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Pilotage du parc de systèmes d’impression

février 27th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression

fév, 27 2012

Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

Une fois le déploiement physique de votre parc terminé, de nouvelles questions arrivent : ce parc va-t-il satisfaire les besoins des utilisateurs ? Vont-ils se l’approprier ? Allons-nous atteindre les objectifs budgétaires ? Les usages vont-ils vraiment changer ? Les volumes vont-ils vraiment baisser ?

Pour répondre à ces questions, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas, ni même la lecture des tableaux de l’éventuel outil de tracking dont vous disposez.

De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Ils se plaignent également des difficultés rencontrées quand il s’agit de discuter d’une facture ou d’un délai d’intervention.

Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent déjà de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…).

Ils permettent surtout de vérifier que les objectifs sont atteints (budgets, volumes…), que les usages et modes opératoires sont bien adaptés (enquêtes de satisfaction régulière, observations…), de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.

Les déviations sont quasi inévitables (machine sur utilisée à cause d’une restructuration, le recto-verso par défaut qui disparaît au fur et à mesure des réinstallations de postes…). Les comités de pilotage permettent de les constater plus rapidement et, par conséquent, de les corriger avant que leur impact ne soit réellement négatif.

Nous sommes persuadés que vous devez être les maîtres d’œuvre de ces comités pour en tirer réellement les bienfaits particuliers à votre organisation.

Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.

Définition du comité de pilotage

ACCOMPAGNEMENT, comités de pilotage, conduite du changement, méthodologie, pilotage, systèmes d'impression

Nos ateliers « Réponse aux appels d’offre publics »

février 23rd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics

fév, 23 2012

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

En 2011, je vous ai présenté notre offre de formation à la réponse aux appels d’offres publics (Plaquette Ateliers réponse aux appels d’offre publics.)

Ces ateliers sont destinés à toutes les personnes qui dans l’entreprise vont avoir à constituer les dossiers de réponses : assistantes, commerciaux, direction…

Le contenu de ces ateliers est le suivant :

Sommaire détaillé

1 Qu’est-ce qu’un appel d’offre public ?

1.1 Définition

1.2 Les différents appels d’offres publics

Savoir les reconnaître et connaître les règles pour chaque type.

1.3 Ou trouver les offres

Où trouver les offres et comment mettre en place une veille efficace ?

2 Le décryptage du dossier de consultation

2.1 Le règlement de consultation

2.2 Le CCTP

2.3 Le CCAP

Ce qu’il faut lire, ce qu’il faut comprendre, ce qu’il faut lire entre les lignes.

3 La candidature

3.1 Les documents à rassembler

3.2 Les imprimés DC

3.3 La présentation de l’entreprise

Mettre en place une organisation qui assure efficacement la conformité des candidatures

4 La structure du mémoire technique

4.1 Le plan détaillé

Les éléments qui doivent paraître dans le mémoire technique et leur organisation. La mise en forme du document.

4.2 Les parties fixes

Rédaction des parties qui seront reprises pour chaque réponse : la présentation générale de l’entreprise, certaines méthodologies,

les démarches qualité et les méthodes de suivi et de mesures…

4.3 Les parties personnalisées

Pour montrer que vous répondez précisément à la demande certaines parties doivent être personnalisées : le contexte et les objectifs,

les moyens mis en œuvre, les plannings, les méthodes…

5 Méthodologie et astuces

5.1 Avant l’appel d’offres

5.2 Constituer la réponse

5.3 Après la notification

Les actions à mener à chaque étape pour améliorer les chances de succès et capitaliser sur l’expérience acquise.

Devant le succès de ces formations et pour vous accompagner encore un peu plus, nous vous proposons une nouvelle formule sur 2 jours :

Le premier jour est consacré à la présentation théorique. Le contenu reste identique à celui décrit ci-dessus.
Le deuxième jour est consacré à la mise en œuvre avec la construction de votre dossier de réponse pour un appel d’offres que vous aurez choisi.

Les conditions restent les mêmes :

formation intra entreprise dans vos locaux (IDF) ,
420 € HT/jour,
maximum 3 personnes,
formation entrant dans vos budgets de formation professionnelle continue (N° d’agrément obtenu auprès de la préfecture de région Ile de France).

Consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

ACCOMPAGNEMENT, appels d'offre, formation, marchés publics, méthodologie, réponse aux appels d'offre

Audit d’impression : notre approche

février 20th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 20 2012

Auditer pour rationaliser

Nous n’avons pas tous la même approche de l’optimisation des moyens d’impression (c’est heureux !), ni même de l’audit préalable.

Pour de nombreux consultants, plutôt spécialisés dans la réduction de coûts, l’audit se résume à la mise en place d’un outil de tracking. Cet outil est présenté comme l’élément central de l’étude. Il est décrit dans toute sa complexité, ses performances…

Dans la réalité, le tracking des impressions est facilement réalisable à partir d’outils simples et… gratuits dans un premier temps. A notre avis, il ne s’agit pas de crouler sous les statistiques mais bel et bien d’avoir une bonne approximation des volumes réalisés. Certains vous expliquent que leur logiciel traque toutes les impressions, leur format, leur provenance, l’utilisateur… et ils vous proposent un audit sur un échantillon duquel ils extrapoleront un modèle global. On peut alors s’interroger sur l’utilité d’un outil cher, mis en place sur une période plus ou moins longue pour n’obtenir au final qu’une évaluation, sans parler de la qualité des analyses qui accompagnent les magnifiques graphiques obtenus…

Cette approche très technologique et mathématique s’applique peut-être à de grandes organisations (et encore, pour avoir longuement pratiqué les grands comptes, je ne suis pas persuadée que cette approche soit la meilleure). Mais pour les petites et moyennes organisations, elle est clairement inadaptée.

Notre approche est plutôt d’observer la totalité du parc et de ses usages, d’évaluer les volumes avec des outils simples et pragmatiques, de recueillir le point de vue des utilisateurs et des pilotes du projet. L’audit préalable est bien un outil d’analyse de la situation actuelle et non un relevé de chiffres.

L’audit du parc d’impression

ACCOMPAGNEMENT, audit, impression, méthodologie, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, Réduction de coûts

Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

février 16th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics

fév, 16 2012

Le secteur public optimise ses impressions

Même si quelques fois le critère prix n’est pas le principal critère de choix de l’offre économiquement la plus avantageuse, il est prépondérant.

Mais que demander aux candidats ? Comment comparer des prix qui ont des formes parfois très différentes ? Comment être sûr que l’analyse ne passe pas à côté de coûts cachés ?

Bien sûr, chaque marché a ses propres caractéristiques en fonction de l’historique, de la sensibilité de celui qui l’écrit, des principes et règles propres à chaque organisation, de l’enjeu…

Pour tous les parcs de systèmes d’impression supérieurs à 10 matériels, nous considérons que la meilleure façon de comparer efficacement les prix des candidats est de faire une simulation du budget annuel que coûtera ce parc. Pour la partie locative, il suffit de projeter le loyer sur les quantités prévues du futur parc. Mais pour le service qui représente souvent une part importante du budget global, il convient de veiller à prendre en compte tous les coûts (prix à la page couleur et N&B, forfaits mensuels, forfaits annuels…) et de les projeter sur les volumes d’impression estimés.

Concrètement, il est difficile d’évaluer le critère prix si le parc n’a pas été audité (en interne ou par un prestataire externe).

AMOA DCE marchés systèmes d’impression

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Organiser la réponse aux appels d’offres publics

février 9th, 2012 Posted in Marchés Publics

fév, 09 2012

Si le potentiel que représente les marchés publics vous tente mais que, comme beaucoup, vous vous dites que c’est trop compliqué, que ça prend trop de temps, ces quelques conseils vont vous permettre de ne pas perdre votre temps et d’être efficace.

D’abord, cibler précisément les marchés auxquels vous allez répondre. Choisissez celle(s) de vos activités qui sont vos points forts (inutile de répondre à un appel d’offre portant sur une activité que vous avez exercé une fois pour dépanner un client !). Choisissez les marchés adaptés à la taille de votre entreprise (si votre entreprise réalise un CA de 350 000€ par an, quelle est votre crédibilité à répondre à un marché portant sur un budget de 200 000 € ?). Choisissez les organisations les plus proches de vous (géographiquement ou professionnellement).

