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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Sécurité informatique et sécurité d’impression

février 17th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 17 2011
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Le rôle déterminant de l’impression sécurisée dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise

Une entreprise désireuse de se conformer au concept américain du CIA – Confidentiality, Integrity, Availability (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité) – mais qui n’inclut pas une stratégie de « sécurisation de l’impression » prend des risques importants. La« sécurisation de l’impression » doit faire partie intégrale de sa stratégie de sécurité globale obéissant aux cinq piliers fondamentaux évoqués plus haut.

Cette stratégie permet donc à l’entreprise d’atteindre différents objectifs : réduction des coûts d’impression, augmentation du niveau de sécurité, amélioration notable de la productivité des employés, maintien de la confidentialité des données et donc application des lois en vigueur, et enfin diminution des coûts de support technique.

L’entreprise a désormais la possibilité de déployer des solutions techniques lui permettant de sécuriser ses données, d’administrer l’utilisation des ressources de son parc d’impression de façon pro active et de créer facilement des rapports sur les documents imprimés sur son réseau.
La stratégie de sécurité du domaine de l’impression joue donc un rôle important dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise.

Source ITRNews.com

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Innovations technologiques dans le monde de l’impression

janvier 31st, 2011 Posted in Divers
jan, 31 2011
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Côté innovation, l’heure n’est plus aux grands bouleversements comme a pu l’être le passage du noir & blanc à la couleur. Aujourd’hui, les technologies d’impression sont techniquement abouties, notamment en termes de rendu et de qualité d’impression, et surtout en fiabilité. En matière d’innovation technique, il faut s’attendre dorénavant plus à des ajustements technologiques qu’à des révolutions.

Désormais, les constructeurs concentrent leurs efforts de R&D sur le développement de services et de solutions d’aide à la productivité. C’est la convivialité dans l’utilisation du matériel qui est la priorité des constructeurs. Cela passe par des panneaux de configuration en couleur, la possibilité pour l’utilisateur de créer ses propres boutons sur la machine pour bénéficier de tâches répétitives automatisées… L’utilisateur crée son propre environnement ce qui lui permet d’être plus productif.

L’innovation technologique n’est cependant pas totalement absente, même dans une technologie aussi aboutie que l’impression laser. Ainsi, la dernière génération des matériels laser HP est équipée de la technologie de fusion instantanée permettant de réduire leur empreinte environnementale en diminuant leur consommation énergétique de moitié. Chez Brother, c’est l’arrivée sur le
marché en novembre dernier de la nouvelle gamme de matériels laser couleur à LED qui rend le prix des matériels d’impression
couleur encore plus accessible.

Les avancées technologiques dans le domaine du jet d’encre vont également dans le sens d’une plus grande accessibilité de la couleur pour les petites entreprises. Les imprimantes jet d’encre grand public ont un prix d’acquisition peu élevé, en revanche elles se révèlent coûteuses à l’utilisation en raison du prix des consommables. On leur reproche également leur vitesse d’impression pas assez rapide dans le cadre d’une utilisation professionnelle. Deux constructeurs, Epson avec les imprimantes micro piezo lancées il y a un an et HP avec la nouvelle gamme Office Jet Pro lancée fin 2009, ont réussi la synthèse technologique de deux savoir-faire pour développer des imprimantes jet d’encre de nouvelle génération permettant de proposer le meilleur du jet d’encre pour un usage professionnel.

Aujourd’hui, la prise en compte des attentes environnementales des utilisateurs est devenue un nouvel axe de recherche et d’innovation pour les constructeurs. Actuellement, les recherches s’orientent vers la réduction de l’empreinte carbone, la réduction du bruit et de la consommation.

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La réduction des coûts d’impression

décembre 23rd, 2010 Posted in Coûts d'impression
déc, 23 2010
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Les employés français impriment toujours autant : entre 4 et 52 pages par jour selon le secteur d’activité. Cette consommation de documents papier représente entre 1 et 3% du budget de l’entreprise chaque année, ce qui pour un grand compte, peut représenter plusieurs dizaines de millions d’euros par an. A la décharge des employés, il faut dire que pendant longtemps, le sujet n’a pas intéressé grand monde dans l’entreprise. Les services généraux s’occupaient de l’achat ou de la location du parc de copieurs et les achats de consommables informatiques et le service informatique gérait la mise en réseau des machines et les achats d’imprimantes. Personne ne se souciait vraiment du coût réel des impressions.

