ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Sécurité informatique et sécurité d’impression

février 17th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 17 2011
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Le rôle déterminant de l’impression sécurisée dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise

Une entreprise désireuse de se conformer au concept américain du CIA – Confidentiality, Integrity, Availability (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité) – mais qui n’inclut pas une stratégie de « sécurisation de l’impression » prend des risques importants. La« sécurisation de l’impression » doit faire partie intégrale de sa stratégie de sécurité globale obéissant aux cinq piliers fondamentaux évoqués plus haut.

Cette stratégie permet donc à l’entreprise d’atteindre différents objectifs : réduction des coûts d’impression, augmentation du niveau de sécurité, amélioration notable de la productivité des employés, maintien de la confidentialité des données et donc application des lois en vigueur, et enfin diminution des coûts de support technique.

L’entreprise a désormais la possibilité de déployer des solutions techniques lui permettant de sécuriser ses données, d’administrer l’utilisation des ressources de son parc d’impression de façon pro active et de créer facilement des rapports sur les documents imprimés sur son réseau.
La stratégie de sécurité du domaine de l’impression joue donc un rôle important dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise.

Source ITRNews.com

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Les livrables de l’audit

février 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
fév, 03 2011
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Comment mesurer la qualité d’une prestation intellectuelle tel que l’audit quel que soit son objet ? Comment évaluer les ressources mises en œuvre, les méthodes employées, les résultats obtenus par rapport avec le coût de la prestation ? Tous ces éléments peuvent être mesurés de façon plus concrète qu’une impression, un sentiment grâce aux livrables. Il n’est bien entendu pas question d’une mesure au poids : encore que certains cabinets vous distillent une telle quantité de lieux communs et circonvolutions presque littéraires qu’on peut se demander s’ils ne cherchent pas à justifier leur prix par le poids de leur rapport.

Ces livrables doivent être le reflet le plus exact possible des opérations d’audit et de la situation auditée. Pour ce faire, nous pensons qu’il est pertinent de définir 2 types de livrables :

  • les livrables d’avancée : rapports d’avancée des opérations (planning inventaire, indicateurs du type % d’utilisateurs interrogés…), comptes-rendus de réunion, validation intermédiaire des données…
  • les livrables finaux : rapport d’audit qui présente l’état précis et exhaustif de la situation étudiée, préconisations générales et particulières (Exemples : politique d’impression et scenarii d’équipement) et  synthèse qui est l’outil d’aide à la décision.

Au-delà de leur contenu particulier, les critères qui vous permettront d’apprécier la qualité de l’ensemble de la prestation sont :

  • l’exhaustivité des documents et des informations
  • la compréhension et reformulation du contexte, des objectifs et des enjeux.
  • la pertinence des indicateurs mis en place
  • la pertinence et la pérennité des préconisations
  • la qualité rédactionnelle
  • la lisibilité et la simplicité

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La lecture à l’écran, oui mais…

janvier 20th, 2011 Posted in Bureau vert
jan, 20 2011
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Tout d’abord, nous sommes habitués à lire sur papier. On a ainsi acquis des réflexes de lecture qui sont difficilement transposables lors de la lecture sur écran. Ensuite, nos caractéristiques physiologiques ne nous permettent pas de lire sur écran comme sur papier.

Déchiffrer les caractères et les assembler est en général plus lent et plus fatiguant sur écran. La lecture sur écran serait plus lente de 25% comparativement à la lecture papier.
De plus, une lecture prolongée ou répétée sur écran est susceptible d’entraîner des problèmes de fatigue visuelle, dus en grande partie à une sollicitation importante de l’œil.

La sensation de confort visuel et les conditions de vision optimale dépendent étroitement de la répartition des contrastes des luminances et la compréhension dépend directement de la forme du texte. On doit donc optimiser les caractéristiques des informations afin d’en faciliter la lecture :

  • Pour améliorer la vitesse de perception et le confort visuel, on doit optimiser les couleurs employées. On peut dire que le contraste positif (fond clair / caractères sombres) est plus adéquat que le contraste négatif (fond sombre / caractères clairs). Ainsi, la sensation de confort visuel est en grande partie déterminée par le contraste des mots avec le fond.
  • La lisibilité dépend de paramètres propres aux caractères :  taille des caractères affichés, espacement des lettres, espacement des mots et des lignes, typographie. Il faut notamment mettre en valeur les informations importantes, les mots clés en utilisant des enrichissements typographiques tels que le gras ou l’italique (prendre en compte que le style italique est moins lisible qu’un style classique), en jouant sur les tailles de caractères. Il convient d’écrire en minuscules plutôt qu’en majuscules (les mots écrits en lettres minuscules sont plus faciles à lire que ceux écrits en lettres capitales). On peut toutefois se permettre d’écrire en majuscules pour des informations brèves (intitulé d’un bouton, titre de page, titre de rubrique, etc.).
  • La structure même du document doit être adaptée à ce média. Il est conseillé de fournir un sommaire pour les textes longs. Il convient de diviser visuellement le texte en parties (titres et sous-titres). On divisera également le texte en  unités de sens (une idée par paragraphe car on part du principe que les lecteurs ne lisent pas les paragraphes en entier mais cherchent l’idée principale). La voix active permet également d’améliorer la compréhension du texte.

