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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les questions dans les marchés publics

septembre 20th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 20 2012
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Lorsque vous avez repéré un appel d’offres publics qui vous intéresse, vous pouvez commencer par lister les documents qu’il vous faudra fournir.

Puis, suivant le temps qui vous est imparti pour la réponse, vous allez … attendre. En effet, vous avez beaucoup d’autres choses urgentes dans vos listes à faire. Conclusion, vous allez reprendre le dossier quelques jours avant la date butoir, parfois la veille. A la relecture des documents du dossier de consultation (DCE) vous allez vous apercevoir que certaines choses mériteraient des précisions, que vous n’êtes pas sûr de bien comprendre ce qui est attendu. Mais il est souvent trop tard pour poser des questions car elles peuvent être réglementées. Pour assurer la transparence, l’acheteur se doit de répondre aux questions et de diffuser ses réponses à tous les candidats. Il prévoit donc en général, un délai au-delà duquel, il ne pourra plus assurer cette diffusion et ne répondra plus aux questions.

Pour être sûr de pouvoir poser les questions indispensables à une réponse adaptée, pour montrer votre intérêt pour la consultation, pour montrer votre sérieux et votre rigueur, nous vous conseillons de lire très attentivement le DCE dès la première lecture et de poser immédiatement les questions qui vous semblent indispensables. Il est probable qu’après cette étape le dossier doive attendre de remonter dans la liste des « A FAIRE » mais au moins vous disposerez de toutes les informations nécessaires pour une réponse de qualité.

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Le mémoire technique : la forme

septembre 13th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 13 2012
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Pour optimiser votre mémoire technique et mettre en valeur votre savoir-faire vous travaillez le contenu, vous vous appliquez à suivre nos conseils de personnalisation mais la forme compte aussi.

Imaginez que, pour une consultation moyenne de quelques milliers d’euros en BTP, l’administration reçoit une dizaine d’offres. Pour évaluer la valeur technique de chacune d’entre elles, il lui faudra lire les mémoires techniques (certains frôlent la centaine de pages en mode catalogue) et forcément résumer l’essentiel pour entrer dans les critères de choix et présenter un dossier complet lors de la commission de marché.

Si vous ne leur facilitez pas la tâche, vous prenez le risque que vos lecteurs passent à côté du plus important, ne vous comprennent pas bien, ne lisent pas tout.

Par exemple, structurer votre mémoire en parties clairement identifiées et numérotées vous permet d’établir une table des matières avec le renvoi aux numéros de pages et facilite la navigation du lecteur dans votre document. Un mémoire ne se lit pas comme un roman du début à la fin. Le lecteur va en général immédiatement vers ce qui est le plus important pour lui (moyens humains, plannings…) puis revient vers les parties qui lui permettent de comprendre comment vous compter vous y prendre. Ensuite, il reviendra vers certains éléments pour vous attribuer une note pour chaque critère défini. Enfin, en commission, s’il doit justifier ou expliquer certaines choses, il devra pouvoir rapidement se référer à votre document.

Au final, la table des matières lui aura facilité l’analyse de votre offre, lui aura permis d’en avoir une vision claire et synthétique. Il vous en sera donc reconnaissant et, en plus, il sera plus convainquant pour en parler aux décisionnaires.

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Coopératives et marchés publics

septembre 6th, 2012 Posted in Marchés Publics
sept, 06 2012
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La préférence pour les coopératives dans la passation des marchés publics avait disparu mais elle est de nouveau effective. Ainsi dans le DC2, l’administration vous invite à faire connaître le statut de votre entreprise qui peut vous valoir cette préférence.

Ainsi, lors de la passation d’un marché, un droit de préférence est attribué à égalité de prix et à équivalence d’offres à l’offre présentée par :

  • une société coopérative ouvrière de production,
  • un groupement de producteurs agricoles,
  • un artisan,
  • une société coopérative d’artisans,
  • une société coopérative d’artistes,
  • des entreprises adaptées.

Les offres sont regardées comme équivalentes au sens de ces dispositions :

  1. S’il est procédé à leur pondération chiffrée, lorsque l’écart du nombre de points obtenus par rapport à l’offre la mieux classée n’excède pas 10 % ;
  2. S’il est procédé par hiérarchisation des critères, lorsque après l’application du ou des précédents critères, l’écart de prix entre les offres restantes n’excède pas 10 %.

