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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le secteur public optimise ses impressions

septembre 9th, 2010 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
sept, 09 2010
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Ce secteur est traditionnellement considéré comme le grand consommateur de papier. Au travers de directives ministérielles (Décembre 2008), la volonté d’optimiser les impressions est affichée et transformée en plan d’actions concrètes. Un exemple à suivre…

Objectifs cibles pour 2010 :

  1. Suppression des imprimantes à jet d’encre.
  2. Non-remplacement de 80 % des imprimantes individuelles.
  3. Développement des copieurs multifonctions.
  4. 100 % des cartouches laser ayant des caractéristiques équivalentes à celles de l’écolabel français (NF Environnement).
  5. 100 % des cartouches d’impression usagées reprises par les prestataires ou par des structures d’insertion des personnes éloignées de l’emploi ou employant une majorité de personnes handicapées.

Moyens d’action

  1. Communication sur les bonnes pratiques et les exemples : incitations à l’impression utile.
  2. Réglage en recto-verso par défaut des matériels d’impression.
  3. Développement de l’implantation d’appareils multifonctions en substitution aux imprimantes locales.
  4. Formation des agents à leur utilisation et au travail dématérialisé (constitution de dossiers, classement et archivage entièrement dématérialisés).
  5. Mise en réseau des copieurs et imprimantes pour diminuer la consommation et leur nombre avec une exemplarité forte à porter par la hiérarchie.
  6. Restriction du nombre d’imprimantes individuelles par le non-remplacement des imprimantes usagées.
  7. Recours à la dématérialisation.

Simple mais efficace…

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Etude Konica Minolta sur l’impression éco-responsable

août 18th, 2010 Posted in Bureau vert
août, 18 2010
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Konica Minolta présente les résultats d’une étude menée auprès d’environ 500 de ses clients, au mois de juin 2010, sur leur comportement en matière d’impression responsable. L’étude du constructeur japonais révèle que les PME interrogées (des structures allant de 6 à 500 salariés) ont majoritairement (81%) adopté des éco-gestes visant à réduire leur consommation de papier, d’encre et d’énergie et qu’elles apportent une attention particulière au tri ainsi qu’au recyclage du papier et des consommables.

Ces mesures spécifiques se traduisent par l’impression obligatoire en mode recto/verso (61%), par la limitation du nombre d’impressions par salarié (15%) et  par la formation des salariés pour une meilleure utilisation des systèmes d’impression (12%). En revanche, les entreprises interrogées sont 29% à n’avoir pu changer leurs habitudes d’impression principalement par manque de temps.

Autres données, 93% limitent leur consommation de papier : non impression des emails (39%), ou bien encore en utilisant le verso des feuilles imprimées (26%). Mais les éco-gestes plus complexes tels que l’utilisation du raccourci impression pour les pages web (3%), ou le paramétrage par l’utilisateur des pages web (1%) à imprimer sont rarement utilisés.

78% sont vigilantes quant à leur consommation d’encre : l’impression en noir & blanc des documents à relire est majoritairement plébiscitée (56%), vient ensuite le choix de la numérisation des documents (17%), puis l’utilisation du mode éco (14%) et du mode brouillon (13%).

Pour 58%, le papier est trié et orienté vers des filières de valorisation du papier. Néanmoins, l’utilisation du papier recyclé est loin de faire l’unanimité puisque 73% ne veulent pas payer plus pour un papier 100% recyclé.

Le recyclage des cartouches d’encre est également presque systématique (83%). Dans la majorité des cas (62%), les PME font appel à une société de collecte des consommables usagés. 31% renvoient par la poste les cartouches usagées au fabricant.

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Evolutions technologiques ?

juillet 13th, 2010 Posted in Divers
juil, 13 2010
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Peu d’annonces technologiques majeures sont venues bouleverser le marché de la bureautique ces derniers temps.

Les technologies se sont combinées au cœur des incontournables multifonctions branchés sur le réseau ou accessibles en WiFi. Tout en offrant un grand choix, ces technologies confirment la suprématie du laser, reconsidèrent le jet d’encre, ménagent le thermique et n’enterrent pas le matriciel.

