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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

AMO aux côtés de la maîtrise d’ouvrage publique

janvier 8th, 2015 Posted in Marchés Publics
jan, 08 2015
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L’Assistance à la  Maîtrise d’Ouvrage (AMO) est une activité de plus en plus nécessaire pour la mise en œuvre de projets complexes et, en particulier, ceux qui touchent aux systèmes d’impression. L’assistance peut porter aussi bien sur la définition préliminaire des besoins,  sur la pertinence du projet, ou sur la consultation des entreprises.
Ainsi, la maîtrise d’ouvrage s’entoure de conseils pour finaliser précisément le projet et pour établir clairement les critères de l’efficacité de la dépense publique. Une démarche qui permet de poser de nouvelles règles du jeu avec les entreprises, et d’éviter ainsi de se retrouver en infraction (besoins mal définis, procédure incomplète,…) ou en surcoûts.
De plus, face à des entreprises organisées pour répondre à des marchés globaux (matériels, logiciels, services, …), le maître d’ouvrage va se retrouver en face d’une équipe composée de juristes, d’informaticiens, de techniciens, de gestionnaires… et non plus du simple commercial ! Une assistance professionnelle en amont permet de dialoguer à armes égales.
Dans la perspective d’un plus grand recours à la négociation et aux marchés négociés, l’assistance d’experts auprès des acteurs publics sera de plus en plus utile. Elle permettra également de faire face au manque de ressources internes pour gérer des projets parfois longs et sensibles.
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Nos meilleurs voeux pour 2015

janvier 5th, 2015 Posted in Divers
jan, 05 2015
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JOYEUSES FETES !!!

décembre 22nd, 2014 Posted in Divers
déc, 22 2014
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Nous vous souhaitons de très joyeuses fêtes.

Retrouvez-nous l’année prochaine dès le 5 janvier

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Les 3 leviers de l’optimisation

décembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression
déc, 15 2014
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La révolution annoncée de la dématérialisation se fait attendre. Malgré le consensus apparent autour de ses avantages, la culture papier domine. L’impression semble donc avoir encore de beaux jours devant elle. Malgré tout, la responsabilité des acteurs de l’impression est bien de préparer les organisations et leurs utilisateurs aux changements à venir. Les projets d’optimisation des moyens d’impression doivent intégrer cet objectif au-delà de l’objectif d’économies budgétaires.

Ainsi la sécurité de l’information circulante fait partie intégrante des projets d’optimisation. Pourtant, seulement 40 % des entreprises ont adopté des solutions pour sécuriser l’impression ou la circulation des documents scannés. Les outils existent, les politiques d’impression les prévoient souvent mais la pratique est plus chaotique.

Autre préoccupation omniprésente dans les projets d’optimisation, le développement durable. Il s’agit d’imprimer mieux et moins dans le cadre d’une démarche écocitoyenne. Il est pourtant encore difficile de s’appuyer sur la prise de conscience individuelle qu’il faut s’interroger sur l’absolue nécessité de chaque impression. Le levier financier est souvent plus efficace pour faire changer les usages et limiter les impressions inutiles et pourtant là encore les outils existent.

La renégociation des contrats peut faire jouer fortement le levier financier mais seule une étude complète et une refonte des usages d’impression peut faire jouer les leviers de la sécurité et du développement durable qui amplifieront le levier financier.

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Critère développement durable

décembre 11th, 2014 Posted in Marchés Publics
déc, 11 2014
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Les multifonctions génèrent des impacts environnementaux tout au long de leur cycle de vie. Pour prendre en compte cette problématique dans le processus d’achat public de photocopieurs, vous pouvez utiliser les critères suivants :

  • Respect de la réglementation existante : utilisation de substances dangereuses dans la conception (Directive 2002/95/CE du 27 janvier 2003) et fin de vie des photocopieurs (Directive 2002/96/CE du 27 janvier 2003) ;
  • Consommation d’énergie de l’appareil ;
  • Nuisances sonores générées par le copieur ;
  • Émission de gaz et de poussières dans l’air ambiant ;
  • Utilisation de matériaux recyclés dans la conception;
  • Recyclabilité du photocopieur.

L’acheteur peut ainsi exiger ou apprécier la présence de référentiels de qualité environnementale dans les réponses des candidats :

  • label de qualité environnementale : écolabel Ange bleu ou Cygne nordique ;
  • label de consommation d’énergie de l’appareil : label Energie Star ;
  • proposition de produits remanufacturés (remise à neuf d’un copieur à partir de plusieurs copieurs) ou reconditionnés (copieur mis à neuf en nettoyant, démontant et en changeant les pièces nécessaires).