Concrètement, si votre offre est à 10% près au même prix et de la même qualité que le mieux disant, vous bénéficiez d’une préférence si vous pouvez justifier d’un de ces statuts.

Lorsque les marchés portent, en tout ou partie, sur des prestations susceptibles d’être exécutées par des artisans ou des sociétés d’artisans ou des sociétés coopératives d’artisans ou des sociétés coopératives ouvrières de production ou des entreprises adaptées, les pouvoirs adjudicateurs contractants doivent, préalablement à la mise en concurrence, définir les travaux, fournitures ou services qui, à ce titre, et dans la limite du quart du montant de ces prestations, à équivalence d’offres, seront attribués de préférence à tous autres candidats, aux artisans ou aux sociétés coopératives d’artisans ou aux sociétés coopératives ouvrières de production ou à des entreprises adaptées »  = quart réservataire. Plus particulièrement intéressante pour les artisans et leurs groupements (mais pas uniquement) cette disposition permet de réserver 1/4 des travaux ou services pour ces entreprises au détriment des grands groupes.

2012 étant l’année internationale des coopératives, profitez-en pour promouvoir ce type d’ organisation en vous positionnant sur les marchés publics…

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Prestations intellectuelles : un devis

juillet 12th, 2012 Posted in Marchés Publics
juil, 12 2012
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Comme nous l’avons déjà évoqué plusieurs fois, les organisations publiques peuvent se contenter de demander 3 devis pour attribuer une prestation inférieure à 15 000 €.

Ces consultations concernent particulièrement les prestations intellectuelles du type conseil, audit…

Mais encore faut-il que le devis soit vendeur, concis et suffisamment précis pour éviter les malentendus. Il ne s’agit pas de rédiger un mémoire technique à proprement parler mais il convient tout de même d’aller au-delà d’un nombre de jours multiplié par un tarif.

Comme pour le mémoire technique, il vous faut démontrer que vous avez compris la problématique et le contexte.

Dans cette problématique, nous retrouvons très souvent celle du délai. Il est donc important de démontrer votre capacité à planifier vos prestations et à respecter vos engagements dans ce domaine.

La vraie difficulté consiste à présenter vos prestations et votre valeur ajoutée de façon synthétique mais non simpliste. Cet exercice est plus facile si vous avez rencontré l’interlocuteur précédemment.

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Marchés publics : se faire connaître

juillet 5th, 2012 Posted in Marchés Publics
juil, 05 2012
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Comme nous l’avons déjà évoqué dans d’autres articles, pour augmenter ses chances d’emporter des marchés publics, il faut se faire connaître en amont. C’est vrai pour les procédures formelles, mais cela est encore plus vrai pour tous les marchés inférieurs à 15 000 € qui peuvent se résumer à une consultation.

Au sein des collectivités publiques les plus grandes, la décision d’acheter peut faire intervenir jusqu’à 4 personnes différentes :

  • L’utilisateur qui est celui qui est à l’origine de l’achat car c’est lui qui perçoit le « besoin ». Par exemple : un responsable de bibliothèque qui a besoin d’un meuble supplémentaire, un directeur d’école qui veut faire repeindre une classe, un ingénieur qui voudrait un logiciel spécifique…
  • Le représentant du « service technique » ou « acheteur » chargé de mettre en forme, voire de rationaliser le besoin de l’utilisateur pour aboutir, le cas échéant, à un cahier des charges technique.
  • Le « bureau des marchés », composé d’agents de formation administrative et juridique, qui passe formellement le contrat et assure son suivi administratif.
  • Le comptable du Trésor , agent de l’Etat, qui effectue le paiement, généralement par virement bancaire (dans les petites communes, il s’agit du percepteur).

Dans les petites communes, l’utilisateur et le service technique (acheteur) sont souvent une seule et même personne.

L’entrepreneur doit pratiquer un certain marketing vis à vis des services acheteurs des collectivités publiques :

  • pour que ces derniers le connaissent et songent à le consulter dans les marchés de faibles montants,
  • pour qu’ils lui indiquent leurs prévisions d’achats pour l’année à venir.

