ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

mai 5th, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
mai, 05 2011
Ajouter un commentaire »

Qu’il s’agisse d’une organisation privée ou publique, la consultation de prestataires pour l’équipement en systèmes d’impression nécessite la connaissance du marché (acteurs, technologies…), des modes opératoires (financement, types de contrats, services…) et du langage spécifique (les vendeurs ont du mal à se séparer de leur jargon professionnel).

Préoccupé par le fait d’être un acheteur informé, certains en oublient qu’une autre condition de la réussite de ce type de consultation est de bien connaître son parc actuel et les besoins de son organisation. Demander les mêmes caractéristiques que le matériel actuel (juste un peu plus rapide si ça ne coûte pas trop cher…) ou faire confiance au commercial pour définir les matériels adéquats, c’est risquer de repartir pour 3 ans avec des outils inappropriés.

L’audit des systèmes d’impression doit être un préalable à la consultation. Il permet de :

  • Connaître parfaitement le parc actuel.
  • Recenser les besoins des utilisateurs et de l’organisation.
  • Mettre à plat les pratiques autour du parc (pratiques d’impression, gestion des consommables…).
  • Se fixer des objectifs (budget, développement durable…) pour le futur parc.
  • Fournir aux prestataires consultés un cahier des charges précis.
  • Obtenir des offres comparables.
  • Montrer sa valeur ajoutée sur le sujet.

Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un audit plus ou moins poussé (exhaustivité ou échantillonnage…) suivant le temps, les moyens et les enjeux du projet ( un budget annuel d’impression inférieur à 10 000 € doit-il nécessiter un audit de 3 semaines ?).

A lire aussi

Méthodologie de l’audit

Les livrables de l’audit

Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

, , , , , , , , ,
Dossier complet

La gestion des consommables d’impression

mars 14th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
mar, 14 2011
Ajouter un commentaire »

Il est des tâches que tout le monde préférerait déléguer, mais auxquelles on ne peut tout simplement pas échapper. Le maintien à jour des stocks d’encre et de toner de votre entreprise en fait probablement partie. Souvent, chaque département est responsable de ses propres consommables, et doit parfois obtenir l’accord du service de comptabilité et des achats avant de passer commande. Lorsque vous totalisez le temps passé par le personnel  à la commande, la réception, le stockage et l’installation des nouveaux consommables, vous obtenez un nombre important de ressources consommées pour des tâches de routine faciles à automatiser.

Gérer des consommables s’avère encore plus compliqué que gérer un parc d’impression. Longtemps encore après leur mise en place, les imprimantes et multifonctions ont toujours besoin de cartouches d’encre et d’autres consommables : un coût caché qui échappe peut-être déjà à votre contrôle.

La plupart des entreprises négocient avec leurs fournisseurs et définissent un prix unitaire par article ce qui permet à chaque département de gérer ses propres commandes. Ce système est simple mais coûteux. Des salariés qualifiés se connectent à des sites Web pour commander les consommables et passent en moyenne 20 minutes par visite. En règle générale, les commandes individuelles sont assez petites ce qui entraîne la multiplication des transactions et des frais d’expédition élevés, surtout si les utilisateurs choisissent des formules d’expédition express, toujours plus coûteuses.
Cependant, votre stock peut se retrouver encombré par des produits qui ne seront pas utilisés avant plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Beaucoup d’entreprises monopolisent un nombre considérable de ressources pour la gestion du stock de consommables d’impression ce qui représente une perte d’espace et une perte financière importantes.

Il est possible de résoudre tous ces problèmes et de réduire vos dépenses en mettant en place une véritable gestion des consommables. Elle passe par :

  • la surveillance en temps réel de vos niveaux de consommables
  • des commandes automatisées
  • des livraisons avec des délais optimisés.
  • la standardisation optimale des matériels et donc des consommables.

Vous pouvez considérablement réduire vos niveaux de stock sans jamais être en rupture. Cette gestion nécessite la mise en place d’un partenariat avec vos fournisseurs de systèmes d’impression. Ainsi vos accords d’acquisition de matériels devraient systématiquement comprendre des clauses concernant la gestion conjointe des consommables.

