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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Mini guide des marchés publics

mai 24th, 2012 Posted in Marchés Publics
mai, 24 2012
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Qui sont les acheteurs publics ?

Administrations d’Etat
–  Les ministères
–  Les établissements publics administratifs (EPA) nationaux tels que les grands musées, les universités, les centres de recherche, hôpitaux…
–  Les préfectures de région et de département et les services qui en dépendent comme les directions départementales des territoires (DDT), les directions départementales de la cohésion sociale (DDCS), etc.
A noter : les EtablissemEnts industriels et commerciaux (EPIC) nationaux, tels que la SNCF, ne sont pas soumis au code des marchés publics.

collectivités territoriales sous leurs diverses formes, qui ont des compétences de plus en plus étendues et deviennent par conséquent de grands acheteurs publics
–  Les conseils régionaux
–  Les conseils généraux
–  Les communes
–  Les syndicats de communes
–  Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) comme les communautés d’agglomérations ou les communautés urbaines
–  Les établissements publics industriels et commerciaux (EPIC) locaux

Les achats publics sont très diversifiés en montants et en nature.
Ils sont classés en 3 catégories :

  • Les marchés de travaux. Ils ont pour objet la réalisation de tous travaux de bâtiment ou de génie civil, à la demande d’un acheteur public qui en devient propriétaire (le maître d’ouvrage).
  • Les marchés de fournitures. Ils ont pour objet d’achat de biens meubles (mobilier, matériels, fournitures), la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de mobiliers, de matériels ou de fournitures.
  • Les marchés de services : services matériels (nettoyage de locaux, sécurité alarme, entretien de jardins, enlèvement des ordures ménagères…) et services immatériels (maîtrise d’oeuvre, expertise comptable, services juridiques…).

Quelles sont les différentes procédures et les seuils de passation correspondants ?

Il y a 2 grands types de procédures :
1) Les marchés à procédures adaptées (MAPA) : ils sont passés selon des modalités de mise en concurrence et de publicité déterminées par chaque acheteur public, et non par le Code de marchés publics.

2) Les procédures formalisées : appels d’offres et autres types de procédures.

Les seuils de passation dépendent de la nature de l’achat et de l’acheteur.
Pour les marchés de travaux : les règles sont identiques pour tous les acheteurs

Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 5 000 000 € HT à partir de
5 000 000 €  HT

– Etat
– EPA nationaux
– Collectivités
territoriales
– EPIC locaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres

Pour les marchés de fournitures et de services : les règles sont différentes selon la nature de l’acheteur public

Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 130 000 € HT à partir de
 130 000 € HT

– Etat,
– EPA nationaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres
Acheteurs jusqu’à
15 000 € HT		 15 000 € à 200 000 € HT à partir de
 200 000 € HT

– Collectivités
territoriales,
– EPIC locaux
 Marché de gré à gré.
 Procédure adaptée
(MAPA)		 Appel d’offres

(Tableaux extrait du Guide opératoire pour la réponse des PME à la commande publique)

Sources : site de l’APCE

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La professionnalisation des achats des établissements publics de l’Etat

mai 17th, 2012 Posted in Marchés Publics
mai, 17 2012
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La préoccupation de la rationalisation des achats, la maîtrise des coûts et le respect des objectifs de développement durable et social sont autant d’indicateurs pour atteindre la performance en matière d’achat public. Ainsi, la récente circulaire du 10 février 2012 est relative à la professionnalisation des achats des établissements publics de l’État.

La circulaire vise les établissements publics de l’État qui réalisent plus de 10 M€ d’achats. Ceux qui effectuent moins de 10 M€ d’achats, peuvent appliquer le principe de la circulaire sur la base du volontariat.

Les principes visés par la circulaire

Parmi les différents principes visés par la circulaire, on retiendra la recherche d’économies, de développement durable et social en termes d’achat. Le document oriente vers une optimisation des achats avec un objectif d’économie de 10 % d’ici à 2014 sur l’ensemble des achats des établissements publics (achats métiers, achats courants, de fonctionnement et d’investissement).