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    TCO global

    décembre 8th, 2014 Posted in Coûts d'impression
    déc, 08 2014
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    Le TCO ou coût total de possession a été inventé par le cabinet Gartner. Cet outil de gestion a d’abord été créé pour calculer le coût global d’un poste informatique. Il est aujourd’hui étendu à d’autres domaines comme l’automobile ou l’impression (proche du poste de travail informatique). Il permet de piloter des flottes (ou parcs) en optimisant les coûts qu’ils soient directs ou indirects.

    Dans le domaine qui nous intéresse, l’emploi du terme coût total est un peu abusif car son calcul est plus ou moins complet selon les enjeux du projet d’optimisation. S’il s’agit de réaliser des économies à court et moyen termes, il n’intègrera que les coûts directement liés aux matériels et aux logiciels. S’il s’agit d’évaluer l’intérêt d’externaliser la gestion des systèmes d’impression, il intègrera les coûts en ressources humaines (équipes informatiques, utilisateurs,…).

    Le TCO réel est constitué de 4 éléments :

    • les frais de gestion
    • les coûts du matériel et des solutions logicielles associées
    • les frais de fonctionnement
    • les coûts des arrêts et pannes.

    Dans chacun de ses éléments, nous trouvons des coûts « évidents » et d’autres cachés.

    Ainsi le coût du traitement des factures fournisseurs (17 € en moyenne par facture) entre dans les frais de gestion. Par conséquent, on aura intérêt à limiter le nombre de prestataires et à négocier la maîtrise du nombre de factures annuelles ( 2 factures par trimestre pour l’ensemble des moyens d’impression représentent un coût de gestion annuel de 136 € et dans votre entreprise ?).

    Autre exemple, les coûts générés par un matériel en panne pendant 48 heures alors qu’aucune solution de secours n’a été prévue et organisée peuvent être très importants : temps perdu pour l’utilisateur, embouteillages sur les autres matériels qui, à leur tour, risquent de tomber en panne pour cause de sur-utilisation, documents non produits en temps et en heure, documents de qualité insatisfaisante (s’il s’agit d’un devis client, il sera peut-être cause de la perte d’une affaire)… Cet aspect devra donc faire l’objet d’une attention particulière pour limiter les pannes et leur incidence ( dimensionnement, formation utilisateur, engagements de services, maintenance préventive…) et organiser les solutions de secours.

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    Bonnes pratiques d’impression

    décembre 1st, 2014 Posted in Bureau vert
    déc, 01 2014
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    Nous connaissons tous, au moins en théorie, les bases des pratiques d’impression éco-responsables :

    • impression en recto-verso
    • impression en N&B sauf quand la couleur est indispensable à la compréhension du document
    • impressions réfléchies : ais-je réellement besoin de ce document sur papier ?

    Mais bien d’autres pistes gagneraient à être explorées.

    Le choix de la police d’impression est loin d’être neutre quand il s’agit de la consommation d’encre .

    La mise en page (marges, taille de la police, interlignes,…)  influe fortement la consommation de papier.

    La création systématique d’un sommaire et d’une pagination pour les documents volumineux permettent d’aller directement aux contenus qui intéressent le lecteur et lui évitent une longue lecture à l’écran qui est fatigante et peu aisée. De plus, en cas de nécessité, ils permettent de n’imprimer que les parties utiles.

    La mise en place d’un archivage organisé des documents électroniques permet d’éviter l’impression pour classement physique « au cas où ».

    Vos collaborateurs maîtrisent l’utilisation des logiciels de bureautique. Mais maîtrisent-ils les usages du menu imprimer ?

    En les formant concrètement à ces pratiques, vous ancrerez durablement des pratiques éco-responsables et vous génèrerez des économies pour votre organisation (encre, papier, prix à la page,…).

    ASSPI peut vous aider à accompagner vos collaborateurs vers un meilleur usage de l’impression.

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    Marchés publics simplifiés

    novembre 27th, 2014 Posted in Marchés Publics
    nov, 27 2014
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    Lancé en avril 2014 à titre expérimental, le « Marché public simplifié » (MPS) est généralisé depuis le 1er octobre 2014. Il permet aux entreprises de répondre à un appel d’offres public en ne fournissant que leur numéro Siret et une attestation sur l’honneur à la place des pièces justificatives, donc plus de DC1 et DC2. L’entreprise n’a donc plus à courir après des documents émis par divers organismes. Ceci constitue une réelle simplification et apportera incontestablement un grand gain de temps.

