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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Résultats de l’étude PAP 50 Public

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Après la sortie en 2010 du PAP 50 Entreprises1, Riposte Verte et le WWF France publient aujourd’hui le PAP 50 Public qui évalue la politique d’achat, consommation et recyclage du papier de 50 grandes institutions publiques et administrations françaises. Cette étude révèle que même si une majorité d’institutions ou d’administrations ont formalisé une politique papier, il existe encore un écart considérable entre les objectifs fixés par le Grenelle de l’environnement et les performances constatées dans l’étude.

Après avoir analysé la politique papier de 50 grandes entreprises en 2010, le Comité PAP50 (Riposte Verte/WWF) analyse celle de 50 grandes institutions et administration françaises (l’Elysée, les services du Premier Ministre, 12 ministères, 22 régions, les 10 plus grandes villes françaises et 4 organismes publics ou semi-publics) concernant leur consommation de papier,la proportion de papier responsable utilisée et les actions mises en place pour optimiser le recyclage dans leurs bureaux.

>> Seulement 1 papier sur 5 est recyclé dans le secteur tertiaire

Les résultats du recyclage sont décevants et préoccupants. Dans le secteur tertiaire en France, seulement1 papier sur 5 est recyclé. Plus grave, dans le bilan 2010 du Plan « État Exemplaire », qui mesure les performances des institutions face aux objectifs fixés dans le cadre du Grenelle, la partie recyclage n’est pas traitée, faisant craindre qu’aucun indicateur n’ait été mis en place. Le recyclage permet pourtant de créer de l’emploi non délocalisable à travers les filières du tri et de la collecte. De plus, le papier recyclé a un bilan environnemental meilleur que le papier fibres vierge.

>> Un manque d’exemplarité des institutions et administrations phares du service public

Sur les 50 grandes institutions et administrations publiques françaises enquêtées, seules 11 institutions et administrations dépassent la moyenne (51,5 sur 100).
Par ailleurs, les objectifs sur le papier définis dans la circulaire « Etat exemplaire » relative au Grenelle de l’Environnement n’ont dans l’ensemble pas été atteints, puisque seuls deux ministères réussissent à valider les trois objectifs du Grenelle concernant le papier.Le secteur du papier est pourtant l’un des plus matures concernant la consommation raisonnée,l’achat responsable et le recyclage.

>> Une politique papier responsable, c’est possible et maintenant

Les résultats du PAP50 Public démontrent que tout n’est pas si noir et que des acteurs ont déjà des politiques papier exemplaires. A ce titre, la note moyenne du PAP50 public obtenu par ceux qui ont répondu est meilleure que celle du PAP50 Entreprises de 2010 (51,5 sur 100 contre 43 sur 100).

Félicitations au ministère des Affaires Etrangères et Européennes, au Conseil régional Ile-de-France, au Pôle emploi et à la ville de Strasbourg qui démontrent qu’il est possible d’avoir une politique papier exemplaire quel que soit le type d’institution (ville, conseil régional, ministère, etc.).

« Chaque institution a reçu des recommandations personnalisées qui devront être mises en place pour améliorer la gestion du papier dans le secteur public», rappelle Valéry Hergott, directeur de Riposte Verte et membre du Comité PAP50.

Pour en savoir plus : Le rapport PAP50 Public est téléchargeable sur le site www.riposteverte.com/observatoire

Sources : Riposte verte

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Le dernier rapport d’AIIM (association for information and image management) devrait définitivement tordre le cou au mythe du bureau sans papier. Parmi ses 65000 membres, cet organisme de normalisation indépendant a retenu un panel de 395 personnes qu’il a interrogées entre novembre 2011 et janvier 2012.

Intitulée « The Paper Free Office – dream or reality ? », l’étude qui en est ressortie pointe des usages rarement mis en avant. On apprend ainsi que les factures numériques ne freinent pas la consommation de papier, loin s’en faut : 77 % des factures PDF sont imprimées dans la foulée, et plus d’une fois pour 10% d’entre elles. Dans 16 % des cas, ces factures transformées en papier sont à nouveau numérisées.

Concernant la capture, près des deux tiers des personnes interrogées scannent les documents sans en extraire des données susceptibles d’alimenter une GED ou un processus métier. Tous ces documents numérisés sont à 45% des documents numériques à l’origine et auraient pu rester à l’état numérique s’ils n’avaient nécessité une signature manuscrite.
Autres informations, 20% environ des organisations scannent leur courrier entrant tandis qu’elles sont 41 % à utiliser une digital mailroom (capture et distribution automatique et digitale des documents). 57% des projets de numérisation et de capture commenceraient à être rentables au bout de 18 mois ( 42% au bout de 12mois ), avec en moyenne des temps de traitement deux à trois fois plus rapides.

