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Imprimer responsable

consommables, formation, green IT, multifonction, systèmes d'impression

Une démarche éco-responsable

juin 9th, 2011 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression

juin, 09 2011

Etude Konica Minolta sur l’impression éco-responsable

Le budget impression peut représenter jusqu’à 3% du chiffre d’affaires des entreprises ! En conséquence ces dernières cherchent à réduire significativement leurs coûts liés à l’impression, tout en adoptant des solutions en faveur du respect de l’environnement. On parle alors de solutions d’impression éco-responsables.

S’équiper de technologies toujours plus vertes n’est plus une option pour les entreprises qui désirent réussir. En réduisant leur consommation d’énergie et leurs déchets, elles peuvent réaliser des économies tout en contribuant à la protection de l’environnement. Aux vues de ces bénéfices, la démarche « verte » n’est pas un simple effet de mode, elle a su s’imposer ces dernières années comme un axe stratégique prioritaire pour les entreprises.

Les fournisseurs de systèmes d’impression proposent de plus en plus sur le marché des technologies éco-responsables : bâtonnets d’encre, cartouches aisément recyclables, mise en veille automatique des équipements, systématisation de l’impression recto verso, logiciels de mesure de l’impact des activités documentaires, conformité à de nouveaux standards liés à l’empreinte carbone des équipements d’impression…

L’ensemble de ces technologies et solutions logicielles ont le mérite de réduire la consommation de papier et d’énergie et offrent surtout de belles perspectives pour une réduction durable des coûts liés à l’impression en particulier et plus généralement à la production de documents.

Pour répondre à ces nouveaux enjeux, les entreprises doivent être sensibilisées aux bénéfices d’une politique d’impression éco-responsable :

– Réduction des coûts.

– Image de marque positive auprès des clients, fournisseurs et collaborateurs.

– Conformité avec des législations de plus en plus rigoureuses.

Il faut toujours garder à l’esprit que la réussite d’un projet éco-responsable se joue avant tout en amont, par une analyse des besoins de l’entreprise. L’audit devient alors un précieux atout pour identifier et proposer les solutions les plus adaptées au fonctionnement et au budget de la société. La réussite d’un tel projet passe également par la mesure de ses résultats sur toute sa durée, afin de pouvoir en réajuster les contours en cours d’implémentation. L’entreprise doit donc mettre en place et exiger de ses partenaires tous les outils de reporting et de mesure de la performance nécessaires. En règle générale, les résultats très positifs obtenus sur la rentabilité et l’empreinte écologique encouragent les entreprises à aller toujours plus loin dans leur démarche.

En amont, pour que la mise en place d’une politique d’impression voit le jour, il faut que les entreprises aient fait leur propre révolution culturelle. Elle nait souvent grâce à un leader d’opinion généralement sponsorisé par la plus haute hiérarchie de l’entreprise. Elle n’est ensuite adoptée que si elle constitue un véritable compromis entre Investissement, Economies et Eco-responsabilité.

Pour adopter une démarche écologique sur le long terme, les entreprises sont à la recherche de professionnels capables de concilier toutes leurs préoccupations et d’assurer le suivi et l’évolution constante des outils et des pratiques. Leur premier critère de choix reste la compétence.

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Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

audit, charte d'impression, développement durable, éco-responsable, green IT, Optimisation des outils d'impression, pilotage, politique d'impression, Réduction de coûts

S’attaquer aux coûts d’impression dans les PME

juin 6th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

juin, 06 2011

Réduction des coûts : anticrise des PME

Les imprimantes sont aujourd’hui un élément incontournable de l’entreprise mais leur rapidité et leur simplicité d’utilisation peut avoir des effets désastreux sur les coûts et l’environnement si aucune limite n’est fixée quant à leur utilisation.