Voici ce que vous pouvez en attendre :

  • Conformité  de toutes les commandes aux conditions des contrats.
  • Maîtrise des frais d’expédition éventuels.
  • Suppression des commandes frauduleuses (consommables utilisés à titre personnel par les collaborateurs) ou excessives.
  • Confirmations de réception des demandes.
  • Réduction des stocks, moins de risques de pertes de produits et d’obsolescence.

A lire aussi

Piloter votre parc de systèmes d’impression

Portrait d’un projet d’optimisation des impressions

Optimiser ses outils d’impression

, , , , , , , , ,
Dossier complet

Les conseils du CIMIR pour les consultations relatives aux systèmes d’impression

mars 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics
mar, 03 2011
Ajouter un commentaire »

Si la mise en concurrence de fournisseurs potentiels, (qu’ils soient constructeurs ou distributeurs) doit être conforme à la réglementation des marchés publics, elle doit également intégrer la dimension économique de l’achat et permettre :

  • d’obtenir des propositions portant sur des matériels au dimensionnement technique adapté et cohérent avec les besoins exprimés par les services
  • de susciter une compétition équitable entre les différents fournisseurs potentiels et de profiter de toutes les opportunités que le marché peut offrir en matière de technologie et/ou de prix.

Dans ce cadre, le cahier des charges doit être envisagé dans le cadre d’une approche fonctionnelle et ne doit pas être le descriptif technique d’un matériel prédéterminé à l’avance par les services techniques, sans justification. Cela a pour conséquence une limitation ou une orientation directe de la mise en concurrence ce qui n’est pas dans l’intérêt des services. De la même manière, il ne doit pas reprendre à l’identique les capacités des matériels en place pour les raisons indiquées ci-avant mais aussi pour des raisons évidentes d’évolution technologique. Ce secteur d’activité présente en effet un champ de concurrence technique et financière extrêmement évolutif et compétitif dont les acheteurs publics doivent pouvoir bénéficier.

De manière générale, une bonne description des besoins plutôt qu’une prédétermination du type de matériel permet d’obtenir des offres tarifaires variées et compétitives, tout en laissant au service la plus grande latitude pour analyser techniquement et financièrement, après réception des offres, les solutions proposées et faire son choix du mieux disant.

Bien entendu, le besoin exprimé dans ce cadre doit intégrer une analyse prospective tenant compte de la politique d’impression de l’Etat (et notamment les conditions de mutualisation des matériels), de l’évolution des missions, des progrès de la dématérialisation, des réorganisations de service, …

Au delà des caractéristiques des matériels, le niveau de service attendu du fournisseur (délai de livraison, d’intervention, de réparation, contacts après vente,…) doit faire l’objet de la même attention s’agissant tant de l’expression du besoin que de la précision des engagements contractuels.
Une exigence manifestement trop élevée conduira mécaniquement à une inflation des coûts tout en ne garantissant aucunement une exécution conforme ; l’Administration est dans ce cas de figure doublement perdante. Dans une moindre mesure, un délai d’intervention très court peut occasionner des coûts récurrents disproportionnés au regard de la fréquence constatée des incidents et des besoins réels de continuité de l’activité.
L’acheteur doit par conséquent s’attacher à évaluer avec soin ce poste en recourant, le cas échéant, à des mesures organisationnelles (délestage sur d’autres services,…) permettant de concilier la satisfaction de l’utilisateur final avec la rétribution conforme d’une prestation garantie.

Source : CIMIR

A lire aussi

Le secteur public optimise ses impressions

Piloter votre parc de systèmes d’impression

Pourquoi doit-on optimiser les impressions ?

, , , , , , , ,
Dossier complet

Impressions sécurisées

février 14th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 14 2011
Ajouter un commentaire »

Certaines entreprises ont une stratégie de sécurité qui inclut les cinq « piliers » de la sécurité mais peu d’entre elles prennent en compte les informations liées aux impressions « papier » générées par le personnel via le réseau informatique !

