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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Marché de l’impression

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Le marché de l’impression a souffert. En 2009, il a même frôlé un recul de 25 % au niveau mondial. En France, la baisse n’a été que de 10 % en volume et de 6,8 % en valeur, des chiffres qui recouvrent des disparités selon les catégories de machines. Une contraction du marché qui se traduit par un renforcement de la concurrence entre les marques qui sont près d’une vingtaine sur le marché européen.
Cette morosité du marché s’explique en grande partie par l’impact de la crise économique. L’année 2009 a été marquée par le report des décisions d’investissement dans les entreprises et, plus globalement, par la réduction des dépenses. Par contre, la bonne nouvelle est que les entreprises ont continué à imprimer. Les ventes de toners et de cartouches d’encre ont même enregistré
une légère progression en volume. Le recul des ventes de matériels d’impression a aussi d’autres causes plus structurelles. En fait,
depuis 2006, les ventes ont reculé de près de 17 %, traduisant une remise en cause des habitudes d’impression liée à la montée en puissance de la dématérialisation et de préoccupations à la fois économiques et écologiques.

Si la recherche d’économies de coût a été accentuée par la crise, elle est désormais omniprésente et installée pour durer. Aujourd’hui, la demande est de plus en plus forte pour des solutions de gestion de l’impression. Les solutions de coût à la page, initialement développées pour gérer les parcs de machines dans les grandes entreprises, sont aujourd’hui également demandées par les PME.

La chasse au gaspillage est lancée. Quand on sait que l’impact environnemental d’une imprimante est dû à 70 % à l’impression de pages de mauvaise qualité ou non utilisées et qu’environ 16 % des pages imprimées sont jetées avant d’être lues, il y a là un gisement d’économie autour duquel les constructeurs développent solutions et conseils. Cela va de la proposition d’une méthodologie pour réduire le nombre de pages gaspillées, notamment en installant l’impression recto verso en standard sur leurs matériels, jusqu’à la mise en place de solutions de maîtrise de l’impression avec, par exemple, la possibilité d’autorisation par badge des impressions.

Les offres de services de coût à la page développées depuis peu par les fabricants à l’intention des petites entreprises se veulent simples et faciles d’accès. Ce sont généralement des contrats forfaitaires incluant matériel, consommables, maintenance et, éventuellement, le financement.

Une autre tendance, révélée depuis quelques années et qui se confirme, est la progression du parc des matériels d’impression en couleur allant de pair avec le développement des ventes de multifonctions. Dans le contexte plutôt morose qu’a connu le marché des matériels d’impression l’année dernière, ces multifonctions (MFP) constituent la seule catégorie à avoir continué à progresser.

Dans les entreprises, la tendance est à passer directement de l’imprimante laser monochrome à un équipement MFP couleur, en sautant l’étape intermédiaire de l’imprimante laser couleur. Ce succès des MFP tient d’abord à l’apport de leurs multiples fonctionnalités, mais aussi parce qu’ils s’inscrivent dans la logique de rationalisation des coûts que recherchent aujourd’hui les utilisateurs.

Sur ces préoccupations économiques se greffent aujourd’hui des préoccupations environnementales. 32 milliards de pages imprimées sont oubliées sur l’imprimante ou jetées avant lecture, soit l’équivalent de 400 millions d’euros sans compter les effets sur l’environnement. Le souci de l’environnement est une tendance qui va s’accentuer en 2010 et qui constitue un véritable vecteur de développement pour les MFP en A4.

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Une charte d’impression

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Comme le montrent quelques études sur le sujet, la sensibilisation de chacun au niveau individuel progresse et les pratiques éco responsables à la maison s’étendent. Mais au bureau, c’est autre chose…Il faut donc poursuivre l’évangélisation, multiplier et diversifier les actions et communications.

En matière d’impression, les pratiques commencent à évoluer mais très lentement (encore 28 pages par jour par salarié !). Un des moyens de diminuer vos impressions et de mettre en place une charte d’impression. Elle permet d’établir clairement et simplement les pratiques que vous désirez mettre en place dans votre unité.