Mais avec les différentes crises, les entreprises ont commencé à chercher des sources d’économie et elles se sont aperçues qu’en rationalisant leur parc de machines et en modifiant les habitudes des utilisateurs elles pouvaient réduire jusqu’à 30% de leurs coûts d’impression. Par ailleurs, la sensibilisation aux problématiques écologiques pousse les entreprises à essayer d’être plus vertueuses dans leurs usages. Pour y parvenir, il convient cependant de respecter certaines étapes :

  • L’audit : diagnostic précis et exhaustif des impressions (matériels, coûts, usages…)
  • La politique d’impression : pratiques, règles d’implantation, règles de gestion…
  • L’accompagnement des utilisateurs : pour les bonnes pratiques d’impression mais aussi les règles d’équipement et la gestion documentaire

La réduction des coûts d’impression est possible pour tous les types d’entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages. On peut estimer par ailleurs que le mouvement va s’accélérer car outre l’impératif économique voire écologique d’imprimer moins, les entreprises disposent de plus en plus d’outils pour les accompagner. D’abord les solutions de gestion d’impression mais aussi, plus globalement, les solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et permettent de diminuer la circulation des documents papier. Enfin, l’arrivée de nouveaux supports comme les tablettes que l’on peut transporter facilement et qui fournissent un bon confort de lecture va sans doute contribuer à accélérer ce cercle vertueux.

Le projet peut être mené en interne, mais le plus souvent l’entreprise ne dispose pas des compétences ou du temps nécessaire pour un diagnostic efficace. Elle peut alors se tourner vers un intervenant extérieur. Qui sont-ils ?

Certaines SSII à la recherche de chiffres d’affaires proposent des prestations de réduction des coûts d’impression menées par un ingénieur réseau, un spécialiste systèmes. Ces sociétés cherchent à vendre des journées d’ingénieurs, des solutions logicielles pour dématérialiser mais ne peuvent pas vraiment vous accompagner dans votre optimisation. D’ailleurs si vous leur demandez d’optimiser les impressions dans leurs relations avec vous (synthèse des rapports de 10 pages maxi séparées du document principal, nombre limité de versions papier…), vous serez surpris de leurs réponses.La dématérialisation complète de vos documents est très tentante (100% d’économie sur le budget impression) mais, même en période de noël, il faut admettre une fois pour toutes que ça ne marche pas et qu’il faut passer par des étapes intermédiaires pour qu’un projet de dématérialisation soit efficace.

Les constructeurs ou distributeurs d’imprimantes et multifonctions vous proposent tous l’étude de votre parc. Et pour cause…Nous en avons déjà parlé dans Mon fournisseur propose d’auditer mon parc.

Certains cabinets de chasseurs de coûts proposent l’étude du budget impression mais leurs spécialités sont plutôt les flottes de voitures, la téléphonie ou la fiscalité. Ils traitent les impressions comme n’importe quel budget (réduction drastiques sans accompagnement et sans adaptation à vos spécificités), méconnaissent les acteurs du marché et les contrats, n’atteignent pas les % d’économies annoncés mais vous promettent de se rattraper sur vos autres postes d’achats.

Les cabinets de conseil spécialisés vous proposent de vraies prestations spécialisées. Leurs équipes sont le plus souvent issues du monde de la bureautique (constructeur ou distributeurs de multifonctions) ou de l’imprimante. Leurs compétences spécifiques leur permettent de s’engager sur un % d’économie et d’être rémunérés aux résultats.

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Optimiser ses services d’impression en Europe

novembre 29th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 29 2010
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Une étude menée par IDC et commanditée par Ricoh montre qu’au-delà des facteurs liés aux coûts, les raisons principales pour optimiser ses services d’impression en Europe sont les suivantes :

  • changer les habitudes d’impression des collaborateurs.
  • rationaliser les flux documentaires liés aux processus métiers.

Les résultats de l’étude pour la France sont en parfaite adéquation avec ceux de l’Europe. Il ressort clairement que les entreprises cherchent dorénavant à améliorer leurs processus internes. Interrogés sur les changements qui avaient eu lieu au cours des 12-18 derniers mois dans leur entreprise, les dirigeants français ont mis l’accent sur la mise en place d’un approvisionnement de  matériels d’impression (MFP, imprimantes) centralisé afin de mieux gérer les coûts (score moyen de 8 sur 10 correspondant à « tout à fait d’accord ») et par la même bénéficier d’une plus grande efficacité. En adressant les flux documentaires intensifs, Les entreprises se sont aperçues que les flux documentaires intensifs étaient l’un des derniers secteurs  offrant un potentiel de gains considérable en termes d’efficacité et de productivité.

