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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Agendas 21 et collectivités locales

décembre 6th, 2012 Posted in Bureau vert, Marchés Publics
déc, 06 2012
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Nous en avons tous entendu parler mais qu’est-ce que c’est ?

Le programme Agenda 21 a été lancé lors du Sommet de la terre à Rio en 1992. Son objectif est d’élaborer un plan d’action en matière de développement durable pour le 21ème siècle.Ce programme est décliné au niveau local autour de projets de développement durable d’un territoire. Cette démarche est alors initiée par une collectivité locale et conduite par la population est les acteurs locaux. Tous les échelons territoriaux peuvent mettre en œuvre un agenda 21 : communes, régions, villages, intercommunalités, parcs naturels, départements.

Un projet territorial de développement durable doit reposer sur 5 finalités essentielles :

  • lutte contre le changement climatique
  • préservation de la biodiversité, des milieux et des ressources
  • cohésion sociale et solidarité entre territoires et générations
  • épanouissement des êtres humains et qualité de vie
  • dynamique de développement suivant les modes de production et de consommation responsables.

C’est dans ce dernier objectif que les démarches de rationalisation des outils d’impression et de mise en place de bonnes pratiques d’impression prennent place.

En effet ces projets fonctionnent naturellement sur les 5 éléments de démarche préconisés pour un agenda 21 :

  • Participation des acteurs : ces projets nécessitent l’implication des personnels mais aussi de la population (nouveaux usages en libre service, dématérialisation de certains documents) et des fournisseurs (nouveaux parcs, nouveaux engagements de services).
  • Organisation du pilotage : les projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression nécessitent et incluent la mise en place de comités de pilotage réguliers
  • Transversalité des approches : ces projets impliquent une réflexion combinée sur les usages, les achats, l’informatique, les moyens généraux, la circulation de l’information, l’accompagnement des utilisateurs…
  • Évaluation partagée : l’évaluation des résultats de ces projets est menée en interne mais aussi chez les partenaires et doit être diffusée pour accompagner les personnels dans leurs efforts
  • Stratégie d’amélioration continue : l’un des objectifs principaux de la mise en place de comités de pilotage est de prendre en compte les évolutions et d’y apporter une réponse sans attendre la fin d’un éventuel marché.

La nouvelle stratégie nationale de développement durable 2010-2013 s’est fixé comme objectif de parvenir à 1 000 Agendas 21 d’ici fin 2013 soit un doublement de l’objectif de la première qui était de 500 en 5 ans (objectif dépassé puisqu’en 2008 on dénombrait près de 600 projets). C’est dire l’importance de ces démarches dans les futurs projets des collectivités locales.

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Le papier a plusieurs vies

décembre 3rd, 2012 Posted in Bureau vert
déc, 03 2012
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On ne fabrique pas du papier recyclé comme on fabriquerait une voiture. Il s’inscrit dans un modèle circulaire : à partir d’un déchet, on fabrique un bien qui, une fois consommé, retournera au stade de déchet à recycler…et ainsi de suite. La vie de la voiture est plus linéaire : elle est fabriquée, utilisée puis détruite. Les matières utilisées dans sa fabrication ne bénéficient que plus difficilement d’une seconde vie.

Autre spécificité du secteur : la filière, de manière générale, coûte plus d’argent qu’elle n’en rapporte.

Enfin, en matière d’emplois, le développement de la filière nécessite de nouveaux métiers : collecteurs, trieurs, valoristes… Ainsi, le recyclage du papier génère 10 000 emplois directs et près de 50 000 emplois indirects en France.

En février dernier, le ministère de l’Ecologie et les acteurs du recyclage du papier signaient une convention d’engagement volontaire pour développer la filière dédiée aux papiers de bureau. Objectif : passer de 400 000 à 600 000 tonnes de papiers de bureau à recycler d’ici 2015.

Beaucoup de choses restent encore à inventer , en termes de compétences et de techniques. Par exemple, la papeterie  du Moulin de Brousses réinvente l’art du recyclage en récupérant la fibre de cellulose contenue dans…les grappes de raisin ou le crottin d’éléphant collecté dans la Réserve voisine de Sigean.

Malgré ses progrès et ses volontés, gardons à l’esprit que le meilleur déchet  est celui qui n’existe pas…

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La rationalisation des systèmes d’impression

novembre 5th, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression
nov, 05 2012
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Le terme de rationalisation est souvent utilisé peu défini. La définition du dictionnaire :

  • Action de rationaliser quelque chose.
  • Perfectionnement d’une organisation technique en vue de son meilleur fonctionnement.