De même, la professionnalisation de la fonction achats doit poursuivre des objectifs sociaux et environnementaux, aujourd’hui insuffisamment pris en compte. Enfin, les établissements publics devront veiller à ce qu’en 2012, 10 % des marchés comportent une clause environnementale et 5 % une clause sociale.

Des ressources nécessaires à la taille des objectifs

La circulaire indique les moyens qui doivent être mis en œuvre pour atteindre les objectifs : la nomination d’un directeur des achats et la construction d’un plan d’action achats

Le directeur des achats : « Chaque directeur d’établissement devra désigner, au plus tard trois mois après la signature de la présente circulaire, un directeur des achats, lorsque les achats de l’établissement sont supérieurs à 50 M€ et un responsable des achats dans les autres cas. » Le directeur des achats dispose de compétences fonctionnelles sur l’ensemble des achats (courants ou métiers). Une fiche de poste du directeur des achats est annexée à la circulaire.

La construction d’un plan d’action achats : « Les établissements devront élaborer chaque année, dès 2012, un plan d’action achats, avec des gains prévisionnels et les actions en faveur du développement durable. Une copie du plan d’action achats est adressé au SAE au plus tard au 31 janvier de l’année de sa mise en œuvre. Dès 2013, le plan d’action achats comprend un bilan du plan d’action annuel. »

Les leviers d’optimisation des achats : La circulaire défend l’idée de la mise en œuvre de l‘analyse fonctionnelle du besoin et de l’analyse des coûts. Elle favorise la standardisation des achats en satisfaisant le juste besoin.

Autant d’orientations qui convergent avec l’optimisation des systèmes d’impression vue par ASSPI.

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La copie de sauvegarde dans les marchés dématérialisés

mai 3rd, 2012 Posted in Marchés Publics
mai, 03 2012
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Dans le cadre de la réponse dématérialisée aux marchés publics, le candidat a la possibilité de fournir une copie de sauvegarde (papier ou numérique). Il s’agit d’une possibilité et ne peut être imposé par l’administration même si certains règlements de consultation peuvent sembler la rendre obligatoire.

Elle présente l’avantage de sécuriser le dépôt de la candidature et de l’offre. En effet, elle serait utilisée au cas où les documents ne pourraient être lus via la plateforme de dématérialisation.

Par contre, elle ne peut être utilisée comme complément du dossier dématérialisé. Il convient donc de s’assurer de la stricte conformité entre le dossier original et la copie de sauvegarde.

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La négociation dans les Marchés Publics

avril 26th, 2012 Posted in Marchés Publics
avr, 26 2012
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Les procédures de marchés publics prévoient de plus en plus la possibilité d’une phase de négociation. En effet, elle permet à l’administration de s’assurer d’une meilleure adéquation entre ses besoins et les offres des candidats. Elle permet d’obtenir un meilleur achat tout en respectant les règles de transparence.

La négociation peut porter sur toutes les composantes d’une offre et non pas uniquement sur le prix.
La seule limite étant de ne pas remettre en cause de manière excessive les termes du cahier des charges initial, sur la base de laquelle a été organisée la concurrence.

Ainsi, la négociation peut porter sur les éléments suivants :

  • le prix (en agissant par exemple sur le coût d’acquisition mais aussi sur le coût de stockage, sur le prix des accessoires, des options, des pièces de rechange, des garanties, de l’entretien, de l’assurance, du transport…)
  • la quantité (vérification de la quantité nécessaire, fréquence des commandes, structures des remises accordées …)
  • la qualité (vérification de la bonne estimation de la qualité, suffisante ou au contraire surestimée, au regard des besoins, incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié en plus ou en moins)
  • le délai (incidence sur le prix des exigences en terme de délai, part du transport…)
  • les garanties de bonne exécution du marché (pénalités, résiliation….)
  • les éléments d’exécution des prestations (délais, formule de variation de prix, qualité des matériaux utilisés, durée des garanties, propriété intellectuelle…).

Cette négociation peut prendre la forme d’entretiens ou d’échanges écrits.

Les candidats doivent profiter de cette phase pour adapter leur offre en fonction des précisions et des informations complémentaires données par l’administration. Ainsi, il est tout à fait adéquat de revoir un planning pendant la phase de négociation si l’administration a apporté des éléments contraignants (horaires d’ouverture, projet parallèle…).