Parmi les organisations du marché intermédiaire, c’est‐à‐dire les sociétés comptant entre 100 et 999 employés, très peu peuvent affirmer avoir le contrôle de leurs coûts d’impression car elles savent rarement ce qui est imprimé, où c’est imprimé et par qui. Alors que toutes les entreprises s’efforcent de réduire les coûts tout en élevant leur niveau de productivité, les PME ne peuvent plus fermer les yeux devant le gouffre financier que représente l’impression. Le marché intermédiaire est le véritable moteur de l’économie européenne. Le tableau est toutefois noirci par le climat économique exécrable et une concurrence féroce qui obligent de nombreuses PME à dénicher de nouveaux moyens de réduire les coûts sans perdre en rentabilité ni en bénéfices. L’informatique constitue un atout de taille dans cette situation. Pourtant, bien que leurs ressources et leurs compétences en la matière soient plus restreintes, les moyennes entreprises connaissent les mêmes difficultés que les grandes entreprises pour simplifier leur
environnement informatique, notamment pour simplifier les processus, réduire le temps d’indisponibilité et améliorer la sécurité et la conformité réglementaire. Même si cela ne résout pas tous les problèmes, on pense qu’une meilleure gestion de l’infrastructure d’impression peut avoir une influence non négligeable sur l’efficacité et la rentabilité recherchée par les moyennes entreprises.
L’évolution incontrôlée des infrastructures d’impression trouve sa source dans la surabondance de matériel provenant de fabricants divers qui ont chacun leurs propres consommables, des logiciels et des contrats de service différents. Jusqu’à présent, les services d’impression gérés étaient majoritairement destinés à des organisations de grande envergure, mais en dépit de leur budget plus restreint, les moyennes entreprises ont
tout autant la possibilité d’utiliser des services externes afin d’optimiser leur infrastructure d’impression à l’instar de ce qui se fait dans les grandes entreprises. Un environnement d’impression géré offre une efficacité, une flexibilité et une continuité de l’activité plus importante à ces entreprises. Par exemple, la location de matériel permet d’éviter les achats directs de matériel et permet à une entreprise de transférer cette dépense
des dépenses en capital aux dépenses de fonctionnement avec une facturation mensuelle prévisionnelle établie en fonction de l’utilisation du matériel d’impression. En se basant sur l’expérience des grandes entreprises en matière d’impression, les PME devraient être en mesure de réduire leurs coûts et de booster leur productivité tout en gardant un mode de fonctionnement fluide.

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Le guide Green IT du WWF

mai 26th, 2011 Posted in Bureau vert

mai, 26 2011

Destiné aux équipes dédiées au développement durable et aux services informatiques, ce guide a pour vocation de favoriser la prise de conscience des impacts environnementaux des principaux domaines du système d’information d’une organisation : logiciels, ordinateurs, téléphones mobiles, imprimantes, serveurs informatiques. Il propose également des moyens d’action efficaces tout au long du cycle de vie des équipements : achat, utilisation et fin de vie.

Ce guide de 24 pages a été réalisé en partenariat avec Frédéric Bordage, consultant éco-TIC chez greenIT.fr et Françoise Berthoud, du groupe Ecoinfo du CNRS.

Vous pouvez le télécharger là Guide pour un système d’information éco responsable

développement durable, green IT

Comment mobiliser les salariés autour d’un projet de développement durable ?

avril 7th, 2011 Posted in Bureau vert, Formation et Accompagnement

avr, 07 2011

Le développement durable dans les « activités de bureau »

Réduction des déchets ou de la consommation d’énergie, optimisation des process, gestes verts : quelle que soit la taille de votre entreprise, des actions simples peuvent être envisagées pour rassembler l’ensemble des salariés autour d’une problématique fédératrice.

Impliquer les salariés
Une stratégie de développement durable ne saurait être efficace sans une implication forte de l’ensemble du personnel. Pour cela, n’imaginez pas une journée spéciale dédiée à cette thématique sur un coin de table, avec le responsable marketing et le référent développement durable de l’entreprise. Incitez l’ensemble des salariés à proposer des idées et impliquez fortement les personnes les plus motivées dans l’organisation de la manifestation.

