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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le développement durable dans les « activités de bureau ».

novembre 3rd, 2010 Posted in Bureau vert
nov, 03 2010
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Sur la base d’une enquête menée auprès de 1 700 entreprises franciliennes de moins de 250 salariés, le
CROCIS publie huit études sectorielles permettant de mieux appréhender les enjeux du développement
durable dans des secteurs phares pour la région, et d’évaluer leurs avancées ou blocages dans ce
processus.
Il apparaît globalement que les PME se trouvent à une période charnière de leur développement, entre une
prise de conscience désormais aboutie et une volonté d’action souvent difficile à mettre en oeuvre.
Les “activités de bureau” regroupent des activités principalement liées aux services fournis aux entreprises, ainsi
que les activités immobilières et les activités informatiques. Ce regroupement se justifie par les caractéristiques
communes que présentent ces PME en termes de prise en compte du développement durable : problématique
prégnante liée aux ressources humaines, achats massifs d’équipements et de consommables, consommations
d’énergies,….

Globalement, il apparaît que ces activités prennent encore peu en compte le développement durable, souvent par manque d’intérêt de la part des chefs d’entreprise, qui considèrent le plus souvent qu’ils ne sont pas concernés. Les enjeux en termes de développement durable sont pourtant forts pour ces PME, dont le poids est particulièrement important en Ile-de-France. Néanmoins, conscients des enjeux liés au développement durable, notamment suite à la tenue du Grenelle de l’environnement, un tiers des dirigeants de PME le considèrent comme un atout sur le plan économique. Mais cette prise de conscience demeure semble-t-il, superficielle puisque les dirigeants interrogés parviennent difficilement à définir en quels termes le développement durable pourrait concrètement être bénéfique pour leur activité.
Il apparaît que les chefs d’entreprise de ce secteur manquent en premier lieu d’une information concrète, ciblée sur leur domaine d’activité, qui leur permettrait d’avoir une vision claire de l’application du développement durable dans leur organisation.
Ainsi, à la question « De quel type d’appui pensez-vous avoir besoin ? », 65 % des dirigeants interrogés réclament plus
d’information sur les opportunités liées au développement durable.

Par ailleurs, la faible implication des PME de ce secteur est confirmée par le manque de moyens mis en place pour appliquer le développement durable. Les chefs d’entreprise sont notamment 27 % à affirmer ne disposer d’aucun moyen spécifique (contre 23 % pour l’ensemble des PME), alors que seulement 8 % d’entre eux déclare bénéficier d’un budget spécifique (contre 15 % pour
l’ensemble).
Enfin, moins d’1/5ème des dirigeants déclarent rencontrer des freins, et la même proportion estime avoir besoin d’un appui dans
l’application du développement durable. Ces faibles pourcentages révèlent un réel manque d’intérêt de la part des chefs d’entreprise. Très peu impliqués, ils ne sont pas encore conscients ni des obstacles qu’ils pourraient rencontrer dans leur démarche, ni
des appuis que ceux-ci pourraient nécessiter.

Source CROCIS

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7 bonnes raisons pour imprimer mieux grâce à ASSPI

octobre 25th, 2010 Posted in ASSPI, Bureau vert, Formation et Accompagnement
oct, 25 2010
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Des économies immédiates

Les pratiques enseignées amènent une diminution de 10 à 20% des volumes imprimés et donc du budget d’impression.

Un projet fédérateur

Cette formation peut être le déclencheur d’une démarche de développement durable ou s’intègre dans votre politique environnementale. L’adhésion de vos collaborateurs est généralement acquise et peut être capitalisée pour d’autres projets.

Votre budget formation

ASSPI est centre de formation agréé. Ses prestations entrent donc dans vos contributions obligatoires au titre de la formation continue.

Vos collaborateurs

Il n’est pas nécessaire d’avoir de connaissances techniques ou informatiques particulières, cette formation s’adresse à l’ensemble de vos collaborateurs. Afin de garantir une meilleure écoute et interaction entre vos collaborateurs et nos formateurs, le nombre de personnes est de 6 par session.

Une durée optimisée

Le temps de la formation (1/2 journée) est prévu pour permettre à vos collaborateurs de mettre les conseils en pratique dans leur quotidien. Vous gagnez du temps car nous venons former vos collaborateurs dans vos locaux et sur leurs matériels d’impression.

Contenu de la formation

  • Utilisation des matériels : impression recto-verso, scans optimisés, mode économique…
  • Pratiques : favoriser la lecture à l’écran, l’impression en N&B, la gestion numérique des mails…
  • Astuces : polices les plus économiques, vider complètement les cartouches…

Suivi des stagiaires

Vos collaborateurs peuvent poser leurs questions ou évoquer leurs difficultés auprès de leur formateur pendant un mois après la formation. A la fin de cette assistance, nous leur adressons un mail de rappel des consignes et un questionnaire sur leur mise en pratique.