Enfin, AIIM voit dans les grandes entreprises de meilleures élèves que les PME. Les petites structures imprimeraient et photocopieraient plus mais la tendance générale est toutefois à la baisse. Les répondants estiment en outre que l’adoption d’une politique 100 % numérique ferait gagner à leur entreprise 15 % d’espace de stockage physique de locaux en seulement une année, et 35 % au bout de cinq ans, avec à la clé une réduction de 8 % des coûts de gestion des archives.

Source : Printnews.

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D’abord quelques chiffes :

  • la consommation de papier croît de 6 à 8 % par an.
  • en moyenne, un matériel d’impression a 3 utilisateurs.
  • 15 % des pages sont jetées sans avoir été utilisées.
  • 30 à 60 % des appels Help desk sont dus aux documents et à leur impression.

Ces chiffres peuvent être analysés selon 3 niveaux :

  • niveau économique : le poste impression coûte entre 400 et 1 200 € par employé et par an. Ce budget demeure un des dernier à ne pas être optimisé dans les entreprises.
  • niveau technologique : la convergence entre les fonctions copieur, fax et imprimantes est une opportunité qui permet d’envisager l’utilisation par plusieurs utilisateurs de multifonctions.
  • niveau environnemental : « imprimer moins » entre de plus en plus dans les démarches environnementales des administrations et entreprises.

Devant ces constats édifiants, certains voudraient vous faire passer directement de votre parc actuel (géré traditionnellement) à la migration des flux papier vers l’électronique.

Peu d’organisations peuvent mener une telle mutation en un seul bond, et à quel prix ?

Le cheminement le plus réaliste et celui qui fournira des résultats durables est le suivant :

Ainsi, chacun pourra être accompagné pour s’approprier les nouveaux outils (nouveaux matériels, nouvelles implantations…). Puis de nouveaux usages seront mis en place (gestion des consommables, bonnes pratiques d’impression…) et enfin les flux papier pourront être dématérialisés.

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La réduction des volumes d’impressions permet  de réaliser des économies conséquentes tout en préservant l’environnement. Le budget impression moyen est de 1 à 3 % du chiffre d’affaires ou du budget d’une l’organisation, soit 300 à 1 200 euros par an et par salarié. Or, on peut facilement réduire les volumes d’impressions de l’ordre de 30 %. Associée à un système de badge ou de code secret (code PIN), la consolidation des moyens d’impression est souvent l’outil le plus efficace.

La suppression des imprimantes individuelles au profit de multifonctions en réseau nécessite un investissement conséquent. Mais le jeu en vaut la chandelle. En consolidant 2 600 imprimantes personnelles sur 550 imprimantes partagées en réseau, Rhodia a pu réduire ses coûts de 20 à 40 % selon les sites. La consolidation a permis de diviser par 25 le nombre de cartouches d’encre utilisées et le passage au mode recto-verso par défaut de réduire de 60 % la consommation de papier pour les impressions noir et blanc.

Autre exemple : en divisant par dix le nombre de périphériques d’impression, Sodexho a réduit de 30 % ses coûts d’impression. Tous ces retours d’expérience montrent qu’une stratégie Green IT correctement articulée peut réduire le budget opérationnel d’une DSI d’au moins 20 %. Une belle perspective en période de crise.

Sources : greenit.fr

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Si vos organisations (secteur tertiaire) sont en passe de prendre de bonnes résolutions pour 2012, vous pouvez les aider grâce à l’outil d’auto diagnostic environnemental de Riposte Verte.

Cet outil libre d’accès vous permet, après avoir rempli un questionnaire de 20 minutes, de récupérer votre bilan environnemental et un plan d’action.

Suivez-le guide…

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Très souvent, les systèmes d’impression des entreprises sont choisis et mis en place de façon tout à fait empirique. Ils ne font que s’adapter à une succession de besoins utilisateurs. Par voie de conséquence, la physionomie globale du système d’impression ne respecte que très partiellement les standards et les procédures qui facilitent sa gestion ainsi que le contrôle et le respect des coûts induits.

La situation la plus courante…

La plupart des organisations s’inscrivent dans le schéma  suivant :

  • La direction des Systèmes d’information met à disposition des moyens d’impression de plus en plus sophistiqués.
  • Les services achats ou généraux paient les consommables.
  • La production de documents couleur va croissante.
  • Les utilisateurs impriment ce qu’ils veulent
  • La maîtrise budgétaire est très imparfaite mais devient cruciale.

Les clés d’une bonne maîtrise…

Maîtriser son système d’impression, c’est déjà pouvoir répondre aux interrogations suivantes :

  • Qui imprime, qui copie ?
  • Quel volume ?
  • À partir de quelle application ?
  • Quand ?
  • Sur quel périphérique ?

Questions auxquelles peu d’entreprises sont en mesure de répondre de façon formelle ou immédiate.

