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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Agendas 21 et collectivités locales

décembre 6th, 2012 Posted in Bureau vert, Marchés Publics
déc, 06 2012
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Nous en avons tous entendu parler mais qu’est-ce que c’est ?

Le programme Agenda 21 a été lancé lors du Sommet de la terre à Rio en 1992. Son objectif est d’élaborer un plan d’action en matière de développement durable pour le 21ème siècle.Ce programme est décliné au niveau local autour de projets de développement durable d’un territoire. Cette démarche est alors initiée par une collectivité locale et conduite par la population est les acteurs locaux. Tous les échelons territoriaux peuvent mettre en œuvre un agenda 21 : communes, régions, villages, intercommunalités, parcs naturels, départements.

Un projet territorial de développement durable doit reposer sur 5 finalités essentielles :

  • lutte contre le changement climatique
  • préservation de la biodiversité, des milieux et des ressources
  • cohésion sociale et solidarité entre territoires et générations
  • épanouissement des êtres humains et qualité de vie
  • dynamique de développement suivant les modes de production et de consommation responsables.

C’est dans ce dernier objectif que les démarches de rationalisation des outils d’impression et de mise en place de bonnes pratiques d’impression prennent place.

En effet ces projets fonctionnent naturellement sur les 5 éléments de démarche préconisés pour un agenda 21 :

  • Participation des acteurs : ces projets nécessitent l’implication des personnels mais aussi de la population (nouveaux usages en libre service, dématérialisation de certains documents) et des fournisseurs (nouveaux parcs, nouveaux engagements de services).
  • Organisation du pilotage : les projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression nécessitent et incluent la mise en place de comités de pilotage réguliers
  • Transversalité des approches : ces projets impliquent une réflexion combinée sur les usages, les achats, l’informatique, les moyens généraux, la circulation de l’information, l’accompagnement des utilisateurs…
  • Évaluation partagée : l’évaluation des résultats de ces projets est menée en interne mais aussi chez les partenaires et doit être diffusée pour accompagner les personnels dans leurs efforts
  • Stratégie d’amélioration continue : l’un des objectifs principaux de la mise en place de comités de pilotage est de prendre en compte les évolutions et d’y apporter une réponse sans attendre la fin d’un éventuel marché.

La nouvelle stratégie nationale de développement durable 2010-2013 s’est fixé comme objectif de parvenir à 1 000 Agendas 21 d’ici fin 2013 soit un doublement de l’objectif de la première qui était de 500 en 5 ans (objectif dépassé puisqu’en 2008 on dénombrait près de 600 projets). C’est dire l’importance de ces démarches dans les futurs projets des collectivités locales.

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Maximilien.fr : pour rapprocher entreprises et collectivités

novembre 29th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics, Spécial PME-TPE
nov, 29 2012
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Avant son lancement fin 2012, le portail commun des marchés publics franciliens est à découvrir dans une version de présentation.

Aujourd’hui, une entreprise doit avoir l’œil sur tout pour trouver des contrats publics. Ces derniers sont matérialisés sous la forme d’épais dossiers constitués par les collectivités. L’association Maximilien, qui regroupe neuf membres fondateurs, propose de centraliser l’offre et la demande faites en Île-de-France et de les simplifier via un site Internet : Maximilien.fr.

« Nous avons mis en ligne un site d’attente début juin, explique Fleur Jourdan, directrice générale adjointe aux Affaires juridiques, marchés, qualité. Le site définitif sera disponible fin 2012, avec des applications pour smartphones et tablettes. »

Environ 1.000 adhérents en 6 ans

D’ici à 2019, les quelque 1.000 collectivités publiques franciliennes pourraient adhérer à Maximilien pour présenter leurs besoins, mais aussi bénéficier d’autres fonctionnalités. Fini les dossiers, place à la dématérialisation : les contrats seront sous la forme de cases à compléter comme une feuille d’impôts. Un coffre-fort électronique sera à leur disposition pour rassembler toutes les réponses. « Maximilien est aussi mené dans un souci d’aménagement numérique du territoire et d’une démarche d’achat éthique et responsable », précise Fleur Jourdan. Une plate-forme collaborative sera mise en place afin que les collectivités puissent intervenir sur les bonnes pratiques en matière d’achat. Elles pourront par exemple regrouper leurs besoins. Grâce à la mutualisation, une cotisation reposant sur la solidarité entre collectivités de taille importante et celles de taille modeste facilitera l’adhésion du plus grand nombre pour une réduction effective de la fracture numérique.

