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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Informatique et consommation électrique

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L’informatique représenterait un cinquième de la consommation énergétique globale des bureaux franciliens. C’est l’un des enseignements du bilan de l’Arene-IDF sur les consommations d’énergie dans les bureaux. Réalisée par le réseau Rose (Réseau Observatoire et Statistiques de l’Energie), cette étude porte spécifiquement sur des secteurs où l’informatique est prépondérante dans les métiers exercés.

BUREAUTIQUE : 25 % DE LA CONSOMMATION D’ÉLECTRICITÉ FINALE

Selon les conclusions de cette étude, les consommations d’énergie des activités de bureaux en Ile-de-France s’élèvent à 16,6 TWh pour 55,8 millions de m2 de surfaces de bureaux. Sur les 16,6 TWh, la bureautique représente 16 % de la consommation totale d’énergie soit 2,6 Twh. La bureautique n’étant alimentée que par l’électricité, la part de la bureautique monte à 25 % de la consommation d’électricité finale (part la plus importante après l’éclairage et les usages spécifiques – 31 %).

DES ÉCARTS EN FONCTION DES SECTEURS D’ACTIVITÉ

Ramenée au secteur d’activité, la bureautique représente 18 % de la consommation finale du secteur finance-informatique-télécom (643 GWh) et 27 % de la consommation d’électricité, à part égale avec l’éclairage et autres spécifiques. Pour le secteur public, cette part passe à 12 % de la consommation finale (465 GWh) et 27 % de la consommation d’électricité.

Enfin, dans les autres secteurs du privé, la bureautique pèse 17 % de la consommation finale (1557 GWh) et 24 % de la consommation d’électricité. Un dernier chiffre à relativiser en raison du grand nombre de branches métiers regroupées dans cette troisième catégorie.

Source : Riposte Verte

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La DEEE

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De loin, la démarche la plus efficace pour réduire l’empreinte écologique des Equipements Electriques et Electroniques (EEE). le reconditionnement est aussi la plus intéressante pour toute une frange de la population qui ne cherche pas ou ne peut pas acheter des équipements neufs.

Bref, le marché de l’occasion de qualité (matériel reconditionné) réduit la fracture numérique.

Malheureusement, la France ne parvient toujours pas à développer le reconditionnement des équipements. Bien que financée par les consommateurs (éco-taxe), la filière grand public est gérée par des éco-organismes au service des fabricants. Ces derniers, on s’en doute, privilégient la destruction de matériel en état de marche, plutôt que son reconditionnement.

En 2010, l’éco-organisme français Eco-systèmes a collecté un peu plus de 310 000 tonnes de DEEE, soit 29 millions d’appareils électroménagers et électroniques. C’est 7 millions de plus qu’en 2009.

Malheureusement, à peine plus d’1% des équipements collectés (428.600 appareils) – gros et petit électroménager, écrans de télévisions, ordinateurs – ont été reconditionnés. C’est à peine 0,8 % du total des équipements émis en France la même année.

Pour la CLCV (Confédération de la Consommation, du Logement et du Cadre de Vie), il apparaît donc essentiel que les professionnels de la distribution mettent plus en avant la reprise, et ce d’autant plus que les consommateurs sont favorables à ce geste de tri.

Ainsi, 93 % du panel se dit prêt à rapporter des petits appareils électriques ou électroniques usagés dans des contenants libre-service en magasins. Les consommateurs sont d’autant plus en droit d’attendre que ce dispositif fonctionne à plein qu’ils le financent par l’éco-participation qu’ils payent lors de l’achat.

Par ailleurs, l’utilité du dispositif de collecte repose sur la recyclabilité des équipements électriques et électroniques. Il est donc impératif que les producteurs mettent sur le marché des produits réellement éco-conçus pour optimiser leur fin de vie.

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Recycler vos instruments d’écriture ?

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En cette semaine de rentrée, nous vous proposons de commencer par les bonnes résolutions traditionnelles. Par exemple, Terracycle vous permet de recueillir et recycler vos instruments d’écriture (stylos, règles, blanc correcteur…)

Comment ça marche?

Le but ? Eliminer la notion de déchet!

Pour cela, Terracycle crée des programmes de collecte et imagine des solutions pour recycler et transcycler les déchets qui sont traditionnellement considérés comme non recyclables. En bref, ils transforment le « non-recyclable » en « recyclable ».