L’approche de ASSPI…

Afin d’aider les entreprises à optimiser et rationaliser leur système d’impression et à en maîtriser les coûts, ASSPI leur apporte son expertise en matière d’études et de conseil, de solutions organisationnelles et d’accompagnement.

À cet égard, ASSPI vous propose une démarche d’intervention, largement éprouvée par de nombreuses entreprises :

  • Audit des moyens existants et flux d’impression effectivement produits au sein de l’entreprise, évaluation des coûts directs par inventaire sur site et analyse des données de l’organisation. Analyse détaillée des pratiques des différents utilisateurs en interne par entretiens et réunions.
  • Préconisations d’implantation intégrant notamment les impacts éventuels sur l’organisation et la formation des utilisateurs, Définition d’une « politique d’impression » prenant  en compte les objectifs fonctionnels, méthodologiques et financiers de l’entreprise.
  • Engagement et suivi des appels d’offres auprès des constructeurs.

Cette démarche de base peut être complétée par un accompagnement plus long…

  • Déploiement du nouveau parc, suivi des différentes vagues de mise en place.
  • Mise en place du pilotage du parc (suivi des consommations, comités de pilotage,…).

Notre approche est basée sur la collaboration. La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur. Nous apportons des compétences techniques et  des points de référence (données marché, résultats généralement obtenus, pistes à étudier…). Grâce à notre expertise, nous sommes force de proposition et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.

Nos préconisations seront constituées de :

–        Un port folio présentant les caractéristiques techniques des futurs matériels.

–        Un scénario d’évolution permettant d’aboutir à un parc de systèmes d’impression optimisé et renouvelable totalement tous les 3 ans.

–        Un guide des modes opératoires souhaitables autour des moyens d’impression (consommables, utilisation de la reprographie centrale, pilotage du parc…).

–        Une proposition de politique d’impression reprenant les règles d’implantation et d’usage.

Un retour sur investissement appréciable…

De façon générale, le budget impression représente entre 1 et 3% du chiffre d’affaires de l’organisation et la part de documents bureautique, 20% de ce montant. Grâce à la rationalisation des systèmes d’impression, l’entreprise peut réaliser des économies sensibles comprises entre 15 et 25 %, assurant ainsi un ROI sur 1 an et très souvent plus rapide.

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Le Paper Free Day, c’était le 27 octobre, mais on peut le revivre quand on veut et, tant qu’à faire, multiplier l’opération. L’initiative vient de l’AIIM (association for information and image Management), organisme de normalisation et de standardisation qui prône régulièrement bonnes pratiques et stratégies en matière de gestion de contenu. Plutôt pro papier électronique – on s’en serait douté – l’organisation veut sensibiliser l’ensemble des entreprises et les invite à prendre dès que possible le virage du numérique. Elle n’en avance pas moins de solides arguments qui pointent notre facilité à gâcher de la cellulose. Et parmi d’autres constats relevés par l’AIIM, « Les entreprises détiennent aujourd’hui 10 fois plus d’informations qu’il y a cinq ans. Nombre d’entre elles peinent à assurer le suivi des liasses de factures, fiches clients et autres documents qu’elles conservent. Dans les grands centres urbains, des archives et fichiers d’entreprise, en nombre sans cesse croissant, occupent quelquefois des locaux les plus coûteux ».

En marge de cette journée mondiale sans papier, Iron Mountain a publié les résultats d’une étude qu’elle a fait réaliser par Coleman Parks Research auprès de 600 entreprises sur six marchés européens (France, Allemagne, Pays-Bas, Royaume-Uni, Espagne et Hongrie) : près de la moitié (45%) des entreprises interrogées sont confrontées à des problèmes pour gérer leurs informations tandis que 59% se disent préoccupées par l’espace que consomme le stockage des documents papier sur leur site. En outre, près de la moitié (49%) d’entre elles ne centralisent pas la responsabilité de la gestion documentaire, qui se trouve ainsi dispersée au sein de l’entreprise.
Pour Marc Duale, Président d’Iron Mountain, « avant de se lancer dans un programme de réduction du papier, les entreprises doivent déterminer quelles informations elles détiennent et distinguer celles qui présentent le plus de risques et de valeur. Les entreprises efficaces dans ce domaine conservent leurs dossiers critiques hors site, en toute sécurité, numérisent leurs documents papier et, lorsque cela est approprié, les détruisent et les recyclent ».

Souces : Printnews.