La rationalisation consiste à appliquer les meilleures pratiques Achat en vue de réduire les coûts et les meilleurs usages en matière d’impression en vue d’avoir un équipement adapté. La rationalisation consiste à mettre en œuvre une meilleure évaluation et définition des besoins, et la mutualisation des achats. Ainsi, la rationalisation des impressions permet de minimiser la consommation de papier et d’énergies liées à l’impression, en se focalisant sur les impressions nécessaires et en proposant des alternatives pour les autres.

La rationalisation des impressions est un projet d’entreprise touchant à tous les aspects de la problématique. Cela commence par un diagnostic de l’existant (audit) afin de déterminer l’impact environnemental, les coûts associés et d’identifier des éléments de mesures. Des scénarios d’amélioration (préconisations) sont élaborés et priorisés en fonction des gains financiers et environnementaux. Ces actions doivent prendre en compte les dimensions fonctionnelles, organisationnelles et techniques pour pouvoir être mis en œuvre durablement. Les scenarii sont ensuite mis en œuvre et des plans de mesures des gains attendus ainsi qu’un plan récurrent d’amélioration sont définis.

Ce n’est un secret pour personne, l’impression est le parent pauvre de l’informatique. Reléguée au rang des périphériques, elle représente pourtant le poste de dépense où le gâchis est le plus évident. Et en ce sens, celui qui se prête le mieux à la rationalisation. Surtout dans un contexte de réduction des coûts. Et pour s’attaquer à cette rationalisation, nombre d’entreprises n’hésitent plus à s’en remettre à un tiers. Soit le constructeur lui-même, soit une société de conseil. La prestation consiste à auditer le parc existant, à le reconfigurer et en proposer une location, généralement sous la forme d’un coup à la page.

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Optimiser puis piloter

octobre 15th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression
oct, 15 2012
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De nombreux projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression se terminent à l’implantation de l’équipement cible.

Autant dire que ces projets n’atteignent pas les objectifs fixés (économies, productivité, satisfaction des utilisateurs, diminution des volumes imprimés, maîtrise des impressions couleur…). Autant dire que tout est à refaire au bout de 36 mois. Autant dire que sans pilotage post implantation, il aurait été moins coûteux, plus rapide et plus simple de remplacer chaque matériel par son équivalent plus moderne.

L’optimisation ne va pas de soi. Il ne suffit pas de mettre en place des matériels centralisés avec des lecteurs de badges pour avoir un parc de systèmes d’impression opérationnel.

Le parc implémenté doit être suivi de près. Les déviances doivent être corrigées dès le départ. Ainsi, un matériel qui serait trop sollicité par rapport aux prévisions doit très rapidement être identifié. Il doit faire l’objet d’une analyse pour connaître les raisons de cette sur utilisation (délaissement d’un autre matériel, utilisateurs imprévus,…). Il devra peut-être être changé rapidement pour un matériel plus performant. Cette vigilance aura permis d’éviter des pannes à répétition préjudiciables à l’acceptation du projet et à la productivité. Elle aura également permis de ne pas perdre le bénéfice financier de l’optimisation par une explosion des volumes sur un matériel dont le prix copie est relativement élevé.

Au-delà de cette gestion du « quotidien », le pilotage permettra d’avoir une vision évolutive des besoins et, sauf gros changements structurels,  il ne sera pas nécessaire de repasser par la case audit et préconisations pour faire évoluer le parc.

Votre projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression ne se termine pas par l’implémentation. Je serais tentée de dire qu’il commence…

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Le recyclage des consommables d’impression

octobre 8th, 2012 Posted in Bureau vert
oct, 08 2012
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Chaque année entre 70 et 80 millions de cartouches d’encre sont vendues en France. Selon les sources, entre 15 % et 50 % de ces déchets toxiques sont collectés pour être rechargés, recyclés ou valorisés (incinérés pour produire de l’énergie).

Selon une étude réalisée pour le compte du collectif Cart’Touch, 88 % des français estiment que l’organisation de la collecte et du recyclage des cartouches d’encre usagées incombent aux fabricants d’imprimantes et de cartouches d’encre. C’est effectivement une obligation légale. D’autres circuits de valorisation des consommables sont cités : réseaux associatifs pour la collecte et le recyclage au profit de projets caritatifs (74 %), mairies et déchetteries (73 %).

Pour 83 % des français, la première action à mettre en œuvre pour favoriser le recyclage des cartouches d’encre est très concrète : il s’agit de l’installation de points de collecte de proximité, loin devant les mesures informatives. La mise à disposition d’informations sur le tri et le recyclage des cartouches d’encre usagées et la mise à disposition d’informations sur les moyens de collecte existants paraissent moins prioritaires.

