 15 000 € qui peuvent se résumer à une consultation.

Au sein des collectivités publiques les plus grandes, la décision d’acheter peut faire intervenir jusqu’à 4 personnes différentes :

  • L’utilisateur qui est celui qui est à l’origine de l’achat car c’est lui qui perçoit le « besoin ». Par exemple : un responsable de bibliothèque qui a besoin d’un meuble supplémentaire, un directeur d’école qui veut faire repeindre une classe, un ingénieur qui voudrait un logiciel spécifique…
  • Le représentant du « service technique » ou « acheteur » chargé de mettre en forme, voire de rationaliser le besoin de l’utilisateur pour aboutir, le cas échéant, à un cahier des charges technique.
  • Le « bureau des marchés », composé d’agents de formation administrative et juridique, qui passe formellement le contrat et assure son suivi administratif.
  • Le comptable du Trésor , agent de l’Etat, qui effectue le paiement, généralement par virement bancaire (dans les petites communes, il s’agit du percepteur).

Dans les petites communes, l’utilisateur et le service technique (acheteur) sont souvent une seule et même personne.

L’entrepreneur doit pratiquer un certain marketing vis à vis des services acheteurs des collectivités publiques :

  • pour que ces derniers le connaissent et songent à le consulter dans les marchés de faibles montants,
  • pour qu’ils lui indiquent leurs prévisions d’achats pour l’année à venir.

Il ne doit pas hésiter à entrer en contact avec les utilisateurs et également les services techniques (acheteurs), lorsque la distinction existe.

Une approche locale permet de se faire connaître auprès des administrations proches de l’entreprise (cet aspect est souvent apprécié dans le jugement des offres), d’obtenir des références et d’étendre petit à petit son champs d’action.

Pour en savoir plus, pensez à nos ateliers « Réponse aux appels  d’offres publics ».

A lire aussi

Rencontrer avant de répondre aux AO publics

Les marchés publics sans formalités

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

, , , , , ,
Dossier complet

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

mai 31st, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE
mai, 31 2012
Ajouter un commentaire »

De nombreux organismes et consultants vous proposent des formations aux marchés publics. Celles-ci sont très orientées sur les aspects juridiques de la consultation, du marché et de la réponse. Cet aspect est certes très important pour les consultations importantes et particulières. Je regrette pourtant que de nombreuses formations se limitent à ces aspects car elles sont pratiquées par des juristes.

Les personnes qui vont répondre aux appels d’offres publics dans les PME n’ont pas cette formation juridique et, par conséquent, ces formations leur sont peu profitables, rébarbatives et…inefficaces.

En effet, d’expérience, l’aspect juridique est loin d’être crucial pour les marchés qui les concernent. Une fois, que l’on connait les seuils de marchés, les documents administratifs à fournir à lire , les principales caractéristiques des marchés à bons de commande, de l’allotissement, les clauses de règlement et quelques autres douceurs, le plus important pour devenir un partenaire efficace des opérateurs publics est de savoir choisir les appels d’offre auxquels répondre , d’être organisé et rigoureux et de savoir mettre en valeur ses points forts.

ASSPI vous propose des ateliers pratiques qui abordent tous ces points. Ces ateliers sont adaptés à votre structure, à votre activité. Ils sont basés sur un cas pratique auquel vous pourriez répondre, auquel vous êtes en mesure de répondre à la fin de la formation. Ils sont suivis de conseils et de relecture de vos réponses pendant 1 mois suivant la session.

Ils se tiennent dans vos locaux et peuvent accueillir jusqu’à 3 personnes pour un montant forfaitaire par jour de 450 € HT.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

A lire aussi

Formation pour la rédaction du mémoire technique

Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

, , , , , , , , , ,
Dossier complet

La négociation dans les Marchés Publics

avril 26th, 2012 Posted in Marchés Publics
avr, 26 2012
Ajouter un commentaire »

Les procédures de marchés publics prévoient de plus en plus la possibilité d’une phase de négociation. En effet, elle permet à l’administration de s’assurer d’une meilleure adéquation entre ses besoins et les offres des candidats. Elle permet d’obtenir un meilleur achat tout en respectant les règles de transparence.

La négociation peut porter sur toutes les composantes d’une offre et non pas uniquement sur le prix.
La seule limite étant de ne pas remettre en cause de manière excessive les termes du cahier des charges initial, sur la base de laquelle a été organisée la concurrence.

Ainsi, la négociation peut porter sur les éléments suivants :

  • le prix (en agissant par exemple sur le coût d’acquisition mais aussi sur le coût de stockage, sur le prix des accessoires, des options, des pièces de rechange, des garanties, de l’entretien, de l’assurance, du transport…)
  • la quantité (vérification de la quantité nécessaire, fréquence des commandes, structures des remises accordées …)
  • la qualité (vérification de la bonne estimation de la qualité, suffisante ou au contraire surestimée, au regard des besoins, incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié en plus ou en moins)
  • le délai (incidence sur le prix des exigences en terme de délai, part du transport…)
  • les garanties de bonne exécution du marché (pénalités, résiliation….)
  • les éléments d’exécution des prestations (délais, formule de variation de prix, qualité des matériaux utilisés, durée des garanties, propriété intellectuelle…).

