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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les étapes du projet

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Les étapes d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression dans les marchés publics devrait toujours suivre le déroulé suivant :

1 Définition des besoins grâce à un audit préalable suivi de préconisations d’équipement

2 Rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

3 Lancement de la procédure avec réponse aux questions des candidats

4 Analyse des offres et rédaction du dossier d’analyse

5 Présentation à la Commission d’Appels d’Offres pour notification

6 Déploiement et admission des solutions déployées

7 Suivi du parc et des prestations pour la durée du marché

ASSPI vous propose un accompagnement au long cours de l’étape 1 à l’étape 7 ou un accompagnement sur les étapes que vous souhaitez.

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L’audit a souvent mauvaise presse. Il est souvent perçu comme un outil de contrôle (de flicage ?) et ses résultats ne sont pas toujours opérationnels.

Pourtant, dans notre domaine, s’il est bien mené et que la communication des objectifs et des résultats est assurée, il s’avère être un outil très efficace. Vous me direz que cela fait beaucoup de conditions.

Il est vrai que la communication est primordiale. La mauvaise perception qu’ont les utilisateurs de l’audit provient le plus souvent d’une absence totale de communication en amont et d’une incompréhension entre les auditeurs et les audités. Ainsi, sans aucune communication préalable aux opérations d’inventaire physique, les auditeurs s’entendent systématiquement dire : « Vous venez pour me retirer mon imprimante » et le dialogue s’arrête très vite, surtout si l’auditeur répond qu’il est là pour rationaliser les systèmes d’impression. Alors que si les personnes sont informées des objectifs de l’audit et du déroulement des opérations, elles sont plus ouvertes à la discussion, essaient d’expliquer pourquoi leur imprimante est importante et grâce à ce dialogue, l’auditeur apprendra des informations précieuses sur les usages et les besoins. De plus, s’il prend la peine d’expliquer la teneur du projet (objectifs, nouvelles fonctionnalités possibles, gains pour l’utilisateur,…), il désamorce déjà une partie des oppositions. Cette communication préalable  est souvent négligée car l’urgence qui règne quasiment toujours sur ces projets amène les décideurs à penser qu’elle n’est pas indispensable et qu’elle constitue une perte de temps, un retard au démarrage. Pourtant, même s’il est vrai qu’elle fera « perdre » quelques jours avant de pouvoir démarrer les opérations sur le terrain, elle sera source de gains considérables en termes de recueil d’informations et d’adhésion à la future politique d’impression.

Dans le même esprit, ne pas communiquer sur les résultats de l’audit, engendra inévitablement des incompréhensions et des oppositions lors de la mise en place de la politique d’impression. Par exemple, certains utilisateurs n’auront pas compris qu’il s’agit d’une politique globale, appliquée à l’ensemble de l’organisation et chercheront à obtenir des « dérogations ». cela engendrera des pertes de temps, des conflits et amènera parfois à devoir accepter ces dérives qui ne pourront que se multiplier et faire échouer le projet (en termes financiers bien sûr mais également en terme de fonctionnement)

Quant à bien mener l’audit, 2 points nous paraissent incontournables : les aspects quantitatifs du parc sont essentiels mais non suffisants, l’évaluation des coûts indirects doit être modérée et prudente.

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Toutes les organisations ont besoin de maîtriser leurs postes de dépenses, voire de les faire baisser. Si pendant longtemps les impressions et leurs coûts ne sont pas entrés dans le périmètre des économies à réaliser, aujourd’hui cet axe d’amélioration est identifié dans la plupart des entreprises.

Mais pour maîtriser ou réduire ses coûts d’impression il faut d’abord les évaluer. Les coûts directs sont le plus souvent connus : location, amortissement, consommables, maintenance, papier. Les coûts indirects sont plus rarement mesurés : traitement des factures, gestion des consommables (stocks, commandes…), assistance informatique, personnel dédié (atelier de reprographie), gestion du parc (suivi, commandes, déploiements, déménagements,…), consommation électrique…

Bien sûr, il ne faut pas négliger ces coûts indirects qui ont un impact fort sur les coûts à la page. Par exemple, la Direction informatique a certainement des tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée à confier à ces équipes que celles de dépanner une imprimante qui a connu un bourrage papier ou paramétrer un driver pour l’impression en recto-verso par défaut. Autre exemple, l’obsolescence des consommables amène de nombreuses organisation à jeter purement et simplement des cartouches d’encre qu’elles ont payées une fortune car les imprimantes qui les utilisaient ont disparu du parc. De nombreuses pistes de recherche d’économies peuvent dont émerger de l’étude des coûts indirects.

