LES SOLUTIONS D’IMPRESSION TIENNENT LE HAUT DE L’AFFICHELe numéro du mois de juin de DAF Magazine étudie les enjeux des systèmes d’impression dans l’entreprise.
Isabelle Obiols a été interviewée sur le sujet de l’audit préalable et de la réduction des coûts.
DAF Magazine N°6 – 01/06/2012
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L’absence de politique globale d’équipement en matière de systèmes d’impression est très fréquente. Mais l’absence de réflexion de ce type est également constatée au premier niveau, celui des ateliers eux-mêmes.
Lorsqu’il s’agit simplement d’un équipement, dans un atelier intégré, il devrait y avoir cette approche globale des besoins et des moyens au sein du service.
Au niveau des ateliers intégrés constitués, de nombreux projets de modernisation portent sur le remplacement de machines dont les contrats de location arrivent à terme, sans réflexion ou projection préalable sur leur environnement général d’utilisation et les autres matériels en place. Cette démarche de renouvellement des équipements techniques au fil de l’eau n’est pas la plus adaptée ni la plus efficace. Elle ne permet pas de relier les éléments d’une même chaîne de production de documents alors que l’évolution technologique le favorise depuis déjà plusieurs années.
Au-delà de la simple évaluation des besoins existants (une machine, une production, un personnel affecté), il convient d’avoir une approche plus globale de l’ensemble des moyens d’impression au niveau de l’atelier : conditions et pertinence d’utilisation des autres matériels dans l’atelier concerné (offset, duplicopieur, copieur couleur, volumes de production, échéances des contrats…) mais également, si possible, au niveau de l’établissement (parc de copieurs en libre-service, voire parc d’imprimantes, volumes de production, échéances des contrats…).
Une modernisation efficace adaptée et cohérente des moyens d’impression permet une maîtrise des coûts et une baisse des coûts de production. Elle implique de mener une étude précise et préalable sur :
Cela peut constituer en fait le premier pallier d’une démarche de mutualisation plus importante ou ambitieuse des moyens et des besoins d’impression dans une administration ou un établissement public.
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Les ateliers intégrés d’impression
Les ateliers intégrés d’impression (suite)
Les études se succèdent pour souligner l’accélération de l’usage des terminaux mobiles en entreprise. Une tendance dont les implications sont nombreuses. Pas seulement en raison de la façon dont est distribuée, partagée, consommée l’information, avec toutes les perspectives de changement d’organisation et de gouvernance que cela entraîne, mais également à cause du poids que le numérique fait peser sur la mutation du document.
Une main d’œuvre mobile
Une enquête réalisée fin 2011 par Lyra research auprès d’organisations composées de 200 employés établissait que 178 de ces collaborateurs utilisaient un smartphone pour des appels liés à leurs activités professionnelles, et que 115 d’entre eux envoyaient leurs e-mails et exploitaient des applications à partir du même terminal. Plus récemment, Forrester souligne que près d’un quart des appareils utilisés sur le lieu de travail sont des terminaux mobiles et non des PC, tandis qu’un tiers des cadres utilise au moins trois terminaux pour se connecter au système informatique de leur entreprise. D’après le rapport Mobile workforce d’iPass, les travailleurs mobiles sont 91% à utiliser un smartphone pour leurs activités et 44% d’entre eux possèdent une tablette. Et, selon une étude de l’Economist Intelligence Unit, les bureaux seront encore plus virtuels d’ici 2020, avec une majorité d’employés travaillant plus depuis la maison qu’au bureau. On pourrait multiplier les exemples qui confirment la mobilité de la main d’œuvre et les besoins d’impression qui en découlent.
Imprimer là où on est
La perspective de pouvoir imprimer là où on est et non plus là où se trouve l’imprimante séduit plus d’un collaborateur. Le cloud printing et l’impression à la demande sont deux composantes sur lesquelles peut s’appuyer une stratégie d’impression mobile, avec des infrastructures déjà en place, une faible consommation de bande passante et une couverture du sans fil satisfaisante. Pas d’efficacité si les solutions proposées ne sont pas simples à utiliser. Il appartient aux fabricants et aux prestataires spécialisés d’étoffer leurs offres et de fournir à l’utilisateur final des solutions réellement limpides à mettre en œuvre.