Ils doivent également en profiter pour argumenter sur la valeur de leur offre et apporter des preuves complémentaires, des exemples de réalisation…

Il s’agit parfois d’un exercice périlleux mais toujours constructif car, même en cas de rejet de l’offre, l’expérience acquise est précieuse.

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Stratégie de l’Etat en matière de solutions d’impression et de reprographie

mars 29th, 2012 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
mar, 29 2012
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Les matériels et services d’impression sont un secteur d’achat important pour les services de l’État. Or, la mise en place d’une politique d’impression et d’une bonne stratégie d’achat peut permettre des gains très importants au moment de l’achat mais aussi pendant l’utilisation des solutions choisies.

Ce secteur d’achat est au cœur de la politique de développement durable définie par l’Etat en 2008 car il favorise d’autres actions et comportements durables comme la réduction de la consommation de papier.

Un 1er travail interministériel avait abouti à la publication du document de référence « le guide pratique sur la politique d’impression des services de l’État  » qui est toujours d’actualité.

Dans la continuité de ces travaux, le SAE a établi les principes d’organisation suivants :

  • Les matériels de proximité seront acquis au travers de l’accord cadre interministériel mis en place par le SAE en 2010.
  • Les marchés d’équipement de moyens de production lourds seront encadrés par le SAE qui apportera son expertise et ses conseils pour soutenir les services dans leur projet.

Des progrès ont été faits mais des marges de progrès importantes demeurent :

  • dimensionnement du parc : amélioration de l’analyse des besoins
  • raisonnement en coût complet : coût d’acquisition et d’utilisation
  • capacités de mutualisation des matériels sous exploitées

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Formation pour la rédaction du mémoire technique

mars 22nd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics
mar, 22 2012
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Qu’il s’agisse de marchés de travaux ou de services, le mémoire technique est un élément important de votre réponse aux appels d’offres publics. Qu’il soit exigé (il l’est de plus en plus souvent) ou pas, il est indispensable. Il vous permet de décrire précisément vos méthodes, vos prestations, votre valeur ajoutée, de présenter votre entreprise. Il permet à l’administration de s’assurer que vous avez compris sa problématique, de juger de la qualité technique de votre proposition (critère souvent plus important que le prix), de se rassurer quant à votre capacité à rédiger (si vous êtes retenu, vous devrez rédiger des comptes-rendus, des procès verbaux, des rapports…).

Mais il est parfois difficile de prendre suffisamment de recul pour écrire ce que l’on fait tous les jours. Mais le temps manque pour rédiger ce document. Mais vous ne savez pas ce qu’attend l’administration, jusqu’à quel degré de précisions aller.

Après 20 ans passés à répondre à des appels d’offres et à assister les administrations dans la rédaction de leur marchés et dans les délibérations des commissions, nous avons acquis les convictions suivantes :

  • le mémoire technique doit être personnalisé, spécifiquement rédigé pour répondre à la demande
  • le mémoire technique n’est pas jugé au poids

Il est donc contreproductif de rédiger (ou d’acheter) un mémoire technique type qu’il suffit de reproduire et d’envoyer pour chaque réponse. Certes, vous gagnerez du temps, mais à la lecture du document, l’administration considèrera que vous n’êtes pas assez motivé par cet appel d’offre pour y passer un peu de temps. De plus, elle ne prendra pas le risque de confier une prestation importante à un partenaire sans être sûre qu’il a compris les enjeux, les contraintes et les objectifs du projet. Enfin, de plus en plus d’appels d’offre prévoient la possibilité de négociations : vous pouvez être appelé à défendre votre proposition en face à face et ce sera difficile d’être convaincant en parlant d’un document que vous n’avez pas relu, pas rédigé vous-même.

Il est également inutile de produire un document trop volumineux. Il ne s’agit de rendre un catalogue de produits ou de services possibles mais bien une description des produits ou des services que vous proposez pour ce projet. Mettez-vous à la place des personnes qui vont devoir dépouiller les offres et qui se trouvent face à un pavé de 100 pages…De plus, le temps étant compté, vous ne pouvez pas passer vos nuits à rédiger les mémoires techniques de vos réponses aux appels d’offres.