Faciliter la lecture d’informations à l’écran, c’est donc à la fois travailler sur la facilité de perception et sur la facilité de compréhension du contenu. Ces notions sont relativement prises en compte pour les informations consultables sur le web. Elles le sont moins pour les documents internes des entreprises, par exemple…

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Les PME et les marchés publics

janvier 13th, 2011 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
jan, 13 2011
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L’accès à la commande publique est un formidable accélérateur de croissance pour les PME françaises. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont  35% sont attribués aux PME.

Depuis 2002, le gouvernement français s’est résolument engagé en faveur de l’accès des PME aux marchés publics : nouveau Code des marchés publics 2006, rapport Stoléru… Le décret relatif à la définition des PME en ce qui concerne la commande publique a été publié au Journal officiel du 4 mars 2009 : il s’agit des entreprises « qui occupent moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total du bilan annuel n’excède pas 43 millions d’euros ».

Dans les mesures en faveur des PME, il faut noter que le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration. Bonne nouvelle, pour les entreprises récemment créées mais aussi pour celles qui n’ont travaillé qu’avec le privé jusque là. Une deuxième mesure concerne l’allotissement en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes, les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises. A défaut l’administration pourra devoir justifier pourquoi l’allotissement n’est pas la bonne solution.

Les trois difficultés majeures qui font que les PME hésitent encore à se lancer dans les marchés publics :

  • le manque d’information et de connaissances des offres, la difficulté à trouver l’information, à se faire référencer
  • la complexité et le formalisme de la procédure de réponse
  • le manque de trésorerie des TPE et PME

De nombreuses PME ne répondent pas à ces appels d’offre sous le prétexte : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

Pour les PME, accéder à ce potentiel de chiffre d’affaire, cela nécessite  de bien comprendre les mécanismes du code des marchés publics qui fixe les règles entre les acheteurs publics et leurs fournisseurs, mais aussi les actions et les éléments de l’offre qui vont favoriser la réussite.

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Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

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Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

janvier 6th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics
jan, 06 2011
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Tout au long de 2010, dans le cadre de mes activités de consultant expert en systèmes d’impression,  j’ai rencontré des personnes d’horizons très divers : petites et moyennes entreprises privées des secteurs de l’ assurance, des prestations informatiques, du BTP…, petits établissements publics, collectivités territoriales, ministères. Au fil de ces rencontres, au vu de mes expériences et compétences en matière de marchés publics, on m’a régulièrement sollicitée pour accompagner soit l’administration dans la rédaction de son dossier de consultation, soit l’entreprise dans ses réponses aux appels d’offre.

Je vous ai présenté les prestations d’accompagnement des administrations dans l’article L’accompagnement dans la passation d’un marché de fourniture de systèmes d’impression.

Je souhaite apporter mon aide aux entreprises qui, comme moi, sont persuadées qu’il ne s’agit pas d’être juriste, ni d’être une multinationale pour emporter des marchés publics. Aussi, j’ai décidé en 2011 d’étendre l’offre de services de ASSPI et de vous proposer des ateliers pratiques, destinés à construire vos réponses aux appels d’offres publics (Ile de France uniquement). Découvrez le programme et les modalités dans la fiche pratique Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Cordialement,

Isabelle OBIOLS

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Un peu de détente en cette fin d’année…

décembre 27th, 2010 Posted in Bureau vert
déc, 27 2010
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Je vous propose cette grille de mots cachés jouable en ligne. Il vous suffit de cliquer et de maintenir pour surligner le mot trouvé.

Souhaitant que vous prendrez plaisir à ce petit jeu qui ne s’éloigne pourtant pas de nos préoccupations communes.

Mes impressions

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Les clés du succès

décembre 6th, 2010 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
déc, 06 2010
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Pour mener à bien un projet tel que l’optimisation des impressions, les formules incantatoires et autres recettes miracles sont somme toute d’assez peu d’utilité. Appréhender les aspects technologiques et financiers du projet n’est pas à la portée de tous mais, dans l’ensemble, les acteurs du marché ( leurs commerciaux et autres ingénieurs technico-conseillers) maîtrisent plutôt bien ces aspects. Cette maîtrise n’est pourtant pas gage de réussite et le succès du projet réside bien dans les phases qui précèdent le déploiement et celles qui le suivent.