Chaque programme de collecte est appelé une « Brigade ». Chaque « Brigade » est composée d’équipes de récupération chargées de collecter une catégorie de déchets. Ces équipes envoient les déchets collectés et Terracycle les recycle ou transcycle en toute une gamme de produits tels des aires de jeux, ou des sacs à dos. L’imagination et les compétences techniques de leurs équipes de design et de Recherche et Développement n’ont, pour l’instant, trouvé aucun type de déchet capable de leur résister.

Depuis Janvier 2011, TerraCycle est aussi présent en France. N’hésitez pas et découvrez comment vous pouvez diminuer le nombre de déchets enfouis ou incinérés tout en collectant des fonds pour une école ou une association de votre choix.

Pour créer une équipe de récupération, inscrivez-vous et rejoignez une Brigade. Les Brigades collectent toutes sortes de déchets à travers le monde. Les équipes de récupération n’ont qu’à télécharger et imprimer un bon de transport prépayé pour  envoyer leurs déchets. En échange de chaque déchet reçu l’équipe de collecte reçoit 2 points TerraCycle. Ces points sont convertibles en cash pour l’association ou l’école du choix de l’équipe de collecte ou en cadeaux solidaires proposés par les associations partenaires. Lorsqu’ils sont convertis en cash, chaque point TerraCycle équivaut à 0,01 €.

En France, TerraCycle a lancé la « Brigade des Stylos et des Instruments d’Ecriture » en partenariat avec BIC. Au sein de cette Brigade, écoles, entreprises et administrations peuvent former leurs équipes de récupération en s’inscrivant là.

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L’empreinte carbone de nos impressions

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L’empreinte carbone est le poids de carbone qui a été nécessaire pour concevoir, fabriquer, transporter, utiliser et éventuellement détruire l’objet.

Imprimer une page, nécessite de fabriquer une imprimante, du papier et de l’encre, les transporter jusqu’à son utilisateur et d’assurer leur destruction une fois utilisés. Il faut donc compter la fabrication, le transport et l’utilisation proprement dite (de quelle energie a-t-elle besoin ?) et ne pas oublier d’inclure sa destruction ou son recyclage. Maitriser son impact sur l’environnement, commence donc par mesurer ce qu’on fait, même lorsqu’il s’agit d’imprimer une simple feuille de papier.

Lexmark a donc essayé de calculer l’empreinte carbone d’une page imprimée avec une imprimante jet d’encre multifonction. On notera que Lexmark a choisi une imprimante jet d’encre. Une imprimante laser a une empreinte écologique bien plus importante. Sa consommation d’electricité est netement plus importante et le processus de fabrication plus complexe faisant appel à des produits complexes comme des semi-conducteurs ( le tambour) et des générateurs de laser.

Dans son étude annuelle sur les impressions et l’utilisation des imprimantes en mode privé ou professionnelle Lexmark a estimé à 68% la part due à l’utilisation d’une imprimante. C’est-à-dire que : la fabrication, le transport et le recyclage des imprimantes ne contribuent pas à plus d’un tiers (32%) de l’empreinte écologique d’une impression avec une imprimante jet d’encre multifonction. Ce que sous entend Lexmark aussi, c’est que si vous voulez réduire votre impact sur la nature vous devez le faire vous-même, ne demander pas aux fabricants d’imprimantes de faire des efforts…

Le Papier représenterait 47 % de l’empreinte carbone et serait donc la première cause d’émission de gaz à effet de serre.

La consommation énergétique contribuerait à environ 10%. Mais attention, uniquement pour une imprimante jet d’encre. Une imprimante laser consommerait beaucoup plus.

L’encre, serait pour seulement 11% du bilan carbone d’une impression.

Ces données sont bien entendu à nuancer sachant qu’elles ont été publiées par un constructeur d’imprimantes mais elles recouvrent une réalité.

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Des consommables stratégiques

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La consommation des cartouches continue à croître régulièrement même si la pression tarifaire tempère les bons résultats du marché.
Les constructeurs continuent à dominer cette fourniture. Et avec le développement des cartouches laser couleur, ils mettent la barre
technologique encore plus haut pour les fabricants de consommables compatibles.

