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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les PME et l’optimisation des coûts

juin 28th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE
juin, 28 2010
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Considérant les économies comme un moyen de réduire l’impact de la crise, 89% des PME affirment avoir entamé, en interne, une politique d’optimisation des coûts.
Qu’est-ce qui motive les entreprises à faire des économies? Pour 67% d’entre elles, il s’agit de la recherche de rentabilité. De même, 52% des PME espèrent redynamiser leur trésorerie et 48% y voient un moyen de faire face à un contexte économique morose.
A quel niveau ces économies ont-elles été réalisées? Plus de sept entreprises sur dix affirment avoir réduit les coûts des frais de fonctionnement.
Enfin, à la question « que feriez-vous si aviez économisé 20.000 euros dans votre entreprise? », 40% des PME investiraient dans la modernisation de l’outil de travail. 22% redistribueraient les économies réalisées en primes et n’hésiteraient pas à recruter.

* Etude réalisée en novembre 2009, auprès de 150 PME/PMI par Costalis.

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Des coûts d’impression ? A quoi ça ressemble ?

juin 25th, 2010 Posted in Coûts d'impression
juin, 25 2010
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70 % des entreprises ne connaissent pas précisément leurs coûts d’impression et pourtant, ils représentent en moyenne 3 % de votre chiffre d’affaires.

Alors, de quoi se composent-ils ? Petite liste non exhaustive :

  • Les coûts d‘acquisition : amortissements, loyers…
  • Les consommables : encres, toners, tambours, papiers…
  • La maintenance : extensions de garantie, retour atelier, immobilisation…
  • Les pages imprimées non utilisées : pages jetées car ratées, oubliées, lues une seule fois…
  • Le temps passé par les collaborateurs à régler les problèmes techniques : drivers, bourrages, appel SAV…
  • La gestion des factures des prestataires : enregistrement comptable, réclamations, avoirs…
  • L’impression de pages couleur non maîtrisée : mails, brouillons…
  • La méconnaissance des fonctionnalités : recto-verso automatique, plusieurs pages par feuille, impression sécurisée…

Si les 3 premiers éléments sont les plus évidents, ils ne sont pas pour autant toujours identifiés car certaines factures sont « obscures » et certains contrats « opaques ».

Quant aux autres éléments, ils sont presque toujours oubliés dans les calculs alors qu’ils constituent une source très importante d’économies.

En tant qu’expert de ces sujets, nous vous fournissons une photographie éclairée de vos coûts réels et vous accompagnons dans la mise en place de solutions sur mesure, adaptées à vos besoins et économes. Les résultats sont garantis par notre mode de rémunération (% des économies réalisées).

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06 81 02 89 74

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Réduire ses coûts d’impression

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Les enjeux d’une politique d’impression responsable

juin 23rd, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 23 2010
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La mise en place d’une politique d’impression responsable doit répondre à 4 types d’enjeux : économique, écologique, technologique et sociétal.

L’ enjeu économique : c’est l’enjeu le plus évident. Réduire les coûts tout en offrant le meilleur service aux utilisateurs, limiter les dépenses d’impressions. Cela passe par l’élimination des impressions inutiles, la rationalisation du parc, la réduction des coûts d’impression à la page.

L’enjeu écologique : la consommation de papier, la consommation d’encres polluantes, le recyclage des matériels et des consommables sont autant de sujets qui doivent mobiliser chacun au sein de l’organisation.

L’enjeu technologique : le développement des systèmes d’information doit s’accompagner d’une dématérialisation des documents, l’utilisation de la couleur doit faire l’objet d’une réflexion spécifique, la veille technologique doit permettre d’accéder à la technologie la plus économique et écologique.

L’enjeu sociétal : la plupart d’entre nous utilise les nouvelles technologies mais reste attaché à l’impression comme étant un passage obligé. La mise en place de la politique de « non impression » constitue donc un changement majeur pour lequel il faudra accompagner les utilisateurs.

Ces 4 enjeux doivent faire l’objet d’une communication continue et doivent être portés par un ou des « champions » pour faire de la politique d’impression le cœur de l’organisation documentaire.