Ainsi dès le tout début du projet, avant son lancement, il convient  de communiquer et d’impliquer les personnes qui seront les clés du succès.

Les clés du succès

  • Il faut avoir su générer un fort intérêt de la Direction Générale. Le potentiel d’économie ne suffit pas forcément à mobiliser la Direction et quoi qu’il en soit les objectifs doivent être précis, chiffrés, les délais annoncés.
  • Une part importante du succès repose sur le « sponsor » du projet. Selon les cas, il est issu de l’informatique, des finances ou des achats. Il doit être légitime, avoir une forte capacité à mobiliser et disposer des moyens nécessaires.  Le « sponsor » doit avoir une vision claire du projet au départ, mais aussi être capable de prendre des décisions fermes pendant la phase de mise en œuvre.
  • L’autre grand facteur-clé de succès réside dans le caractère participatif de la démarche. Pour obtenir l’adhésion des utilisateurs, ils doivent participer ! Cela nécessite l’implication de chacun et notamment du management intermédiaire qui devra rendre des arbitrages, transmettre les informations et aider à la formation de leurs collaborateurs.
  • Il est recommandé d’identifier des « champions » dont le rôle sera de soutenir le projet. Le « champion » est non seulement concerné mais surtout impliqué dans la démarche : on sait pouvoir le mobiliser pour appuyer une décision, exprimer publiquement son soutien ou montrer le bon exemple.

Les échanges et la cohésion de groupe qui découlent de cette implication précoce jouent un  rôle essentiel dans la motivation de l’équipe tout au long du projet. La mise en place d’un  espace d’échanges autour de l’équipe projet favorise le transfert de compétences des prestataires vers les équipes mais aussi en interne, en créant une communauté de pratiques. Ce « réseau » sert également à communiquer sur l’avancée du projet, le rôle de chacun, les bénéfices…Il s’agit bien de vendre le projet en interne. Ces espaces de discussion  s’étendront petit à petit à l’ensemble des collaborateurs, chacun entrant à son tour dans la communauté des « initiés ».

Un fois le déploiement opéré, de nombreuses équipes projet sont démobilisées ou pire, dissoutes. Pourtant, c’est le moment de capitaliser sur la motivation et l’implication de chacun pour porter la bonne parole et s’assurer qu’elle est entendue. Nos champions deviennent des pèlerins. C’est le moment de lever les dernières résistances et de consolider les pratiques. C’est aussi le temps de mettre en place des outils de suivi dans une perspective d’amélioration continue.

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Accompagner l’optimisation

décembre 2nd, 2010 Posted in Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression
déc, 02 2010
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L’une des clés du succès d’un projet d’optimisation des impressions est la conduite du changement

La capacité à « changer les habitudes d’impression des collaborateurs » est l’un des critères principaux des entreprises envisageant un projet d’optimisation de leurs impressions. Les entreprises accordent une importance particulière à la possibilité de gérer de manière efficace les changements pour assurer la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et leur appropriation par chacun.
Insister sur l’importance de la conduite du changement revient à favoriser le retour sur investissement. La valeur ajoutée qu’offre aux entreprises un partenariat avec un prestataire de services doté de consultants sensibilisés à la conduite du changement est essentielle. Ce n’est qu’à cette condition que les entreprises peuvent véritablement comprendre et influencer l’exécution des tâches et les habitudes de travail des collaborateurs diplômés et qualifiés.

Susciter l’adhésion des collaborateurs envers les nouveaux processus et règles en matière documentaire tout en préservant leur efficacité et leur satisfaction ne fait pas nécessairement partie des critères auxquels on pense spontanément quant à l’optimisation des impressions. Cependant, la productivité des employés est l’une des trois principales préoccupations des cadres dirigeants.  Tout déploiement réussi d’un projet d’optimisation nécessite de prendre en compte au préalable la question du comportement des employés dans le but d’atteindre les gains de productivité souhaités.
Une fois la gestion efficace de l’infrastructure documentaire implémentée, l’un des premiers bénéfices des collaborateurs est que le personnel informatique passe moins de temps à répondre aux demandes d’assistance.  25 % des personnes interrogées ont cité la diminution des appels au Helpdesk comme l’un des principaux avantages de l’optimisation. Cela permet au personnel informatique de se concentrer sur son cœur de métier et sur les tâches critiques pour l’activité de l’entreprise.
La mise en œuvre d’un projet d’optimisation des impressions nécessite une implication des cadres dirigeants.
Ce message doit aussi être délivré à tous les niveaux de l’entreprise. Les consultants en optimisation des parcs doivent accorder une importance réelle à la communication interne liée à la mise en œuvre du projet et aux changements qui en résultent dans le fonctionnement de l’organisation. Concernant la réussite du projet, l’une des trois principales préoccupations exprimées est la crainte que ce dernier ne remporte pas suffisamment l’adhésion des employés.  Un projet ne peut réussir sans l’adhésion des collaborateurs. La conduite du changement fait partie intégrante du processus de sa mise en oeuvre, et reste un élément clé pendant toute la durée du contrat.