Source : Printnews
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La gestion et la maîtrise des parcs informatiques et donc des parcs d’impression sont devenues des impératifs techniques et économiques. Ainsi, les responsables informatiques doivent de plus en plus être des gestionnaires.
L’administration de parc va permettre à l’administrateur d’effectuer le suivi technique de son parc informatique et d’administrer les ressources informatiques de son entreprise.
Quelles fonctionnalités recouvrent l’administration de parc d’impression?
Les outils existant permettent aux entreprises de définir l’administration de toutes leurs ressources d’impression en fonction des règles de l’entreprise, à partir d’une console centrale.
Et la gestion de parc…
La gestion de parc, c’est le suivi en temps réel du patrimoine technique, informatique ou non de l’entreprise. Elle offre une vision globale de l’état, du suivi et des coûts des appareils utilisés dans l’entreprise et notamment des imprimantes et des copieurs. Il s’agit non seulement de recenser les différents types de machines présentes dans l’entreprise, leur nombre, leur localisation et les logiciels qui y sont installés mais de connaître aussi l’année de fabrication et d’acquisition de ces matériels et logiciels, le nom des fournisseurs, les consommables nécessaires…
La gestion de parc est une fonction à la fois administrative et technique : elle apporte une connaissance patrimoniale de son parc et offre une vision technique étendue, une vision financière et administrative.
Elle va ainsi constituer le pivot autour duquel peuvent s’articuler l’assistance aux utilisateurs ou Help Desk, la maintenance, la gestion des budgets…
L’administration de parc fonctionne plutôt comme le bilan du parc (supervision et diagnostic ponctuel du parc) alors que la gestion de parc serait plutôt le compte de résultat du parc avec un suivi permanent des actions (reporting, tracking…). C’est un peu la « comptabilité » du système d’information.
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Les dépenses affectées au traitement du document imprimé (équipements techniques individuels, en libre service ou de production, ressources humaines, consommables, papier, gestion, etc…) peuvent représenter jusqu’à 5% du budget d’une entité administrative.
Nous vous proposons donc une série d’articles sur ce traitement et ses enjeux. Nous commençons aujourd’hui par une présentation des moyens d’impression disponibles et de leur utilisation.
Aujourd’hui, dans les organisations publiques, l’utilisateur a potentiellement accès à 4 moyens d’impression :
Le recours à l’un ou l’autre de ces moyens ou leur combinaison se décide à partie de :
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En janvier, nous vous informions du lancement de la grande étude de Riposte Verte sur la gestion du papier dans les entreprises.
Avec cette étude, déjà menée en 2010, Riposte verte analyse les pratiques constatées dans toutes les
organisations (privées et publiques) hors le comité PAP50 (50 plus grandes entreprises françaises et 50 plus grandes organisation publiques).
Les résultats analysés et comparés à ceux de l’étude de 2010 viennent d’être publiés. 2 points principaux se dégagent des résultats : il y a peu d’écarts significatifs entre les pratiques des TPE et celles des grandes entreprises ; les efforts de sensibilisation en interne apparaissent (bien) plus soutenus en 2012.
Pour commencer, Riposte verte nous rappelle (ou nous apprend) quelques données de la gestion du papier.
En interne, tous les collaborateurs paramètrent une taille de police réduite (12 max) et 90 % déclarent avoir accès à un copieur multifonctions branché en réseau (↗ 3 % par rapport à 2010). Deux avantages pour ces machines : la fonction recto verso utilisée par 83 % des collaborateurs
(↗ 6 % par rapport à 2010) et la fonction « 2 pages en 1 » utilisée par 36 % d’entre eux (↘ 4 % par rapport à 2010).
La récupération du papier semi usagé est une pratique concrète (très) simple à mettre en œuvre qui emporte l’adhésion des dirigeants comme des employés. 71 % des structures tertiaires interrogées utilisent des bannettes pour récupérer le papier semi usagé que 90 % des collaborateurs
(re)prennent comme brouillon.