Cette négociation peut prendre la forme d’entretiens ou d’échanges écrits.

Les candidats doivent profiter de cette phase pour adapter leur offre en fonction des précisions et des informations complémentaires données par l’administration. Ainsi, il est tout à fait adéquat de revoir un planning pendant la phase de négociation si l’administration a apporté des éléments contraignants (horaires d’ouverture, projet parallèle…).

Ils doivent également en profiter pour argumenter sur la valeur de leur offre et apporter des preuves complémentaires, des exemples de réalisation…

Il s’agit parfois d’un exercice périlleux mais toujours constructif car, même en cas de rejet de l’offre, l’expérience acquise est précieuse.

A lire aussi

Rencontrer avant de répondre aux AO publics

Pourquoi un mémoire technique ?

Optimiser la réponse aux appels d’offres publics

, , , ,
Dossier complet

Pourquoi des comités de pilotage ?

avril 10th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression
avr, 10 2012
Ajouter un commentaire »

Les parcs de systèmes d’impression et leur gestion sont de plus en plus souvent confiés aux Directions Informatiques.
Or, celles-ci ont l’habitude de gérer leur projets avec des comités de pilotage et des comités de suivi. Elles amènent donc leurs pratiques dans un secteur qui était plutôt le domaine de la gestion tous les 3 ans au moment du renouvellement.

Ainsi, le comité de pilotage est créé dans le cas d’un « nouveau système d’information » ou dans le cas d’une « évolution stratégique d’un système d’information existant ».
Il est généralement issu de la maîtrise d’ouvrage.

Il comprend :
· un président,
· des représentants des directions centrales concernées,
· le chef de bureau de la DSI concerné,
· le directeur de projet,
· des experts du domaine.
Le comité de pilotage est chargé de :
· piloter la phase de développement du système d’information (déploiement du parc),
· suivre l’avancement du projet conformément aux objectifs fixés (s’assurer du respect des délais de livraison),
· décider des priorités à donner aux diverses actions,
· valider les différentes étapes du projet (livraison, installation, formation utilisateurs, livraison de consommables…),
La fréquence de réunion de ce comité est fixée en fonction de la durée du projet (le rédacteur du compte-rendu est choisi par le
comité ; le compte-rendu est approuvé par le président avant diffusion).

Le comité de suivi et validation est une structure mise en place à partir de la mise en exploitation du produit et pour toute sa durée de vie. Ce comité est généralement issu du comité de pilotage.
Il comprend :
· un président
· des représentants des directions centrales concernées,
· le chef de bureau de la DSI concerné,
· des représentants de l’équipe produit (le correspondant fonctionnel, le chef de produit DSI),
· des experts du domaine.
Le comité de suivi et validation est chargé de :
· piloter les évolutions réglementaires ou fonctionnelles du produit (évolutions technologiques, équipements sur ou sous exploités…),
· suivre l’avancement des évolutions du produit, conformément aux objectifs fixés (suivi des objectifs d’économies, des volumes imprimés…),
· décider des priorités à donner aux diverses actions (maintenance, mouvements de parc…),

Cette organisation qui a fait ses preuves en termes d’efficacité pour adopter et déployer un nouvel ERP fera également ses preuves pour le déploiement et le suivi d’un parc d’impression optimisé.

A lire aussi

Le reporting des activités de votre parc d’outils d’impression

Définition du comité de pilotage

La rationalisation des systèmes d’impression vue par ASSPI

, , , , , ,
Dossier complet

Formation pour la rédaction du mémoire technique

mars 22nd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics
mar, 22 2012
Ajouter un commentaire »

Qu’il s’agisse de marchés de travaux ou de services, le mémoire technique est un élément important de votre réponse aux appels d’offres publics. Qu’il soit exigé (il l’est de plus en plus souvent) ou pas, il est indispensable. Il vous permet de décrire précisément vos méthodes, vos prestations, votre valeur ajoutée, de présenter votre entreprise. Il permet à l’administration de s’assurer que vous avez compris sa problématique, de juger de la qualité technique de votre proposition (critère souvent plus important que le prix), de se rassurer quant à votre capacité à rédiger (si vous êtes retenu, vous devrez rédiger des comptes-rendus, des procès verbaux, des rapports…).

Mais il est parfois difficile de prendre suffisamment de recul pour écrire ce que l’on fait tous les jours. Mais le temps manque pour rédiger ce document. Mais vous ne savez pas ce qu’attend l’administration, jusqu’à quel degré de précisions aller.

