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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Critères de choix dans la construction

novembre 15th, 2012 Posted in Marchés Publics
nov, 15 2012
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Prix et valeur technique toujours en tête

L’OPQIBI, organisme de qualification de l’ingénierie, a rendu publics les résultats d’une étude sur les « critères de sélection et la qualification des prestataires dans les marchés publics de construction », menée avec le soutien d’associations professionnelles. On y apprend entre autres que la prise en compte des critères de développement durable a légèrement régressé entre 2009 et 2012.

Sans grande surprise, le prix et la valeur technique des offres constituent de loin les deux principaux critères d’attribution des marchés par les acheteurs et donneurs d’ordre publics. On constate toutefois que l’ordre entre ces deux critères s’est inversé par rapport à l’étude précédente menée en 2009, puisque la valeur technique (75,9% « toujours » et 16,6% « souvent ») passe devant le prix (71,8% et 19,7%).

67, 7% des répondants intègrent « toujours » ou « souvent » les objectifs de développement durable dans leur décision, contre 69,9% en 2009, alors qu’aurait pu penser que cette valeur serait en hausse depuis les lois « Grenelle ».

Sur l’appréciation de la capacité des candidats, les listes de références demeurent les documents les plus demandés (« toujours » pour 77,3% des répondants), et les certificats de qualification d’entreprise connaissent une légère érosion mais restent les principaux signes de qualité aux yeux des décideurs publics. Une courte majorité des répondants (52,6%) est même favorable à ce que les certificats de qualification soit rendue obligatoire pour les candidats aux marchés publics, une partie cependant (11,4%) ne souhaitant appliquer cette obligation que pour certains domaines (amiante, électricité, génie climatique…).

Ces résultats confirment la nécessité d’apporter une grande attention et un grand soin à la rédaction du mémoire technique qui est souvent le seul moyen de montrer la valeur technique de son offre.

Sources : La quotidienne de Techni-cités

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Le dépouillement : quelques conseils

novembre 8th, 2012 Posted in Divers
nov, 08 2012
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Comme nous l’avons vu dans notre précédent article sur le sujet, le dépouillement des réponses à une consultation pour la fourniture de systèmes d’impression peut être un vrai casse tête et un vrai gouffre en terme de temps. Sachant que la date de la commission est fixée à l’avance et que cet appel d’offre n’est pas votre seule mission, la pression peut monter très vite.

Comme souvent, c’est la préparation qui va vous permettre de gagner du temps et de l’efficacité au moment du dépouillement. Le temps que vous passerez en amont de la consultation vous sera rendu au moins 2 fois au moment du dépouillement.

Ainsi, nous vous conseillons de prévoir des cadres de réponse relativement rigides et formalisés.

Obliger les candidats à suivre des grilles de réponses ou un certain formalisme a plusieurs avantages :

  • Toutes les réponses ayant la même forme, la comparaison est facilitée ainsi que la recherche.
  • Toutes les informations dont vous avez besoin pour votre évaluation sont présentes et facilement compilables.
  • Vous pouvez facilement créer une synthèse de votre analyse.
  • Vous vous assurez de l’engagement et du professionnalisme des candidats qui devront faire un travail important de personnalisation de leur offre.
  • En les obligeant à passer du temps sur la rédaction de leur offre, vous pouvez espérer qu’ils en auront moins pour vous harceler au téléphone et vous pourrez facilement vous retrancher derrière les grilles de réponse.

La création de ces grilles nécessitent certes de parfaitement connaître les besoins, de s’être informé au préalable des technologies, des niveaux de services que vous pouvez espérer, d’avoir relié les critères de notation aux différentes « cases » à remplir. Mais cet investissement (en termes de ressources internes ou grâce à l’assistance d’experts externes) vaut vraiment le coup.

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octobre 25th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 25 2012
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Lancer une consultation pour s’équiper en systèmes d’impression est un exercice qui peut paraître banal. En effet, toutes les administrations connaissent ce besoin de façon plus ou moins importante, plus ou moins sensible. Les matériels concernés font plus ou moins partie de notre environnement de travail quotidien.

Pourtant, dépouiller les réponses peut devenir un vrai casse tête.