Mais, comme pour toute analyse, il faut rester mesuré. Il est tentant de surévaluer les coûts initiaux pour présenter des économies potentielles alléchantes (surtout lorsque certains consultants sont rémunérés aux économies), mais ce serait fausser le raisonnement. Ainsi, les économies sur la consommation électrique seront certainement réelles du fait que les matériels récents sont moins gourmands. Mais quant à affirmer qu’en divisant le parc par 2, je divise également la consommation par 2, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte : une imprimante jet d’encre consomme moins qu’un matériel laser car elle n’a pas à alimenter une montée en température ;  les imprimantes personnelles sont généralement éteintes tous les soirs et pendant les congés tandis qu’un matériel mutualisé dans le couloir reste allumé 24H/24H et 7J/7J…

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Nous l’avons déjà évoqué : les systèmes d’impression sont souvent les parents pauvres de la Direction Informatique qui a d’autres priorités, des Moyens Généraux qui ne maîtrisent plus les enjeux technologiques, du Service Marchés qui craint le manque de candidats et les recours d’invalidation.

Effectivement, les procédures liées aux systèmes d’impression se sont complexifiées : la définition des besoins ne peut plus se contenter de reprendre les caractéristiques du matériel précédent, les candidats sont plus frileux pour se positionner sur des appels d’offres avec des exigences trop importantes, les candidats malheureux peuvent se révéler très mauvais perdants.

Mais au-delà de la procédure, les enjeux de ces marchés sont importants pour l’organisation : une erreur de définition des besoins et le travail de toute l’administration peut être perturbé, une erreur sur les conditions du marché et les budgets de 3 à 5 années sont impactés, une erreur dans la procédure et les utilisateurs pourraient se retrouver privés d’outils de travail le temps de relancer…

Or, les petites et moyennes organisations (fondations, instituts, petites et moyennes communes, …) ne disposent que rarement des moyens nécessaires (temps, connaissances, ….) à la mise en œuvre de réelles consultations, ne serait-ce que de MAPA.

Elles ont alors un recours : l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO). Elles peuvent faire appel à un prestataire externe qui les conseillera et rédigera les documents de la consultation avec les équipes internes. Il pourra même les assister dans l’analyse des offres. Pour quelques milliers d’Euros, elles assurent la procédure de mise en concurrence et peuvent faire des économies non négligeables par rapport à des contrats de gré à gré.

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Des contrats fragmentés

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De nombreuses organisations (grandes ou petites) ont des contrats de location de matériels d’impression (copieurs surtout) avec des échéances différentes. Cette situation résulte de causes diverses :

  • l’évolution des besoins qui a nécessité de nouveaux équipements,
  • la diversification des fournisseurs,
  • les opportunités (budgets exceptionnels, propositions intéressantes,…),
  • les changements dans l’organisation (regroupement d’entités qui avaient contractualisé chacune dans leur coin),
  • les changements dans la politique d’équipement : achat à un moment, location 36 mois après et location 60 mois plus tard.

Or, ce décalage dans les natures des contrats et dans leurs échéances ont des conséquences importantes :

  • il est difficile de suivre de nombreuses échéances, le renouvellement d’un contrat peut donc vous échapper
  • vous ne pouvez changer vos matériels qu’au fil de l’eau sans bénéficier des prix intéressants que vous auriez sur la quantité totale
  • vous recevez et devez traiter autant de factures que de contrats alors qu’avec une seule échéance vous pourriez demander une facture globale
  • si vous avez diversifié vos fournisseurs, vous ne représentez qu’un petit enjeu pour chacun d’eux et risquez de ne pas obtenir leurs meilleures conditions et leurs meilleures prestations
  • vous ne pouvez gérer vos moyens d’impression comme un parc puisque pour chaque renouvellement vous vous contentez d’étudier les besoins liés à ce matériel sans vision globale

Dans un projet d’optimisation des moyens d’impression, ramener l’ensemble du parc à une même échéance est donc une priorité. Ce n’est pas toujours chose facile mais c’est indispensable.