Dans une entreprise, et particulièrement lors de l’utilisation d’une imprimante en réseau (c’est-à-dire partagée et physiquement accessible par plusieurs utilisateurs), un nombre important d’impressions est chaque jour oublié ou n’est pas immédiatement récupéré « sur » l’imprimante concernée, posant ainsi un problème de confidentialité important. En effet, n’importe quel collaborateur ou personne se trouvant sur le site de l’entreprise peut alors avoir accès à un document imprimé sur l’imprimante en réseau, le lire, l’emporter, le détruire ou le copier. Les risques sont multiples et d’autant plus critiques lorsqu’il s’agit de documents financiers, contractuels ou stratégiques.
La tentation de « s’emparer » d’un document laissé sur une imprimante est d’autant plus fort que les personnes ont connaissance de la classification de ces documents en tant que « public » (ouvert à tous), « confidentiel » (accès restreint à certaines personnes) ou « strictement confidentiel » (réservé à un groupe très ciblé) ; ce qui est fréquent dans les entreprises de taille moyenne et dans les grands groupes.

Les lois sur la protection des données sont strictes et sont également valables pour les données imprimées sur les imprimantes de l’entreprise.

Il existe par exemple des solutions d’impression sécurisées permettant de stopper le document au niveau d’un serveur sécurisé qui sauvegarde temporairement le document jusqu’à ce que son propriétaire s’identifie sur l’imprimante (via par exemple un code, un badge personnel, etc.). Une fois identifié, le document peut être effectivement imprimé. Cette fonctionnalité est également viable pour les imprimantes réseaux, qu’ils s’agissent d’imprimantes traditionnelles ou d’imprimantes dites multifonctions (pouvant imprimer, scanner -reproduire- et faxer).

En ce qui concerne l’authentification des utilisateurs, tous les standards de sécurité recommandent la mise en place d’une solution robuste ne reposant pas uniquement sur des mots de passe choisis et maintenus par les utilisateurs, évitant ainsi un accès permanent aux données confidentielles. Les cartes à puces électroniques ou les mots de passe générés automatiquement toutes les minutes voire même le concept de biométrie (reconnaissance des empreintes digitales, de l’iris de l’œil, etc.) peuvent appliquer au domaine de l’impression

Il est aussi possible de contrôler l’utilisation d’imprimantes multifonctions à travers l’accès à leurs fonctionnalités. L’entreprise peut implémenter une politique de sécurité autorisant certains utilisateurs à se servir des fonctions « scan to e-mail* »(numériser pour créer un e-mail) ou « scan to fax** » (numériser pour créer une télécopie) alors que d’autres collaborateurs ne pourront qu’imprimer ou copier des documents. Cette approche, très pragmatique, permet de contrôler le flot de documents imprimés et de définir des profils d’utilisateurs associés à chaque usage. Cette stratégie contribue conjointement à la réduction des coûts d’impression et  à la mise en conformité de la politique de sécurité de l’entreprise (protection des données, lois sur les propriétés intellectuelles, etc.).

L’administration de parc, permet également d’obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation du parc d’impression, et par là même de le sécuriser. Les solutions d’administration fournissent des rapports précis  sur les données circulant sur le réseau, y compris les impressions et répondent ainsi  aux exigences des standards ISO 17799 ou PCI (Payment Card Industry). Depuis une console centrale, l’administrateur créé des rapports déterminant le nombre de documents imprimés par machine, par site ou utilisateur, …..

Les solutions d’impression sécurisées offre également un contrôle des imprimantes sur le plan logistique. Par exemple, elles permettent de détecter une nouvelle imprimante sur le réseau et d’harmoniser la politique de sécurité avec le reste du parc d’imprimantes en place dans l’entreprise. Ce qui permet également de limiter les problèmes de support technique.

Comme on peut le voir la mise en œuvre de solutions d’impression sécurisées  peut finalement être rentabilisée très rapidement par à la réduction des coûts induite (en papier, toner, maintenance techniques).