Ensuite, organisez-vous pour produire les réponses. Qui va faire quoi ? A quel moment ? Quels documents doit-on avoir à jour en permanence ? Où sont-ils stockés ?…

Enfin, capitalisez sur votre expérience. Vos références sont de grands atouts, même si elles sont essentiellement privées, pour le moment. Je ne connais pas d’entreprise qui ait emporté le premier marché auquel elle ait répondu ( je suis à l’écoute de tout témoignage). Mais je ne connais pas non plus d’entreprise qui à force de persévérance et d’apprentissage n’ait pas obtenu la fameuse notification (encore une fois tout témoignage est le bienvenu). Il faut toujours chercher à savoir pourquoi notre proposition n’a pas été retenue et pourquoi celle de notre confrère l’a été.

Certains mettent en avant les aspects juridiques des marchés publics. Ces aspects sont importants mais pour les PME qui accèdent à de petits ou moyens marchés, ces aspects sont tout à fait accessibles sans être juristes. Les clés du succès résident plutôt dans votre organisation et votre capacité à « vendre » votre candidature.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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Rencontrer avant de répondre aux AO publics

février 2nd, 2012 Posted in Marchés Publics

fév, 02 2012

La prise de décision de l’administration pour choisir un fournisseur suite à un appel d’offre est influencée par 4 facteurs :

la réputation de l’entreprise candidate qui jour pour 20 % dans ce choix
les contacts pris en amont qui eux vont influer à hauteur de 28 %
la réponse à l’appel d’offre entre à 34 % dans le choix
la prestation orale éventuelle interviendra pour 18 %

Ainsi presque la moitié de la décision dépend de ce qui s’est passé

avant la parution du cahier des charges.

De plus, de nombreux marchés inférieurs à 90 000 € ne font pas l’objet d’une large publicité et seules les entreprises connues sont appelées à y répondre.

Si votre objectif pour 2012 est d’accéder à la commande publique et au potentiel qu’elle représente, il vous faut donc mettre en place une stratégie commerciale. Il s’agit de rencontrer les prescripteurs techniques pour vous présenter.

Pour cela, deux grandes pistes à explorer :

le relationnel : assister aux vœux du maire, aux manifestations locales liées à l’économie, aux salons des collectivités…Cette méthode vous permettra de vous faire connaître des administrations locales dans un cadre informel, de rencontrer les élus qui vous faciliteront l’accès aux personnes compétentes.
le plan de prospection : définir la liste des administrations que vous visez et la segmenter, selon vos activités par exemple ou selon la zone géographique. Il conviendra de préparer alors vos éventuels rendez-vous en établissant une liste de vos avantages et des questions à poser.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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La présentation de votre entreprise dans la réponse aux appels d’offres

janvier 26th, 2012 Posted in Marchés Publics

jan, 26 2012

Pour améliorer vos chances de réussite en matière de marchés publics, tous les professionnels sont d’accord : la première action à mener est de se faire connaître, rencontrer les institutions. Est-ce qu’en matière de travaux par exemple, vous choisiriez de confier votre budget pour la rénovation de votre logement à un inconnu qui vous envoie un devis par mail ? Mais, nous reviendrons sur ce sujet dans un prochain article.

Ce qui nous occupe aujourd’hui est d’optimiser la présentation de votre entreprise dans vos réponses aux appels d’offres. En effet, même si vous avez rencontré les bonnes personnes au sein de l’administration concernée, même si vous avez le sentiment qu’elles ont une bonne vision de votre entreprise et des services ou produits que vous proposez, cette présentation est très importante.

Elle doit permette :

de donner des informations concrètes et pragmatiques sur votre entreprise : les plaquettes commerciales, les sites internet et autres médias de communication donnent une image « marketing » (adjectifs flatteurs, promesses qui n’engagent pas…). Il s’agit de fournir des éléments tangibles (effectifs, évolution du CA…) permettant de juger objectivement de la qualité de votre candidature.
de faire connaître facilement et assez précisément votre entreprise : l’interlocuteur qui vous connaît et qui va peut-être choisir votre offre comme étant la mieux disante devra justifier ses choix auprès d’autres qui ne vous connaissent pas.
de mettre en valeur vos points forts : ce qui vous différencie de vos concurrents et/ou ce qui est gage de qualité dans votre métier.

Elle devra souvent être scindée entre la présentation qui illustrera votre candidature et celle qui accompagnera votre mémoire technique.

