ASSPI

Pourquoi un mémoire technique ?

mars 8th, 2012 Posted in Marchés Publics

mar, 08 2012

La rédaction du mémoire technique

Pour de nombreuses entreprises, répondre à un marché public se résume à fournir tous les documents administratifs demandés (c’est déjà un gros travail, compliqué et consommateur de ressources) et y ajouter un devis.
Ainsi, elles considèrent que le mémoire technique ne concerne que les prestations intellectuelles : conseil, audit…

Or, que ce soit en termes de mise en avant de la valeur ajoutée des entreprises candidates comme en termes de critères d’attribution côté administration, le mémoire prend une place de plus en plus importante. Il est très souvent imposé dans la réponse et quand il ne l’est pas, le fournir est un réel avantage.

Il est un outil primordial pour augmenter votre taux de réussite.

Même s’il est évidemment basé sur les lignes du devis, le mémoire technique doit montrer toutes les facettes des prestations ou des produits proposés. Cela permet souvent de prendre conscience des points forts alors qu’ils font partie du quotidien. Il permet également de lever dès la réponse certaines ambiguïtés qui empoisonneraient ensuite le bon déroulement du marché.

Il est à la fois un document technique et un document commercial. Reste à trouver le juste équilibre entre notice technique et plaquette commerciale.

A lire aussi

Ateliers réponse aux appels d’offre publics

appels d'offre, Assistance à la réponse aux appels d'offre, ateliers, formation, marchés publics, mémoire technique, rédaction de mémoire technique, réponse aux appels d'offre

Nos ateliers « Réponse aux appels d’offre publics »

février 23rd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics

fév, 23 2012

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

En 2011, je vous ai présenté notre offre de formation à la réponse aux appels d’offres publics (Plaquette Ateliers réponse aux appels d’offre publics.)

Ces ateliers sont destinés à toutes les personnes qui dans l’entreprise vont avoir à constituer les dossiers de réponses : assistantes, commerciaux, direction…

Le contenu de ces ateliers est le suivant :

Sommaire détaillé

1 Qu’est-ce qu’un appel d’offre public ?

1.1 Définition

1.2 Les différents appels d’offres publics

Savoir les reconnaître et connaître les règles pour chaque type.

1.3 Ou trouver les offres

Où trouver les offres et comment mettre en place une veille efficace ?

2 Le décryptage du dossier de consultation

2.1 Le règlement de consultation

2.2 Le CCTP

2.3 Le CCAP

Ce qu’il faut lire, ce qu’il faut comprendre, ce qu’il faut lire entre les lignes.

3 La candidature

3.1 Les documents à rassembler

3.2 Les imprimés DC

3.3 La présentation de l’entreprise

Mettre en place une organisation qui assure efficacement la conformité des candidatures

4 La structure du mémoire technique

4.1 Le plan détaillé

Les éléments qui doivent paraître dans le mémoire technique et leur organisation. La mise en forme du document.

4.2 Les parties fixes

Rédaction des parties qui seront reprises pour chaque réponse : la présentation générale de l’entreprise, certaines méthodologies,

les démarches qualité et les méthodes de suivi et de mesures…

4.3 Les parties personnalisées

Pour montrer que vous répondez précisément à la demande certaines parties doivent être personnalisées : le contexte et les objectifs,

les moyens mis en œuvre, les plannings, les méthodes…

5 Méthodologie et astuces

5.1 Avant l’appel d’offres

5.2 Constituer la réponse

5.3 Après la notification

Les actions à mener à chaque étape pour améliorer les chances de succès et capitaliser sur l’expérience acquise.

Devant le succès de ces formations et pour vous accompagner encore un peu plus, nous vous proposons une nouvelle formule sur 2 jours :

Le premier jour est consacré à la présentation théorique. Le contenu reste identique à celui décrit ci-dessus.
Le deuxième jour est consacré à la mise en œuvre avec la construction de votre dossier de réponse pour un appel d’offres que vous aurez choisi.