L’accès aux marchés publics pour tous

Du côté des entreprises, l’inscription mettra en place un système d’alerte qui les préviendra de la mise en ligne d’un nouveau marché. Pour les échanges, une bourse à la sous-traitance sera lancée. L’accès à plate-forme sera gratuite et ouverte à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Maximilien est une initiative de la Région à la suite d’un constat qu’évoque Michèle Sabban, présidente de l’association : « Cette démarche doit faire face à deux difficultés : celle des entreprises, notamment les TPE-PME, à accéder aux marchés publics ; et celle des acheteurs publics à concilier respect de la réglementation et efficacité des achats. Et ce alors que les marchés publics représentent 10 % du PIB et que l’e-administration devait se développer. »

* Les membres fondateurs de Maximilien : la Région Île-de-France, les départements de Seine-et-Marne, de l’Essonne, des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis, du Val-de-Marne et du Val d’Oise, la Communauté d’agglomération de Plaine Commune et la Ville d’Aubervilliers.

Sources : le Portail du Conseil régional

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Le seuil des 15 000 €

novembre 22nd, 2012 Posted in Marchés Publics
nov, 22 2012
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Depuis le 11 décembre 2011, le seuil à partir duquel la publication d’un avis d’appel public à la concurrence s’impose est passé de 4 000 € HT à 15 000 € HT.

Ce relèvement du seuil est assorti de quelques conditions.

Ainsi, les principes d’égalité d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures doivent être respectés même pour les très faibles montants. Ce n’est pas le montant qui doit seul déterminer l’ouverture à la concurrence mais aussi les caractéristiques du besoin à satisfaire, le nombre et la localisation des candidats potentiels et les circonstances de l’achat.

L’acheteur doit donc veiller à choisir une offre pertinente pour répondre au besoin, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec le même prestataire quand il existe différentes offres potentielles.

Ainsi, l’acheteur doit il s’informer sur la structure de l’offre existante sur le marché. Il devra être à même de justifier de ses choix en produisant des devis, des référentiels de prix, des  guides d’achat…

Selon les secteurs d’activité et la taille de l’administration, cette veille sur les marchés risque d’être difficile même si Internet offre des possibilités. Le Salon des Maires et des Collectivités qui se tient cette semaine est ,pour les acteurs de l’achat public, un bon moyen de rencontrer différentes offres sur des secteurs aussi variés que le mobilier urbain ou la dématérialisation.

Au-delà de cette démarche des acheteurs pour s’informer, nous ne pouvons qu’encourager les entreprises à se faire connaître auprès d’eux. En effet, les acheteurs publics veillent sur les offres potentielles et les entreprises veillent sur les marchés publics lancés. Ces veilles sont onéreuses, gourmandes en ressources humaines et pas toujours faciles à mener. S’ils se connaissent (une simple entrevue de présentation des activités suffit), la rencontre des besoins et des offres est assurée et facilitée.

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Critères de choix dans la construction

novembre 15th, 2012 Posted in Marchés Publics
nov, 15 2012
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Prix et valeur technique toujours en tête

L’OPQIBI, organisme de qualification de l’ingénierie, a rendu publics les résultats d’une étude sur les « critères de sélection et la qualification des prestataires dans les marchés publics de construction », menée avec le soutien d’associations professionnelles. On y apprend entre autres que la prise en compte des critères de développement durable a légèrement régressé entre 2009 et 2012.

