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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Qu’est-ce qu’une imprimante jet d’encre?

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Certains d’entre vous vont peut-être penser qu’il n’est pas trop tôt pour ce blog de se poser la question et ils auront raison. En fait, l’imprimante fait tellement partie de notre quotidien que nous n’y prêtons guère attention et que chacun part du principe qu’il sait ce que c’est. Nous allons tout de même vous apporter les éléments nécessaires pour vraiment comprendre le fonctionnement d’une imprimante jet d’encre.

Tout d’abord, une imprimante c’est un bac dans lequel vous allez pouvoir mettre du papier. Ce papier va être « absorbé » par la machine à l’aide de rouleaux qui l’entraînent. Il va ensuite être arrosé d’encre par la tête d’impression. Cette tête est constituée de « buses » qui vont vaporiser des gouttes d’encre sur le papier avec une assez grande précision pour que le document fini ressemble à ce que vous souhaitiez.

L’encre quant à elle est composée d’eau, de colorant et de produits chimiques destinés à la conserver le plus longtemps possible de façon stable. Les cartouches ont donc une date de péremption au-delà de laquelle leur utilisation ne peut être garantie.

La différence entre 2 imprimantes jet d’encre s’analyse en terme de :

  • qualité des impressions : celle-ci est liée à la qualité de l’encre, au nombre de buses de la tête d’impression, au langages d’impression disponibles et au nombre de cartouches en prise pour la couleur (3 en général mais beaucoup plus pour les matériels destinés à de la production couleur de haute qualité)
  • productivité : celle-ci est liée à la qualité et la durabilité de l’entraînement papier, la vitesse de déplacement de la tête d’impression, la capacité des cartouches, la mémoire vive et la mémoire de stockage, sa compatibilité avec différents langages, la capacité du ou des bacs papier et la capacité du bac de réception des documents imprimés.

Très souvent vous n’en attendez que la capacité à imprimer rapidement (tout est relatif !) et de façon proche vos documents de tous les jours. Mais, le choix de ce type matériel n’est pas si simple qu’il y paraît et … il est discutable dans un cadre professionnel.

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Len enjeux de la dématérialisation pour la gestion clients

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La dématérialisation des documents de l’entreprise fait partie des projets à courts termes de très nombreuses organisations privées et publiques. Elle est très souvent associée au traitement des factures clients ou fournisseurs. La commande client paraît peu prise en compte dans ces projets alors que sa dématérialisation pourrait être très profitable en termes d’optimisation de la gestion du poste client et de la relation client.

Si les entreprises sont très soucieuses du traitement des commandes, depuis leur saisie dans l’ERP jusqu’à leur facturation, la phase entre la réception de la commande et sa saisie dans le progiciel de gestion reste bien souvent un processus manuel peu optimisé. Pourtant, ce traitement manuel constitue une tâche fastidieuse, chronophage et source d’erreurs qui impacte directement la satisfaction clients tout en mobilisant des ressources précieuses qui pourraient être utilisées à des fins à plus forte valeur ajoutée tel que le service client.

Dans le même temps, les modes de réception des commandes clients se sont largement diversifiés (fax, mails, courriers,…), rendant du coup leur traitement plus complexe alors qu’il est stratégique.

La dématérialisation de ces commandes apporte des solutions concrètes à cette problématique. En effet, en supprimant la saisie manuelle, elle facilite le traitement automatique quel que soit le mode de réception. Cette automatisation apportera une amélioration de la qualité (minimisation des erreurs, traitement plus rapide,…), des gains de productivité, une plus grande traçabilité du flux. A terme, ces gains de traitement de la commande entraînera des encaissements plus rapide et donc une amélioration des flux de trésorerie. En dehors de ces avantages liés à la gestion clients, la dématérialisation entraîne des réductions de coûts de production et de stockage des documents papier.

En conclusion, après les factures clients et fournisseurs, la commande client devrait devenir le 3ème document à dématérialiser.

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La marché de l’impression en 2013

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Selon les chiffres d’IDC, au dernier trimestre 2013, le marché d’Europe de l’Ouest de l’impression a progressé de 5,5% par rapport à l’année précédente et ces hausses concernent aussi bien le créneau de l’impression laser que sur celui de l’impression jet d’encre.