Les conditions restent les mêmes :

formation intra entreprise dans vos locaux (IDF) ,
420 € HT/jour,
maximum 3 personnes,
formation entrant dans vos budgets de formation professionnelle continue (N° d’agrément obtenu auprès de la préfecture de région Ile de France).

Consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, formation, marchés publics, méthodologie, réponse aux appels d'offre

Organiser la réponse aux appels d’offres publics

février 9th, 2012 Posted in Marchés Publics

fév, 09 2012

Si le potentiel que représente les marchés publics vous tente mais que, comme beaucoup, vous vous dites que c’est trop compliqué, que ça prend trop de temps, ces quelques conseils vont vous permettre de ne pas perdre votre temps et d’être efficace.

D’abord, cibler précisément les marchés auxquels vous allez répondre. Choisissez celle(s) de vos activités qui sont vos points forts (inutile de répondre à un appel d’offre portant sur une activité que vous avez exercé une fois pour dépanner un client !). Choisissez les marchés adaptés à la taille de votre entreprise (si votre entreprise réalise un CA de 350 000€ par an, quelle est votre crédibilité à répondre à un marché portant sur un budget de 200 000 € ?). Choisissez les organisations les plus proches de vous (géographiquement ou professionnellement).

Ensuite, organisez-vous pour produire les réponses. Qui va faire quoi ? A quel moment ? Quels documents doit-on avoir à jour en permanence ? Où sont-ils stockés ?…

Enfin, capitalisez sur votre expérience. Vos références sont de grands atouts, même si elles sont essentiellement privées, pour le moment. Je ne connais pas d’entreprise qui ait emporté le premier marché auquel elle ait répondu ( je suis à l’écoute de tout témoignage). Mais je ne connais pas non plus d’entreprise qui à force de persévérance et d’apprentissage n’ait pas obtenu la fameuse notification (encore une fois tout témoignage est le bienvenu). Il faut toujours chercher à savoir pourquoi notre proposition n’a pas été retenue et pourquoi celle de notre confrère l’a été.

Certains mettent en avant les aspects juridiques des marchés publics. Ces aspects sont importants mais pour les PME qui accèdent à de petits ou moyens marchés, ces aspects sont tout à fait accessibles sans être juristes. Les clés du succès résident plutôt dans votre organisation et votre capacité à « vendre » votre candidature.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, Assistance à la réponse aux appels d'offre, formation, marchés publics, méthodologie, Réduction de coûts, réponse aux appels d'offre

Rencontrer avant de répondre aux AO publics

février 2nd, 2012 Posted in Marchés Publics

fév, 02 2012

La prise de décision de l’administration pour choisir un fournisseur suite à un appel d’offre est influencée par 4 facteurs :

la réputation de l’entreprise candidate qui jour pour 20 % dans ce choix
les contacts pris en amont qui eux vont influer à hauteur de 28 %
la réponse à l’appel d’offre entre à 34 % dans le choix
la prestation orale éventuelle interviendra pour 18 %

Ainsi presque la moitié de la décision dépend de ce qui s’est passé

avant la parution du cahier des charges.

De plus, de nombreux marchés inférieurs à 90 000 € ne font pas l’objet d’une large publicité et seules les entreprises connues sont appelées à y répondre.

Si votre objectif pour 2012 est d’accéder à la commande publique et au potentiel qu’elle représente, il vous faut donc mettre en place une stratégie commerciale. Il s’agit de rencontrer les prescripteurs techniques pour vous présenter.