Sans grande surprise, le prix et la valeur technique des offres constituent de loin les deux principaux critères d’attribution des marchés par les acheteurs et donneurs d’ordre publics. On constate toutefois que l’ordre entre ces deux critères s’est inversé par rapport à l’étude précédente menée en 2009, puisque la valeur technique (75,9% « toujours » et 16,6% « souvent ») passe devant le prix (71,8% et 19,7%).

67, 7% des répondants intègrent « toujours » ou « souvent » les objectifs de développement durable dans leur décision, contre 69,9% en 2009, alors qu’aurait pu penser que cette valeur serait en hausse depuis les lois « Grenelle ».

Sur l’appréciation de la capacité des candidats, les listes de références demeurent les documents les plus demandés (« toujours » pour 77,3% des répondants), et les certificats de qualification d’entreprise connaissent une légère érosion mais restent les principaux signes de qualité aux yeux des décideurs publics. Une courte majorité des répondants (52,6%) est même favorable à ce que les certificats de qualification soit rendue obligatoire pour les candidats aux marchés publics, une partie cependant (11,4%) ne souhaitant appliquer cette obligation que pour certains domaines (amiante, électricité, génie climatique…).

Ces résultats confirment la nécessité d’apporter une grande attention et un grand soin à la rédaction du mémoire technique qui est souvent le seul moyen de montrer la valeur technique de son offre.

Sources : La quotidienne de Techni-cités

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Le dépouillement : quelques conseils

novembre 8th, 2012 Posted in Divers
nov, 08 2012
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Comme nous l’avons vu dans notre précédent article sur le sujet, le dépouillement des réponses à une consultation pour la fourniture de systèmes d’impression peut être un vrai casse tête et un vrai gouffre en terme de temps. Sachant que la date de la commission est fixée à l’avance et que cet appel d’offre n’est pas votre seule mission, la pression peut monter très vite.

Comme souvent, c’est la préparation qui va vous permettre de gagner du temps et de l’efficacité au moment du dépouillement. Le temps que vous passerez en amont de la consultation vous sera rendu au moins 2 fois au moment du dépouillement.

Ainsi, nous vous conseillons de prévoir des cadres de réponse relativement rigides et formalisés.

Obliger les candidats à suivre des grilles de réponses ou un certain formalisme a plusieurs avantages :

  • Toutes les réponses ayant la même forme, la comparaison est facilitée ainsi que la recherche.
  • Toutes les informations dont vous avez besoin pour votre évaluation sont présentes et facilement compilables.
  • Vous pouvez facilement créer une synthèse de votre analyse.
  • Vous vous assurez de l’engagement et du professionnalisme des candidats qui devront faire un travail important de personnalisation de leur offre.
  • En les obligeant à passer du temps sur la rédaction de leur offre, vous pouvez espérer qu’ils en auront moins pour vous harceler au téléphone et vous pourrez facilement vous retrancher derrière les grilles de réponse.

La création de ces grilles nécessitent certes de parfaitement connaître les besoins, de s’être informé au préalable des technologies, des niveaux de services que vous pouvez espérer, d’avoir relié les critères de notation aux différentes « cases » à remplir. Mais cet investissement (en termes de ressources internes ou grâce à l’assistance d’experts externes) vaut vraiment le coup.

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Le dépouillement des offres de fourniture de systèmes d’impression

octobre 25th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 25 2012
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Lancer une consultation pour s’équiper en systèmes d’impression est un exercice qui peut paraître banal. En effet, toutes les administrations connaissent ce besoin de façon plus ou moins importante, plus ou moins sensible. Les matériels concernés font plus ou moins partie de notre environnement de travail quotidien.

Pourtant, dépouiller les réponses peut devenir un vrai casse tête.

Chaque candidat ou presque a son propre vocabulaire (ex : déploiement, installation, livraison, mise en place regroupent à la fois la même notion et des réalités bien différentes).