Les ventes d’imprimantes ont ainsi atteint les 6,94 millions d’unités, soit une hausse de 360 000 unités par rapport à 2012. Cette hausse en unités s’accompagne d’une baisse des revenus de 7,9% en valeur. En effet, le marché demeurant hautement concurrentiel, les prix ont chuté.
Les ventes d’imprimantes jet d’encre ont notamment augmenté de 2,6% avec une belle hausse des ventes grand public (+8,6%). Le marché des matériels laser a été plutôt stable pour le 4ème trimestre 2013 mais cela peut s’expliquer par sa forte progression au 3ème trimestre.

Le marché français a quant à lui affiché une progression de 8,6% en unités lors de ce dernier trimestre 2013. Cette progression a également été soutenue par les matériels jet d’encre et par les matériels laser. En ce qui concerne le jet d’encre, la croissance est particulièrement due aux matériels à jet d’encre à destination des professionnels et des entreprises (+13,8%). Il faut également noter la progression remarquable des multifonctions couleur avec une hausse de 21% par rapport au 4ème trimestre 2012. Sur l’année entière et sur l’ensemble des segments, le marché français a progressé de 0,5%.

Sources : IDC Worldwide Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker, February 2014

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Les enjeux de la maîtrise des coûts pour les TPE-PME

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Le premier baromètre American Express Cartes Business, dédié aux TPE-PME, mentionne comme préoccupation de leurs dirigeants par ordre de priorité : le maintien de leur chiffre d’affaires (50%), la maîtrise des coûts (48%) et la conquête de nouveaux clients (47%)

La crise génère des difficultés pour de nombreuses entreprises. Si leur première récation est de chercher à développer leur chiffre d’affaires ou à fidéliser leurs clients, elles oublient que maîtriser leurs coûts et les adapter à leurs prix de vente est un facteur de différenciation très important. Ainsi, entre deux entreprises sensiblement similaires, en nombre de salariés, marché et structure, celle qui maîtrisera ses coûts pour être en adéquation avec son prix de vente ou prix de marché aura un avantage concurrentiel qui lui assurera une meilleure rentabilité.

Les entreprises doivent apprendre à connaître leur environnement et le maîtriser pour espérer conquérir de nouveaux contrats et  faire des profits. Au lieu de subir les difficultés causées par cet environnement, il convient de mener une analyse précise de l’entreprise à tous les niveaux de l’organisation, de la production, de la gestion, des relations fournisseurs et clients. Au final, maîtriser ses dépenses, ajuster le volume de production et calculer ses coûts peut rapidement faire gagner de la rentabilité à l’entreprise.

Dans ce cadre, l’analyse et l’optimisation des coûts d’impression sont des actions qui peuvent être menées rapidement et donner à court terme des résultats significatifs. Elles peuvent être le prélude à un remaniement plus profond de l’organisation du travail, une ouverture vers la refonte de la relation client-fournisseur, un levier pour inscrire l’entreprise dans une démarche de développement durable.

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Audit des systèmes d’impression et utilisateurs

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Même si les clés de la réussite d’un audit des systèmes d’impression sont multiples, LA clé de la réussite et de la pérennité de l’optimisation est détenue par les utilisateurs.

Ils sont indispensables à l’établissement d’une image précise du parc et des usages. Chacun d’eux connaît parfaitement son environnement d’impression proche. Ces visions agglomérées et compilées donnent le diagnostic initial. Si leur parole est contrainte, mal comprise, pas entendue, déformée… l’image sera floue, déformée, fausse.

Lors de nos interventions sur les sites pour réaliser les inventaires ou animer les groupes d’entretiens avec les utilisateurs, très souvent, nous sommes confrontés à la méfiance, à l’inquiétude, à l’incompréhension des utilisateurs. Ces réactions sont d’autant plus légitimes qu’ils découvrent la démarche de l’audit par notre présence et ce que nous leur en disons. Bien sûr, une fois que nous avons expliqué les objectifs du projet, la démarche qui consiste à venir voir sur place, à écouter les avis, la parole se libère et les réactions sont plus détendues. Mais, il restera toujours quelque chose d’un peu négatif attaché à cet audit à cause de cette première impression : avez-vous entendu parler des 20 premières secondes qui constituent notre seule et unique chance de produire une bonne première impression ?

Bien sûr, l’audit sera tout de même réussi et le projet pourra tout de même atteindre ses objectifs mais l’énergie dépensée nécessaire pour « rattraper » ce premier faux pas aurait probablement pu être employée à des perspectives plus étendues.

La communication avant même toute opération liée à l’audit est donc indispensable. Elle est simple et peu coûteuse à mettre en place. Elle est porteuse du futur engagement des utilisateurs dans les changements qui les attendent.

Nous verrons dans notre prochain article comment les utilisateurs détiennent également la clé de la réussite de la mise en œuvre de l’optimisation.