Pour cela, deux grandes pistes à explorer :

le relationnel : assister aux vœux du maire, aux manifestations locales liées à l’économie, aux salons des collectivités…Cette méthode vous permettra de vous faire connaître des administrations locales dans un cadre informel, de rencontrer les élus qui vous faciliteront l’accès aux personnes compétentes.
le plan de prospection : définir la liste des administrations que vous visez et la segmenter, selon vos activités par exemple ou selon la zone géographique. Il conviendra de préparer alors vos éventuels rendez-vous en établissant une liste de vos avantages et des questions à poser.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, Assistance à la réponse aux appels d'offre, formation, marchés publics, Optimisation des outils d'impression

La présentation de votre entreprise dans la réponse aux appels d’offres

janvier 26th, 2012 Posted in Marchés Publics

jan, 26 2012

Pour améliorer vos chances de réussite en matière de marchés publics, tous les professionnels sont d’accord : la première action à mener est de se faire connaître, rencontrer les institutions. Est-ce qu’en matière de travaux par exemple, vous choisiriez de confier votre budget pour la rénovation de votre logement à un inconnu qui vous envoie un devis par mail ? Mais, nous reviendrons sur ce sujet dans un prochain article.

Ce qui nous occupe aujourd’hui est d’optimiser la présentation de votre entreprise dans vos réponses aux appels d’offres. En effet, même si vous avez rencontré les bonnes personnes au sein de l’administration concernée, même si vous avez le sentiment qu’elles ont une bonne vision de votre entreprise et des services ou produits que vous proposez, cette présentation est très importante.

Elle doit permette :

de donner des informations concrètes et pragmatiques sur votre entreprise : les plaquettes commerciales, les sites internet et autres médias de communication donnent une image « marketing » (adjectifs flatteurs, promesses qui n’engagent pas…). Il s’agit de fournir des éléments tangibles (effectifs, évolution du CA…) permettant de juger objectivement de la qualité de votre candidature.
de faire connaître facilement et assez précisément votre entreprise : l’interlocuteur qui vous connaît et qui va peut-être choisir votre offre comme étant la mieux disante devra justifier ses choix auprès d’autres qui ne vous connaissent pas.
de mettre en valeur vos points forts : ce qui vous différencie de vos concurrents et/ou ce qui est gage de qualité dans votre métier.

Elle devra souvent être scindée entre la présentation qui illustrera votre candidature et celle qui accompagnera votre mémoire technique.

Bref, la rédaction de cette partie incontournable de vos réponses prend du temps et demande de la réflexion… mais elle vous servira pour toutes vos réponses (avec quelques aménagements en fonction des demandes).

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, Assistance à la réponse aux appels d'offre, ateliers, formation, marchés publics, mémoire technique, méthodologie, rédaction de mémoire technique, réponse aux appels d'offre

Faut-il imprimer en couleur ?

octobre 3rd, 2011 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression

oct, 03 2011

Une démarche éco-responsable

Selon une enquête Ipsos réalisée pour Lexmark en juillet 2011, 28% des employés de bureau européens ne sont pas convaincus d’avoir réellement besoin de l’impression couleur, même s’ils en reconnaissent les bénéfices. L’étude, menée auprès de 970 employés de bureau à travers 12 pays européens, pointe les principales motivations pour imprimer en couleur : des documents plus attractifs (54%), une image plus professionnelle (41%) et davantage d’attention de la part du lecteur (29%).
Parmi les répondants, 68% déclarent que leur entreprise imprime moins d’un quart de leurs documents en couleur. Priorité est faite aux photos (52%), aux présentations (47%) et aux brochures (34%).

Pour Lexmark, l’étude montre que les craintes liées à l’absence de maîtrise des coûts engendrés par l’usage de la couleur poussent les entreprises à continuer à imprimer en noir. Et le constructeur américain a beau jeu d’avancer que ces réticences pourraient être infondées si sont mises en place une optimisation du parc en fonction des besoins métiers, et une politique d’impression couleur reposant sur un accompagnement des utilisateurs et la possibilité de limiter l’accès à l’impression couleur au sein de l’entreprise.

Au-delà du facteur coûts, près d’une personne sur 10 n’a, selon l’enquête, pas accès à une imprimante couleur tandis que 4% des personnes interrogées affirment qu’imprimer en couleur, ne fait pas partie de leur politique d’entreprise.

