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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Rendre opérationnelle votre politique d’impression

décembre 3rd, 2013 Posted in Formation et Accompagnement
déc, 03 2013
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Nous ne le dirons jamais assez : sans accompagnement des utilisateurs votre politique d’impression risque fort de rester un vœu pieux, un affichage qui cachera des réalités parfois pires que la situation antérieure.

Pour que votre politique d’impression porte ses fruits et soit effective, il faut que les utilisateurs se l’approprient, qu’ils se sentent concernés par les enjeux et la mise en œuvre.

Ces processus sont souvent longs et parfois décourageants mais la ténacité et persistance de l’accompagnement sont toujours payantes.

Quelques étapes nous semblent incontournables :

  • Communiquer et informer le plus en amont possible.
  • Consulter et écouter avant toute prise de décision
  • Montrer l’engagement concret de la Direction
  • Commencer par des actions simples, peu ou pas coûteuses, avec des objectifs facilement atteignables

Il y aura forcément des difficultés, des freins mais justement accompagner c’est aider à passer ces obstacles (pas les faire disparaître en les ignorant !).

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Après l’audit…

octobre 28th, 2013 Posted in Pilotage des parcs d'impression
oct, 28 2013
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Après l’audit, le plus souvent, les équipes internes (et notamment la DSI) se retrouvent seules face à un projet qui leur a un peu échappé dans les phases de démarrage.

La situation existante a été évaluée par un prestataire externe (éditeur de logiciels, fournisseur de systèmes d’impression ou consultant indépendant). Les préconisations leur ont été remises sous forme de scénarii entre lesquels il faut choisir ou qu’il faudra expliquer aux décisionnaires. Vient alors le moment où il faudra consulter les divers prestataires susceptibles de mettre en œuvre le scénario retenu. Cette phase est « facilitée » si l’étude a été menée par un juge et partie qui se contentera de remplir le bon de commande ou les contrats qui correspondent au scénario qu’il aura « vendu ». Mais dans le cadre d’une vraie mise en concurrence, l’accompagnement des équipes internes dans la transcription du scénario en cahier des charges opérationnel est indispensable.

Puis, quand le(s) futur(s) gestionnaire(s) du parc de systèmes d’impression a(ont) été retenu(s), le pilotage du déploiement nécessitera temps, disponibilité et parfaite vision des résultats attendus. Là encore l‘accompagnement des équipes internes peut constitué un véritable plus : il permet de transmettre les attentes et les exigences du projet au prestataire dans un langage commun, d’assurer un suivi très régulier (quotidien si nécessaire), de coordonner les différents intervenants et ils sont nombreux (livreurs, techniciens, responsables commerciaux, utilisateurs, service informatique, comptabilité fournisseurs, juristes,…) !

Enfin, nous avons souvent eu l’occasion de l’évoquer dans ce blog, piloter le  nouveau parc est indispensable pour anticiper les évolutions, régler les éventuelles difficultés avant qu’elles ne deviennent des problèmes, s’assurer que les engagements de services sont tenus, améliorer la qualité du service rendu aux utilisateurs. Ce pilotage vient malheureusement souvent s’ajouter à la longue liste des missions de la DSI et est relégué après tous les projet urgents à mener, autant dire qu’il est au mieux laissé aux soins du prestataire mais le plus souvent oublié.

Permettre à ses équipes d’être accompagnées quelques fois (de 1 à 4 fois) dans l’année pour assurer ce pilotage, c’est s’assurer la sérénité et la productivité d’un parc toujours opérationnel, évolutif et d’une relation fournisseur constructive.

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Optimiser les services

octobre 8th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression
oct, 08 2013
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La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression de l’entreprise constituent une solution courante et efficace pour réduire les coûts de maintenance et de consommation. Au fil des années, les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et copieurs de divers modèles. Les remplacer par un nombre équilibré de modèles multifonctions efficaces est généralement une solution avec des économies de gestion conséquentes.