Selon cette enquête, les entreprises exigent de la part des fournisseurs une expérience significative et des références solides dans le
domaine du conseil lié aux processus et flux documentaires. Nous avons demandé aux personnes interviewées de hiérarchiser différents éléments, selon leur probabilité d’être inclus dans un contrat d’optimisation des services d’impression. Après les
éléments habituels relatifs au matériel et aux fournitures, elles ont mentionné parmi leurs priorités les « services de conseil liés à
l’infrastructure d’impression/de photocopie/de numérisation. » C’est pourquoi IDC estime que les sociétés qui cherchent à externaliser ou à s’associer avec un prestataire de services doivent choisir un fournisseur capable de démontrer que son expertise va au-delà de l’environnement de production, et comprend en particulier le conseil en gestion des documents et en optimisation des flux et des usages.

Source : livre blanc IDC pour Ricoh

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Les vagues ?

novembre 1st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
nov, 01 2010
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Après le Big Bang, je vous propose de nous intéresser au changement par vagues.

Il s’agit toujours d’optimiser le parc et d’arriver à la mise en place d’un schéma cible « idéal ». Mais, cette fois, le parti pris est celui de la progressivité.

Le projet sera mené par vagues successives. Le découpage peut être fait :

  • en fonction des dates d’échéance des contrats de copieurs. Le parc est découpé en zones d’impression et dès que le copieur d’une zone arrive à échéance, la zone est optimisée par mise en place des matériels préconisés et suppression des matériels existants.
  • en fonction de projets annexes. L’optimisation peut suivre les phases du déploiement d’une nouvelle infrastructure informatique, d’une réorganisation de locaux…
  • en fonction d’un plan de progression destiné à accompagner l’organisation dans ce changement. Dans un 1er temps,  les imprimantes individuelles dans un même bureau sont remplacées par des imprimantes réseau dans le bureau et les copieurs sont remplacés par des multifonctions dimensionnés pour absorber les volumes à venir. Dans un second temps, les imprimantes en réseau qui impriment de faibles volumes sont supprimées et les utilisateurs formés et accompagnés pour l’utilisation du multifonction centralisé. Dans un dernier temps, les imprimantes (à l’exception de celles des VIP et de celles qui répondent à des besoins spécifiques) sont totalement supprimées. Une autre progression peut être définie service par service (un service est choisi comme champion de l’optimisation, il est le premier à être équipé d’un parc optimisé et sert de modèle aux autres qui suivent par vagues).

Cette méthode permet de ne pas payer de pénalités de résiliation. Elle permet de prendre le temps de la formation et de la communication autour du projet, assurant ainsi l’adhésion des collaborateurs. Elle limite les risques puisque des solutions de repli sont toujours possibles le temps de résoudre le « couac » éventuel.

Elle est très souvent choisie pour mener les projets d’optimisation. Cependant, elle a aussi ses inconvénients. Le maintien, même provisoire, de matériels individuels freine certains utilisateurs dans leur apprentissage de bonnes pratiques d’impression. Les économies espérées ne seront pleinement réalisées qu’à la fin du processus qui peut être assez long. L’équipe projet interne devra gérer plusieurs prestataires en même temps dont certains qui comprendront très vite que leur parc est mourant et ne seront donc pas forcément très coopératifs. La finalité du projet peut être remise en cause par des évènements imprévus (déménagements, restructuration, changement de direction…).

Comment choisir entre Big Bang et changement par vagues ? La taille du parc est déterminante : il est évident qu’un parc de plus de 1000 matériels ne pourra pas être optimisé selon la méthode du Big Bang (plusieurs Big Bang successifs sont cependant possibles, par site par exemple). Les échéances du parc de copieurs influeront également le choix: si le parc fait déjà l’objet d’un seul et unique contrat le Big Bang est à étudier, si les échéances s’étalent sur plus de 18 mois, les vagues successives seront moins coûteuses.Enfin, les objectifs prioritaires du projet seront à considérer : la réduction rapide des coûts amènera certainement à envisager une démarche de Big Bang alors que la réduction des volumes imprimés nécessitera l’évangélisation des utilisateurs, la mise en place de solutions logicielles…et donc une démarche par vagues. D’autres critères entrent également en compte (hétérogénéité du parc existant, maturité du projet, constitution des équipes internes…). Chaque cas est particulier mais, dans tous les cas, la question du choix entre Big Bang et changement par vagues doit être posée dès le début du projet et tranchée suite à l’analyse de la situation et non à un à priori.

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Big Bang ?

octobre 28th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
oct, 28 2010
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Dans les projets d’optimisation de parcs d’impression, certains parlent de Big Bang. De quoi s’agit-il ?