« L’impression couleur est souvent perçue comme un « plus » à défaut d’une pratique courante même si la majorité des interrogés reconnait l’aspect plus professionnel que donne un document imprimé en couleur », analyse Etienne Maraval, directeur marketing de Lexmark France.

Sources : Printnews

A lire aussi

Une charte d’impression

10 pratiques d’impression économes et durables

audit, conduite du changement, conseils, développement durable, économies, formation, green IT, imprimer, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, systèmes d'impression

La rédaction du mémoire technique

septembre 26th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

sept, 26 2011

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Il est de plus en plus courant de constater que la note du MEMOIRE TECHNIQUE oscille entre 40 et 60% de la note finale. En effet, le mémoire technique est à la base de l’évaluation de la qualité des prestations proposées et de la méthodologie utilisée.

Nombreuses sont les entreprises qui ont pu s’en rendre compte. En effet malgré une offre tarifaire agressive sur plusieurs marchés elles n’ont pas remporté l’affaire. En cause, la faible note obtenue sur leurs mémoires techniques. Certaines entreprises (plutôt petites) ont gardé le réflexe de répondre uniquement sur la réponse technique en négligeant de détailler la méthodologie, les critères environnementaux…

Il règne donc une part d’incompréhension entre les acheteurs publics et les entreprises sur le sujet.Les collectivités recevant des réponses pas assez précises ou ne collant pas à la demande et des entreprises ne comprenant pas ce que souhaite l’acheteur et qui répondent de manière industrialisée.
La question est : comment répondre au mieux à la demande en un minimum de temps puisque les délais de réponse ont tendance à réduire ? Certaines parties du mémoire seront fixes (ou presque) pour l’année : présentation de l’entreprise, présentation des équipes…Elles seront cependant ajustées dans le cas de demandes particulières (si l’entreprise est spécialisée dans plusieurs domaines, elle devra mettre en avant le domaine de l’appel d’offre auquel elle veut répondre). Ces parties doivent faire l’objet d’une rédaction soignée (le temps passé doit être considéré comme un investissement pour l’avenir) et d’une relecture systématique et complète avant d’être utilisées pour une réponse. Cette relecture est indispensable car elle permet les ajustements nécessaires qui donneront l’impression d’adéquation entre l’entreprise, ses savoirs faire et les besoins de l’administration.

Le reste du mémoire sera rédigé spécifiquement pour la réponse à l’appel d’offre auquel l’entreprise souhaite répondre et même si la méthodologie de l’entreprise ne sera pas réinventée pour chaque projet, sa présentation devra être très personnalisée. Il faut montrer que l’on a compris les besoins et la problématique de l’administration.

Les petites entreprises face aux marchés publics

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, ateliers, formation, marchés publics, mémoire technique

3 astuces pour l’impression en réseau

juillet 18th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

juil, 18 2011

Sécurité informatique et sécurité d’impression

1 Installer un serveur d’impression sans attendre
Le serveur d‘impression offre deux avantages principaux : l’administration et le traitement centralisés des impressions. L’administration centralisée permet de réduire considérablement le stress causé chez les administrateurs par le changement constant d’imprimantes, d’utilisateurs, de pilotes et de systèmes d’exploitation.
Le traitement centralisé des impressions offre plusieurs avantages :
– Identification des coûts : contrôle des impressions par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs.
– Sécurité : stockage centralisé des tâches d’impression et sortie à la demande pour éviter la présence de données sensibles sur les imprimantes partagées ou pour éliminer le besoin de recourir à une imprimante personnelle.
– Contrôle des systèmes : surveillance et maintenance pour toutes les imprimantes, files d’attente, etc. afin d’éviter les interruptions système.