Après avoir réduit ses consommations et réutilisé le papier semi usagé, tout acteur responsable doit faire valoriser ses déchets papier. Manifestement, une prise de conscience s’opère puisque 64 % des répondants assurent sensibiliser leur personnel aux écogestes (↗9 % par rapport à 2010). Reste donc un tiers des collaborateurs qui déclare n’avoir jamais été sensibilisé sur l’impact de ses pratiques quotidiennes au bureau !
Lorsque des actions de sensibilisation sont menées, elles sont, dans l’ensemble, inappropriées. L’affichage (54 %) (↗ 23 % par rapport à 2010) et l’envoi de courriels (43 %) (↗ 16 % par rapport à 2010) sont des solutions faciles et peu coûteuses mais largement insuffisantes. Elles seraient à compléter par de la formation, proposée à seulement une personne interrogée sur trois (↗ 16 %).
CONCLUSION
Pour la mise en œuvre d’une politique responsable, on constate d’ailleurs que la taille de l’organisation n’est pas un frein. Si les résultats des trois catégories (TPE/PME /+ de 250 collaborateurs) sont généralement proches, les trois écarts significatifs relevés sont toujours en faveur de la plus petite (choix de papier responsable, suivi des achats, utilisation de bannettes de récupération).
Une évolution positive est tout de même à noter : l’implication croissante des collaborateurs au travers d’actions de sensibilisation voire de formations sur le sujet.
Ainsi, cette étude confirme, comme en 2010, la nécessité de renforcer les moyens alloués à la conduite du changement et à la mise en place d’une politique formalisée : gouvernance dédiée, diagnostic de fonctionnement, plan d’actions prioritaires, objectifs et indicateurs de suivi, etc.
Sources : Riposte Verte
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Documents numériques et consommation de papier
L’approche traditionnelle de la gestion de l’impression se résume souvent à des actes
décidés sans réelle stratégie. Généralement,on donne la priorité au remplacement des
équipements, et ces achats sont souvent opportunistes et indépendants des autres
projets informatiques.
Les différents achats de matériels, de consommables et de services de support sont,
la plupart du temps, morcelés entre l’informatique, les services généraux
et/ou les départements fonctionnels – ces derniers pouvant eux mêmes
être séparés entre différents sites et services.
La plupart du temps, aucune réflexion n’est entamée quant à l’utilisation
des documents et les processus liés à leur production et diffusion. En définitive, très
peu d’entreprises disposent d’une vraie stratégie documentaire.
Ce type de gestion des moyens d’impressionet de leurs évolutions n’est pas sans conséquence
pour la qualité du service rendu et des coûts associés. On constate ainsi une hétérogénéité
forte de modèles, voire de marques, ce qui se traduit par une pléthore de consommables disparates,
de nombreux fournisseurs différents avec leurs contrats associés, le tout avec
peu ou pas de contrôle.
Les équipements eux-mêmes sont rarement adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs.
On note ainsi des fonctionnalités redondantes, des équipements trop spécialisés, des excès
de capacité ou, au contraire, des sous-capacités.
La gestion au quotidien s’avère ainsi lourde et coûteuse, car elle génère d’importants
frais d’achat et de stockage de consommables, ainsi que des coûts de maintenance et
de support utilisateur élevés.
On note par ailleurs une disparité entre le confort théorique et le confort réel des
utilisateurs, qui continuent de penser qu’une imprimante personnelle est plus
appréciable qu’un moyen distribué.
Sans parler du manque, voire de l’absence complète de visibilité et de reporting.
Si vous reconnaissez votre organisation dans ce portrait de la gestion des impressions, il est temps
de positionner l’optimisation des impressions comme un projet prioritaire. Commencez par
un audit approfondi de la situation actuelle…
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Les matériels et services d’impression sont un secteur d’achat important pour les services de l’État. Or, la mise en place d’une politique d’impression et d’une bonne stratégie d’achat peut permettre des gains très importants au moment de l’achat mais aussi pendant l’utilisation des solutions choisies.