Définir des objectifs chiffrés
Sortez des grandes intentions de principes et basez vos actions sur du concret. Vous avez pour objectif de réduire la consommation de papier ? Définissez un nombre idéal de ramettes à consommer et communiquez tous les mois auprès de vos salariés sur le respect ou non de cet objectif.

Communiquer autour de sa démarche
S’engager dans ce type de démarche est gratifiant pour les salariés et développe l’esprit d’équipe, le sentiment d’appartenance et la collaboration entre les différents services. Autant de valeurs que la plupart des sociétés sont désireuses de renforcer pour booster leur attractivité et accroître leur image auprès de leurs partenaires, clients, voire même leurs futures recrues ! Profitez donc de cette thématique porteuse pour faire parler de votre société dans la presse.

Source : eco-jonction

ACCOMPAGNEMENT, ateliers, charte d'impression, conduite du changement, conseils, développement durable, green IT, papier, Recyclage

Votre imprimante est-elle verte ?

mars 28th, 2011 Posted in Bureau vert

mar, 28 2011

Le mode recto verso

Voilà une caractéristique technique à l’atout imparable : en imprimant sur les deux faces d’une feuille, on peut raisonnablement espérer économiser 50 % de papier. Le mode recto verso est une carte maîtresse que jouent bon nombre de constructeurs. La technologie qui consiste à fluidifier le retournement automatique d’une feuille est largement maîtrisée mais ne s’improvise pas pour autant… Attention à la vitesse, si les meilleurs dispositifs provoquent un ralentissement à peine perceptible lors de l’impression, d’autres se montrent beaucoup plus lents. Et s’il fait perdre du temps, le mode recto verso devient pénalisant. Dans ces conditions, beaucoup préféreront imprimer page par page, surtout s’il s’agit de documents longs, mais seulement s’ils le peuvent : le mode recto verso est quelquefois imposé par le gestionnaire de parc quand ce n’est pas par la machine elle-même. En plus de droits définis par le politique d’impression de l’entreprise, il faut idéalement associer de la souplesse aux usages. En complément du mode recto verso, la possibilité de pouvoir imprimer plusieurs pages d’un document sur une même feuille est un autre moyen d’éviter le gaspillage.

La gestion des consommables

Le papier et l’encre ont eux aussi un impact sur les économies et l’environnement. Au delà des certifications, l’usage de papier recyclé, même s’il parait évident, n’est pas toujours systématique et quelquefois tout bonnement impossible parce que le périphérique d’impression n’en accepte pas ! Les supports recyclés offrent pourtant une qualité très acceptable pour beaucoup de travaux d’impression au bureau.

L’encre qui entre dans la composition des cartouches et toners n’a plus aucune raison d’être polluante : qu’il s’agisse d’encre à pigments naturels, d’encre solide ou de toners polymérisés, les matières premières exploitées sont plus propres, et les cycles de fabrication chimique sont encadrés par des certifications et des labels qui attestent de conditions de production écologiques et peu énergivores. Utile lorsque cela ne va pas à l’encontre de la qualité, de plus en plus d’imprimantes intègrent un dispositif permettant de régler la consommation d’encre lors d’une impression. La capacité des cartouches n’est pas non plus à négliger. Une contenance plus grande est un facteur d’économie autant qu’une garantie de production générant moins de déchets.

Le recyclage

Les cartouches qui ne sont pas recyclées et ne bénéficient pas d’un programme de collecte mis en place par les fabricants sont à proscrire. Attention également à l’encre recyclée dont la traçabilité est inexistante. Enfin, la fin de vie d’une imprimante ou d’un scanner doit avoir le moins d’impact possible. Sans être à la pointe, le secteur de l’impression et ses filières se sont fortement impliqués dans ces enjeux environnementaux. Bon nombre de fabricants exploitent déjà des matériaux plus verts. Jusqu’à quel degré ? Le plus simple est de le leur demander avant d’acheter une nouvelle machine.