De nombreux projets d’optimisation de l’impression passent également par l’optimisation des services liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression à des professionnels spécialisés, fournisseurs de services d’impression ou fournisseurs d’imprimantes et de multifonctions. Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels que la location financière assortie d’une maintenance à la page ou un« coût par page » global qui peuvent couvrir l’approvisionnement en consommables, la maintenance des matériels, le support d’aide en ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration des imprimantes.

L’enjeu est bien de dimensionner les services aux besoins de la structure tout comme nous cherchons à dimensionner le parc de systèmes d’impression. En effet, certains de ces services (reportings, paramétrages standards,…) n’engendrent pas forcément de coûts supplémentaires et sont implémentés dans l’offre de base des prestataires. Mais d’autres services sont tarifés (paramétrages particuliers, gestion automatique des consommables, délais d’intervention hors normes,…) et il convient alors de comparer ce surcoût aux coûts internes (souvent cachés) qui y sont liés et à l’amélioration de la productivité du parc et du service rendu aux utilisateurs.

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Bonnes pratiques d’impression ?

septembre 30th, 2013 Posted in Divers, Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
sept, 30 2013
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Ces bonnes pratiques d’impression, corollaires des projets d’optimisation et des démarches de développement durable, sont souvent de l’ordre du vœu pieux ou de l’incantation.

En effet, quand des actions de sensibilisation sont menées elles sont très souvent inappropriées. L’affichage (54 %)  et l’envoi de courriels (43 %)  sont des solutions faciles et peu coûteuses mais largement insuffisantes. De plus, elles sont contradictoires avec le message délivré puisqu’elles incitent à imprimer un document destiné à inciter les utilisateurs à moins imprimer.

Et si au lieu de se positionner comme donneurs de leçons et de culpabiliser les utilisateurs, nous nous placions vraiment à leur côté pour les accompagner dans l’apprentissage du mieux imprimer ?

Les utilisateurs sont de plus en plus sensibles aux questions d’environnement à titre personnel. Ils ont d’ailleurs parfois du mal à appliquer les consignes de tri de leurs déchets car elles sont complexes et ne sont pas uniformes selon les territoires.

Ils aimeraient bien imprimer mieux et ne plus gaspiller de papier. Ils se rendent compte qu’ils pourraient mieux faire mais, comme pour les déchets, ils sont démunis face aux outils et aux consignes. Par exemple, certains utilisateurs ont depuis longtemps mis en place la récupération des documents imprimés au recto pour faire du brouillon. Mais cette pratique a 2 inconvénients : si le document est repassé dans le copieur pour être imprimé, il va générer des bourrages papier et l’encrassement de la machine ; si cette pratique n’est pas combinée avec d’autres, le stock de « papier brouillon » devient rapidement encombrant. L’utilisateur risque donc de se décourager et de retrouver ses anciens usages.

Nous devrions tout simplement l’accompagner dans l’utilisation du recto-verso. Cela ne veut pas juste dire paramétrer le recto-verso par défaut. Il convient de s’assurer que chacun maîtrise  le fonctionnement de cette fonctionnalité (et comment je fais pour imprimer des formats calendriers, ou des livrets ?), que chacun a identifié les documents qui peuvent et doivent être imprimés en recto-verso et ceux qui doivent rester en recto simple, que l’ensemble de l’organisation et de ses correspondants est sensibilisé à l’impact positif de l’impression recto-verso (le client ne verra peut-être aucun inconvénient à recevoir nos courriers en recto-verso, il suffit peut-être de lui en parler).

Et si les « Bonnes pratiques d’impression » devenaient les « trucs et astuces du mieux imprimer » ?…

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Enquête Riposte Verte sur la politique papier (suite)

septembre 23rd, 2013 Posted in Bureau vert
sept, 23 2013
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En 2010 avec l’étude PAP50 Entreprises, Riposte Verte et le WWF-France évaluaient la politique papier des 50 plus grands groupes de France. Trois ans plus tard, l’édition 2013 permet de mesurer les progrès réalisés et de vérifier la tenue des engagements pris.