A lire aussi

Changer les pratiques d’impression

Former mes collaborateurs aux bonnes pratiques d’impression ?

10 pratiques d’impression économes et durables

, , , , , , , , ,
Dossier complet

Auditer pour rationaliser

février 10th, 2011 Posted in Optimisation des outils d'impression
fév, 10 2011
2 Commentaires »

Ce n’est un secret pour personne, l’impression est le parent pauvre de l’informatique. Reléguée au rang des périphériques, elle représente pourtant le poste de dépense où le gâchis est le plus évident. Et en ce sens, celui qui se prête le mieux à la rationalisation. Surtout dans un contexte de réduction des coûts. Et pour s’attaquer à cette rationalisation, nombre d’entreprises n’hésitent plus à s’en remettre à un tiers. Soit le constructeur lui-même, soit une société de conseil. La prestation consiste à auditer le parc existant, à le reconfigurer et en proposer une location, généralement sous la forme d’un coup à la page.

Les besoins : réorganiser le parc et éviter l’obsolescence

Mais la refonte d’un parc d’impression n’est pas une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic, comme un déménagement, uns restructuration, une insatisfaction…

Le choix : S’engager sur un niveau de service

Cette prestation de service peut prendre ici deux visages. Soit l’entreprise dissocie les phases de conseil et de réalisation en faisant appel pour la première à un prestataire indépendant, et pour la seconde à un constructeur. Soit elle s’en remet à ce dernier pour les deux opérations.

Le déploiement : fixer le nombre et la place des machines

Mais comment bien disposer les machines ? Autrement dit, comment trouver le bon équilibre entre la centralisation des impressions (sur des systèmes multifonctions) et la distance à parcourir par les utilisateurs pour récupérer leurs éditions ?

Les gains : une transparence des consommations

Première satisfaction exprimée par les bénéficiaires des services d’impression : les économies engendrées. Cette réduction va de paire avec une meilleure transparence (suivis des consommations, des volumes, reportings techniques et financiers…).

Les écueils : la résistance des utilisateurs

La réorganisation du parc engendre un bouleversement des habitudes auprès des utilisateurs. La résistance qui en résulte peut faire achoppé le projet si elle n’est pas prise en compte.

Source : 01 informatique

A lire aussi

Optimiser ses outils d’impression

Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression

Accompagner l’optimisation

, , , , , ,
Dossier complet

Les livrables de l’audit

février 3rd, 2011 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
fév, 03 2011
Ajouter un commentaire »

Comment mesurer la qualité d’une prestation intellectuelle tel que l’audit quel que soit son objet ? Comment évaluer les ressources mises en œuvre, les méthodes employées, les résultats obtenus par rapport avec le coût de la prestation ? Tous ces éléments peuvent être mesurés de façon plus concrète qu’une impression, un sentiment grâce aux livrables. Il n’est bien entendu pas question d’une mesure au poids : encore que certains cabinets vous distillent une telle quantité de lieux communs et circonvolutions presque littéraires qu’on peut se demander s’ils ne cherchent pas à justifier leur prix par le poids de leur rapport.

Ces livrables doivent être le reflet le plus exact possible des opérations d’audit et de la situation auditée. Pour ce faire, nous pensons qu’il est pertinent de définir 2 types de livrables :

  • les livrables d’avancée : rapports d’avancée des opérations (planning inventaire, indicateurs du type % d’utilisateurs interrogés…), comptes-rendus de réunion, validation intermédiaire des données…
  • les livrables finaux : rapport d’audit qui présente l’état précis et exhaustif de la situation étudiée, préconisations générales et particulières (Exemples : politique d’impression et scenarii d’équipement) et  synthèse qui est l’outil d’aide à la décision.