Le cœur des imprimantes est toujours aussi fiable, qu’il s’agisse des miroirs, des faisceaux lasers, des tambours, des fours ou des systèmes de projection de l’encre.

Les consommables sont devenus un enjeu capital tant ils représentent une source de revenu pour le constructeur et dans le même temps un levier d’économies pour l’utilisateur. Têtes d’impression jetables, cartouches hautes capacité, encres solides dynamisent ainsi le marché. La chimie des encres à pigments et à colorants sait se montrer de plus en plus respectueuse de l’environnement, parvient à percer toutes les barrières de cellulose avec des résultats remarquables et permet même à l’impression de s’effacer au bout d’un certain temps.

L’ergonomie n’est pas en reste, avec une volonté marquée de concevoir des systèmes de moins en moins encombrants, silencieux et utilisables par des personnes handicapées. La recherche d’un plus grand confort pour moins d’efforts a poussé les constructeurs à développer les bacs d’alimentation papier automatique, les modules recto-verso, des circuits papier plus courts et plus accessibles. Sans parler de la consommation électrique des machines en baisse considérable.

La technologie est bel et bien en place, reste à lui faire accompagner les évolutions de nos pratiques. L’innovation viendra surtout de nos usages…

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Des coûts d’impression ? A quoi ça ressemble ?

juin 25th, 2010 Posted in Coûts d'impression
juin, 25 2010
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70 % des entreprises ne connaissent pas précisément leurs coûts d’impression et pourtant, ils représentent en moyenne 3 % de votre chiffre d’affaires.

Alors, de quoi se composent-ils ? Petite liste non exhaustive :

  • Les coûts d‘acquisition : amortissements, loyers…
  • Les consommables : encres, toners, tambours, papiers…
  • La maintenance : extensions de garantie, retour atelier, immobilisation…
  • Les pages imprimées non utilisées : pages jetées car ratées, oubliées, lues une seule fois…
  • Le temps passé par les collaborateurs à régler les problèmes techniques : drivers, bourrages, appel SAV…
  • La gestion des factures des prestataires : enregistrement comptable, réclamations, avoirs…
  • L’impression de pages couleur non maîtrisée : mails, brouillons…
  • La méconnaissance des fonctionnalités : recto-verso automatique, plusieurs pages par feuille, impression sécurisée…

Si les 3 premiers éléments sont les plus évidents, ils ne sont pas pour autant toujours identifiés car certaines factures sont « obscures » et certains contrats « opaques ».

Quant aux autres éléments, ils sont presque toujours oubliés dans les calculs alors qu’ils constituent une source très importante d’économies.

En tant qu’expert de ces sujets, nous vous fournissons une photographie éclairée de vos coûts réels et vous accompagnons dans la mise en place de solutions sur mesure, adaptées à vos besoins et économes. Les résultats sont garantis par notre mode de rémunération (% des économies réalisées).

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06 81 02 89 74

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Une police économique…

juin 21st, 2010 Posted in Bureau vert
juin, 21 2010
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Dans la série « petites astuces » pour économiser l’encre (ou le toner) qui nous coûte si cher et qui est si polluante, je vous propose de changer nos habitudes en matière de polices d’impression.

Les polices les plus utilisées sont Arial, Calibri et Times New Roman. Or, parmi les polices standards de Windows (quelle que soit la version), la police Century Gothic est bien plus économe en encre et est pourtant très lisible. L’inconvénient de cette police est qu’elle est plus large que les autres et risque donc de vous amener à consommer plus de papier, surtout si vous imprimez des pages complètes.

Autre solution très intéressante : la police Ecofont Vera Sans. Elle a été développée par une entreprise hollandaise et permet d’économiser jusqu’à 20 % d’encre. Le principe ? La police est composée pour partie de trous qui ne nuisent pas à la lisibilité dans les tailles les plus fréquentes (10, 12).Ne vous laissez pas décourager par l’éventuelle apparence médiocre à l’écran. Faites un essai sur papier.

Téléchargez la gratuitement sur : http://www.ecofont.com/fr/produits/vert/police/telechargement.html.

Après téléchargement, installez- la et elle sera accessible dans la liste habituelle des polices disponibles.