Ce secteur d’achat est au cœur de la politique de développement durable définie par l’Etat en 2008 car il favorise d’autres actions et comportements durables comme la réduction de la consommation de papier.
Un 1er travail interministériel avait abouti à la publication du document de référence « le guide pratique sur la politique d’impression des services de l’État » qui est toujours d’actualité.
Dans la continuité de ces travaux, le SAE a établi les principes d’organisation suivants :
Des progrès ont été faits mais des marges de progrès importantes demeurent :
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Comme nous l’avons souvent dit dans ce blog, l’accompagnement des utilisateurs est un important facteur de réussite des projets d’optimisation des parcs d’impression.
Les utilisateurs doivent être écoutés et entendus sur leur ressenti, leurs usages, leurs contraintes, leurs initiatives…
Ils doivent être informés au fur et à mesure de l’avancée du projet : phases d’études, phases de décision, phases de consultation des prestataires potentiels, phases de choix, phase de déploiement…
Ils doivent comprendre et s »approprier les enjeux du projet.
Ils doivent être formés.Ce point est crucial et pourtant il est souvent sacrifié car le prestataire qui déploie le nouveau parc considère que le projet se termine dès qu’il peut facturer et l’équipe interne pousse un ouf de soulagement quand toutes les machines sont installées au bon endroit et fonctionnent.
L’expérience montre que la mise en place de guides d’utilisation améliore très nettement la prise en main du nouveau parc. Elle permet d’atteindre plus vite les objectifs de réduction des volumes imprimés (et donc des coûts d’impression).
Quelques conseil pour établir un guide d’utilisation efficace :
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Bien qu’il soit dorénavant admis que les coûts d’impression représentent entre 1% et 3% du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise, 80% des PME françaises n’ont toujours pas de politique de réduction des coûts d’impression.
Tandis qu’une majorité de PME se sont équipées d’une imprimante multifonction (MFP), seules deux PME sur dix encouragent leurs collaborateurs à l’utiliser pour numériser les documents et partager l’information plus facilement. L’enquête révèle que les PME ont investi dans des équipements de haute qualité, cependant l’utilisation d’un MFP reste basique : 86% pour l’impression, 43% pour la photocopie et seulement 16% pour la numérisation.
La mise en place de bonnes pratiques n’a pas encore été suffisamment encouragée. Pourtant, une imprimante multifonction offre un immense potentiel de productivité à une entreprise… Encore faut-il savoir l’exploiter. Moins d’un quart de ces entreprises (23%) propose l’utilisation de l’impression recto verso par défaut, une initiative qui diminuerait le coût de la page imprimée. Elles ne sont que 20% à encourager la dématérialisation des documents (numérisation et envoi par email ou sauvegarde sur clé USB par exemple), 15% à offrir des guides d’utilisation pour l’impression couleur, et 7% à proposer un système d’authentification personnelle.
La réduction des coûts passe encore essentiellement par la négociation à la baisse des coûts d’acquisition et de fonctionnement (achats de matériels, achats de consommables, contrats de maintenance) au détriment d’une stratégie d’impression à long terme orientée vers la productivité.
Pourtant les 65% de PME françaises à avoir pris des mesures reconnaissent que la réduction des pages imprimées vient plus de pratiques ponctuelles que d’une réelle stratégie d’impression : seules 2 PME sur 10 imputent la diminution des pages imprimées à une amélioration des bonnes pratiques dans leur entreprise.
Cette gestion stratégique de l’impression (contrôle de l’accès à la couleur, dématérialisation des processus documentaires, mobilité) tient une grande place dans la réduction des coûts d’impression pour les 12% d’entreprises l’ayant déjà adoptée. Cependant, il reste encore un grand travail d’information à faire auprès des dirigeants de PME, car près d’une PME française sur deux (41%) ne voit l’impression que comme une commodité.
Ainsi la mise en place de bonnes pratiques d’impression et l’utilisation optimisée des systèmes d’impression permettent de maîtriser les coûts et d’améliorer la productivité.
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