Au-delà de leur contenu particulier, les critères qui vous permettront d’apprécier la qualité de l’ensemble de la prestation sont :

  • l’exhaustivité des documents et des informations
  • la compréhension et reformulation du contexte, des objectifs et des enjeux.
  • la pertinence des indicateurs mis en place
  • la pertinence et la pérennité des préconisations
  • la qualité rédactionnelle
  • la lisibilité et la simplicité

A lire aussi

Les livrables de la prestation d’audit des systèmes d’impression vus par ASSPI

Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression

Méthodologie de l’audit

, , , , , ,
Dossier complet

Marché de l’impression

janvier 27th, 2011 Posted in Divers
jan, 27 2011
Ajouter un commentaire »

Le marché de l’impression a souffert. En 2009, il a même frôlé un recul de 25 % au niveau mondial. En France, la baisse n’a été que de 10 % en volume et de 6,8 % en valeur, des chiffres qui recouvrent des disparités selon les catégories de machines. Une contraction du marché qui se traduit par un renforcement de la concurrence entre les marques qui sont près d’une vingtaine sur le marché européen.
Cette morosité du marché s’explique en grande partie par l’impact de la crise économique. L’année 2009 a été marquée par le report des décisions d’investissement dans les entreprises et, plus globalement, par la réduction des dépenses. Par contre, la bonne nouvelle est que les entreprises ont continué à imprimer. Les ventes de toners et de cartouches d’encre ont même enregistré
une légère progression en volume. Le recul des ventes de matériels d’impression a aussi d’autres causes plus structurelles. En fait,
depuis 2006, les ventes ont reculé de près de 17 %, traduisant une remise en cause des habitudes d’impression liée à la montée en puissance de la dématérialisation et de préoccupations à la fois économiques et écologiques.

Si la recherche d’économies de coût a été accentuée par la crise, elle est désormais omniprésente et installée pour durer. Aujourd’hui, la demande est de plus en plus forte pour des solutions de gestion de l’impression. Les solutions de coût à la page, initialement développées pour gérer les parcs de machines dans les grandes entreprises, sont aujourd’hui également demandées par les PME.

La chasse au gaspillage est lancée. Quand on sait que l’impact environnemental d’une imprimante est dû à 70 % à l’impression de pages de mauvaise qualité ou non utilisées et qu’environ 16 % des pages imprimées sont jetées avant d’être lues, il y a là un gisement d’économie autour duquel les constructeurs développent solutions et conseils. Cela va de la proposition d’une méthodologie pour réduire le nombre de pages gaspillées, notamment en installant l’impression recto verso en standard sur leurs matériels, jusqu’à la mise en place de solutions de maîtrise de l’impression avec, par exemple, la possibilité d’autorisation par badge des impressions.

Les offres de services de coût à la page développées depuis peu par les fabricants à l’intention des petites entreprises se veulent simples et faciles d’accès. Ce sont généralement des contrats forfaitaires incluant matériel, consommables, maintenance et, éventuellement, le financement.

Une autre tendance, révélée depuis quelques années et qui se confirme, est la progression du parc des matériels d’impression en couleur allant de pair avec le développement des ventes de multifonctions. Dans le contexte plutôt morose qu’a connu le marché des matériels d’impression l’année dernière, ces multifonctions (MFP) constituent la seule catégorie à avoir continué à progresser.

Dans les entreprises, la tendance est à passer directement de l’imprimante laser monochrome à un équipement MFP couleur, en sautant l’étape intermédiaire de l’imprimante laser couleur. Ce succès des MFP tient d’abord à l’apport de leurs multiples fonctionnalités, mais aussi parce qu’ils s’inscrivent dans la logique de rationalisation des coûts que recherchent aujourd’hui les utilisateurs.

Sur ces préoccupations économiques se greffent aujourd’hui des préoccupations environnementales. 32 milliards de pages imprimées sont oubliées sur l’imprimante ou jetées avant lecture, soit l’équivalent de 400 millions d’euros sans compter les effets sur l’environnement. Le souci de l’environnement est une tendance qui va s’accentuer en 2010 et qui constitue un véritable vecteur de développement pour les MFP en A4.