L’économie d’énergie

En attendant l’improbable imprimante équipée de panneaux solaires ou d’un réservoir à hydrogène, la consommation d’électricité doit être maîtrisée. Associés à des modes de veille peu gourmands, les choix des matériels labellisés se révèlent payants. L’expertise des constructeurs permet de répondre aux exigences écologiques et contribue à réaliser des modèles de plus en plus économes, notamment pour la production de chaleur nécessaire au four. Avec des dispositifs proches de celui utilisé par les plaques chauffantes à induction, les matériaux exploités aujourd’hui ne demandent quasiment aucun délai de préchauffage pour imprimer. Le processus de cuisson de la feuille sollicitant à la fois le papier et l’encre, un autre enjeu consiste à déposer le moins de toner possible sur la page pour dépenser moins d’énergie. Et dans ces domaines, les fabricants ont enregistré de réels progrès ces dernières années. Pas de façon spectaculaire pour le gain en électricité ni les émissions de CO2 mais suffisamment toutefois pour encourager d’autres développements.

Source : Printnews

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Le papier recyclé

mars 17th, 2011 Posted in Bureau vert

mar, 17 2011

Le papier : préoccupation environnementale n°1

Qu’est-ce qu’un papier recyclé et quelles sont ses exploitations possibles ?

On appelle « recyclé » un papier comprenant au moins 50% de fibres cellulosiques de récupération (papier-carton), c’est à dire qui proviennent de déchets de papier imprimé (post-consommation). Beaucoup de fabricants proposent une teneur de 100% pour des grammages de 60 à 350 g/m² pour tous types d’impressions et d’éditions sous divers coloris.
Les déchets de papier proviennent de déchets de papeterie, de haute qualité (pré-consommation) et de déchets imprimés (post-consommation).
Si la teneur en fibres cellulosiques est inférieure à 100%, il s’agit alors d’un mélange de fibres recyclées et de fibres vierges, par exemple : 90/10, 75/25, 60/40 ou 50/50.

Enfin, au cours du recyclage, le papier peut être désencré ou non, blanchi ou non et lavé au savon biodégradable.
Le papier le plus « écologique » est le papier 100% recyclé de post-consommation, non désencré, non blanchi. Il est de couleur gris-beige clair.

Les démons du papier recyclé

Le papier recyclé a longtemps souffert de sa mauvaise réputation : il était considéré alors comme pelucheux et absorbant pour l’encre avec une abondance de poussières qui favorisait le bourrage papier des imprimantes. Ce n’est heureusement plus le cas et de sérieux progrès ont été réalisés comme en témoigne la satisfaction de nombreux organismes et administrations.
Du côté des fabricants de matériel d’impression, de nombreux constructeurs garantissent que le papier recyclé peut être utilisé sans problème sur tous les appareils (sans augmenter le taux de d’incidents papier ni la consommation de toner ou d’encre).

Le recyclage des vieux papiers ne se réalise malheureusement pas ad vitam aeternam. En effet, au fil des opérations de recyclage, la qualité des fibres diminue : elles sont abîmées et ont tendance à se raccourcir. Selon le type de papier à fabriquer, on estime qu’une même fibre peut être réutilisée en moyenne de 2 à 5 fois. C’est pourquoi il faut ensuite introduire dans la fabrication du papier recyclé des fibres vierges en complément des fibres recyclées.

Des écolabels pour s’y retrouver

Des écolabels permettent de certifier la qualité et le faible impact sur l’environnement du reclyclage et de l’utilisation de papiers recyclés : écolabel allemand (« Ange bleu »), écolabel nordique (« Cygne blanc ») et l’écolabel européen.
Les principales caractéristiques garanties par l’écolabel européen sont :
– Utilisation exclusive de fibres recyclées ou vierges provenant de forêts gérées de façon durable
– Limitation de la consommation d’énergie au cours de la production
– Réduction des émissions aériennes de souffre et de gaz à effet de serre au cours de la production
– Diminution de la pollution de l’eau par les composés chlorés et les déchets organiques au cours de la production.