Les 50 entreprises notées sont :

les entreprises du CAC 40, les grands distributeurs, certains partenaires du WWF.

Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, Riposte Verte déplore tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne).

Pour en savoir plus, vous pouvez télécharger l’étude : étude Riposte Verte 2013

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Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, nous déplorons tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne). – See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf
Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, nous déplorons tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne). – See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

En 2010 avec l’étude PAP50 Entreprises, Riposte Verte et le WWF-France évaluaient la politique papier des 50 plus grands groupes de France. Trois ans plus tard, l’édition 2013 permet de mesurer les progrès réalisés et de vérifier la tenue des engagements pris.

Les 50 entreprises notées sont :

  • les entreprises du CAC 40 ;
  • les grands distributeurs ;
  • certains partenaires du WWF.

– See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

En 2010 avec l’étude PAP50 Entreprises, Riposte Verte et le WWF-France évaluaient la politique papier des 50 plus grands groupes de France. Trois ans plus tard, l’édition 2013 permet de mesurer les progrès réalisés et de vérifier la tenue des engagements pris.

Les 50 entreprises notées sont :

  • les entreprises du CAC 40 ;
  • les grands distributeurs ;
  • certains partenaires du WWF.

Étude 2013

Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, nous déplorons tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne).

– See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

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TCO KESAKO ?

mai 27th, 2013 Posted in Coûts d'impression
mai, 27 2013
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Si vous vous intéressez à l’optimisation des systèmes d’impression, vous avez forcément entendu parler du TCO. Mais, comme souvent pour les acronymes et le jargon professionnel, ceux qui en parlent partent du principe que chacun sait de quoi il s’agit. Pour ma part, j’aime bien revenir à la définition précise de ce genre de termes. Ainsi, je suis sûre de les utiliser à bon escient et, en partageant la définition, je m’assure que nous parlons tous de la même chose.

Aujourd’hui, je vous propose donc de partager la définition du TCO.

Littéralement, TCO est un acronyme anglais pour désigner le coût total de possession (Total Cost of Ownership). Cette notion découle de la notion de coût du cycle de vie qui est le « coût cumulé d’un produit tout au long de son cycle de vie ». Son évaluation consiste à  à chiffrer l’ensemble des coûts prévisionnels d’un produit pendant toutes les phases de son cycle de vie, depuis les études préalables jusqu’à son retrait de service. Cette évaluation inclut les coûts du produit principal ainsi que ceux de ses éléments annexes.

Ainsi le TCO d’un produit se compose de :

  • son coût d’acquisition,
  • son coût de propriété (utilisation et maintenance),
  • son coût de démantèlement (ou de retrait de service). Le retrait de service peut engendrer des coûts négatifs (réutilisation ou revente de certains éléments).

Prenons l’exemple du calcul du TCO d’un micro-ordinateur. Il comprend :

  • le prix d’achat du matériel ou le coût de location,
  • les coûts d’acquisition de tous les logiciels au cours de la vie de l’ordinateur,
  • tous les coûts d’utilisation, comme
    • les réparations ;
    • les services de hotline ou de helpdesk;
    • mais aussi tous les coûts liés à l’installation d’un système d’exploitation (ou de nouvelles versions), de nouveaux logiciels (ou de nouvelles versions). Ces coûts qui représentent très souvent un pourcentage important du TCO sont souvent largement sous-estimés
  • plus les coûts de destruction, moins les éventuels gains à la revente ou au recyclage.

Pour ce qui concerne le calcul du TCO des systèmes d’impression, l’étude s’arrête souvent au coût de propriété puisque l’organisation utilisatrice ne paie pas directement le coût du démantèlement (Cf DEEE).