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Dans de très nombreuses structures les contraintes budgétaires ont amené à prendre des mesures pour réduire les coûts d’impression. Mais, faute d’une vision globale du sujet, les objectifs ne sont pas atteints voire les budgets d’impression ont augmenté.

En effet, quand les directions optent pour une diminution des  achats de papier et de consommables sans autres mesures, les services adoptent des stratégies de contournement ou d’adaptation. Ces contraintes conduisent certaines directions à recourir à l’externalisation, tandis que l’absence de suivi ou de code d’identification par service rendent les copieurs en libre service attractifs y compris pour les gros tirages qui, s’ils devaient être dirigés vers l’atelier de reprographie, seraient comptabilisés.

Au final, la liberté dans le choix des moyens d’impression laissée aux directions conjuguée à un accès non maîtrisé à l’impression couleur conduit à une augmentation des coûts de fonctionnement globaux alors même que le volume global des impressions baissent.

L’audit permet d’éviter cet écueil car il englobe la totalité des moyens d’impression et définit une stratégie globale d’accès aux outils : maîtrise de la couleur, optimisation de l’utilisation de l’atelier de reprographie, externalisation maîtrisée…

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Après l’audit…

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Après l’audit, le plus souvent, les équipes internes (et notamment la DSI) se retrouvent seules face à un projet qui leur a un peu échappé dans les phases de démarrage.

La situation existante a été évaluée par un prestataire externe (éditeur de logiciels, fournisseur de systèmes d’impression ou consultant indépendant). Les préconisations leur ont été remises sous forme de scénarii entre lesquels il faut choisir ou qu’il faudra expliquer aux décisionnaires. Vient alors le moment où il faudra consulter les divers prestataires susceptibles de mettre en œuvre le scénario retenu. Cette phase est « facilitée » si l’étude a été menée par un juge et partie qui se contentera de remplir le bon de commande ou les contrats qui correspondent au scénario qu’il aura « vendu ». Mais dans le cadre d’une vraie mise en concurrence, l’accompagnement des équipes internes dans la transcription du scénario en cahier des charges opérationnel est indispensable.

Puis, quand le(s) futur(s) gestionnaire(s) du parc de systèmes d’impression a(ont) été retenu(s), le pilotage du déploiement nécessitera temps, disponibilité et parfaite vision des résultats attendus. Là encore l‘accompagnement des équipes internes peut constitué un véritable plus : il permet de transmettre les attentes et les exigences du projet au prestataire dans un langage commun, d’assurer un suivi très régulier (quotidien si nécessaire), de coordonner les différents intervenants et ils sont nombreux (livreurs, techniciens, responsables commerciaux, utilisateurs, service informatique, comptabilité fournisseurs, juristes,…) !

Enfin, nous avons souvent eu l’occasion de l’évoquer dans ce blog, piloter le  nouveau parc est indispensable pour anticiper les évolutions, régler les éventuelles difficultés avant qu’elles ne deviennent des problèmes, s’assurer que les engagements de services sont tenus, améliorer la qualité du service rendu aux utilisateurs. Ce pilotage vient malheureusement souvent s’ajouter à la longue liste des missions de la DSI et est relégué après tous les projet urgents à mener, autant dire qu’il est au mieux laissé aux soins du prestataire mais le plus souvent oublié.

Permettre à ses équipes d’être accompagnées quelques fois (de 1 à 4 fois) dans l’année pour assurer ce pilotage, c’est s’assurer la sérénité et la productivité d’un parc toujours opérationnel, évolutif et d’une relation fournisseur constructive.

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Optimiser les services

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La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression de l’entreprise constituent une solution courante et efficace pour réduire les coûts de maintenance et de consommation. Au fil des années, les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et copieurs de divers modèles. Les remplacer par un nombre équilibré de modèles multifonctions efficaces est généralement une solution avec des économies de gestion conséquentes.

De nombreux projets d’optimisation de l’impression passent également par l’optimisation des services liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression à des professionnels spécialisés, fournisseurs de services d’impression ou fournisseurs d’imprimantes et de multifonctions. Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels que la location financière assortie d’une maintenance à la page ou un« coût par page » global qui peuvent couvrir l’approvisionnement en consommables, la maintenance des matériels, le support d’aide en ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration des imprimantes.