Chaque candidat ou presque a son propre vocabulaire (ex : déploiement, installation, livraison, mise en place regroupent à la fois la même notion et des réalités bien différentes).

Chaque candidat choisit la forme de sa réponse si vous ne l’imposez pas. Ainsi les caractéristiques techniques peuvent être décrites dans le mémoire technique sous forme de fiches récapitulatives (qui ne reprendront pas forcément les critères qui vous intéressent), ou simplement être présentées au travers de plaquettes commerciales (indéchiffrables pour un non initié). leur présentation peut être réduite à sa plus simple expression (4 à 5 lignes dans un powerpoint) ou, au contraire occuper la moitié du mémoire. Dans ces conditions attribuer une note et faire un classement des offres sur ce critère vous obligera à passer de longues heures à la recherche et à la compilation des données. Vous devrez faire le travail du candidat : présenter les matériels pour en faire l’analyse.

Chaque candidat a ses propres procédures de services (maintenance, formation, comités de pilotage) et sa propre façon de les présenter. Encore une fois, vous allez être contraint de mettre tout ça en forme de manière homogène pour procéder à la comparaison et l’évaluation.

En plus de ce travail colossal et pas toujours passionnant, il faut compter avec les appels incessants de certains candidats qui peuvent s’apparenter à du harcèlement.

Dans un prochain article, nous vous donnerons quelques pistes qui pourraient vous aider à appréhender plus sereinement ces dépouillements.

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Mémoire technique ou proposition commerciale ?

octobre 18th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 18 2012
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Comme nous l’avons souvent dit le mémoire technique est le seul document personnalisé de votre réponse et il est souvent déterminant dans l’attribution du marché (suivant les critères d’attribution définis dans le règlement de consultation).

Le mémoire représente votre entreprise au sein de la Commission d’étude des offres en portant votre voix et vos arguments. Il doit être adapté à chaque offre et doit montrer que vous avez bien compris l’objet et le contexte du marché, ainsi que les exigences et les besoins spécifiques de l’acheteur public. Il doit aussi permettre d’identifier et de comprendre vos arguments alors que vous ne serez pas présent pour les exposer et répondre aux questions.

Vous devez mettre en avant votre originalité technique, vos moyens humains et matériels, votre expérience afin de montrer que votre entreprise est apte sur le plan technique et financier à faire face aux besoins de l’acheteur.

N’hésitez pas à mettre en avant (sans que cela ne devienne du blabla de commercial) certains aspect de votre entreprise qui peuvent contribuer à faciliter le succès de votre candidature (valeurs, méthodes,…).

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Le pli électronique pour acheminer sa réponse aux appels d’offres publics

octobre 11th, 2012 Posted in Marchés Publics
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Les plis électroniques sont apparus dans les marchés publics en 2001. Depuis 2012, les acheteurs sont tenus de les accepter pour tout achat supérieur à 90 000 €. Depuis 2010, il s’agit même d’une obligation pour tous les achats de fournitures et de services informatiques supérieurs à 90 000 €.  De plus, l’acheteur peut choisir de l’imposer.

A ce jour, le pli papier reste très majoritairement préféré par les entreprises. En effet, en 2010, seuls 5 % des marchés publics comptaient au moins une réponse dématérialisée. Les raisons invoquées sont principalement la complexité et l’hétérogénéité des plateformes de dématérialisation (environ 30) et la complexité de la procédure d’obtention du certificat électronique.

Dans un contexte de recherches d’économies, cette solution de remise de la candidature et de l’offre semble devoir fortement progresser. En effet la dématérialisation est une solution économique car elle ne coûte que le prix d’acquisition du certificat et permet d’économiser sur les frais postaux, le papier et les consommables d’impression. D’ailleurs, la Commission Européenne souhaite que cette méthode devienne la règle à l’horizon 2016.

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Les questions dans les marchés publics

septembre 20th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 20 2012
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Lorsque vous avez repéré un appel d’offres publics qui vous intéresse, vous pouvez commencer par lister les documents qu’il vous faudra fournir.