Le calcul du TCO d’une imprimante devrait s’approcher de l’exemple précédent. Mais, les coûts liés aux changements de versions de drivers, à l’assistance aux utilisateurs, au changement des consommables, à la mauvaise utilisation des fonctionnalités sont très souvent sous-évalués voire non pris en compte.

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Mutualiser les systèmes d’impression

mai 13th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression
mai, 13 2013
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L’optimisation des systèmes d’impression passe très souvent par la centralisation des impressions vers des multifonctions.

Nous préférons aborder l’optimisation sous l’angle de la mutualisation des moyens d’impression. En effet, la définition de « mutualiser » est : « regrouper les moyens, les savoirs et savoir-faire afin d’économiser davantage ». Cela nous semble tout à fait adapté à de nombreux projets que nous avons accompagnés.

Mais au-delà des économies recherchées, mutualiser les systèmes d’impression permet de :

  • favoriser la collaboration entre les utilisateurs
  • favoriser les échanges (échanges de pratiques, de connaissances…)
  • libérer du temps (les matériels sont plus performants,…)
  • améliorer la qualité du service (qualité des impressions, de la maintenance,…)

Ces résultats tangibles s’ajoutent aux économies financières. De plus, mis en avant auprès des utilisateurs, ils permettent de les accompagner vers l’appropriation de la nouvelle organisation. Alors que l’utilisateur perçoit immédiatement comme un inconvénient de devoir se déplacer pour imprimer, les avantages réels de la mutualisation doivent être expliqués et valorisés.

Au-delà de cette communication, la réussite de ces projets nécessite une gestion très rigoureuse (les outils mutualisés doivent être parfaitement dimensionnés, les consommables approvisionnés sans rupture…). Elle impose également un parc entretenu et régulièrement renouvelé (3 ou 4 ans) pour assurer la continuité de service indispensable.

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Impressions sécurisées

avril 29th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression
avr, 29 2013
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Les solutions d’impressions sécurisées gagnent du terrain. Elles sont de plus en plus choisies comme outil d’aide à l’optimisation des systèmes d’impression. Mais en quoi consistent-elles ?

Les solutions logicielles et matérielles proposant la fonctionnalité « impression sécurisée » sont nombreuses et variées mais elles fonctionnent toutes sur le même principe. Ces solutions consistent à passer par une file d’impression particulière. L’utilisateur lance son impression sur cette file en toute transparence pour lui. Le document est alors stocké sur un serveur et son impression sera libérée par l’utilisateur lui-même grâce à un badge ou un code qu’il activera une fois devant le système d’impression.

Les avantages pour l’utilisateur sont nombreux :

  • La confidentialité de ses documents est garantie
  • La sécurité de récupération des documents est assurée (nul ne partira avec mes impressions par inadvertance)
  • L’impression à la demande permet de stocker des documents régulièrement utilisés et de les imprimer au fur et à mesure des besoins
  • L’impression suit l’utilisateur où il se trouve : il peut imprimer sur n’importe lequel des systèmes d’impression reliés au serveur
  • L’impression n’est pas bloquée par un incident mécanique

Pour être parfaitement transparent, elle a également quelques inconvénients :

  • Elle peut ralentir le processus d’impression selon le dimensionnement du serveur, des « tuyaux » et le nombre d’usagers
  • Elle oblige à attendre devant la machine la sortie d’un document volumineux : un document de 200 pages demande 10 minutes sur un multifonction de 20 pages/minute (petits groupes de travail) et 5 minutes sur un matériel de 40 pages/minute (matériel mutualisé). Or, 5 minutes ça paraît long lorsqu’on est debout devant une machine dans un couloir.
  • Elle oblige à avoir un badge ou un code : c’est un avantage pour ceux qui souhaitent limiter les impressions aux usagers internes. Cela oblige à une gestion plus importante en environnement ouvert (invités, usagers temporaires).