Il ne doit pas hésiter à entrer en contact avec les utilisateurs et également les services techniques (acheteurs), lorsque la distinction existe.

Une approche locale permet de se faire connaître auprès des administrations proches de l’entreprise (cet aspect est souvent apprécié dans le jugement des offres), d’obtenir des références et d’étendre petit à petit son champs d’action.

Pour en savoir plus, pensez à nos ateliers « Réponse aux appels  d’offres publics ».

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Les ateliers intégrés d’impression (FIN)

juin 28th, 2012 Posted in Marchés Publics
juin, 28 2012
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L’absence de politique globale d’équipement en matière de systèmes d’impression est très fréquente. Mais l’absence de réflexion de ce type est également constatée au premier niveau, celui des ateliers eux-mêmes.
Lorsqu’il s’agit simplement d’un équipement, dans un atelier intégré, il devrait y avoir cette approche globale des besoins et des moyens au sein du service.
Au niveau des ateliers intégrés constitués, de nombreux projets de modernisation portent sur le remplacement de machines dont les contrats de location arrivent à terme, sans réflexion ou projection préalable sur leur environnement général d’utilisation et les autres matériels en place. Cette démarche de renouvellement des équipements techniques au fil de l’eau n’est pas la plus adaptée ni la plus efficace. Elle ne permet pas de relier les éléments d’une même chaîne de production de documents alors que l’évolution technologique le favorise depuis déjà plusieurs années.
Au-delà de la simple évaluation des besoins existants (une machine, une production, un personnel affecté), il convient d’avoir une approche plus globale de l’ensemble des moyens d’impression au niveau de l’atelier : conditions et pertinence d’utilisation des autres matériels dans l’atelier concerné (offset, duplicopieur, copieur couleur, volumes de production, échéances des contrats…) mais également, si possible, au niveau de l’établissement (parc de copieurs en libre-service, voire parc d’imprimantes, volumes de production, échéances des contrats…).
Une modernisation efficace adaptée et cohérente des moyens d’impression permet une maîtrise des coûts et une baisse des coûts de production. Elle implique de mener une étude précise et préalable sur :

  • Les besoins globaux : libre service / atelier
  • Les moyens complets existants : imprimantes, copieurs, ateliers, sous-traitance

Cela peut constituer en fait le premier pallier d’une démarche de mutualisation plus importante ou ambitieuse des moyens et des besoins d’impression dans une administration ou un établissement public.

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juin 21st, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics
juin, 21 2012
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Pour mener à bien une optimisation globale des moyens d’impression, nous avons vu qu’il est nécessaire de procéder, au préalable, à une étude sérieuse, afin d’en tirer tous les avantages en termes d’organisation, de coût et de méthodes. Cette approche est bien entendu également valable pour les ateliers de reprographie.
La dispersion des moyens techniques est toujours une cause d’augmentation des coûts de revient au sein d’une même administration. Elle constitue aussi souvent une gêne sur les plans de la fonctionnalité et de la productivité. Elle est due à la multiplication des sites géographiques ou à des unités considérées comme autonomes au sein de tel ou tel établissement.
Le développement rapide et prodigieux des technologies, l’arrivée massive de l’informatique dans tous les secteurs de la chaîne graphique et de ses filières de production, constituent une nécessité (et sans doute une chance) de modifier les comportements.
Les fabricants de matériels ont en effet privilégié la mise au point d’outils destinés au traitement de gros volumes, produits avec une grande qualité d’impression dans le cadre d’une productivité élevée et permettant un abaissement des coûts. Cette observation vaut aussi bien pour la couleur que pour le monochrome.

La mutualisation des moyens peut revêtir un aspect plus ou moins important.

  • Au sein d’un même établissement sur un même site ou sur des sites éclatés : il s’agit souvent d’ateliers dédiés à des services ou directions qui au regard de leurs missions réclament une certaine autonomie, mais qui pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre.
  • Entre des ateliers appartenant à des établissements autonomes d’une même administration dans un périmètre géographique restreint : comme précédemment, ces ateliers pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre. Ils sont liés entre eux par le biais de conventions qui fixent la part de chacun dans la répartition des dépenses au prorata de leurs productions.
  • Entre des établissements autonomes d’une même administration qui ont fusionné l’ensemble de leurs moyens au sein d’une seule unité de production : chacun de ces établissements rencontrant de grandes difficultés pour conserver un atelier, ils ont décidé de fusionner l’ensemble de leurs moyens (locaux, matériels et ressources humaines) au sein d’un seul atelier géré en commun.