Puis, suivant le temps qui vous est imparti pour la réponse, vous allez … attendre. En effet, vous avez beaucoup d’autres choses urgentes dans vos listes à faire. Conclusion, vous allez reprendre le dossier quelques jours avant la date butoir, parfois la veille. A la relecture des documents du dossier de consultation (DCE) vous allez vous apercevoir que certaines choses mériteraient des précisions, que vous n’êtes pas sûr de bien comprendre ce qui est attendu. Mais il est souvent trop tard pour poser des questions car elles peuvent être réglementées. Pour assurer la transparence, l’acheteur se doit de répondre aux questions et de diffuser ses réponses à tous les candidats. Il prévoit donc en général, un délai au-delà duquel, il ne pourra plus assurer cette diffusion et ne répondra plus aux questions.

Pour être sûr de pouvoir poser les questions indispensables à une réponse adaptée, pour montrer votre intérêt pour la consultation, pour montrer votre sérieux et votre rigueur, nous vous conseillons de lire très attentivement le DCE dès la première lecture et de poser immédiatement les questions qui vous semblent indispensables. Il est probable qu’après cette étape le dossier doive attendre de remonter dans la liste des « A FAIRE » mais au moins vous disposerez de toutes les informations nécessaires pour une réponse de qualité.

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Le mémoire technique : la forme

septembre 13th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 13 2012
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Pour optimiser votre mémoire technique et mettre en valeur votre savoir-faire vous travaillez le contenu, vous vous appliquez à suivre nos conseils de personnalisation mais la forme compte aussi.

Imaginez que, pour une consultation moyenne de quelques milliers d’euros en BTP, l’administration reçoit une dizaine d’offres. Pour évaluer la valeur technique de chacune d’entre elles, il lui faudra lire les mémoires techniques (certains frôlent la centaine de pages en mode catalogue) et forcément résumer l’essentiel pour entrer dans les critères de choix et présenter un dossier complet lors de la commission de marché.

Si vous ne leur facilitez pas la tâche, vous prenez le risque que vos lecteurs passent à côté du plus important, ne vous comprennent pas bien, ne lisent pas tout.

Par exemple, structurer votre mémoire en parties clairement identifiées et numérotées vous permet d’établir une table des matières avec le renvoi aux numéros de pages et facilite la navigation du lecteur dans votre document. Un mémoire ne se lit pas comme un roman du début à la fin. Le lecteur va en général immédiatement vers ce qui est le plus important pour lui (moyens humains, plannings…) puis revient vers les parties qui lui permettent de comprendre comment vous compter vous y prendre. Ensuite, il reviendra vers certains éléments pour vous attribuer une note pour chaque critère défini. Enfin, en commission, s’il doit justifier ou expliquer certaines choses, il devra pouvoir rapidement se référer à votre document.

Au final, la table des matières lui aura facilité l’analyse de votre offre, lui aura permis d’en avoir une vision claire et synthétique. Il vous en sera donc reconnaissant et, en plus, il sera plus convainquant pour en parler aux décisionnaires.

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Coopératives et marchés publics

septembre 6th, 2012 Posted in Marchés Publics
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La préférence pour les coopératives dans la passation des marchés publics avait disparu mais elle est de nouveau effective. Ainsi dans le DC2, l’administration vous invite à faire connaître le statut de votre entreprise qui peut vous valoir cette préférence.

Ainsi, lors de la passation d’un marché, un droit de préférence est attribué à égalité de prix et à équivalence d’offres à l’offre présentée par :

  • une société coopérative ouvrière de production,
  • un groupement de producteurs agricoles,
  • un artisan,
  • une société coopérative d’artisans,
  • une société coopérative d’artistes,
  • des entreprises adaptées.

Les offres sont regardées comme équivalentes au sens de ces dispositions :

  1. S’il est procédé à leur pondération chiffrée, lorsque l’écart du nombre de points obtenus par rapport à l’offre la mieux classée n’excède pas 10 % ;
  2. S’il est procédé par hiérarchisation des critères, lorsque après l’application du ou des précédents critères, l’écart de prix entre les offres restantes n’excède pas 10 %.

Concrètement, si votre offre est à 10% près au même prix et de la même qualité que le mieux disant, vous bénéficiez d’une préférence si vous pouvez justifier d’un de ces statuts.