Les imprimantes et les copieurs ont très rarement suivi les mêmes processus d’acquisition :

  • les imprimantes sont achetées par flotte et/ou au coup par coup et les consommables sont achetés auprès de divers fournisseurs et stockés. Les contrats d’entretien sont très rares.
  • les copieurs sont le plus souvent loués pour 3 ou 4 ans (parfois 5 mais c’est de plus en plus rare) et les consommables et la maintenance sont inclus dans un prix à la page appliqué aux volumes réellement imprimés ou au forfait. Ils font l’objet d’un contrat global ou de contrats au coup par coup.

Ces pratiques engendrent des échéances différentes pour les éléments du parc : les contrats de location ne se terminent pas tous en même temps, difficile de « jeter » une imprimante en bon état, pire neuve. Or, l’optimisation présente un schéma cible du parc « idéal » qui implique le plus souvent  le changement total (ou presque) des matériels en place.

La méthode du Big Bang consiste à passer du parc existant au parc optimisé en une seule opération. Les contrats de location sont résiliés avant terme si nécessaire (les pénalités de résiliation sont incluses dans les calculs de budget et d’économies), les matériels achetés qui n’entrent pas dans le schéma sont jetés, donnés, bref éliminés. Les stockes de consommables sont au mieux repris par le fournisseur, au pire jetés aussi.

Cette méthode a l’avantage de mettre en place au moment souhaité le parc optimisé mais aussi les bonnes pratiques, les modes opératoires et les outils de suivi. Elle permet une gestion simplifiée du parc : souvent, un seul prestataire, un seul contrat, une seule échéance, une seule facturation…Elle permet également de négocier de meilleures conditions puisque le prestataire sera consulté sur de plus grandes quantités de matériels et pour des volumes plus importants. De plus, il n’aura pas à gérer un parc tiers toujours coûteux et compliqué à maîtriser.

Mais elle présente aussi des inconvénients. Les pénalités de résiliation viennent grever les économies réalisables. Les utilisateurs qui découvrent le Lundi que leur imprimante personnelle a disparu au profit d’un copieur dans le couloir sont souvent  d’actifs acteurs de l’échec de l’optimisation (frein à l’utilisation, pannes,…). La mise en place de la nouvelle organisation se fait en une seule fois et son rodage (petits ou gros couacs inévitables) n’est pas amorti par des solutions de repli ( matériels en double pendant quelques temps, impressions directes possibles le temps de tester la solution logicielle de gestion documentaire…).

Bref, le Big Bang c’est la naissance d’un nouveau monde mais ce peut aussi être une implosion…

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7 bonnes raisons pour imprimer mieux grâce à ASSPI

octobre 25th, 2010 Posted in ASSPI, Bureau vert, Formation et Accompagnement
oct, 25 2010
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Des économies immédiates

Les pratiques enseignées amènent une diminution de 10 à 20% des volumes imprimés et donc du budget d’impression.

Un projet fédérateur

Cette formation peut être le déclencheur d’une démarche de développement durable ou s’intègre dans votre politique environnementale. L’adhésion de vos collaborateurs est généralement acquise et peut être capitalisée pour d’autres projets.

Votre budget formation

ASSPI est centre de formation agréé. Ses prestations entrent donc dans vos contributions obligatoires au titre de la formation continue.

Vos collaborateurs

Il n’est pas nécessaire d’avoir de connaissances techniques ou informatiques particulières, cette formation s’adresse à l’ensemble de vos collaborateurs. Afin de garantir une meilleure écoute et interaction entre vos collaborateurs et nos formateurs, le nombre de personnes est de 6 par session.

Une durée optimisée

Le temps de la formation (1/2 journée) est prévu pour permettre à vos collaborateurs de mettre les conseils en pratique dans leur quotidien. Vous gagnez du temps car nous venons former vos collaborateurs dans vos locaux et sur leurs matériels d’impression.

Contenu de la formation

  • Utilisation des matériels : impression recto-verso, scans optimisés, mode économique…
  • Pratiques : favoriser la lecture à l’écran, l’impression en N&B, la gestion numérique des mails…
  • Astuces : polices les plus économiques, vider complètement les cartouches…

Suivi des stagiaires

Vos collaborateurs peuvent poser leurs questions ou évoquer leurs difficultés auprès de leur formateur pendant un mois après la formation. A la fin de cette assistance, nous leur adressons un mail de rappel des consignes et un questionnaire sur leur mise en pratique.