D’année en année, les consommables affirment leur caractère stratégique. Un chiffre, communiqué par le cabinet d’études GfK, suffit à expliquer ce phénomène : sur le marché global de l’impression, le revenu des consommables a triplé en six ans, passant en France de 2,6 milliards d’euros en 2001 à 3,3 milliards en 2007. Sous le double effet de la baisse constante du prix des matériels d’impression et de l’importance du parc installé, la contribution des consommables au chiffre d’affaires global du marché de l’impression n’a cessé de croître au cours des dernières années pour atteindre actuellement 70 % de son montant.

Stratégiques, les consommables le sont pour les constructeurs qui y trouvent aujourd’hui leur principale source de revenus. Ils le sont aussi pour les fabricants de consommables compatibles et remanufacturés dont ils constituent la raison d’être. Ils le sont enfin pour les consommateurs finaux, particuliers et entreprises, pour lesquels ils correspondent à un poste de dépense conséquent qu’ils cherchent à maîtriser. Des objectifs et des intérêts de ces trois catégories d’acteurs sur le marché de l’impression, parfois convergents, mais plus souvent divergents, découlent les principales tendances sur le marché du consommable aujourd’hui.
La première de ces tendances est l’évolution positive des volumes consommés. Dans le laser comme dans le jet d’encre et tant dans le canal du détail que dans celui des fournituristes, ils continuent à croître. Même si l’on note un certain tassement des ventes d’imprimantes, le parc installé fait que l’on consomme de plus en plus de cartouches. Autres facteurs favorables, la croissance des placements de multifonctions et le développement de la photo numérique qui poussent à la consommation des cartouches.

Dans le domaine du laser, la consommation de cartouches devrait croître globalement de 8 à 10 % au cours des cinq prochaines années en Europe. Ce marché réserve une énorme poche de croissance avec les cartouches laser couleur dont les progressions en volume attendues sont de l’ordre de 30 à 40 % ! La part des matériels couleurs dans le parc des machines d’impression évolue en effet très rapidement en raison des prix de ces équipements qui ont fortement baissé. On trouve aujourd’hui sur le marché des imprimantes laser couleur à 400 euros rendant l’impression couleur accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

La pression tarifaire est une  tendance marquante qui affecte le marché des consommables actuellement. Le recul du marché en
valeur est le fait des constructeurs qui ont baissé le prix de leurs consommables. Des baisses destinées à stimuler la consommation : «L’objectif
est d’homogénéiser l’offre pour les consommateurs. En vendant la cartouche couleur à 9,99 € TTC, nous voulons lever les freins liés au coût d’impression et les inciter à éditer davantage leurs photos», explique Edwige Allan, chef de produit consommables d’Epson.

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Le budget impression peut représenter jusqu’à 3% du chiffre d’affaires des entreprises ! En conséquence ces dernières cherchent à réduire significativement leurs coûts liés à l’impression, tout en adoptant des solutions en faveur du respect de l’environnement. On parle alors de solutions d’impression éco-responsables.

S’équiper de technologies toujours plus vertes n’est plus une option pour les entreprises qui désirent réussir. En réduisant leur consommation d’énergie et leurs déchets, elles peuvent réaliser des économies tout en contribuant à la protection de l’environnement. Aux vues de ces bénéfices, la démarche « verte » n’est pas un simple effet de mode, elle a su s’imposer ces dernières années comme un axe stratégique prioritaire pour les entreprises.

Les fournisseurs de systèmes d’impression proposent de plus en plus sur le marché des technologies éco-responsables : bâtonnets d’encre, cartouches aisément recyclables, mise en veille automatique des équipements, systématisation de l’impression recto verso, logiciels de mesure de l’impact des activités documentaires, conformité à de nouveaux standards liés à l’empreinte carbone des équipements d’impression…

L’ensemble de ces technologies et solutions logicielles ont le mérite de réduire la consommation de papier et d’énergie et offrent surtout de belles perspectives pour une réduction durable des coûts liés à l’impression en particulier et plus généralement à la production de documents.

Pour répondre à ces nouveaux enjeux, les entreprises doivent être sensibilisées aux bénéfices d’une politique d’impression éco-responsable :

– Réduction des coûts.

– Image de marque positive auprès des clients, fournisseurs et collaborateurs.

– Conformité avec des législations de plus en plus rigoureuses.