Cette société vous propose également d’utiliser un logiciel vous permettant de transformer votre police habituelle en Ecofont. Ainsi, vous continuez à utilisez Arial mais en version économique. Pour acquérir la licence d’utilisation de ce logiciel, il vous en coûtera 15 € par poste (tarifs dégressifs possibles).

Diverses astuces et bien d’autres façons d’optimiser vos outils d’impression peuvent faire l’objet d’une formation de vos collaborateurs par ASSPI. Cette formation entrera dans votre budget formation obligatoire (ASSPI a un N° de formateur Agréé) et dans votre politique de RSE (Responsabilité Sociale et Environnementale).

Pour en savoir plus, contactez-nous iobiols@asspi.fr

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Caprices d’imprimantes

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Caprices d’imprimantes ?

juin 16th, 2010 Posted in Bureau vert
juin, 16 2010
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Vos imprimantes vous font croire qu’elles n’ont plus d’encre pour obtenir des cartouches toutes neuves et …chères.

Ce phénomène a plus ou moins d’ampleur selon les marques et les modèles : certaines vont jusqu’à réclamer une cartouche neuve alors que celle en place contient encore 40 % d’encre.

Pour les imprimantes jet d’encre, le problème est délicat puisque, dans la plupart des cas, la cartouche porte également la tête d’impression. Forcer l’utilisation au-delà du message « cartouche vide » risque d’endommager la machine (échauffement).

Pour les imprimantes lasers, quelques astuces vont vous permettre d’imprimer des pages supplémentaires.

– Retirer la cartouche et la secouer horizontalement : astuce relativement connue mais très efficace. Du toner se dépose à nouveau sur le capteur et l’imprimante repart pour quelques pages (plusieurs centaines parfois). L’inconvénient de cette astuce est qu’il faut faire la manipulation fréquemment (toutes les 2 pages parfois).

– Retirer la cartouche et cacher les 2 capteurs (capsules transparentes sur les 2 côtés de la cartouche) avec du ruban adhésif opaque : cette astuce fonctionne très bien quand elle est possible (certains toners n’ont pas de capteurs accessibles). L’imprimante peut ainsi continuer à imprimer (certains ont ainsi dépasser l’alerte « fin de toner » de 1500 pages !!!).

– Retirer la cartouche et attendre quelques secondes avant de la remettre : vous faites ainsi croire à votre imprimante que vous avez changé le consommable. Cette astuce fonctionne sur des matériels dont le fabricant a choisi de paramétrer le nombre maximum de pages par cartouche dans le logiciel de la machine.

– Réinitialisez le compteur (combinaisons de touches, menus cachés…) : même principe que l’astuce précédente mais l’imprimante n’initialise le changement présumé de cartouche qu’avec des commandes qui ne se trouvent pas dans le manuel utilisateur…

Cette recherche de solutions pour imprimer plus en dépensant moins fait partie d’une démarche plus large d’optimisation des outils d’impression dans laquelle ASSPI vous accompagne.

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Conseils aux TPE pour l’acquisition d’un matériel d’impression

mai 25th, 2010 Posted in Spécial PME-TPE
mai, 25 2010
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En règle générale, je vous conseille un matériel multifonction (scanner, copieur, imprimante, fax éventuellement) plutôt qu’une imprimante. Le scan est un facteur d’économie de papier non négligeable.

Le choix entre jet d’encre et laser se fera en fonction de votre volume d’impression mensuel. Au-delà de 200 pages/mois (10 pages par jour) le laser est plus « rentable » car, même s’il coûte plus cher à l’achat, les consommables sont beaucoup moins chers. De plus, il est toujours plus performant pour imprimer sur des supports variés (papiers épais, papier ordinaire, recyclé…).

Dans le cas d’un achat de matériel  jet d’encre couleur, choisissez plutôt un modèle qui a 4 cartouches. Cela vous évitera de jeter la cartouche couleur dont le bleu est vide parce que votre logo est bleu et dont les 2 autres couleurs ont encore de l’encre.

Si je peux vous aider, répondre à des questions sur ce sujet, ce sera avec plaisir. Envoyez moi vos questions à iobiols@asspi.fr.

Cordialement

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