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  1. l est recommandé de demander aux fournisseurs et fabricants d’éliminer le plus possible les emballages excessifs.
  2. Lors de l’achat de photocopieurs ou d’imprimantes, opter pour des appareils offrant l’option recto verso et d’autres fonctions à portée environnementale, par exemple les photocopieurs munis d’une fonction de veille automatique pour économiser l’énergie ainsi que des appareils EnergyStar.
  3. Lors d’achat de télécopieurs, favoriser ceux qui permettent de programmer la fréquence d’impression des reçus. Il est recommandé d’utiliser le papier standard, beaucoup plus économique que les rouleaux de papier thermique.
  4. Favoriser l’achat du papier recyclé en ajoutant à vos commandes des normes et spécifications qui privilégient au maximum les matériaux recyclés, dont une forte proportion de matière postconsommation. Dans le cas des produits comme les enveloppes et les chemises, il est préférable d’utiliser des produits non blanchis.
  5. Choisir des fournitures écologiques, réutilisables et durables.
  6. Utiliser de préférence des cartouches recyclées (comme les cartouches de poudre remises en état).
  7. Pour l’impression publicitaire, demander aux imprimeurs d’utiliser des encres végétales et éviter les encres métalliques, fluorescentes, et celles à base de pétrole. Les encres végétales couvrent une plus grande superficie pour une quantité donnée et sont plus faciles à enlever durant le recyclage que les encres à base de pétrole.
  8. Envoyer le matériel usagé dans des organismes d’économie sociale ou dans des écoles afin de prolonger leur durée de vie.
  9. Favoriser l’achat de grands écrans pour faciliter la lecture des documents à l’écran.
  10. Donner des références telles que l’ADEME.

Sources : Desjardins

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Le secteur d’output management s’est radicalement transformé ces dernières décennies, notamment en raison de l’importance croissante des documents électroniques, or ce changement ne cesse de continuer. Les utilisateurs mais aussi les fournisseurs sont confrontés à la complexité et donc aussi à la confusion toujours plus grandes du marché. Par conséquent, la définition d’output management varie aussi très fortement. En fonction de la spécialité, du secteur d’activité et des responsabilités, certaines parties du processus global sont souvent considérées comme partie intégrante de l’output management, par exemple la gestion centralisée des imprimantes grâce à un logiciel unique.

La notion d’ « output management » comprend au contraire le déroulement global commençant par la création d’un document à partir des contenus disponibles dans les différents systèmes d’entrée, passant par le traitement complet et finissant par la transmission aux destinataires souhaités ou par l’archivage dans l’archive souhaitée. L’output management consiste donc à optimiser ce processus global par rapport au temps, à la qualité et notamment aux coûts.

Dans le domaine du traitement, outre les processus de traitement s’appuyant sur les documents et l’envoi, on inclut aussi la commande de tous les appareils associés au processus, par exemple les imprimantes, les machines de mise sous pli, etc. De surcroît, l’attention est portée sur la surveillance complète des différentes étapes partielles mais aussi sur un concept pour intercepter des erreurs ou prendre des mesures appropriées en cas d’erreur.

L’output management semble une solution intéressante notamment parce que l’utilisation de documents sans papier, par ex. factures au format PDF envoyées par e-mail, apparaît de plus en plus comme une alternative rapide et économique par rapport au document papier classique. De plus, le respect de conventions et normes spéciales, telles que l’observation des normes PDF/A pour la création de documents électroniques destinés à un archivage de longue durée, revêt une importance toute particulière.

Source : Compart

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Faut-il imprimer en couleur ?

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Selon une enquête Ipsos réalisée pour Lexmark en juillet 2011, 28% des employés de bureau européens ne sont pas convaincus d’avoir réellement besoin de l’impression couleur, même s’ils en reconnaissent les bénéfices. L’étude, menée auprès de 970 employés de bureau à travers 12 pays européens, pointe les principales motivations pour imprimer en couleur : des documents plus attractifs (54%), une image plus professionnelle (41%) et davantage d’attention de la part du lecteur (29%).
Parmi les répondants, 68% déclarent que leur entreprise imprime moins d’un quart de leurs documents en couleur. Priorité est faite aux photos (52%), aux présentations (47%) et aux brochures (34%).

Pour Lexmark, l’étude montre que les craintes liées à l’absence de maîtrise des coûts engendrés par l’usage de la couleur poussent les entreprises à continuer à imprimer en noir. Et le constructeur américain a beau jeu d’avancer que ces réticences pourraient être infondées si sont mises en place une optimisation du parc en fonction des besoins métiers, et une politique d’impression couleur reposant sur un accompagnement des utilisateurs et la possibilité de limiter l’accès à l’impression couleur au sein de l’entreprise.

Au-delà du facteur coûts, près d’une personne sur 10 n’a, selon l’enquête, pas accès à une imprimante couleur tandis que 4% des personnes interrogées affirment qu’imprimer en couleur, ne fait pas partie de leur politique d’entreprise.

« L’impression couleur est souvent perçue comme un « plus » à défaut d’une pratique courante même si la majorité des interrogés reconnait l’aspect plus professionnel que donne un document imprimé en couleur », analyse Etienne Maraval, directeur marketing de Lexmark France.

Sources : Printnews

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