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Mais je ne suis qu’une TPE…

juin 18th, 2010 Posted in Spécial PME-TPE
juin, 18 2010
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On réduit les coûts d’impression d’une TPE comme ceux d’un grand compte :

  • En s’attaquant au matériel. A la création, le dirigeant de TPE sait qu’il a besoin d’un matériel pour imprimer. Il va donc dans une grande surface, spécialisée ou non, et achète le matériel le moins cher, souvent une imprimante jet d’encre. Quand l’activité se développe, il peste de devoir acheter de plus en plus souvent des cartouches hors de prix mais il n’a pas le temps de chercher une autre solution. C’est pourtant le premier levier permettant de réaliser des économies.
  • En s’attaquant aux pratiques d’impression. Toujours par manque de temps, les fonctionnalités du matériel ne sont pas utilisées au maximum (recto-verso, 2 pages par feuille, économie de toner…).Certaines impressions pourraient être évitées.

Ces 2 axes d’action peuvent vous faire économiser jusqu’à 50% de votre budget. Sachant que pour un volume de 1000 pages par mois, vous dépensez plus ou moins 1500 € par an (hors papier), l’étude de ces coûts est aussi (plus ?) important pour vous que pour une grande entreprise.

ASSPI vous accompagne dans cette démarche et en véritable partenaire, nous sommes rémunérés au résultat (% des économies).

Contact : iobiols@asspi.fr

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Réduire sa consommation d’énergie au bureau

juin 11th, 2010 Posted in Bureau vert
juin, 11 2010
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66 % des salariés souhaiteraient que leur entreprise mette en place des mesures en faveur de l’économie d’énergie, de l’utilisation d’énergie verte ou de produits verts.Vous pouvez commencer par 10 gestes simples.

  • Paramétrez le système de mise en veille de votre moniteur :Sous Windows, cliquez sur le menu Démarrer / Panneau de configuration / Affichage et choisissez l’onglet Ecran de veille, vous pouvez alors régler le délai de mise en veille de votre moniteur (5 minutes par exemple) et le type d’écran de veille.
  • Éteignez complètement votre moniteur lorsque vous quittez votre bureau plus de 15 minutes.
  • Débranchez l’alimentation des ordinateurs portables quand les batteries sont chargées.
  • Ne mettez en marche les imprimantes, photocopieuses, scanners uniquement lorsque vous en avez besoin. Il faut savoir que la photocopieuse consomme 80 % de son énergie en mode attente par exemple. En éteignant ces appareils, on élimine également une partie des dépenses de climatisation en été qui sont accrues par le réchauffement induit par les appareils électriques.
  • Préférez la lampe de bureau au néon plafonnier qui consomme davantage d’électricité.
  • Éteignez votre bureau lorsque vous partez le soir.
  • Baissez votre chauffage lorsque vous partez le soir.
  • Privilégiez les équipements informatiques portant le label Energy Star ou TCO.
  • Prenez l’escalier plutôt que l’ascenseur si vous en avez la possibilité.
  • Débranchez le chargeur de votre téléphone portable dés que sa batterie est rechargée.

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Conseils aux TPE pour l’acquisition d’un matériel d’impression

mai 25th, 2010 Posted in Spécial PME-TPE
mai, 25 2010
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En règle générale, je vous conseille un matériel multifonction (scanner, copieur, imprimante, fax éventuellement) plutôt qu’une imprimante. Le scan est un facteur d’économie de papier non négligeable.

Le choix entre jet d’encre et laser se fera en fonction de votre volume d’impression mensuel. Au-delà de 200 pages/mois (10 pages par jour) le laser est plus « rentable » car, même s’il coûte plus cher à l’achat, les consommables sont beaucoup moins chers. De plus, il est toujours plus performant pour imprimer sur des supports variés (papiers épais, papier ordinaire, recyclé…).

Dans le cas d’un achat de matériel  jet d’encre couleur, choisissez plutôt un modèle qui a 4 cartouches. Cela vous évitera de jeter la cartouche couleur dont le bleu est vide parce que votre logo est bleu et dont les 2 autres couleurs ont encore de l’encre.

Si je peux vous aider, répondre à des questions sur ce sujet, ce sera avec plaisir. Envoyez moi vos questions à iobiols@asspi.fr.

Cordialement

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