    Les attestations fiscales et sociales ne sont plus non plus obligatoires après notification car l’acheteur public peut vérifier la situation du candidat par lui-même.

    Depuis sa généralisation, le MPS est applicable à tous les marchés publics, quel qu’en soit le montant, à condition qu’ils soient publiés sur des plateformes de dématérialisation ayant une fonction « Répondez avec votre Siret ». Un logo est alors visible à côté des avis de publicité en ligne pour signaler que le marché bénéficie d’une procédure de candidature allégée.

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    Reconditionnés ou neufs ?

    novembre 24th, 2014 Posted in Divers
    nov, 24 2014
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    De tous temps, il a existé un marché des copieurs d’occasion. Mais, ce marché a fortement évolué.

    D’abord, la généralisation de la location pour 3 ou 4 ans a mis sur le marché de nombreux matériels plutôt en bon état mais dépassés technologiquement. Depuis longtemps, ces matériels ont  intégré des filières de reconditionnement. Le reconditionnement ne peut s’appliquer qu’à des matériels qui n’ont pas imprimé plus de 30 à 50 % de leur potentiel constructeur. Le moteur d’impression est donc encore en mesure de produire des volumes conséquents. Le copieur est remis en état de façon à retrouver l’aspect du neuf (carters extérieurs, pièces d’usure changées…) et à pouvoir bénéficier des mêmes garanties (prix à la page plus élevé en général mais même service de maintenance). Ces matériels étaient surtout destinés à l’export car ils ne présentaient pas les fonctionnalités des matériels neufs. Les choses évoluent ces dernières années puisque les progrès technologiques sont plus limités que dans les années 90. On peut donc trouver des matériels reconditionnés qui possèdent la productivité des multifonctions plus récents.

    Dans le cadre d’un budget très contraint, ils peuvent constituer une alternative intéressante (jusqu’à 50 % d’économies sur l’acquisition).

    Dans le cadre d’une démarche de développement durable, le reconditionnement permet de prolonger la durée de vie des équipements. Pourquoi ne pas envisager de faire reconditionner ses copieurs de plus de 5 ans peu utilisés et de les louer à nouveau mais à moindre coût pour 3 ans ?

    Le recours à des matériels reconditionnés est également un bon moyen de répondre à un besoin ponctuel à court terme (matériel destiné à une agence qui n’ouvre que pour 18 mois le temps de travaux par exemple) ou une solution pour ramener toutes les échéances de location au même point (j’ai 5 matériels qui sont en fin de location alors que le reste du parc n’est à échéance que dans 2 ans, je loue des reconditionnés pour 2 ans sans surcoût sur les loyers).

    Bien sûr, dans la perspective du changement d’un parc supérieur à 10 machines, cette solution pose le problème d’un parc hétérogène (difficile de trouver 10 matériels semblables avec les mêmes options sauf s’il s’agit de votre propre parc) et de sa disponibilité.

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    Classification environnementale des papiers

    novembre 17th, 2014 Posted in Bureau vert
    nov, 17 2014
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    Les labels et autres certificats ornent nos ramettes de papier mais comment s’y retrouver et choisir en toute connaissance de cause ? Ainsi, le terme papier recyclé regroupe des réalités bien différentes :  il faut distinguer les 100 % recyclés de ceux qui mixent fibres recyclées et fibres neuves.  De plus les fibres recyclées peuvent provenir de papier recyclé après utilisation ou pré-utilisation (chutes).

    WWF propose une classification environnementale des papiers de 1 à 5 étoiles (5 étoiles étant le meilleur niveau). les critères de notation sont basés sur l’origine des fibres et les procédés de fabrication.

    Par exemple, les papiers  recyclés portant les labels :

    obtiennent 4 étoiles.

    Des papiers portant des labels classés 3 étoiles ou plus présentent des solides garanties  quant à la provenance des fi bres utilisées. Ils sont considérés par le WWF comme des papiers responsables, d’autant plus s’ils sont associés à des efforts sur les impacts au niveau du processus de fabrication.
    Ces efforts peuvent être vérifiés sur le site checkyourpaper. Sur ce site, au-delà de 70/100 , le papier est dit responsable et garantit un impact environnemental réduit et maitrisé depuis la forêt jusqu’à la fin du processus de fabrication.
    Même si le processus de fabrication est la partie du cycle de vie du papier qui a le plus de répercussions environnementales, il faut également viser la réduction des impacts au niveau de ses usages (impression ou consommation).
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