Les décideurs informatiques comptent souvent sur les prestataires de services potentiels pour obtenir avant tout l’engagement des cadres dirigeants. Or, les prestataires de services peuvent également fournir une assistance essentielle pour soutenir le processus de conduite du changement en :

  • communiquant autour changement — pourquoi, où et comment
  • répondant aux préoccupations et en réagissant par rapport aux commentaires
  • identifiant les avantages pour l’entreprise et plus précisément pour le personnel
  • mettant en avant l’alignement avec la politique de l’entreprise (les buts et les valeurs de la société, le développement durable, une meilleure efficacité des processus, davantage de collaboration en ligne)

Un plan de communication interne concourt à une communication et une gestion efficace de la politique d’impression et du document telles qu’elles ont été établies par le client et le fournisseur. Un plan développé et mis en place de manière adéquate
garantit une communication efficace de l’entreprise vers les employés, ce qui contribue à encourager et à optimiser les économies au niveau opérationnel, tout en limitant le risque que les employés développent des résistances. La capacité d’un fournisseur à garantir la satisfaction de l’utilisateur final influence grandement le processus de sélection d’un prestataire. Il est ainsi essentiel que le fournisseur soutienne l’initiative du plan de formation interne et propose des recommandations afin d’initier le changement .

Source : livre blanc IDC pour Ricoh

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Pilotez votre parc de systèmes d’impression

novembre 25th, 2010 Posted in ASSPI, Pilotage des parcs d'impression
nov, 25 2010
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Les Grands Comptes le savent bien : il faut suivre les performances du parc de systèmes d’impression sous peine de subir très vite des déviations qui seront fatales à la productivité, aux budgets, aux relations avec les fournisseurs et qui mettront l’acheteur en position très délicate face au mécontentement de tous.

Les entreprises qui ont des parcs plus modestes (moins de 300 matériels, imprimantes incluses), n’ont pas toujours les ressources internes pour assurer ce suivi et les fournisseurs ne leur proposent pas grand chose en termes de reporting.

Pourtant, la pratique du comité de pilotage trimestriel ou semestriel mérite vraiment que l’on y consacre un peu de temps ou un petit budget.

L’objectif est d’avoir une vision chiffrée des performances du parc, des coûts, de formaliser des relations régulières avec les prestataires et de mener des actions dès constatations des déviations (volumes, usages, retards…).

Les points qui devraient y être abordés au minimum sont :

Bilan des actions menées dans le trimestre : s’assurer que les actions décidées ont bien été mises en place, les difficultés éventuelles…

Reporting technique – bilan et propositions : statistiques de volumes, de délais d’intervention, du nombre de pannes et les propositions pour améliorer ces performances (formations, techniciens supplémentaires…)

Reporting financier – analyse et propositions : facturation, coûts à la page, par service et propositions pour atteindre objectifs d’économies par exemple.

Proposition d’améliorations : plan de communication, de formation, maintenance préventive…

Clairement, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas. De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…),de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.

Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.

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Le papier : préoccupation environnementale n°1

novembre 22nd, 2010 Posted in Bureau vert
nov, 22 2010
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Le papier reste la première préoccupation environnementale des Français au bureau. Bien géré, c’est souvent le signe le plus visible d’une démarche de développement durable réussie.

Seulement, 20% des gisements de papier au bureau sont aujourd’hui recyclés et 90% des publications des entreprises se font encore sur du papier vierge. Entreprises, administrations et associations doivent aujourd’hui faire bouger leurs pratiques, pour atteindre les objectifs du Grenelle de l’Environnement.
Pourtant, le recyclage des papiers et cartons fait figure de pionnier : le taux de collecte atteignait 63,4% en Europe en 2007, ce qui situe le papier en tête des matériaux les mieux recyclés.

Quelques chiffres éloquents :

  • La production d’ordures ménagères a doublé en 40 ans.
  • Un employé jette en moyenne 75 kg de papiers usagés par an. Les papiers et cartons représentent plus de 70% des déchets produits par les activités de  bureaux.
  • En récupérant vos papiers de bureaux, vous réduisez votre production de déchets de 70% en seulement quelques semaines.
  • Une tonne de vieux papiers transformés en fibres cellulosiques de récupération (FCR) peut donner jusqu’a 900 Kg de papier recyclé.
  • Aujourd’hui 80% des papiers de bureaux sont détruits en décharge ou par incinération. On estime le gisement de papiers de bureau récupérables à 1 million de tonnes en France dont plus de 350 000 tonnes dans la région Île-de-France. Lire la suite »

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