Voici quelques exemples de recommandations que vous pouvez mettre en pratique  :

  1. Recommander l’échange électronique des travaux collaboratifs sans recourir à l’impression.
  2. Transmettre les lettres d’information, notes de service ou autres par courriel ou par l’intranet.
  3. Limiter le nombre de pages dans les documents produits, quitte à faire des références à d’autres documents électroniques, à proposer des synthèses imprimables, isolées du document intégral.
  4. Réduire le tirage des documents au strict nécessaire : autant de documents que de stagiaires ou de participants à la réunion, pas d’exemplaires supplémentaires « au cas où ».
  5. Prévoir l’envoi de cartes de voeux en format électronique : c’est d’actualité

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10 pratiques d’impression économes et durables

Enquête Ipsos du 1er Juin

1ère bonne résolution 2011 : j’imprime le moins possible

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En cette période de bonnes résolutions, je vous propose de modifier notre relation au document écrit.

Le développement d’internet et le recours généralisé à l’informatique au bureau permettent aujourd’hui de communiquer et d’échanger en ligne.
Bien utilisés, le courrier électronique, internet ou l’intranet, permettent de réduire de 10 à 30% sa consommation de papier au bureau.

Au delà de l’impression économique (recto-verso, mode brouillon, papier recyclé, cartouches d’encre génériques…), moins d’impressions est un objectif facilement atteignable dès lors que l’on adopte quelques réflexes :

  • Lire ses mails à l’écran, les classer et les taguer pour une recherche efficace
  • Favoriser la mise en place de formulaires de demande en ligne et remplir à l’écran tout formulaire de gestion interne (demande de fournitures, demandes de congés…)
  • Développer l’utilisation de mails en interne pour l’annonce de réunions et les communications ciblées (newsletter interne…)
  • Stocker les documents en ligne pour économiser de l’espace physique et permettre une recherche plus efficace (par client, année, étude…)
  • Penser « économie de papier » et solliciter la collaboration de ses collègues et employés à ne pas imprimer ses emails ou les documents qui peuvent y être attachés
  • Utiliser un ordinateur lors des réunions avec envoi préalable aux parties prenantes des documents de travail nécessaires
  • Répondre à une invitation sans imprimer la convocation ni la confirmation
  • Utiliser un vidéoprojecteur pour animer une réunion plutôt que d’imprimer
  • Éviter de distribuer des documents imprimés aux participants d’une réunion ou d' »une formation (envoi par mail, mise à disposition sur intranet, dans répertoire partagé, clés USB…) ou en diminuer le nombre
  • Développer une page intranet donnant accès aux éco-gestes à appliquer au bureau, une rubrique questions-réponses et un contact.

Avec un peu de pratique et une méthodologie de classement adaptée, vous constaterez une baisse significative de vos impressions mais aussi une plus grande accessibilité aux documents et informations.

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Un peu de détente en cette fin d’année…

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Je vous propose cette grille de mots cachés jouable en ligne. Il vous suffit de cliquer et de maintenir pour surligner le mot trouvé.

Souhaitant que vous prendrez plaisir à ce petit jeu qui ne s’éloigne pourtant pas de nos préoccupations communes.

Mes impressions

Vous avez dit impression sécurisée ?

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Pas de politique d’impression ni de services associés sans système d’authentification efficace. Le choix de solutions reste large mais peu d’innovations viennent bouleverser le secteur. Konica Minolta, pionnier de la reconnaissance biométrique avec des systèmes capables, par exemple, d’identifier le faisceau veineux d’un doigt, vient toutefois de présenter lors du salon Info to doc des multifonctions protégés par la technologie BAN (Body Area Network ou réseau corporel de communication).

Le procédé utilise le corps humain comme support de communication, au lieu de câbles ou d’ondes radio, pour transmettre au multifonction les informations contenue dans un badge d’entreprise. Il suffit de toucher la machine pour accéder à un processus ou libérer une impression, et, dans tous les cas, activer la traçabilité sur laquelle repose sécurité et comptabilité. Une première dans le domaine de l’impression. Développée en partenariat avec Dai Nippon Printing, la solution devrait se généraliser sur les gammes Konica et tenter d’autres fabricants.