Chaque candidat choisit la forme de sa réponse si vous ne l’imposez pas. Ainsi les caractéristiques techniques peuvent être décrites dans le mémoire technique sous forme de fiches récapitulatives (qui ne reprendront pas forcément les critères qui vous intéressent), ou simplement être présentées au travers de plaquettes commerciales (indéchiffrables pour un non initié). leur présentation peut être réduite à sa plus simple expression (4 à 5 lignes dans un powerpoint) ou, au contraire occuper la moitié du mémoire. Dans ces conditions attribuer une note et faire un classement des offres sur ce critère vous obligera à passer de longues heures à la recherche et à la compilation des données. Vous devrez faire le travail du candidat : présenter les matériels pour en faire l’analyse.

Chaque candidat a ses propres procédures de services (maintenance, formation, comités de pilotage) et sa propre façon de les présenter. Encore une fois, vous allez être contraint de mettre tout ça en forme de manière homogène pour procéder à la comparaison et l’évaluation.

En plus de ce travail colossal et pas toujours passionnant, il faut compter avec les appels incessants de certains candidats qui peuvent s’apparenter à du harcèlement.

Dans un prochain article, nous vous donnerons quelques pistes qui pourraient vous aider à appréhender plus sereinement ces dépouillements.

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Mémoire technique ou proposition commerciale ?

octobre 18th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 18 2012
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Comme nous l’avons souvent dit le mémoire technique est le seul document personnalisé de votre réponse et il est souvent déterminant dans l’attribution du marché (suivant les critères d’attribution définis dans le règlement de consultation).

Le mémoire représente votre entreprise au sein de la Commission d’étude des offres en portant votre voix et vos arguments. Il doit être adapté à chaque offre et doit montrer que vous avez bien compris l’objet et le contexte du marché, ainsi que les exigences et les besoins spécifiques de l’acheteur public. Il doit aussi permettre d’identifier et de comprendre vos arguments alors que vous ne serez pas présent pour les exposer et répondre aux questions.

Vous devez mettre en avant votre originalité technique, vos moyens humains et matériels, votre expérience afin de montrer que votre entreprise est apte sur le plan technique et financier à faire face aux besoins de l’acheteur.

N’hésitez pas à mettre en avant (sans que cela ne devienne du blabla de commercial) certains aspect de votre entreprise qui peuvent contribuer à faciliter le succès de votre candidature (valeurs, méthodes,…).

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Le pli électronique pour acheminer sa réponse aux appels d’offres publics

octobre 11th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 11 2012
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Les plis électroniques sont apparus dans les marchés publics en 2001. Depuis 2012, les acheteurs sont tenus de les accepter pour tout achat supérieur à 90 000 €. Depuis 2010, il s’agit même d’une obligation pour tous les achats de fournitures et de services informatiques supérieurs à 90 000 €.  De plus, l’acheteur peut choisir de l’imposer.

A ce jour, le pli papier reste très majoritairement préféré par les entreprises. En effet, en 2010, seuls 5 % des marchés publics comptaient au moins une réponse dématérialisée. Les raisons invoquées sont principalement la complexité et l’hétérogénéité des plateformes de dématérialisation (environ 30) et la complexité de la procédure d’obtention du certificat électronique.

Dans un contexte de recherches d’économies, cette solution de remise de la candidature et de l’offre semble devoir fortement progresser. En effet la dématérialisation est une solution économique car elle ne coûte que le prix d’acquisition du certificat et permet d’économiser sur les frais postaux, le papier et les consommables d’impression. D’ailleurs, la Commission Européenne souhaite que cette méthode devienne la règle à l’horizon 2016.

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Organiser la rédaction du mémoire technique

octobre 4th, 2012 Posted in Divers
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Le mémoire technique est un élément de plus en plus important dans votre stratégie pour remporter des marchés publics. Son pouvoir de séduction dépend de nombreux facteurs mais sa personnalisation est déterminante.

Personnaliser son mémoire technique pour répondre précisément à la demande, facile à comprendre et facile à dire mais concrètement comment faire ?