Lorsque les marchés portent, en tout ou partie, sur des prestations susceptibles d’être exécutées par des artisans ou des sociétés d’artisans ou des sociétés coopératives d’artisans ou des sociétés coopératives ouvrières de production ou des entreprises adaptées, les pouvoirs adjudicateurs contractants doivent, préalablement à la mise en concurrence, définir les travaux, fournitures ou services qui, à ce titre, et dans la limite du quart du montant de ces prestations, à équivalence d’offres, seront attribués de préférence à tous autres candidats, aux artisans ou aux sociétés coopératives d’artisans ou aux sociétés coopératives ouvrières de production ou à des entreprises adaptées »  = quart réservataire. Plus particulièrement intéressante pour les artisans et leurs groupements (mais pas uniquement) cette disposition permet de réserver 1/4 des travaux ou services pour ces entreprises au détriment des grands groupes.

2012 étant l’année internationale des coopératives, profitez-en pour promouvoir ce type d’ organisation en vous positionnant sur les marchés publics…

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Prestations intellectuelles : un devis

juillet 12th, 2012 Posted in Marchés Publics
juil, 12 2012
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Comme nous l’avons déjà évoqué plusieurs fois, les organisations publiques peuvent se contenter de demander 3 devis pour attribuer une prestation inférieure à 15 000 €.

Ces consultations concernent particulièrement les prestations intellectuelles du type conseil, audit…

Mais encore faut-il que le devis soit vendeur, concis et suffisamment précis pour éviter les malentendus. Il ne s’agit pas de rédiger un mémoire technique à proprement parler mais il convient tout de même d’aller au-delà d’un nombre de jours multiplié par un tarif.

Comme pour le mémoire technique, il vous faut démontrer que vous avez compris la problématique et le contexte.

Dans cette problématique, nous retrouvons très souvent celle du délai. Il est donc important de démontrer votre capacité à planifier vos prestations et à respecter vos engagements dans ce domaine.

La vraie difficulté consiste à présenter vos prestations et votre valeur ajoutée de façon synthétique mais non simpliste. Cet exercice est plus facile si vous avez rencontré l’interlocuteur précédemment.

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Marchés publics : se faire connaître

juillet 5th, 2012 Posted in Marchés Publics
juil, 05 2012
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Comme nous l’avons déjà évoqué dans d’autres articles, pour augmenter ses chances d’emporter des marchés publics, il faut se faire connaître en amont. C’est vrai pour les procédures formelles, mais cela est encore plus vrai pour tous les marchés inférieurs à 15 000 € qui peuvent se résumer à une consultation.

Au sein des collectivités publiques les plus grandes, la décision d’acheter peut faire intervenir jusqu’à 4 personnes différentes :

  • L’utilisateur qui est celui qui est à l’origine de l’achat car c’est lui qui perçoit le « besoin ». Par exemple : un responsable de bibliothèque qui a besoin d’un meuble supplémentaire, un directeur d’école qui veut faire repeindre une classe, un ingénieur qui voudrait un logiciel spécifique…
  • Le représentant du « service technique » ou « acheteur » chargé de mettre en forme, voire de rationaliser le besoin de l’utilisateur pour aboutir, le cas échéant, à un cahier des charges technique.
  • Le « bureau des marchés », composé d’agents de formation administrative et juridique, qui passe formellement le contrat et assure son suivi administratif.
  • Le comptable du Trésor , agent de l’Etat, qui effectue le paiement, généralement par virement bancaire (dans les petites communes, il s’agit du percepteur).

Dans les petites communes, l’utilisateur et le service technique (acheteur) sont souvent une seule et même personne.

L’entrepreneur doit pratiquer un certain marketing vis à vis des services acheteurs des collectivités publiques :

  • pour que ces derniers le connaissent et songent à le consulter dans les marchés de faibles montants,
  • pour qu’ils lui indiquent leurs prévisions d’achats pour l’année à venir.

Il ne doit pas hésiter à entrer en contact avec les utilisateurs et également les services techniques (acheteurs), lorsque la distinction existe.

Une approche locale permet de se faire connaître auprès des administrations proches de l’entreprise (cet aspect est souvent apprécié dans le jugement des offres), d’obtenir des références et d’étendre petit à petit son champs d’action.

Pour en savoir plus, pensez à nos ateliers « Réponse aux appels  d’offres publics ».

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