Sources : Green IT.fr

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Bonnes pratiques d’impression : comment ?

juillet 19th, 2012 Posted in Bureau vert
juil, 19 2012
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Amenez les utilisateurs à changer leurs pratiques est un des principaux enjeux de l’optimisation des impressions. Sans eux, impossible de faire baisser les volumes. Sans eux, impossible de tirer parti des fonctionnalités offertes par les matériels. Sans eux, impossible d’imprimer au bon endroit, au bon moment.

Mais comment faire ?

L’accompagnement ne doit pas rester un vain mot. Il s’agit bien de faire prendre conscience, de former, de motiver et de faire pratiquer.

Première phase : faire prendre conscience. Les recettes sont multiples et pourtant toujours un peu les mêmes.

  • Afficher les coûts
  • Afficher l’impact environnemental
  • Donner des astuces
  • Mettre en place une charte
  • Intégrer les utilisateurs dans le projet

Dernière étape : faire pratiquer. Après avoir passé toutes les étapes précédentes (et seulement après), il convient d’imposer /

  • le resto-verso par défaut,
  • l’usage de badges,
  • le routage des gros volumes,
  • la maîtrise de la couleur…

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Critères de choix pour prestataire de services d’impression

juillet 2nd, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
juil, 02 2012
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Des services d’impression gérés correctement peuvent:

  • réduire les coûts opérationnels de 30 %,
  • accroître la productivité,
  • favoriser le développement durable

Mais tous les fournisseurs ne sont pas en mesure de tenir des promesses sur ces trois plans.

Au moment de choisir un partenaire, les décideurs  peuvent tenir compte des critères suivants :

  1. Maîtrise de l’utilisation des équipements : le fournisseur contrôle tous les équipements et résout les problèmes afin d’éviter des temps d’indisponibilité superflus et de maintenir la productivité des collaborateurs
  2. Accompagnement utilisateurs : le fournisseur aide les collaborateurs à s’adapter à la nouvelle technologie et aux nouveaux processus de travail au moyen de programmes d’accompagnement au changement.
  3. Gestion des coûts et reportings permanents : un processus de reporting officiel est mis en place afin de montrer que les objectifs opérationnels (coût, respect de l’environnement, sécurité et respect des risques) sont atteints ?
  4. Approche multifournisseurs : le fournisseur supporte les équipements d’autres fournisseurs pour éviter aux clients de remplacer des appareils existants par des appareils de sa marque.
  5. Offre complète : l’offre peut être étendue aux centres d’impression internes et aux travailleurs nomades et à domicile.
  6. Flexibilité en matière de vente et de distribution : il y a un point de contact unique et une approche cohérente des services d’impression  pour les entreprises multinationales.
  7. Engagement en faveur de l’innovation : le fournisseur s’investit afin de comprendre les activités de l’entreprise et de proposer aux collaborateurs une approche novatrice pour doper leur efficacité – outre la simple gestion des impressions.
  8. Palmarès : le fournisseur peut avancer des références de qualité qui démontrent des résultats mesurables et durables.

Ces points sont parfois difficiles à évaluer sur un dossier papier mais ils peuvent (doivent ?)  faire l’objet d’une discussion préalable avec les candidats les plus intéressants.

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Les ateliers intégrés d’impression (FIN)

juin 28th, 2012 Posted in Marchés Publics
juin, 28 2012
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L’absence de politique globale d’équipement en matière de systèmes d’impression est très fréquente. Mais l’absence de réflexion de ce type est également constatée au premier niveau, celui des ateliers eux-mêmes.
Lorsqu’il s’agit simplement d’un équipement, dans un atelier intégré, il devrait y avoir cette approche globale des besoins et des moyens au sein du service.
Au niveau des ateliers intégrés constitués, de nombreux projets de modernisation portent sur le remplacement de machines dont les contrats de location arrivent à terme, sans réflexion ou projection préalable sur leur environnement général d’utilisation et les autres matériels en place. Cette démarche de renouvellement des équipements techniques au fil de l’eau n’est pas la plus adaptée ni la plus efficace. Elle ne permet pas de relier les éléments d’une même chaîne de production de documents alors que l’évolution technologique le favorise depuis déjà plusieurs années.
Au-delà de la simple évaluation des besoins existants (une machine, une production, un personnel affecté), il convient d’avoir une approche plus globale de l’ensemble des moyens d’impression au niveau de l’atelier : conditions et pertinence d’utilisation des autres matériels dans l’atelier concerné (offset, duplicopieur, copieur couleur, volumes de production, échéances des contrats…) mais également, si possible, au niveau de l’établissement (parc de copieurs en libre-service, voire parc d’imprimantes, volumes de production, échéances des contrats…).
Une modernisation efficace adaptée et cohérente des moyens d’impression permet une maîtrise des coûts et une baisse des coûts de production. Elle implique de mener une étude précise et préalable sur :

  • Les besoins globaux : libre service / atelier
  • Les moyens complets existants : imprimantes, copieurs, ateliers, sous-traitance

Cela peut constituer en fait le premier pallier d’une démarche de mutualisation plus importante ou ambitieuse des moyens et des besoins d’impression dans une administration ou un établissement public.