Souvent l’étape mémoire technique consiste à imprimer un document type (au mieux à le modifier en y ajoutant les contacts affectés au client), à l’agrafer ou le relier et à le glisser dans l’enveloppe de réponse. Il est traité comme le DC1 et le DC2.

Pour personnaliser réellement votre mémoire technique, il va falloir vous organiser car il n’est pas non plus question d’y passer 3 jours.

Tout d’abord, un mémoire personnalisé ne nécessite pas que vous réinventiez la roue à chaque fois. Certaines parties sont fixes. Elles sont rédigées, mises à jour 1 ou 2 fois par an et vous choisissez de les inclure dans votre réponse ou pas. Vous pourriez donc commencer par constituer une « bibliothèque » de contenus dans laquelle vous n’auriez plus qu’à piocher.

Ensuite, il vous faudra mettre en place une méthode pour la rédaction des parties variables qui nécessitent une analyse approfondie du dossier de consultation et une connaissance parfaite de l’expertise de votre entreprise.

Cette décomposition en 2 types de rédactionnel vous permet de confier certaines tâches à des non spécialistes (assistantes, stagiaires, apprentis…) et de libérer ainsi du temps pour les parties plus sensibles.

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Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

septembre 27th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 27 2012
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L’importance de la définition du besoin a sa traduction juridique dans l’article 5 du CMP, qui prévoit que « la nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminés avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d’un appel à la concurrence, en prenant en compte des objectifs de développement durable ». C’est le pouvoir adjudicateur qui est responsable de la détermination de ce besoin. La définition du besoin répond donc à une obligation réglementaire permettant à la fois d’assurer la sécurité juridique des marchés et de répondre à un impératif économique.

La sécurité juridique des contrats n’est pas assurée uniquement par le respect des procédures. De nombreux litiges sont liés en effet à une mauvaise appréciation du besoin, cause de l’imprécision des cahiers des charges, imprécision qui est elle-même de nature à provoquer une insatisfaction devant la prestation fournie.

La définition des besoins comporte en outre un intérêt pratique et économique. Elle permet d’optimiser l’utilisation des ressources publiques, en évitant le gaspillage des fonds publics par des achats de prestations inutiles, ou ayant des caractéristiques techniques inappropriées.

Il est donc indispensable pour l’administration, avant d’engager une consultation, de se poser toutes les questions pour lui permettre de déterminer au mieux l’ampleur et la nature de son besoin, les différentes façons de le satisfaire, les avantages et les risques de chacune des options possibles.

Il convient d’abord d’identifier les finalités et les objectifs du projet et d’en fixer le périmètre.

Dans le cadre d’un marché portant sur les systèmes d’impression, ces préalables nécessitent :

  • de définir les objectifs à priori du futur équipement : développement durable, réductions de coûts,…
  • de recueillir le maximum de données sur les besoins des utilisateurs au travers de l’analyse quantitative et qualitative de l’existant
  • de prendre en compte des évolutions à venir : réorganisations, déménagements…
  • d’avoir un maximum d’informations sur les possibilités technologiques, les acteurs du marché, l’offre locale…

Le temps passé et les moyens alloués à la définition et à la formalisation du besoin sont déterminants pour la qualité de l’achat. Ils conditionnent la conclusion de marchés bien construits, qui se déroulent dans de bonnes conditions, et évitent ainsi les contentieux.

Le recours à l’assistance à maîtrise d’ouvrage permet d’apporter un  regard extérieur sur un sujet parfois sensible (les utilisateurs sont souvent très méfiants quand on leur parle de leur imprimante), de s’assurer que les ressources indispensables aux études préalables seront disponibles (en interne les ressources ont très souvent des projets multiples à mener et celui du parc de systèmes d’impression n’est pas prioritaire), d’apporter un référentiel (connaissance du marché, des acteurs…) et un niveau d’expertise (notamment en termes d’exigence de niveaux de services, de clauses contractuelles…).

Sources : Ministère de l’Économie, des finances et de l’industrie

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