Source : Notre-planète.info

développement durable, green IT, imprimer, papier, Recyclage

Des imprimantes programmées pour la panne

mars 7th, 2011 Posted in Bureau vert, Spécial PME-TPE

mar, 07 2011

Conseils aux TPE pour l’acquisition d’un matériel d’impression

Comme nous vous l’expliquions dans un précédent article, certaines imprimantes à jet d’encre cessent de fonctionner alors que les cartouches contiennent encore parfois plus de 40% d’encre ! La « panne » est déclenchée par le compteur de pages imprimées. C’est notamment le cas de Canon, Kodak et Epson. Vous n’avez alors pas d’autre choix que de jeter la cartouche à moitié pleine.

Un développeur russe, Vitaliy Kiselev, a mis au point un logiciel – gratuit téléchargeable sur www.ssclg.com/epsone.shtml – qui permet de remettre à zéro le compteur d’impressions de l’imprimante et de le bloquer. Le logiciel fonctionne sur plus de 100 modèles différents d’imprimantes Epson Stylus. Grâce à lui, vous pourrez vider vos cartouches d’encre jusqu’à la dernière goutte et les re-remplir. Magique !

Dans le même ordre d’idées, Arte diffusait le mardi 15 Février un documentaire sur l’obsolescence programmée de nos matériels et notamment des imprimantes jets d’encre. Lorsque le compteur de pages imprimées atteint un certain niveau, l’imprimante « tombe en panne » et vous informe que diverses pièces sont à changer. En général, nous procédons au remplacement de la machine. Le logiciel de M.Kiselev peut donc aussi redonner vie à vos imprimantes Epson « agonisantes ». De nombreux forums donnent des astuces pour remettre à zéro les compteurs de diverses imprimantes. Il ne nous reste plus qu’à chercher et essayer. Les économies réalisables valent bien d’y consacrer un peu de temps.

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Impressions sécurisées

février 14th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 14 2011

Changer les pratiques d’impression

Certaines entreprises ont une stratégie de sécurité qui inclut les cinq « piliers » de la sécurité mais peu d’entre elles prennent en compte les informations liées aux impressions « papier » générées par le personnel via le réseau informatique !

Dans une entreprise, et particulièrement lors de l’utilisation d’une imprimante en réseau (c’est-à-dire partagée et physiquement accessible par plusieurs utilisateurs), un nombre important d’impressions est chaque jour oublié ou n’est pas immédiatement récupéré « sur » l’imprimante concernée, posant ainsi un problème de confidentialité important. En effet, n’importe quel collaborateur ou personne se trouvant sur le site de l’entreprise peut alors avoir accès à un document imprimé sur l’imprimante en réseau, le lire, l’emporter, le détruire ou le copier. Les risques sont multiples et d’autant plus critiques lorsqu’il s’agit de documents financiers, contractuels ou stratégiques.
La tentation de « s’emparer » d’un document laissé sur une imprimante est d’autant plus fort que les personnes ont connaissance de la classification de ces documents en tant que « public » (ouvert à tous), « confidentiel » (accès restreint à certaines personnes) ou « strictement confidentiel » (réservé à un groupe très ciblé) ; ce qui est fréquent dans les entreprises de taille moyenne et dans les grands groupes.

Les lois sur la protection des données sont strictes et sont également valables pour les données imprimées sur les imprimantes de l’entreprise.

Il existe par exemple des solutions d’impression sécurisées permettant de stopper le document au niveau d’un serveur sécurisé qui sauvegarde temporairement le document jusqu’à ce que son propriétaire s’identifie sur l’imprimante (via par exemple un code, un badge personnel, etc.). Une fois identifié, le document peut être effectivement imprimé. Cette fonctionnalité est également viable pour les imprimantes réseaux, qu’ils s’agissent d’imprimantes traditionnelles ou d’imprimantes dites multifonctions (pouvant imprimer, scanner -reproduire- et faxer).