Après vous avoir expliqué que le mémoire technique est essentiel et qu’il est difficile de rédiger un « bon » mémoire technique, nous ne pouvons que vous rassurer : il ne s’agit pas d’un exercice littéraire, aucun talent n’est exigé. Vous connaissez bien votre métier ? votre entreprise ? Vous êtes apte à produire le document adéquat.

Nous vous proposons de vous accompagner pour optimiser la rédaction de vos mémoires techniques. Nous mettons à votre disposition notre expérience et nos savoir faire pour que vous puissiez produire un document qui vous positionnera dans les premiers quant au critère technique, et ce, en toute autonomie.

Nos formations se déroulent dans vos locaux, sur une journée, pour 1 à 3 personnes. Après vous avoir fourni quelques principes théoriques incontournables, nous passons l’essentiel de cette journée sur les aspects pratiques (rédaction des parties fixes du mémoire, étude d’appels d’offre réels auxquels vous pourriez répondre. Nous vous accompagnons après cette formation, dans vos premières réponses par nos relectures et conseils.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises, étendre la formation à la constitution du dossier administratif,…

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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Small Business Act pour l’Europe

mars 15th, 2012 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE
mar, 15 2012
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Le Small Business Act a été mis en place en 1953.
Il est destiné à favoriser l’activité économique des PME.
Ainsi, aux États-Unis, 23 % des marchés publics fédéraux sont réservés à des Petites et Moyennes Entreprises (PME) américaines.

L’idée fait son chemin en Europe (elle s’invite même dans la campagne présidentielle française).

Ainsi en 2008,un Small Business Act pour l’Europe est adopté. Il reflète la volonté de la Commission de reconnaître le rôle essentiel joué par les PME dans l’économie européenne. Il établit, pour la première fois, un cadre politique global pour l’Union européenne et les États membres. Son objectif est  d’ancrer de façon irréversible le principe « Penser aux PME d’abord » tant dans le processus législatif que dans le comportement des administrations, et de promouvoir la croissance des PME en les aidant à surmonter les problèmes qui continuent à entraver leur développement.Il « s’applique à toutes les entreprises qui sont indépendantes, qui emploient moins de 250 salariés et qui ne dépassent pas un certain seuil pour leur chiffre d’affaires et/ou leur bilan, soit 99% de toutes les entreprises européennes. »
Objectifs : aider les PME à accéder à de nouveaux marchés et favoriser l’innovation.

Mais, il n’est pas contraignant. Il est destiné à favoriser l’accès des PME aux marchés publics non à contraindre les acteurs publics à passer un certain volume de marchés avec des PME.

Dans la mesure où l’Europe et la France sont conscientes de l’enjeu économique que représentent les PME et de la nécessité de les aider à accéder à la commande publique, nous pouvons gager que de nouvelles mesures mesures seront prises pour favoriser les PME.

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Pourquoi un mémoire technique ?

mars 8th, 2012 Posted in Marchés Publics
mar, 08 2012
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Pour de nombreuses entreprises, répondre à un marché public se résume à fournir tous les documents administratifs demandés (c’est déjà un gros travail, compliqué et consommateur de ressources) et y ajouter un devis.
Ainsi, elles considèrent que le mémoire technique ne concerne que les prestations intellectuelles : conseil, audit…

Or, que ce soit en termes de mise en avant de la valeur ajoutée des entreprises candidates comme en termes de critères d’attribution côté administration,  le mémoire prend une place de plus en plus importante. Il est très souvent imposé dans la réponse et quand il ne l’est pas, le fournir est un réel avantage.

Il est un outil primordial pour augmenter votre taux de réussite.

Même s’il est évidemment basé sur les lignes du devis, le mémoire technique doit montrer toutes les facettes des prestations ou des produits proposés.  Cela permet souvent de prendre conscience des points forts alors qu’ils font partie du quotidien. Il permet également de lever dès la réponse certaines ambiguïtés qui empoisonneraient ensuite le bon déroulement du marché.