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Des constats surprenants

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Avant de créer ASSPI, j’avais longtemps œuvré dans les grands comptes. Avec ASSPI, je côtoie toujours ces grands comptes et ces comptes publics, mais je redécouvre aussi des structures plus petites et notamment les PME. J’y découvre des choses très surprenantes.

Habituée des contrats et des engagements de services formalisés, j’imaginais naïvement que les petites structures bénéficiaient de services équivalents.

Or, au fil de nos interventions, je découvre des cas (pas si rares que ça) où un copieur est en panne depuis plusieurs semaines (voir plusieurs mois) sous le prétexte qu’il est ancien ou sans que le fournisseur ne daigne fournir d’explications. Pourtant, le prestataire continue à facturer des copies (d’où sort-il les compteurs ?) ou des forfaits de maintenance. Et le client continue à payer.

Je comprends tout à fait que ces petites structures (certaines ont tout de même un parc proche de 100 matériels avec les imprimantes) ne bénéficient pas de délais d’intervention de 4 heures ouvrées mais un dépannage le lendemain me semble réellement un minimum. De plus, en cas d’impossibilité de dépanner dans les 24 heures (pièce en rupture, panne aléatoire,…), la moindre des choses est de proposer une solution de remplacement temporaire et d’informer le client du délai prévisible.

En termes de contrats et de facturation, en plus de tarifs prohibitifs, on peut trouver des contrats de 7 ans, des contrats de maintenance qui n’ont pas la même durée que les contrats de location, des matériels sans contrat mais facturés, des factures qui ne portent qu’un montant global sans détail,…

Soyons clairs, ces pratiques ne sont caractéristiques que de quelques prestataires peu scrupuleux. Mais ils entachent une profession qui a globalement su assainir la relation client. Même les PME peuvent confier leur parc à un professionnel. Qu’ils soient constructeurs ou distributeurs, ce ne sont pas les fournisseurs potentiels qui manquent alors faites jouer la concurrence.

Si vous n’avez pas les ressources internes pour le faire, confier cette mission à un consultant indépendant. Sa rémunération sera amortie dès la première année ensuite ce ne sera que des économies et de la productivité en plus (dans certains cas, un trimestre d’économies suffit à amortir sa facture).

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La simplification

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Nous vous en parlions en avril, de nouvelles directives européennes concernant la simplification de la passation des marchés publics devaient être transposées en France. C’est chose faite. Le décret du 26 septembre prévoit des mesures qui sont entrées en vigueur au 1er octobre.

«  Dites-le nous une fois » : cette mesure vise à ne plus réclamer aux candidats les documents qui sont accessibles en ligne gratuitement ou ceux que le candidat aurait déjà fournis dans une autre procédure (à condition qu’ils soient valides). Ainsi, par exemple, les entreprises n’auraient plus à fournir leur certificat d’assurance professionnelle plusieurs fois dans l’année. En plus, de la simplification administrative non négligeable qu’elle apporte, cette mesure va dans le sens de moins de copies et d’impressions et donc de moins de papier pour les candidats comme pour les organisations publiques.

D’autres mesures viendront en 2015. Il est notamment question du Document Unique de Marché Européen qui prévoit une réelle simplification des candidatures dans les directives européennes.

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Cartouches d’encre à jeter

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Selon le cabinet GfK,  77 millions en cartouche d’encre et 11 millions en cartouche de toner ont été vendues en France en 2010.  Selon les études, entre 15 % et 50 % de ces déchets toxiques seulement sont collectés pour être rechargés, recyclés ou valorisés (incinérés pour produire de l’énergie).

En matière de recyclage, il y a un fossé entre le monde de l’impression laser (principalement en entreprise) et celui de l’impression jet d’encre (à domicile). En effet, les 2/3 des 11 millions de toners laser vendus chaque année en France sont collectés, contre à peine 1/3 des 70 millions de cartouches jet d’encre le sont. Les autres finissent donc à la poubelle au milieu des autres déchets ménagers.

Selon une étude réalisée pour le compte du collectif Cart’Touch (collectif de fabricants qui représentent plus de 80 % du volume de cartouches vendues sur le marché français), 88 % des français estiment que l’organisation de la collecte et du recyclage des cartouches d’encre usagées incombent aux fabricants d’imprimantes et de cartouches d’encre. D’ailleurs les grandes marques d’imprimantes organisent bel et bien la collecte et le recyclage, mais, ces activités restent méconnues du grand public. D’autres circuits de valorisation des consommables sont cités : réseaux associatifs pour la collecte et le recyclage au profit de projets caritatifs (74 %), mairies et déchetteries (73 %).