Bref, la rédaction de cette partie incontournable de vos réponses prend du temps et demande de la réflexion… mais elle vous servira pour toutes vos réponses (avec quelques aménagements en fonction des demandes).

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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Assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression

décembre 1st, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics

déc, 01 2011

Le secteur public optimise ses impressions

En matière de marchés publics, il est fréquent de faire appel à l’assistance à maîtrise d’ouvrage dans les domaines du BTP et de l’informatique car ce sont des domaines très techniques, avec des enjeux très importants.

Les marchés relatifs aux systèmes d’impression étaient traditionnellement répartis en marchés de photocopieurs (moyens généraux), marchés de télécopieurs (moyens généraux ou informatique) et marchés d’imprimantes (informatique). Les différentes mutations technologiques, les enjeux budgétaires, organisationnels et de développement durable liés aux parcs de systèmes d’impression en ont fait des projets à part entière qui sont de plus en plus gérés par un seul service, souvent l’informatique. Or, les services informatiques n’ont pas la culture liée au documents. Eux-mêmes sont souvent de très faibles consommateurs d’impression. Technologiquement, les imprimantes ne les intéressent pas, encore moins les copieurs et ces parcs sont gourmands en ressources (assistance aux utilisateurs, gestion des incidents, gestion des consommables, validation de factures…).

La décision de faire appel à une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour les appels d’offres concernant les systèmes d’impression peut s’imposer quand :

l’administration manque de ressources internes pour mener le projet (temps homme, compétences…)
le projet débute par un audit préalable (analyse de la situation, définitions des besoins, préconisations techniques…) qui nécessite le recours à un consultant externe.
la rédaction des documents du DCE nécessite une expertise en termes de clauses techniques (engagements de services, pénalités, déploiement…).
la consultation nécessite des ressources spécialisées pour s’assurer d’avoir des réponses multiples et pertinentes et pour les réponses aux questions des candidats.

ASSPI accompagne les administrations dans leurs projets en matière de systèmes d’impression et leur propose des prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage dimensionnées à leurs besoins.

Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

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Et la parole des utilisateurs ?

novembre 17th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression

nov, 17 2011

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Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression, personne ne songerait à se passer des chiffres : combien de pages ? combien de matériels ? quels coûts ? quelle proportion d’impressions couleur ?…

Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression personne ne songerait à se passer des aspects localisation : dispose-t-on de locaux dédiés ? les couloirs permettent-ils l’implantation de matériels ? à quelle distance des utilisateurs le système doit-il être ?…

Dans un projet d’optimisation des systèmes d’impression, certains oublient le point de vue des utilisateurs. Sous couvert de questionnaires publiés sur l’intranet (auquel 5% des utilisateurs vont répondre !!!!!), sous couvert d’interroger les responsables de service (qui ne sont que rarement les plus grands producteurs d’impression), certains mènent le projet sans avoir pris la peine d’écouter vraiment la parole des utilisateurs.

Même si certains souhaits sont irréalistes, mêmes si certains utilisateurs ont du mal à prendre du recul par rapport à leurs pratiques quotidiennes, même si les contraintes budgétaires sont importantes, interroger et écouter les utilisateurs reste le meilleur gage de réussite du projet.

Cette écoute permet de s’assurer que l’on a bien compris les besoins factuels d’impression.

Elle permet de désamorcer dès le départ les malentendus et les a priori.

Elle constitue la deuxième étape de l’accompagnement au changement (après la communication expliquant le projet et ses diverses étapes).

Elle permet à l’auditeur externe de s’imprégner de la culture de l’entreprise et du climat qui y règne, deux facteurs qui influenceront la mise en œuvre du projet et choix décisionnels.

Cette parole doit donc être recueillie lors d’entretiens individuels ou de groupe. Ces entretiens devront porter sur un échantillon significatif de la population concernée (en quantité au moins 10 %, en qualité les métiers les plus représentatifs dans chaque service). La ou les personnes qui feront les préconisations pour le futur parc devront avoir mené au moins une partie de ces entretiens par elles-mêmes. Le guide d’entretien aura été adapté aux besoins de l’entreprise par les équipes qui pilotent de projet en interne et en externe. Ces précautions prises, il conviendra qu’un climat de bienveillance et d’écoute prévale.

Ces entretiens sont certes très gourmands en ressources mais tellement riches en enseignements…