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juin 14th, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
juin, 14 2012
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Dans l’article du 7 juin, nous évoquions les ateliers intégrés d’impression ou de reprographie comme moyen d’impression à disposition des utilisateurs. Ces ateliers sont très caractéristiques des équipements publics et sont plus rares dans les organisations privées.

Les ateliers intégrés d’impression ou de reproduction des administrations représentent pour leur part entre 3 et 5 000 unités impliquant des organisations, des structures, des moyens techniques et humains ainsi que des modes de
fonctionnement et de gestion extrêmement contrastés. Cette situation est autant due à l’historique de création et de développement propre à ces services qu’aux bouleversements technologiques successifs intervenus depuis une quinzaine d’années. En effet, les évolutions technologiques n’ont pas toutes été assimilées au même niveau par les administrations. Dès lors, en fonction des efforts fournis, des moyens disponibles et des priorités définies en interne, les administrations se situent à différents stades de modernisation.

Le recours aux ateliers intégrés trouve sa justification dans les contraintes particulières suivantes :

  • Urgence : elle se caractérise par le délai souvent très court entre le moment où le texte est produit par son rédacteur et celui de sa diffusion.
  • Seulement, il faut admettre que le rythme de travail est plus lié aux habitudes de traitement des affaires au coup par coup, qu’à une réelle nécessité. Un minimum de planification du travail administratif permettrait souvent de résoudre les problèmes ainsi posés en imposant moins de contraintes aux imprimeries administratives ou en recherchant d’autres modes d’organisation de la production imprimée.
  • Seules les demandes d’exécution inférieures à 24 heures doivent être considérées comme urgentes. Par ailleurs, il est souhaitable d’analyser les surcoûts engendrés par l’application de ce critère de manière à éliminer les demandes injustifiées.
  • Confidentialité : le caractère confidentiel de certains documents est souvent attribué par des textes réglementaires qui,
  • dans ce cas, imposent également leurs modalités d’élaboration et de reproduction. Plus souvent, il est imposé de façon discrétionnaire par l’autorité administrative. Toutefois, ce caractère est souvent limité dans le temps et disparaît lorsque le document est rendu public. C’est pourquoi, on peut en faire une analyse objective en considérant le délai intervenant entre la fin de la reproduction définitive et celui de la publication. Plus ce délai est court, moins les possibilités d’indiscrétion sont importantes, et moins contraignantes en sont les modalités matérielles.
  • En revanche, répondent à ce critère tous les documents ayant un caractère  » secret  » ou  » confidentiel  » permanent, de même que de nombreux documents préparatoires, nécessaires à l’élaboration du document final publié.
  • Souplesse : elle est nécessitée par la fréquence des révisions en cours de production d’un document et/ou les conflits de priorité qui amènent à interrompre un travail en cours pour permettre l’exécution d’un autre jugé plus urgent. L’analyse statistique de la fréquence des travaux interrompus par rapport à l’ensemble des travaux permet de mesurer la souplesse nécessaire à la satisfaction du besoin.
  • Variabilité de la charge : la production administrative est très variable dans le temps et des phénomènes de pointes de charge sont
    très fréquemment rencontrés. La demande peut varier, d’une période à l’autre, du simple au double ou au triple, voire plus.

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juin 7th, 2012 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
juin, 07 2012
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Les dépenses affectées au traitement du document imprimé (équipements techniques individuels, en libre service ou de production, ressources humaines, consommables, papier, gestion, etc…) peuvent représenter jusqu’à 5% du budget d’une entité administrative.

Nous vous proposons donc une série d’articles sur ce traitement et ses enjeux. Nous commençons aujourd’hui par une présentation des moyens d’impression disponibles et de leur utilisation.

