Les principales difficultés rencontrées lors d’un projet de rationalisation des impressions sont:
- Divergences des pratiques d’achat : l’achat de périphériques d’impression peut s’effectuer de deux manières. Premièrement, les périphériques peuvent être achetés directement (plutôt pratiquée pour les imprimantes) et constituent une dépense de capital, ce qui pose le problème de la trésorerie et de l’amortissement du matériel. Les consommables sont souvent achetés suivant le besoin auprès de différents fabricants : magasins de fournitures de bureau, revendeurs informatiques ou directement auprès du fournisseur. Le processus de commande est manuel et peut s’avérer fastidieux, être un frein à la productivité et rend quasiment impossible le suivi des coûts de fonctionnement. Un deuxième moyen consiste à louer le matériel (plutôt pratiquée pour les copieurs) et entre dans les dépenses de fonctionnement. La location permet à l’entreprise de ne pas intervenir sur son capital et de ne pas se soucier de l’amortissement du matériel. Dans ce cas, un contrat est établi concernant le coût par page et comprend les fournitures, le service et parfois un centre d’assistance. Ces différents processus indiquent que peu d’organisations ont une vision globale de l’ensemble de leurs coûts d’impression.
- Dissémination des périphériques : les méthodes aléatoires utilisées lors de l’achat de matériel d’impression se traduisent souvent par un enchevêtrement de matériel ancien et de nouvelles technologies nécessitant le stockage de différents types de fournitures, par aucun ou divers contrats de maintenance, ou par la difficulté à maintenir les pilotes à jour ou à répondre correctement aux demandes du centre d’assistance. En plus des coûts induits par la gestion d’un parc de périphériques hétérogène, la productivité des utilisateurs et du personnel informatique ainsi que la continuité de l’activité s’en trouvent affectées.
- Rapport imprimantes/utilisateurs défavorable : il arrive souvent qu’une entreprise compte plus d’imprimantes qu’elle n’en utilise en raison des achats non concertés d’imprimantes de bureau ou de groupe de travail. Certaines entreprises, telles que les sociétés de communication, utilisent parfois pas moins d’une imprimante pour trois utilisateurs, mais la plupart pourraient gagner en efficacité en équilibrant ce rapport en partageant par exemple une imprimante pour 10 utilisateurs. Plus le nombre d’imprimantes dont dispose l’entreprise est élevé, plus les coûts des fournitures, de la maintenance, du support et de gestion sont importants. La suppression des imprimantes de bureau et la mutualisation des imprimantes des groupes de travail permettent de rétablir un rapport cohérent et d’optimiser la productivité et les coûts de fonctionnement.
- Ancienneté du parc d’imprimantes : nombreuses sont les entreprises utilisant des imprimantes de plus de 5 ans. L’ancienneté augmente les risques de panne et donc les coûts de service et de maintenance, ce qui ralentit la productivité. Les anciennes imprimantes sont moins efficaces que les nouveaux modèles et le coût de leurs fournitures est plus élevé, ce qui se reflète sur le coût par page lors de l’impression. Pour réduire considérablement les frais et la consommation d’énergie, il est recommandé d’utiliser des imprimantes plus récentes ou des imprimantes multifonctions en lieu et place des anciennes imprimantes. Il se peut également qu’un matériel plus ancien ne soit pas compatible avec les dernières solutions de traitement des documents qui offrent d’autres avantages concernant l’utilisation de papier ou la sécurité des documents.
- Absence d’outils de gestion de l’impression : peu d’entreprises disposent d’outils leur permettant de suivre, de surveiller et de contrôler leur environnement d’impression afin d’optimiser ressources et performances, prévoir l’achat de nouvelles machines et tirer pleinement profit des imprimantes en place. Elles ignorent donc le montant de la plupart des coûts d’impression. De plus en plus de revendeurs à valeur ajoutée proposent des services permettant aux entreprises de surmonter ces problèmes grâce à des solutions logicielles de suivi de parc et de consommation et grâce au pilotage régulier (comités de pilotages, reportings…).
Ces points montrent bien que la rationalisation des impressions ne peut se résumer à une suppression des imprimantes personnelles et la mise en place de multifonctions centralisés. Il s’agit d’un vrai projet à part entière.
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