Il est à la fois un document technique et un document commercial. Reste à trouver le juste équilibre entre notice technique et plaquette commerciale.

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Les marchés publics sans formalités

mars 1st, 2012 Posted in Marchés Publics
mar, 01 2012
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Pour les montants inférieurs à 15 000 € HT, les administrations ne sont tenues à aucune formalité de publicité et de mise en concurrence.

Ces marchés sont donc passés avec des partenaires connus ou, le plus souvent, après réception de 3 devis. Ils sont donc une source de revenus non négligeable pour une PME et réclament beaucoup moins de ressources (temps, personnel, documents…) que les marchés publics avec formalités. Ils permettent également d’obtenir des références publiques qui seront utiles pour les MAPA et autres marchés plus importants.

Même si le formalisme de ces consultations est très réduit, la forme et le contenu du devis sont primordiaux :

  • vous devez montrer que vous avez compris la problématique de l’administration : même si elle vous semble très simple et banale, vous montrerez que votre réponse est personnalisée en reprenant l’objet de la consultation avec vos termes.
  • vous devez montrer que vous avez une approche particulière et adaptée aux besoins : attention aux prestations sur dimensionnées ou à la sous estimation des contraintes.
  • vous devez présenter votre offre financière de façon claire et détaillée pour éviter toute incompréhension.

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Nos ateliers « Réponse aux appels d’offre publics »

février 23rd, 2012 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics
fév, 23 2012
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En 2011, je vous ai présenté notre offre de formation à la réponse aux appels d’offres publics (Plaquette Ateliers réponse aux appels d’offre publics.)

Ces ateliers sont destinés à toutes les personnes qui dans l’entreprise vont avoir à constituer les dossiers de réponses : assistantes, commerciaux, direction…

Le contenu de ces ateliers est le suivant :

Sommaire détaillé

1 Qu’est-ce qu’un appel d’offre public ?

1.1 Définition

1.2 Les différents appels d’offres publics

Savoir les reconnaître et connaître les règles pour chaque type.

1.3 Ou trouver les offres

Où trouver les offres et comment mettre en place une veille efficace ?

2 Le décryptage du dossier de consultation

2.1 Le règlement de consultation

2.2 Le CCTP

2.3 Le CCAP

Ce qu’il faut lire, ce qu’il faut comprendre, ce qu’il faut lire entre les lignes.

3 La candidature

3.1 Les documents à rassembler

3.2 Les imprimés DC

3.3 La présentation de l’entreprise

Mettre en place une organisation qui assure efficacement la conformité des      candidatures

4 La structure du mémoire technique

4.1 Le plan détaillé

Les éléments qui doivent paraître dans le mémoire technique et leur organisation. La mise en forme du document.

4.2 Les parties fixes

Rédaction des parties qui seront reprises pour chaque réponse : la présentation générale de l’entreprise, certaines méthodologies,

les démarches qualité et les méthodes de suivi et de mesures…

4.3 Les parties personnalisées

Pour montrer que vous répondez précisément à la demande certaines parties doivent être personnalisées : le contexte et les objectifs,

les moyens mis en œuvre, les plannings, les méthodes…

5 Méthodologie et astuces

5.1 Avant l’appel d’offres

5.2 Constituer la réponse

5.3 Après la notification

Les actions à mener à chaque étape pour améliorer les chances de succès et   capitaliser sur l’expérience acquise.

Devant le succès de ces formations et pour vous accompagner encore un peu plus, nous vous proposons une nouvelle formule sur 2 jours :

  • Le premier jour est consacré à la présentation théorique. Le contenu reste identique à celui décrit ci-dessus.
  • Le deuxième jour est consacré à la mise en œuvre avec la construction de votre dossier de réponse pour un appel d’offres que vous aurez choisi.

Les conditions restent les mêmes :

  • formation intra entreprise dans vos locaux (IDF) ,
  • 420 € HT/jour,
  • maximum 3 personnes,
  • formation entrant dans vos budgets de formation professionnelle continue (N° d’agrément obtenu auprès de la préfecture de région Ile de France).

Consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

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