2 Réduire la résolution
Pour la plupart des impressions, une résolution de 300 ou 600 points par pouce (ppp) est suffisante. Une résolution de 600 ppp est nécessaire uniquement pour les impressions particulières, comme les photos. Si une imprimante couleur est utilisée principalement pour du texte simple, vous pouvez optimiser le résultat et réduire les coûts en remplaçant la couleur par un dégradé de gris.

3 Contrôler la bande passante
Aujourd’hui, les liens réseaux de type WAN sont le plus souvent de type DSL. Ils sont généralement peu fiables car ils sont partagés par un grand nombre d’utilisateurs du réseau. Il est important de vérifier qu’aucune donnée non compressée n’est transmise sur le WAN tout en surveillant l’utilisation globale de la bande passante. Cette bande passante peut-être optimisée en utilisant les technologies .print, afin de réduire le taux d’occupation réseau lié aux impressions.

Source Printnews

Paramétrages par défaut

conduite du changement, formation, Optimisation des outils d'impression, Réduction de coûts, systèmes d'impression

Déployer un parc de systèmes d’impression

juillet 4th, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression

juil, 04 2011

La gestion des consommables

A priori, en dessous de 20 matériels, ça paraît plutôt simple. Et pourtant…

Déployer 20 photocopieurs, ne nécessitait que de s’assurer que les emplacements prévus étaient suffisamment grands et équipés d’une prise électrique. Déployer une vingtaine d’imprimantes était un peu plus complexe mais ne nécessitait que de s’assurer de la disponibilité d’une prise réseau ou d’un port USB et d’une méthode efficace de déploiement des drivers.

Déployer un parc mixte d’outils d’impression optimisé nécessite une vraie gestion de projet. Il faut :

Prévoir les éventuels travaux nécessaires : installations de prises réseaux, de prises téléphoniques, aménagements d’espaces (tables, étagères)…
Prévoir le cadencier précis de déploiement (combien de machines par demi-journée, sur quelle durée,…)car il est souvent peu rationnel de se contenter de fixer une date.
Prévoir le cadencier de retrait des matériels en place. Les fournisseurs non retenus font souvent preuve de peu de bonne volonté pour retirer leurs matériels et les imprimantes acquises posent parfois des problèmes de stockage ou de gestion des déchets.
Prévoir les réglages par défaut qui seront mis en place sur l’ensemble du parc : recto-verso, N&B…
Prévoir le déploiement des drivers d’impression, des utilitaires pour scanner, faxer, sécuriser, tracker…
Prévoir le planning des formations utilisateurs en envisageant si possible une séance dès la mise en place et une autre 3 semaines plus tard pour les fonctions avancées.
Prévoir la gestion des consommables : approvisionnement, création du stock tampon, procédures de commandes automatisées, recyclage des cartouches vides…
…

Certains diraient qu’une fois le ou les prestataires choisis, le projet d’optimisation du parc est terminé. J’ai tendance à penser qu’il ne fait que commencer… Pour leurs clients grands comptes, les prestataires mettent à disposition un chef de projet qui va piloter tous ces aspects. mais pour les autres, il faudra trouver d’autres ressources. Une des solutions peut être de confier le pilotage du déploiement au consultant qui a mené l’audit ou à un spécialiste du secteur. Au final, il peut s’avérer très judicieux et économique de consacrer une petite partie des économies générées par l’optimisation au pilotage du déploiement du parc. Combien coûte un retard de livraison de plusieurs jours ? Combien coûte l’indisponibilité d’un matériel loué pour cause de connexion retardée ? Combien coûte le temps perdu par les utilisateurs à s’auto-former sur des matériels dont ils n’utiliseront que 10 % des fonctionnalités ? Combien coûte le temps passé par vos équipes à trouver une place temporaire pour les matériels à jeter ou à faire reprendre ?

Piloter votre parc de systèmes d’impression

–

ACCOMPAGNEMENT, audit, conduite du changement, consommables, déploiement, économies, formation, multifonction, Optimisation des outils d'impression, systèmes d'impression