En ce qui concerne l’authentification des utilisateurs, tous les standards de sécurité recommandent la mise en place d’une solution robuste ne reposant pas uniquement sur des mots de passe choisis et maintenus par les utilisateurs, évitant ainsi un accès permanent aux données confidentielles. Les cartes à puces électroniques ou les mots de passe générés automatiquement toutes les minutes voire même le concept de biométrie (reconnaissance des empreintes digitales, de l’iris de l’œil, etc.) peuvent appliquer au domaine de l’impression

Il est aussi possible de contrôler l’utilisation d’imprimantes multifonctions à travers l’accès à leurs fonctionnalités. L’entreprise peut implémenter une politique de sécurité autorisant certains utilisateurs à se servir des fonctions « scan to e-mail* »(numériser pour créer un e-mail) ou « scan to fax** » (numériser pour créer une télécopie) alors que d’autres collaborateurs ne pourront qu’imprimer ou copier des documents. Cette approche, très pragmatique, permet de contrôler le flot de documents imprimés et de définir des profils d’utilisateurs associés à chaque usage. Cette stratégie contribue conjointement à la réduction des coûts d’impression et à la mise en conformité de la politique de sécurité de l’entreprise (protection des données, lois sur les propriétés intellectuelles, etc.).

L’administration de parc, permet également d’obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation du parc d’impression, et par là même de le sécuriser. Les solutions d’administration fournissent des rapports précis sur les données circulant sur le réseau, y compris les impressions et répondent ainsi aux exigences des standards ISO 17799 ou PCI (Payment Card Industry). Depuis une console centrale, l’administrateur créé des rapports déterminant le nombre de documents imprimés par machine, par site ou utilisateur, …..

Les solutions d’impression sécurisées offre également un contrôle des imprimantes sur le plan logistique. Par exemple, elles permettent de détecter une nouvelle imprimante sur le réseau et d’harmoniser la politique de sécurité avec le reste du parc d’imprimantes en place dans l’entreprise. Ce qui permet également de limiter les problèmes de support technique.

Comme on peut le voir la mise en œuvre de solutions d’impression sécurisées peut finalement être rentabilisée très rapidement par à la réduction des coûts induite (en papier, toner, maintenance techniques).

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1ère bonne résolution 2011 : j’imprime le moins possible

janvier 10th, 2011 Posted in Bureau vert

jan, 10 2011

Je pense économies de papier lors de la passation de marchés

En cette période de bonnes résolutions, je vous propose de modifier notre relation au document écrit.

Le développement d’internet et le recours généralisé à l’informatique au bureau permettent aujourd’hui de communiquer et d’échanger en ligne.
Bien utilisés, le courrier électronique, internet ou l’intranet, permettent de réduire de 10 à 30% sa consommation de papier au bureau.

Au delà de l’impression économique (recto-verso, mode brouillon, papier recyclé, cartouches d’encre génériques…), moins d’impressions est un objectif facilement atteignable dès lors que l’on adopte quelques réflexes :

Lire ses mails à l’écran, les classer et les taguer pour une recherche efficace
Favoriser la mise en place de formulaires de demande en ligne et remplir à l’écran tout formulaire de gestion interne (demande de fournitures, demandes de congés…)
Développer l’utilisation de mails en interne pour l’annonce de réunions et les communications ciblées (newsletter interne…)
Stocker les documents en ligne pour économiser de l’espace physique et permettre une recherche plus efficace (par client, année, étude…)
Penser « économie de papier » et solliciter la collaboration de ses collègues et employés à ne pas imprimer ses emails ou les documents qui peuvent y être attachés
Utiliser un ordinateur lors des réunions avec envoi préalable aux parties prenantes des documents de travail nécessaires
Répondre à une invitation sans imprimer la convocation ni la confirmation
Utiliser un vidéoprojecteur pour animer une réunion plutôt que d’imprimer
Éviter de distribuer des documents imprimés aux participants d’une réunion ou d' »une formation (envoi par mail, mise à disposition sur intranet, dans répertoire partagé, clés USB…) ou en diminuer le nombre
Développer une page intranet donnant accès aux éco-gestes à appliquer au bureau, une rubrique questions-réponses et un contact.

Avec un peu de pratique et une méthodologie de classement adaptée, vous constaterez une baisse significative de vos impressions mais aussi une plus grande accessibilité aux documents et informations.

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