Mettre à profit l’électricité statique produite à la surface du corps humain n’est cependant pas tout à fait nouveau. Déjà sollicités dans la surveillance et de la prise en charge à distance de la santé des patients, les réseaux BAN fournissent des informations en temps réel quel que soit l’endroit où se trouve une personne disposant d’une antenne miniaturisée et intégrée aux vêtements ou dans des objets du type montre ou badge.

Source : printnews

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Les enjeux d’une politique d’impression responsable

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L’impression est plus que jamais un maillon clé d’une politique green IT. Consommatrice de ressources diverses, la stratégie d’’impression doit être repensée en profondeur. Afin de mieux comprendre en quoi elle peut représenter une source de gaspillage importante, il est utile de cartographier son impact à plusieurs niveaux.
Impact des impressions en entreprise :

  • La consommation de papier : Les salariés français utilisent en moyenne 75 kg de papier par an (SNESSI, été 2009).
  • La consommation énergétique : même en veille, le matériel consomme. Les imprimantes fonctionnent toute la journée pour quelques impressions.
  • L’utilisation de matières non renouvelables et polluantes contenues dans les cartouches d’encre, les toners et le matériel d’impression en général.

La multiplication des périphériques qui permettent d’imprimer a entraîné des stratégies de mutualisation de matériel. Mutualiser les périphériques a permis de diminuer l’achat de matériel, certes, mais a entraîné une hausse des déchets.

En France, en 2009, 18 milliards d’euros environ ont été dépensés par les entreprises pour l’impression. En moyenne, 28 pages sont imprimées par personne et par jour, dont 4 à 5 pages inutiles. Ces chiffres sont identiques à ceux mesurés en 2007 alors que les bonnes pratiques sont de plus en plus diffusées (Source : Observatoire des comportements d’impression en entreprise par Lexmark et Ipsos, mai 2010 ; étude réalisée en juillet/août 2009). Au total, les analystes du Gartner estiment à 200 milliards le nombre de pages imprimées en France par an, dont 32 milliards d’impressions inutiles… Des chiffres dramatiquement élevés. Cela équivaut à plus de 400 millions d’euros de gaspillage.

Pourtant, les bonnes pratiques sont largement diffusées au sein des entreprises, sur Internet et dans les documents de communication des grands fabricants de matériel. Elles sont assez simples quand il s’agit de réduire la consommation de papier mais plus complexes pour les autres domaines.

La check-list proposée ci-dessous permet de travailler sur différents points complémentaires :

  • Favoriser les imprimantes gérant un mode recto/verso pour économiser le papier consommé, mode draft pour les impressions courantes…
  • Inciter les lecteurs d’un mail à ne pas l’imprimer,
  • Diffuser les documents par mail en PDF, plutôt que de les imprimer sur papier,
  • Utiliser des processus de gestion documentaire (GED),
  • Utilisation de système d’identification afin de filtrer et limiter la consommation d’impression,
  • Remplacer des imprimantes locales par des imprimantes réseaux partagées,
  • Favoriser la mise en place d’imprimantes multifonctions pour regrouper les fonctions sur une seule machine,
  • Installer des « timers » sur le courant électrique pour les équipements ne disposant pas de veille automatique (imprimantes d’ancienne génération par exemple),
  • Acheter des imprimantes avec le label « Blue Angel » ou bien avec des critères objectifs de « Blue Angel »,
  • Optimiser la gestion de fin de vie (recyclage) des cartouches (carton de reprise à prévoir).
  • Utilisation de cartouches plus écologiques (bâtonnets à encre solide),
  • Utilisation de kits de recharge.