Après 20 ans passés à répondre à des appels d’offres et à assister les administrations dans la rédaction de leur marchés et dans les délibérations des commissions, nous avons acquis les convictions suivantes :

  • le mémoire technique doit être personnalisé, spécifiquement rédigé pour répondre à la demande
  • le mémoire technique n’est pas jugé au poids

Il est donc contreproductif de rédiger (ou d’acheter) un mémoire technique type qu’il suffit de reproduire et d’envoyer pour chaque réponse. Certes, vous gagnerez du temps, mais à la lecture du document, l’administration considèrera que vous n’êtes pas assez motivé par cet appel d’offre pour y passer un peu de temps. De plus, elle ne prendra pas le risque de confier une prestation importante à un partenaire sans être sûre qu’il a compris les enjeux, les contraintes et les objectifs du projet. Enfin, de plus en plus d’appels d’offre prévoient la possibilité de négociations : vous pouvez être appelé à défendre votre proposition en face à face et ce sera difficile d’être convaincant en parlant d’un document que vous n’avez pas relu, pas rédigé vous-même.

Il est également inutile de produire un document trop volumineux. Il ne s’agit de rendre un catalogue de produits ou de services possibles mais bien une description des produits ou des services que vous proposez pour ce projet. Mettez-vous à la place des personnes qui vont devoir dépouiller les offres et qui se trouvent face à un pavé de 100 pages…De plus, le temps étant compté, vous ne pouvez pas passer vos nuits à rédiger les mémoires techniques de vos réponses aux appels d’offres.

Après vous avoir expliqué que le mémoire technique est essentiel et qu’il est difficile de rédiger un « bon » mémoire technique, nous ne pouvons que vous rassurer : il ne s’agit pas d’un exercice littéraire, aucun talent n’est exigé. Vous connaissez bien votre métier ? votre entreprise ? Vous êtes apte à produire le document adéquat.

Nous vous proposons de vous accompagner pour optimiser la rédaction de vos mémoires techniques. Nous mettons à votre disposition notre expérience et nos savoir faire pour que vous puissiez produire un document qui vous positionnera dans les premiers quant au critère technique, et ce, en toute autonomie.

Nos formations se déroulent dans vos locaux, sur une journée, pour 1 à 3 personnes. Après vous avoir fourni quelques principes théoriques incontournables, nous passons l’essentiel de cette journée sur les aspects pratiques (rédaction des parties fixes du mémoire, étude d’appels d’offre réels auxquels vous pourriez répondre. Nous vous accompagnons après cette formation, dans vos premières réponses par nos relectures et conseils.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises, étendre la formation à la constitution du dossier administratif,…

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

A lire aussi

Conseils pour la rédaction du mémoire technique

Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

Optimiser la réponse aux appels d’offres publics

, , , , ,
Dossier complet

Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression

mars 19th, 2012 Posted in Formation et Accompagnement
mar, 19 2012
1 Commentaire »

Comme nous l’avons souvent dit dans ce blog, l’accompagnement des utilisateurs est un important facteur de réussite des projets d’optimisation des parcs d’impression.

Les utilisateurs doivent être écoutés et entendus sur leur ressenti, leurs usages, leurs contraintes, leurs initiatives…
Ils doivent être informés au fur et à mesure de l’avancée du projet : phases d’études, phases de décision, phases de consultation des prestataires potentiels, phases de choix, phase de déploiement…
Ils doivent comprendre et s »approprier les enjeux du projet.

Ils doivent être formés.Ce point est crucial et pourtant il est souvent sacrifié car le prestataire qui déploie le nouveau parc considère que le projet se termine dès qu’il peut facturer et l’équipe interne pousse un ouf de soulagement quand toutes les machines sont installées au bon endroit et fonctionnent.

L’expérience montre que la mise en place de guides d’utilisation améliore très nettement la prise en main du nouveau parc. Elle permet d’atteindre plus vite les objectifs de réduction des volumes imprimés (et donc des coûts d’impression).

Quelques conseil pour établir un guide d’utilisation efficace :

  • Il doit être précis
  • Il doit être directif
  • Il doit contenir des phrases courtes (sous forme d’énumérations par exemple)
  • Il doit adopter la même présentation s’il comporte plusieurs pages ou s’il se compose de plusieurs fiches techniques
  • Il doit contenir des illustrations
  • Il faut mettre en évidence les verbes d’action en jouant sur la police (graissage, italique, couleur…)
  • Il ne faut pas hésiter à mettre en valeur les manipulations importantes ou dangereuses

A lire aussi

Accompagner après les changements

Communiquer autour d’un projet d’optimisation

Former mes collaborateurs aux bonnes pratiques d’impression ?

, , , , , ,
Dossier complet
Older Entries
Newer Entries