Il faut toujours garder à l’esprit que la réussite d’un projet éco-responsable se joue avant tout en amont, par une analyse des besoins de l’entreprise. L’audit devient alors un précieux atout pour identifier et proposer les solutions les plus adaptées au fonctionnement et au budget de la société. La réussite d’un tel projet passe également par la mesure de ses résultats sur toute sa durée, afin de pouvoir en réajuster les contours en cours d’implémentation. L’entreprise doit donc mettre en place et exiger de ses partenaires tous les outils de reporting et de mesure de la performance nécessaires. En règle générale, les résultats très positifs obtenus sur la rentabilité et l’empreinte écologique encouragent les entreprises à aller toujours plus loin dans leur démarche.

En amont, pour que la mise en place d’une politique d’impression voit le jour, il faut que les entreprises aient fait leur propre révolution culturelle. Elle nait souvent grâce à un leader d’opinion généralement sponsorisé par la plus haute hiérarchie de l’entreprise. Elle n’est ensuite adoptée que si elle constitue un véritable compromis entre Investissement, Economies et Eco-responsabilité.

Pour adopter une démarche écologique sur le long terme, les entreprises sont à la recherche de professionnels capables de concilier toutes leurs préoccupations et d’assurer le suivi et l’évolution constante des outils et des pratiques. Leur premier critère de choix reste la compétence.

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S’attaquer aux coûts d’impression dans les PME

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Les imprimantes sont aujourd’hui un élément incontournable de l’entreprise mais leur rapidité et leur simplicité d’utilisation peut avoir des effets désastreux sur les coûts et l’environnement si aucune limite n’est fixée quant à leur utilisation.

Parmi les organisations du marché intermédiaire, c’est‐à‐dire les sociétés comptant entre 100 et 999 employés, très peu peuvent affirmer avoir le contrôle de leurs coûts d’impression car elles savent rarement ce qui est imprimé, où c’est imprimé et par qui. Alors que toutes les entreprises s’efforcent de réduire les coûts tout en élevant leur niveau de productivité, les PME ne peuvent plus fermer les yeux devant le gouffre financier que représente l’impression. Le marché intermédiaire est le véritable moteur de l’économie européenne. Le tableau est toutefois noirci par le climat économique exécrable et une concurrence féroce qui obligent de nombreuses PME à dénicher de nouveaux moyens de réduire les coûts sans perdre en rentabilité ni en bénéfices. L’informatique constitue un atout de taille dans cette situation. Pourtant, bien que leurs ressources et leurs compétences en la matière soient plus restreintes, les moyennes entreprises connaissent les mêmes difficultés que les grandes entreprises pour simplifier leur
environnement informatique, notamment pour simplifier les processus, réduire le temps d’indisponibilité et améliorer la sécurité et la conformité réglementaire. Même si cela ne résout pas tous les problèmes, on pense qu’une meilleure gestion de l’infrastructure d’impression peut avoir une influence non négligeable sur l’efficacité et la rentabilité recherchée par les moyennes entreprises.
L’évolution incontrôlée des infrastructures d’impression trouve sa source dans la surabondance de matériel provenant de fabricants divers qui ont chacun leurs propres consommables, des logiciels et des contrats de service différents. Jusqu’à présent, les services d’impression gérés étaient majoritairement destinés à des organisations de grande envergure, mais en dépit de leur budget plus restreint, les moyennes entreprises ont
tout autant la possibilité d’utiliser des services externes afin d’optimiser leur infrastructure d’impression à l’instar de ce qui se fait dans les grandes entreprises. Un environnement d’impression géré offre une efficacité, une flexibilité et une continuité de l’activité plus importante à ces entreprises. Par exemple, la location de matériel permet d’éviter les achats directs de matériel et permet à une entreprise de transférer cette dépense
des dépenses en capital aux dépenses de fonctionnement avec une facturation mensuelle prévisionnelle établie en fonction de l’utilisation du matériel d’impression. En se basant sur l’expérience des grandes entreprises en matière d’impression, les PME devraient être en mesure de réduire leurs coûts et de booster leur productivité tout en gardant un mode de fonctionnement fluide.

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Destiné aux équipes dédiées au développement durable et aux services informatiques, ce guide                 a pour vocation de favoriser la prise de conscience des impacts environnementaux des principaux           domaines du système d’information d’une organisation : logiciels, ordinateurs, téléphones mobiles,         imprimantes, serveurs informatiques. Il propose également des moyens d’action efficaces tout au        long du cycle de vie des équipements : achat, utilisation et fin de vie.

Ce guide de 24 pages a été réalisé en partenariat avec Frédéric Bordage, consultant éco-TIC chez              greenIT.fr et Françoise Berthoud, du groupe Ecoinfo du CNRS.