Il est donc important de continuer à accompagner les entreprises dans leur politique de rationalisation des impressions en les aidant tout au long de leur projet. Une démarche globale doit donc être déployée : bilan carbone des impressions, audit des habitudes d’impression (basé sur les usages), préconisations, accompagnement au changement, aide à l’achat de matériel, intégration d’un logiciel d’audit, de suivi et de pilotage des impressions. Autant d’éléments qu’il est important de prendre en compte pour déployer une politique de gestion d’impression efficace. Il est alors possible de répondre aux différentes problématiques posées par les impressions dans une entreprise et d’agir sur les leviers suivants : la consommation de papier, les utilisateurs et l’achat de matériel. Les objectifs sont simples : analyser les habitudes d’impression pour diminuer les impressions inutiles, apprendre à imprimer mieux, réduire la consommation de papier et la consommation énergétique et enfin rationaliser le matériel.

Source Econo-Ecolo

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Des économies immédiates

Les pratiques enseignées amènent une diminution de 10 à 20% des volumes imprimés et donc du budget d’impression.

Un projet fédérateur

Cette formation peut être le déclencheur d’une démarche de développement durable ou s’intègre dans votre politique environnementale. L’adhésion de vos collaborateurs est généralement acquise et peut être capitalisée pour d’autres projets.

Votre budget formation

ASSPI est centre de formation agréé. Ses prestations entrent donc dans vos contributions obligatoires au titre de la formation continue.

Vos collaborateurs

Il n’est pas nécessaire d’avoir de connaissances techniques ou informatiques particulières, cette formation s’adresse à l’ensemble de vos collaborateurs. Afin de garantir une meilleure écoute et interaction entre vos collaborateurs et nos formateurs, le nombre de personnes est de 6 par session.

Une durée optimisée

Le temps de la formation (1/2 journée) est prévu pour permettre à vos collaborateurs de mettre les conseils en pratique dans leur quotidien. Vous gagnez du temps car nous venons former vos collaborateurs dans vos locaux et sur leurs matériels d’impression.

Contenu de la formation

  • Utilisation des matériels : impression recto-verso, scans optimisés, mode économique…
  • Pratiques : favoriser la lecture à l’écran, l’impression en N&B, la gestion numérique des mails…
  • Astuces : polices les plus économiques, vider complètement les cartouches…

Suivi des stagiaires

Vos collaborateurs peuvent poser leurs questions ou évoquer leurs difficultés auprès de leur formateur pendant un mois après la formation. A la fin de cette assistance, nous leur adressons un mail de rappel des consignes et un questionnaire sur leur mise en pratique.

Contact : Isabelle OBIOLS

Par mail : iobiols@asspi.fr ou par téléphone 06 81 02 89 74

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Consommation de papier des grandes entreprises françaises

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Plusieurs associations, dont le WWF, ont passé au crible la consommation en papier de 50 grandes entreprises françaises.Et le constat est édifiant : un employé consomme entre 70 et 85 kg par an – c’est trois fois la moyenne mondiale.

L’écart, s’il se resserre par rapport à la moyenne européenne, n’en existe pas moins, avec 167,2 kg/hab de papiers et cartons consommés en France, contre 134,1 en Europe en 2008.

N’en jetez plus ! Seulement 20% des papiers issus des bureaux sont recyclés. Si l’Etat a fixé des objectifs dans le Grenelle de l’Environnement d’ici 2012 – comme celui de n’utiliser plus que du papier recyclé-, cette étude se penche sur les pratiques de nos grandes entreprises. Celles du Cac 40, mais aussi les partenaires des ONG comme le WWF qui se retrouvent, hasard ou pas, dans la tête du classement.

Déforestation abusive, surconsommation d’eau et d’énergie, pollution ou encore production excessive de déchets : les maux environnementaux liés au papier sont importants. Pourtant, « A quelques exceptions près, la majorité n’est pas à la hauteur des enjeux environnementaux posés par le papier et a encore beaucoup de progrès à faire », constatent le WWF-France, Riposte Verte, Les Amis du Vent et 100% recyclé 100% engagé.