Pour 83 % des français, la première action à mettre en œuvre pour favoriser le recyclage des cartouches d’encre est très concrète : il s’agit de l’installation de points de collecte de proximité, loin devant les mesures destinées à informer.

Sources : green IT

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ASSPI ET COOPANAME

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Dans la série « Connaissez-vous ASSPI ? », nous avons déjà évoqué le fait que ASSPI fasse partie de COOPANAME, Coopérative d’Activités et d’Emploi. Comme pour la présence de ASSPI sur Internet dont nous avons parlé en septembre, j’en ai entendu des petites phrases au sujet de ce statut original : « Je ne connaissais pas les coopératives d’activités », « Je n’ai pas très bien compris la différence entre Coopaname et ASSPI », « Comment ça marche ? »…

Au moment de la création d ‘ASSPI, j’ai donc fait le choix d’intégrer COOPANAME. Le principe est simple. La coopérative regroupe des personnes qui souhaitent créer une activité en étant professionnellement et économiquement  autonomes tout en partageant une entreprise avec d’autres entrepreneurs. Chacun développe son ou ses activités, les fonctions back office sont mutualisées (comptabilité, facturation, RH,…) permettant ainsi de se consacrer à son cœur de métier. Une équipe de permanents assure l’accompagnement des entrepreneurs (formation, conseil développement,…). Les coopérations entre entrepreneurs permettent de mener des projets plus ambitieux que ce que pourrait faire un entrepreneur individuel, elles permettent également à chacun de bénéficier des retours d’expérience, savoirs-faire et compétences des coopérateurs. Les membres commencent par être salariés de la coopérative et lorsque leur activité est effectivement lancée, ils deviennent associés.

Ainsi Coopaname est née en 2004. Elle regroupe des entrepreneurs d’Ile de France qui œuvrent dans divers secteurs d’activités (consultants RH, formateurs, traducteurs…). Elle compte aujourd’hui environ 600 salariés et 150 associés dont je fais partie.

A l’intérieur de Coopaname, ASSPI est ma marque commerciale mais l’entité juridique et commerciale qui signe les contrats, les actes d’engagements, qui émet les factures, c’est bien Coopaname. Ceci permet d’ailleurs aux clients des entrepreneurs d’être assurés que les engagements pris seront tenus.

De façon plus spécifique, cela permet à mes clients d’être assurés de mon indépendance vis à vis des fournisseurs de systèmes d’impression et de solutions logicielles. En effet, Coopaname ne peut être rémunérée au titre d’apporteur d’affaires et ne pourrait donc pas toucher de commissions pour avoir favoriser une quelconque prise de commande (certains de mes confrères auraient du mal à en dire autant et à le prouver).

Da façon tout à fait pragmatique, je suis votre seule et unique interlocutrice pour les activités de ASSPI et je fais appel à des coopérateurs salariés de Coopaname pour des missions particulières (inventaires, communication, formations,…).

Voilà, j’espère avoir été claire mais si vous souhaitez des précisions, des explications, n’hésitez pas à me contacter.

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Dématérialisation des factures pour les personnes publiques

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En juin, le Ministre des Finances et des Comptes Publics a présenté une ordonnance préparant la dématérialisation progressive des flux de facturation entre les acteurs de la commande publique et leurs fournisseurs.

Au-delà de l’aspect environnemental (elle supprimera l’édition et l’envoi de 95 millions de factures papier) , cette mesure génèrera des économies substantielles pour les administrations et pour les entreprises. En effet, une facture papier coûte environ 13 € à celui qui la reçoit et 8 € à celui qui l’envoie alors que la facture dématérialisée ne coûte que 7,5 € à celui qui la traite et 5 € à celui qui l’émet.

Le traitement des factures dématérialisées pourra bénéficier d’une solution technique mutualisée proposée par l’État et qui pourra être utilisée par les administrations et par les entreprises.

Ce changement devrait intervenir à compter de janvier 2017 pour les grandes entreprises et les entités publiques et s’étaler jusqu’en janvier 2010 pour les plus petites entreprises.

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