L’enjeu est bien de dimensionner les services aux besoins de la structure tout comme nous cherchons à dimensionner le parc de systèmes d’impression. En effet, certains de ces services (reportings, paramétrages standards,…) n’engendrent pas forcément de coûts supplémentaires et sont implémentés dans l’offre de base des prestataires. Mais d’autres services sont tarifés (paramétrages particuliers, gestion automatique des consommables, délais d’intervention hors normes,…) et il convient alors de comparer ce surcoût aux coûts internes (souvent cachés) qui y sont liés et à l’amélioration de la productivité du parc et du service rendu aux utilisateurs.

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L’optimisation des systèmes d’impression passe très souvent par la centralisation des impressions vers des multifonctions.

Nous préférons aborder l’optimisation sous l’angle de la mutualisation des moyens d’impression. En effet, la définition de « mutualiser » est : « regrouper les moyens, les savoirs et savoir-faire afin d’économiser davantage ». Cela nous semble tout à fait adapté à de nombreux projets que nous avons accompagnés.

Mais au-delà des économies recherchées, mutualiser les systèmes d’impression permet de :

  • favoriser la collaboration entre les utilisateurs
  • favoriser les échanges (échanges de pratiques, de connaissances…)
  • libérer du temps (les matériels sont plus performants,…)
  • améliorer la qualité du service (qualité des impressions, de la maintenance,…)

Ces résultats tangibles s’ajoutent aux économies financières. De plus, mis en avant auprès des utilisateurs, ils permettent de les accompagner vers l’appropriation de la nouvelle organisation. Alors que l’utilisateur perçoit immédiatement comme un inconvénient de devoir se déplacer pour imprimer, les avantages réels de la mutualisation doivent être expliqués et valorisés.

Au-delà de cette communication, la réussite de ces projets nécessite une gestion très rigoureuse (les outils mutualisés doivent être parfaitement dimensionnés, les consommables approvisionnés sans rupture…). Elle impose également un parc entretenu et régulièrement renouvelé (3 ou 4 ans) pour assurer la continuité de service indispensable.

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Les solutions d’impressions sécurisées gagnent du terrain. Elles sont de plus en plus choisies comme outil d’aide à l’optimisation des systèmes d’impression. Mais en quoi consistent-elles ?

Les solutions logicielles et matérielles proposant la fonctionnalité « impression sécurisée » sont nombreuses et variées mais elles fonctionnent toutes sur le même principe. Ces solutions consistent à passer par une file d’impression particulière. L’utilisateur lance son impression sur cette file en toute transparence pour lui. Le document est alors stocké sur un serveur et son impression sera libérée par l’utilisateur lui-même grâce à un badge ou un code qu’il activera une fois devant le système d’impression.

Les avantages pour l’utilisateur sont nombreux :

  • La confidentialité de ses documents est garantie
  • La sécurité de récupération des documents est assurée (nul ne partira avec mes impressions par inadvertance)
  • L’impression à la demande permet de stocker des documents régulièrement utilisés et de les imprimer au fur et à mesure des besoins
  • L’impression suit l’utilisateur où il se trouve : il peut imprimer sur n’importe lequel des systèmes d’impression reliés au serveur
  • L’impression n’est pas bloquée par un incident mécanique

Pour être parfaitement transparent, elle a également quelques inconvénients :

  • Elle peut ralentir le processus d’impression selon le dimensionnement du serveur, des « tuyaux » et le nombre d’usagers
  • Elle oblige à attendre devant la machine la sortie d’un document volumineux : un document de 200 pages demande 10 minutes sur un multifonction de 20 pages/minute (petits groupes de travail) et 5 minutes sur un matériel de 40 pages/minute (matériel mutualisé). Or, 5 minutes ça paraît long lorsqu’on est debout devant une machine dans un couloir.
  • Elle oblige à avoir un badge ou un code : c’est un avantage pour ceux qui souhaitent limiter les impressions aux usagers internes. Cela oblige à une gestion plus importante en environnement ouvert (invités, usagers temporaires).

La balance penche tout de même du côté de sa mise en place. En effet, pour les équipes chargées de la gestion des systèmes d’impression, elle apporte des outils de suivi et de contrôle. Elle permet de limiter les volumes. En particulier, elle permet de supprimer automatiquement les fichiers d’impressions qui ne sont pas libérés au bout de 24H et évite ainsi au personnel de ménage de remplir les corbeilles avec des pages qui n’ont pas été récupérées par leurs émetteurs (5% en moyenne du volume total).

Ces solutions ont un coût qu’il faut ajouter aux coûts des systèmes d’impression. mais le retour sur investissement est très rapide : la location de la solution est quasiment financée uniquement avec l’économie générée par la non impression des documents qui ne sont  pas récupérés par leurs émetteurs.

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