Aujourd’hui, dans les organisations publiques, l’utilisateur a potentiellement accès à 4 moyens d’impression :

  • Les moyens individuels : ces moyens permettent de réaliser des documents-matrices sous forme imprimée et électronique dans des
    normes typiquement bureautiques. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du
    processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme et/ou le rendu de l’impression ne dépendront que du rédacteur et de l’utilisation d’une imprimante personnelle aux capacités limitées.
  • Les moyens départementaux : ils comportent les imprimantes connectées au réseau d’établissement, les copieurs d’étage en libre-service connectés et non connectés au réseau d’établissement, les scanners, les petits outils de reliure (anneaux, spirales, peignes, bandes pré-encollées, agrafeuses) et de découpage (massicot à main). Ces moyens sont activés lorsque la réalisation du document nécessite des capacités (dépassant les capacités des moyens individuels) de reproduction, en nombre et/ou de façonnage, d’admission de formats, de force, et/ou de supports imprimables. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme,le rendu de l’impression et/ou le façonnage, ne dépendent à nouveau que du concepteur du document.
  • Les moyens professionnels : ils peuvent être des ateliers intégrés d’impression ou de reprographie ou des ateliers d’imprimerie. Du fait de l’évolution des technologies et des travaux à prendre en charge d’un tel service, ce noyau immuable intègre de plus en plus fréquemment, un module de traitement des fichiers informatiques soumis à l’impression via le réseau d’établissement ou de médias divers (disquettes, cartouches amovibles, clés USB, CD Rom, DVD, disques optiques…). La dimension de ces ateliers s’échelonne à partir d’une seule unité disposant d’un seul copieur de reproduction numérique monochrome (non) connecté, de divers matériels de façonnage, d’un agent dédié, jusqu’à un service complet mettant en oeuvre des personnels spécialisés, des solutions numériques mono et polychromes (non) connectées (copieurs, imprimantes, duplicopieurs…). Les volumes de production se situent dans une fourchette d’environ 1 million de copies par an à plusieurs dizaines de millions de copies par an.
  • Le recours au secteur concurrentiel : le recours au secteur concurrentiel ne doit pas être considéré seulement comme un moyen de pallier les incapacités à traiter la demande en interne, en permettant d’écrêter la charge ou d’apporter les compléments ou suppléments techniques et matériels requis. Il doit être présent dans toute démarche ou réflexion de modernisation des moyens internes de production graphique.

Le recours à l’un ou l’autre de ces moyens ou leur combinaison se décide à partie de :

  • La forme finale d’un document ainsi que des divers éléments le constituant : couverture, format, papier surfacé…
  • La longueur de tirage : capacité du matériel, temps d’exécution,coûts.
  • Le niveau de rendu (définition) de l’impression : impressions sensibles, rendus particuliers…
  • Les diverses réalités économiques : ROI.
  • Les outils d’aide à la décision.

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Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

mai 31st, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE
mai, 31 2012
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De nombreux organismes et consultants vous proposent des formations aux marchés publics. Celles-ci sont très orientées sur les aspects juridiques de la consultation, du marché et de la réponse. Cet aspect est certes très important pour les consultations importantes et particulières. Je regrette pourtant que de nombreuses formations se limitent à ces aspects car elles sont pratiquées par des juristes.

Les personnes qui vont répondre aux appels d’offres publics dans les PME n’ont pas cette formation juridique et, par conséquent, ces formations leur sont peu profitables, rébarbatives et…inefficaces.

En effet, d’expérience, l’aspect juridique est loin d’être crucial pour les marchés qui les concernent. Une fois, que l’on connait les seuils de marchés, les documents administratifs à fournir à lire , les principales caractéristiques des marchés à bons de commande, de l’allotissement, les clauses de règlement et quelques autres douceurs, le plus important pour devenir un partenaire efficace des opérateurs publics est de savoir choisir les appels d’offre auxquels répondre , d’être organisé et rigoureux et de savoir mettre en valeur ses points forts.

ASSPI vous propose des ateliers pratiques qui abordent tous ces points. Ces ateliers sont adaptés à votre structure, à votre activité. Ils sont basés sur un cas pratique auquel vous pourriez répondre, auquel vous êtes en mesure de répondre à la fin de la formation. Ils sont suivis de conseils et de relecture de vos réponses pendant 1 mois suivant la session.

Ils se tiennent dans vos locaux et peuvent accueillir jusqu’à 3 personnes pour un montant forfaitaire par jour de 450 € HT.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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