Ces ONG notent que seules neuf (L’Oréal, Axa, La Poste, Carrefour, France Télécom, PPR, Michelin, Danone, Castorama) des 50 entreprises interrogées se sont réellement engagées à réduire leur consommation ; elles utilisent au moins 50% de papier recyclé ou doté d’un label indiquant qu’il a été extrait d’une forêt protégée, et ont instauré un tri au siège et sur l’ensemble des sites français. “Même si une majorité des entreprises a déjà mis en place au moins une action concernant le papier, ces actions restent trop ponctuelles”, regrettent les ONG, qui entendent élargir cette enquête aux collectivités.

Parmi les mauvais élèves du classement (Leclerc, EADS, Suez Environnement, Véolia Environnement, Vinci, etc), certaines entreprises reconnaissent ne pas avoir eu le temps ou ne pas avoir voulu répondre aux questions des ONG. L’étude est donc basée sur les informations des rapports développement durable de ces sociétés. Des rapports qui ne relatent pas toujours la politique papier des ces entreprises.

France Info et Le Monde. Septembre 2010

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Optimiser ses outils d’impression

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Optimiser ses outils d’impression qu’est-ce que ça veut dire concrètement ?

Pour de nombreux consultants, c’est réduire les coûts liés à ces outils. Il s’agit effectivement d’une motivation importante. Mais, pour cet aspect financier très important, je considère qu’il s’agit d’abord d’identifier ces coûts (évidents, cachés, diffus…). Cette étape ne doit surtout pas être négligée car les résultats obtenus détermineront directement la pertinence des préconisations et des économies.

Optimiser les outils, c’est forcément adapter ces outils à vos besoins.  Il s’agit, ici, de l’aspect technologique. Cela ne passe pas obligatoirement par un changement de matériels. Dans certains cas, il s’agit de former les utilisateurs aux fonctionnalités utiles des machines en place. Dans d’autres cas, il s’agit effectivement de trouver l’outil qui répondra aux besoins (recto-verso, vitesse, volumes mensuels, couleur, chargeur de documents, scan…) et qui sera économique auprès d’un fournisseur qui propose un service adéquat (inutile de payer un service d’intervention sur site en 2 heures les yeux de la tête quand on imprime 200 pages par mois (10 par jour !!!).

Enfin, optimiser les outils d’impression, c’est apprendre à s’en servir uniquement à bon escient. Un utilisateur formé aux bonnes pratiques d’impression génèrera des économies, une meilleure productivité et une meilleure gestion documentaire. Ces pratiques doivent être économes en encre et en papier, mais aussi rapides et efficaces.

Un consultant qui vous accompagne dans votre optimisation au travers de ces 3 aspects peut vous garantir un niveau de résultats avec un % d’économies contractuel. Les autres se contenteront de vous promettre des économies à n’importe quel prix (la plus grande économie que vous puissiez faire dans ce domaine est de ne plus imprimer du tout !!!!! Est-ce souhaitable ?).

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Quelques chiffres, vos avis…

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En cette rentrée, je vous propose quelques statistiques sur le secteur du document imprimé. Les chiffres étant traditionnellement source d’interprétation en fonction de chacun, je vous invite à nous faire partager vos avis…

200 milliards, c’est le nombre de pages imprimées en France avec une croissance de 3% par an (-4% pour le noir et blanc et +22%  pour la couleur).
Source : Gartner Group

32 milliards, c’est le nombre de pages imprimées qui sont oubliées sur l’imprimante ou jetées avant lecture soit l’équivalent de 400 millions d’euros.
Source : SNESSI

40%, c’est la hausse de la consommation de papier liée à l’irruption du mail.
Source : l’entreprise.com – Cabinet Pricewaterhouse Coopers

Les flux de documents dans les entreprises pourraient être multipliés par cinq, voire dix, à l’horizon 2015.
Source : IDC (International Data Center)

80, c’est le nombre de pages d’information qu’un col blanc reçoit chaque jour en 2008, il en recevait 9 en 1975.                           Source : SNESSI

18 milliards d’euros, c’est environ ce que les entreprises françaises ont dépensé en 2008 dans l’impression.
Source : CEBR étude de janvier 09