La balance penche tout de même du côté de sa mise en place. En effet, pour les équipes chargées de la gestion des systèmes d’impression, elle apporte des outils de suivi et de contrôle. Elle permet de limiter les volumes. En particulier, elle permet de supprimer automatiquement les fichiers d’impressions qui ne sont pas libérés au bout de 24H et évite ainsi au personnel de ménage de remplir les corbeilles avec des pages qui n’ont pas été récupérées par leurs émetteurs (5% en moyenne du volume total).

Ces solutions ont un coût qu’il faut ajouter aux coûts des systèmes d’impression. mais le retour sur investissement est très rapide : la location de la solution est quasiment financée uniquement avec l’économie générée par la non impression des documents qui ne sont  pas récupérés par leurs émetteurs.

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avril 22nd, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression
avr, 22 2013
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La mise en place d’une politique d’impression constitue très souvent le cœur de l’optimisation des systèmes d’impression. Elle permet de définir les actions et les choix pour le futur parc. Elle permet également de définir un cadre pour les évolutions futures (extensions du parc qui suivront les mêmes règles, ouverture de nouveaux suites, extension de l’optimisation…).

Compte-tenu des objectifs à atteindre, elle se doit d’être pragmatique et surtout de permettre à chacun de s’approprier les nouveaux outils et leur usage. Dans l’absolu, elle devrait également prévoir les outils et moyens de mesure qui permettront de s’assurer de la mise en œuvre effective des changements.

A minima, une politique d’impression doit définir :

  • Les règles d’implantation des matériels : distance, nombre d’utilisateurs, caractéristiques techniques, …
  • Les règles d’affectation et d’accès : limiter, autoriser, authentifier les accès des utilisateurs.
  • Les règles d’usage : répartition des travaux entre les différentes technologies, entre le libre-service et le service reprographie, usage de la sous-traitance…
  • Les bonnes pratiques d’impression : recto-verso par défaut, usage de la couleur maîtrisé, …

Elle devra être connue de tous. Ainsi, la communication et la formation sont deux éléments indissociables de la politique d’impression.

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avril 8th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement
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Nous ne le dirons jamais assez, votre projet d’optimisation des systèmes d’impression ne se termine pas à la livraison du nouveau parc.

Le déploiement en soi nécessite un suivi important : il s’agit de s’assurer que les nouveaux outils fonctionneront bien dans le cadre défini et que les règles de la politique d’impression seront applicables et appliquées. Ainsi, il vous faudra vous assurer que les paramétrages par défaut des matériels correspondent bien à vos choix (recto-verso, couleur, définition des bacs papier, identification des utilisateurs quotas éventuels…). Il vous faudra également vous assurer que les formations utilisateurs sont effectivement dispensées, que l’essentiel des utilisateurs (80 % est un score ambitieux mais réalisable) en ont bénéficié.

Une fois cette étape critique passée, il faut absolument suivre les matériels et les utilisateurs pour s’assurer que les changements sont assimilés par chacun. Par exemple, il ne suffit pas de définir le recto-verso par défaut sur les matériels pour faire que les utilisateurs l’adoptent. Certains continueront à contourner la règle quitte à devoir paramétrer le pilote à chaque impression. Ils n’admettent pas que le recto-verso permet d’obtenir des documents de qualité professionnelle et que de plus en plus d’organisations l’utilisent y compris pour les documents destinés à l’extérieur. D’autres l’utiliseront pour certains documents (documents de travail, internes, brouillons…) mais continueront à imprimer en recto-simple des documents que vous avez définis comme devant être en recto-verso.

Il faudra mettre en place des enquêtes de satisfaction, d’usage. Il faudra suivre les volumes précisément.
Vous pourrez mettre en place des actions de communication qui porteront sur des objectifs très ciblés et pragmatiques. Vous devrez mettre en place des actions de formation et d’accompagnement des utilisateurs mais aussi des administrateurs.

Bref, il faudra plusieurs mois et encore une forte implication pour que votre projet se transforme en une optimisation réelle de votre parc.

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