A lire aussi

Le marché de l’impression: des chiffres édifiants

Quelques chiffres, vos avis

, , , , , , ,
Dossier complet

Réduction des frais généraux : mode d’emploi

janvier 24th, 2011 Posted in Coûts d'impression
jan, 24 2011
Ajouter un commentaire »

Quand faut-il agir ? En pleine croissance, il convient plutôt de maîtriser la croissance des frais généraux, en baisse d’activité, il est trop tard. Il faut donc agir quand tout va bien, lors de réflexions sur l’organisation de l’entreprise, ses objectifs et les moyens de les atteindre. C’est donc l’occasion d’un plan d’action en matière de frais généraux.

Par quoi commencer ? Un plan de réduction des frais généraux doit commencer par une analyse des masses financières
concernées. La comptabilité ne permet généralement pas d’obtenir directement cette information. Il faut donc recombiner les données et les analyser.

Quels leviers d’action ? La baisse des prix par la négociation, la maîtrise de la consommation, la modification des spécifications pour les produits ou services, le choix entre « faire » et « faire faire », l’organisation des achats.

Qui va s’en charger ? Le recours à un prestataire externe peut apporter à l’entreprise une solution pour l’optimisation de ces frais généraux. La première caractéristique de ces cabinets est d’être tout simplement disponibles pourse pencher sur les dossiers.  La deuxième est qu’il est plus facile pour le Directeur Général de confier cette mission à un cabinet externe plutôt que de demander
aux collaborateurs, en plus de leur quotidien, d’assurer la mission ingrate d’éplucher les factures…

Comment mesurer le résultat ? La performance achats est généralement mesurée par la baisse des charges, l’augmentation moindre des coûts. Les indicateurs portent sur: décisions de non achat (meilleure utilisation des moyens existants), les différences entre budget N et N-1, les différences entre prix de marché et prix obtenus, les remises sur achats, le nombre de fournisseurs et les modes d’achats. Pour les frais généraux, la notion de satisfaction du client interne est importante. L’une des difficultés généralement rencontrée est que la performance ne se mesure pas seulement en terme de productivité mais aussi en terme de qualité et de suivi, difficiles à quantifier.

A lire aussi

La réduction des coûts d’impression

Des coûts d’impression ? A quoi ça ressemble ?

, , , , ,
Dossier complet

Une charte d’impression

janvier 17th, 2011 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression
jan, 17 2011
Ajouter un commentaire »

Comme le montrent quelques études sur le sujet, la sensibilisation de chacun au niveau individuel progresse et les pratiques éco responsables à la maison s’étendent. Mais au bureau, c’est autre chose…Il faut donc poursuivre l’évangélisation, multiplier et diversifier les actions et communications.

En matière d’impression, les pratiques commencent à évoluer mais très lentement (encore 28 pages par jour par salarié !). Un des moyens de diminuer vos impressions et de mettre en place une charte d’impression. Elle permet d’établir clairement et simplement les pratiques que vous désirez mettre en place dans votre unité.

Voici quelques exemples de recommandations que vous pouvez mettre en pratique  :

  1. Recommander l’échange électronique des travaux collaboratifs sans recourir à l’impression.
  2. Transmettre les lettres d’information, notes de service ou autres par courriel ou par l’intranet.
  3. Limiter le nombre de pages dans les documents produits, quitte à faire des références à d’autres documents électroniques, à proposer des synthèses imprimables, isolées du document intégral.
  4. Réduire le tirage des documents au strict nécessaire : autant de documents que de stagiaires ou de participants à la réunion, pas d’exemplaires supplémentaires « au cas où ».
  5. Prévoir l’envoi de cartes de voeux en format électronique : c’est d’actualité

A lire aussi

Imprimer responsable

10 pratiques d’impression économes et durables

Enquête Ipsos du 1er Juin

, , , , , ,
Dossier complet

La réduction des coûts d’impression

décembre 23rd, 2010 Posted in Coûts d'impression
déc, 23 2010
Ajouter un commentaire »

Les employés français impriment toujours autant : entre 4 et 52 pages par jour selon le secteur d’activité. Cette consommation de documents papier représente entre 1 et 3% du budget de l’entreprise chaque année, ce qui pour un grand compte, peut représenter plusieurs dizaines de millions d’euros par an. A la décharge des employés, il faut dire que pendant longtemps, le sujet n’a pas intéressé grand monde dans l’entreprise. Les services généraux s’occupaient de l’achat ou de la location du parc de copieurs et les achats de consommables informatiques et le service informatique gérait la mise en réseau des machines et les achats d’imprimantes. Personne ne se souciait vraiment du coût réel des impressions.