Contact : Isabelle OBIOLS

Par mail : iobiols@asspi.fr ou par téléphone 06 81 02 89 74

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Former vos collaborateurs aux bonnes pratiques d’impression

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Portrait d’un projet d’optimisation des impressions.

octobre 21st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
oct, 21 2010
1 Commentaire »
Les objectifs d’un tel projet peuvent être multiples et chaque cas devra définir ses propres priorités.
Les objectifs les plus fréquents sont :
  • La réduction des coûts d’impression (les coûts documentaires peuvent être réduits entre 10 et 30% selon les configurations).
  • Le développement durable.
  • L’efficacité des consultations pour choix de prestataire.
  • La visibilité exhaustive du parc des outils d’impression.…
Ce type de projet représente un changement important dans la plupart des organisations existantes (entreprises, administrations…).
La réussite d’un tel projet passe par :
  • L’engagement fort de la direction.
  • L’analyse précise de la situation actuelle : coûts, implantation, pratiques…
  • Une connaissance exhaustive des technologies disponibles : copieurs, imprimantes, réseau…
  • Un accompagnement des utilisateurs : formations, communications…
  • Un suivi du parc : suivi de la relation fournisseur, plan de progrès…

Ce projet sera mené par les équipes internes seules ou accompagnées par un auditeur externe.

L’optimisation peut être menée de 2 façons :

  • Big bang : la nouvelle organisation (matériels, pratiques, modes opératoires…) est mise en place à une date fixée et le projet peut être clos en quelques mois.
  • Vagues : la nouvelle organisation est mise en place par vagues (souvent selon les échéances de location du parc existant) et le projet peut s’étaler sur 3 ans.

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Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression.

septembre 30th, 2010 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
sept, 30 2010
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Le projet est mené en 3 étapes :

  • Le recensement de l’existant et des besoins
  • Les préconisations techniques et organisationnelles
  • L’accompagnement au changement

La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur, nous sommes force de proposition grâce à notre expertise et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi, chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.

Le projet a des objectifs à priori qui servent de guide à l’étude (économies, développement durable, organisation…). Ils devront être précisés après l’analyse de la situation pour être réalistes et que chacun puisse se les approprier. Nos préconisations vous proposerons 3 scénarii basés sur des objectifs d’économies et de développement durable et de confort des utilisateurs : ambitieux (le plus économique), confortable (le mieux équipé) et modéré (compromis entre économies et confort d’utilisation).

L’audit documentaire peut conduire à une réorganisation globale des pratiques d’impression. L’accompagnement au changement conditionne la réussite du projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression. Il s’agit de s’assurer de la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et de leur appropriation par chacun des agents. Ceci nécessite explications et informations. La participation des collaborateurs est le facteur clé de la réussite du projet.

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Optimiser ses outils d’impression

septembre 21st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
sept, 21 2010
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Optimiser ses outils d’impression qu’est-ce que ça veut dire concrètement ?

Pour de nombreux consultants, c’est réduire les coûts liés à ces outils. Il s’agit effectivement d’une motivation importante. Mais, pour cet aspect financier très important, je considère qu’il s’agit d’abord d’identifier ces coûts (évidents, cachés, diffus…). Cette étape ne doit surtout pas être négligée car les résultats obtenus détermineront directement la pertinence des préconisations et des économies.

Optimiser les outils, c’est forcément adapter ces outils à vos besoins.  Il s’agit, ici, de l’aspect technologique. Cela ne passe pas obligatoirement par un changement de matériels. Dans certains cas, il s’agit de former les utilisateurs aux fonctionnalités utiles des machines en place. Dans d’autres cas, il s’agit effectivement de trouver l’outil qui répondra aux besoins (recto-verso, vitesse, volumes mensuels, couleur, chargeur de documents, scan…) et qui sera économique auprès d’un fournisseur qui propose un service adéquat (inutile de payer un service d’intervention sur site en 2 heures les yeux de la tête quand on imprime 200 pages par mois (10 par jour !!!).

Enfin, optimiser les outils d’impression, c’est apprendre à s’en servir uniquement à bon escient. Un utilisateur formé aux bonnes pratiques d’impression génèrera des économies, une meilleure productivité et une meilleure gestion documentaire. Ces pratiques doivent être économes en encre et en papier, mais aussi rapides et efficaces.

Un consultant qui vous accompagne dans votre optimisation au travers de ces 3 aspects peut vous garantir un niveau de résultats avec un % d’économies contractuel. Les autres se contenteront de vous promettre des économies à n’importe quel prix (la plus grande économie que vous puissiez faire dans ce domaine est de ne plus imprimer du tout !!!!! Est-ce souhaitable ?).

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