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Mobilité et impression

juin 25th, 2012 Posted in Divers
juin, 25 2012
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Les études se succèdent pour souligner l’accélération de l’usage des terminaux mobiles en entreprise. Une tendance dont les implications sont nombreuses. Pas seulement en raison de la façon dont est distribuée, partagée, consommée l’information, avec toutes les perspectives de changement d’organisation et de gouvernance que cela entraîne, mais également à cause du poids que le numérique fait peser sur la mutation du document.

Une main d’œuvre mobile

Une enquête réalisée fin 2011 par Lyra research auprès d’organisations composées de 200 employés établissait que 178 de ces collaborateurs utilisaient un smartphone pour des appels liés à leurs activités professionnelles, et que 115 d’entre eux envoyaient leurs e-mails et exploitaient des applications à partir du même terminal. Plus récemment, Forrester souligne que près d’un quart des appareils utilisés sur le lieu de travail sont des terminaux mobiles et non des PC, tandis qu’un tiers des cadres utilise au moins trois terminaux pour se connecter au système informatique de leur entreprise. D’après le rapport Mobile workforce d’iPass, les travailleurs mobiles sont 91% à utiliser un smartphone pour leurs activités et 44% d’entre eux possèdent une tablette. Et, selon une étude de l’Economist Intelligence Unit, les bureaux seront encore plus virtuels d’ici 2020, avec une majorité d’employés travaillant plus depuis la maison qu’au bureau. On pourrait multiplier les exemples qui confirment la mobilité de la main d’œuvre et les besoins d’impression qui en découlent.

Imprimer là où on est

La perspective de pouvoir imprimer là où on est et non plus là où se trouve l’imprimante séduit plus d’un collaborateur. Le cloud printing et l’impression à la demande sont deux composantes sur lesquelles peut s’appuyer une stratégie d’impression mobile, avec des infrastructures déjà en place, une faible consommation de bande passante et une couverture du sans fil satisfaisante. Pas d’efficacité si les solutions proposées ne sont pas simples à utiliser. Il appartient aux fabricants et aux prestataires spécialisés d’étoffer leurs offres et de fournir à l’utilisateur final des solutions réellement limpides à mettre en œuvre.

Source : Printnews

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juin 21st, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics
juin, 21 2012
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Pour mener à bien une optimisation globale des moyens d’impression, nous avons vu qu’il est nécessaire de procéder, au préalable, à une étude sérieuse, afin d’en tirer tous les avantages en termes d’organisation, de coût et de méthodes. Cette approche est bien entendu également valable pour les ateliers de reprographie.
La dispersion des moyens techniques est toujours une cause d’augmentation des coûts de revient au sein d’une même administration. Elle constitue aussi souvent une gêne sur les plans de la fonctionnalité et de la productivité. Elle est due à la multiplication des sites géographiques ou à des unités considérées comme autonomes au sein de tel ou tel établissement.
Le développement rapide et prodigieux des technologies, l’arrivée massive de l’informatique dans tous les secteurs de la chaîne graphique et de ses filières de production, constituent une nécessité (et sans doute une chance) de modifier les comportements.
Les fabricants de matériels ont en effet privilégié la mise au point d’outils destinés au traitement de gros volumes, produits avec une grande qualité d’impression dans le cadre d’une productivité élevée et permettant un abaissement des coûts. Cette observation vaut aussi bien pour la couleur que pour le monochrome.

La mutualisation des moyens peut revêtir un aspect plus ou moins important.

  • Au sein d’un même établissement sur un même site ou sur des sites éclatés : il s’agit souvent d’ateliers dédiés à des services ou directions qui au regard de leurs missions réclament une certaine autonomie, mais qui pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre.
  • Entre des ateliers appartenant à des établissements autonomes d’une même administration dans un périmètre géographique restreint : comme précédemment, ces ateliers pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre. Ils sont liés entre eux par le biais de conventions qui fixent la part de chacun dans la répartition des dépenses au prorata de leurs productions.
  • Entre des établissements autonomes d’une même administration qui ont fusionné l’ensemble de leurs moyens au sein d’une seule unité de production : chacun de ces établissements rencontrant de grandes difficultés pour conserver un atelier, ils ont décidé de fusionner l’ensemble de leurs moyens (locaux, matériels et ressources humaines) au sein d’un seul atelier géré en commun.

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