Mais avec les différentes crises, les entreprises ont commencé à chercher des sources d’économie et elles se sont aperçues qu’en rationalisant leur parc de machines et en modifiant les habitudes des utilisateurs elles pouvaient réduire jusqu’à 30% de leurs coûts d’impression. Par ailleurs, la sensibilisation aux problématiques écologiques pousse les entreprises à essayer d’être plus vertueuses dans leurs usages. Pour y parvenir, il convient cependant de respecter certaines étapes :

  • L’audit : diagnostic précis et exhaustif des impressions (matériels, coûts, usages…)
  • La politique d’impression : pratiques, règles d’implantation, règles de gestion…
  • L’accompagnement des utilisateurs : pour les bonnes pratiques d’impression mais aussi les règles d’équipement et la gestion documentaire

La réduction des coûts d’impression est possible pour tous les types d’entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages. On peut estimer par ailleurs que le mouvement va s’accélérer car outre l’impératif économique voire écologique d’imprimer moins, les entreprises disposent de plus en plus d’outils pour les accompagner. D’abord les solutions de gestion d’impression mais aussi, plus globalement, les solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et permettent de diminuer la circulation des documents papier. Enfin, l’arrivée de nouveaux supports comme les tablettes que l’on peut transporter facilement et qui fournissent un bon confort de lecture va sans doute contribuer à accélérer ce cercle vertueux.

Le projet peut être mené en interne, mais le plus souvent l’entreprise ne dispose pas des compétences ou du temps nécessaire pour un diagnostic efficace. Elle peut alors se tourner vers un intervenant extérieur. Qui sont-ils ?

Certaines SSII à la recherche de chiffres d’affaires proposent des prestations de réduction des coûts d’impression menées par un ingénieur réseau, un spécialiste systèmes. Ces sociétés cherchent à vendre des journées d’ingénieurs, des solutions logicielles pour dématérialiser mais ne peuvent pas vraiment vous accompagner dans votre optimisation. D’ailleurs si vous leur demandez d’optimiser les impressions dans leurs relations avec vous (synthèse des rapports de 10 pages maxi séparées du document principal, nombre limité de versions papier…), vous serez surpris de leurs réponses.La dématérialisation complète de vos documents est très tentante (100% d’économie sur le budget impression) mais, même en période de noël, il faut admettre une fois pour toutes que ça ne marche pas et qu’il faut passer par des étapes intermédiaires pour qu’un projet de dématérialisation soit efficace.

Les constructeurs ou distributeurs d’imprimantes et multifonctions vous proposent tous l’étude de votre parc. Et pour cause…Nous en avons déjà parlé dans Mon fournisseur propose d’auditer mon parc.

Certains cabinets de chasseurs de coûts proposent l’étude du budget impression mais leurs spécialités sont plutôt les flottes de voitures, la téléphonie ou la fiscalité. Ils traitent les impressions comme n’importe quel budget (réduction drastiques sans accompagnement et sans adaptation à vos spécificités), méconnaissent les acteurs du marché et les contrats, n’atteignent pas les % d’économies annoncés mais vous promettent de se rattraper sur vos autres postes d’achats.

Les cabinets de conseil spécialisés vous proposent de vraies prestations spécialisées. Leurs équipes sont le plus souvent issues du monde de la bureautique (constructeur ou distributeurs de multifonctions) ou de l’imprimante. Leurs compétences spécifiques leur permettent de s’engager sur un % d’économie et d’être rémunérés aux résultats.

A lire aussi

Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

Des coûts d’impression ? A quoi ça ressemble ?

Pourquoi doit-on optimiser les impressions ?

, , , , , ,
Dossier complet
Older Entries
Newer Entries