Vous pouvez le télécharger là Guide pour un système d’information éco responsable

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Les modes opératoires mis en œuvre dans la gestion du parc des systèmes d’impression sont rarement formalisés. Ils sont parfois même très obscurs pour l’utilisateur final qui, interrogé, ne sait pas par quel miracle la cassette se remplit de papier.

Pourtant ces procédures, ces pratiques ont un impact direct sur le coût et la productivité du parc. Ainsi, alors que les entreprises demandent aux fournisseurs de copieurs d’intervenir dans les 8 heures ouvrées car l’outil est toujours sensible et vital, ces mêmes entreprises n’ont pas pris la peine de formaliser la procédure de changement de la cartouche d’encre et peuvent voir leur copieur indisponible pendant plusieurs heures avant qu’un utilisateur avisé et volontaire ne trouve une cartouche et la change.

Les domaines dans lesquels il est important d’optimiser les modes opératoires sont :

  • Les impressions et la gestion des documents : quels documents sont imprimés en couleur ? quel usage est-il fait des documents imprimés ?…
  • Les consommables et les dépannages : Y-a-t-il un stock de consommables ? Qui remplace les cartouches usagées ? Qui demande les dépannages ?…
  • Les achats et les relations fournisseurs : Comment suis-je informé des nouveautés technologiques ? Quelle communication avons-nous avec nos fournisseurs ?…
  • La facturation et les règlements : les factures de mes fournisseurs sont-elles fiables ? Sont-elles facilement vérifiables et lisibles ?…

Tous ses points peuvent faire l’objet d’une optimisation et apporter ainsi une réelle amélioration de service pour les utilisateurs (une contrepartie intéressante au fait de « perdre » sa petite imprimante personnelle.).

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TCO : qu’est-ce que c’est ?

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TCO : Total Cost of Ownership ou coût total de possession. Ce terme est très employé en matière de coûts d’impression, peu défini.

Le concept de TCO a été développé par le Gartner Group en 1998. A l’époque, il s’agissait de permettre aux entreprises de mesurer le coût réel de leur parc de micro-ordinateurs. La méthode a depuis été appliquée pour calculer des coûts plus complexes : call centers, entrepôts de données ou encore solutions de CRM.  Pour une définition plus globale, on retiendra que le TCO est la somme des coûts directs et indirects liés à l’acquisition, l’utilisation et la maintenance du capital de technologie d’information tout au long de sa durée de vie. Le TCO distingue ainsi les coûts de déploiement initial et les coûts d’utilisation récurrents, incluant la maintenance et l’administration des outils, bien sûr, mais aussi la formation des utilisateurs finaux. Outre son analyse en profondeur de l’activité, l’autre grand apport du TCO est d’apprécier les coûts dans le temps : une dimension essentielle pour évaluer des choix économiques à long terme !

En utilisant cette méthode, le Gartner Group a estimé la ventilation des coûts sur 5 ans d’une solution informatique décisionnelle : 13 % pour le matériel, 19 % pour les logiciels, 29 % de coûts de mise en place et 39 % de coûts de support et d’infrastructure (les deux derniers étant exprimés en jours / hommes). « Le coût du logiciel est l’arbre qui cache la forêt ! commente Jack Voileau, Directeur du développement des Solutions pour les ERP chez SAS France. Dans le temps, le principal enjeu pour les entreprises est de maîtriser les coûts de formation et de support », poursuit-il.

Ces constats pour les systèmes d’informatique décisionnelle peuvent tout à fait être transposés aux systèmes d’impression : le principal enjeu pour les organisations est l’accompagnement des utilisateurs vers des pratiques d’impression plus économes et plus durables  et le support pour un parc fiable, évolutif et rationnel.

Aujourd’hui, le calcul de TCO pour les solutions d’impression intègrent l’acquisition du matériel, des consommables, les frais financiers, les contrats de maintenance, les interventions facturables. Il est encore difficile de mener un projet de rationalisation en intégrant les coûts de non  disponibilité du matériel, de gestion de stock des consommables et des matériels, de contrôle de factures, de mésusage des matériels. Les responsables des parcs d’outils d’impression pensent qu’il s’agit d’une méthode pour gonfler les coûts initiaux et mettre en avant de plus grandes économies. Pourtant, ces coûts indirects sont bien réels et non négligeables.

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