Contact : Isabelle OBIOLS

Par mail : iobiols@asspi.fr ou par téléphone 06 81 02 89 74

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Former vos collaborateurs aux bonnes pratiques d’impression

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10 pratiques d’impression économes et durables

octobre 11th, 2010 Posted in ASSPI, Bureau vert
oct, 11 2010
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Si vous souhaitez obtenir ce document au format pdf, adressez-moi un mail ou un commentaire.

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Accompagnement au changement: effet de mode ou nécessité ?

septembre 23rd, 2010 Posted in Formation et Accompagnement
sept, 23 2010
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Depuis quelques années, on a vu apparaître ce terme d‘accompagnement au changement. Au début, il était surtout utilisé pour les projets informatiques mais il se retrouve un peu partout aujourd’hui. Comme toutes ces pratiques issues du monde informatique et récupérées par les autres sphères de l’entreprise, le terme est souvent galvaudé et recouvre des réalités très différentes. Essayons d’y voir plus clair.

Tout d’abord la définition : L’accompagnement au changement consiste à faciliter l’adoption et la maîtrise par les utilisateurs de nouvelles procédures, d’un nouveau matériel…

Chacun s’interrogera sur son utilité et sur les ressources à lui consacrer : comment faisait-on avant ?

Il faut  savoir que le non accompagnement ou le mauvais accompagnement coûte très cher.  Notamment en matière de système d’information, le plus coûteux est sans doute le rejet ou la sous-utilisation des nouveaux outils. Le retour espéré par la mise en place de l’outil n’est pas au rendez-vous parce que les utilisateurs ne se le sont pas appropriés correctement (Exemple : ils continuent à imprimer en recto simple alors que l’entreprise a investi dans un matériel capable d’imprimer en recto-verso et souhaite ainsi faire des économies de papier).

Dans le cas de l’accompagnement au changement, une bonne démarche ne se voit pas ou plutôt elle s’évalue à l’absence de problème ou de défaut.

Mais attention aussi au trop d’accompagnement. À l’inverse, le mieux est l’ennemi du bien. Les bons praticiens le savent : il ne faut pas se faire plaisir à utiliser toute la panoplie du parfait accompagnateur du changement. La maîtrise de certains outils sophistiqués vous propulse comme un expert du domaine. Mais leur usage à mauvais escient fait de vous unvéritable danger. Tout comme il faut savoir résister à l’attrait de la nouveauté de telle ou telle technologie, certes de pointe et très valorisante, de même il faut savoir ne pas utiliser telle méthode d’accompagnement ou tel outil. Les choses simples, éprouvées sont souvent les mieux adaptées.

Il faut garder l’objectif véritable en tête : réussir le changement.

Les démarches efficaces d’accompagnement au changement sont  basées sur les 3 types d’action  suivants :

  • participation : associer les utilisateurs dès le début du projet, afin notamment de prendre en compte leur avis et faire en sorte que le produit final corresponde à leurs attentes ;
  • communication : mettre en place un plan de communication  permettant à tous de comprendre et d’accepter les changements à venir, ainsi que d’être informé sur l’avancement du projet ;
  • formation : s’assurer que les utilisateurs aient acquis les connaissances théoriques et pratiques nécessaires.

La participation des personnes dans la démarche est un facteur clé de réussite, l’accompagnement au changement ne saurait se limiter à des actions de formation et de sensibilisation.

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Optimiser ses outils d’impression

septembre 21st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
sept, 21 2010
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Optimiser ses outils d’impression qu’est-ce que ça veut dire concrètement ?

Pour de nombreux consultants, c’est réduire les coûts liés à ces outils. Il s’agit effectivement d’une motivation importante. Mais, pour cet aspect financier très important, je considère qu’il s’agit d’abord d’identifier ces coûts (évidents, cachés, diffus…). Cette étape ne doit surtout pas être négligée car les résultats obtenus détermineront directement la pertinence des préconisations et des économies.

Optimiser les outils, c’est forcément adapter ces outils à vos besoins.  Il s’agit, ici, de l’aspect technologique. Cela ne passe pas obligatoirement par un changement de matériels. Dans certains cas, il s’agit de former les utilisateurs aux fonctionnalités utiles des machines en place. Dans d’autres cas, il s’agit effectivement de trouver l’outil qui répondra aux besoins (recto-verso, vitesse, volumes mensuels, couleur, chargeur de documents, scan…) et qui sera économique auprès d’un fournisseur qui propose un service adéquat (inutile de payer un service d’intervention sur site en 2 heures les yeux de la tête quand on imprime 200 pages par mois (10 par jour !!!).

Enfin, optimiser les outils d’impression, c’est apprendre à s’en servir uniquement à bon escient. Un utilisateur formé aux bonnes pratiques d’impression génèrera des économies, une meilleure productivité et une meilleure gestion documentaire. Ces pratiques doivent être économes en encre et en papier, mais aussi rapides et efficaces.

Un consultant qui vous accompagne dans votre optimisation au travers de ces 3 aspects peut vous garantir un niveau de résultats avec un % d’économies contractuel. Les autres se contenteront de vous promettre des économies à n’importe quel prix (la plus grande économie que vous puissiez faire dans ce domaine est de ne plus imprimer du tout !!!!! Est-ce souhaitable ?).

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Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

septembre 17th, 2010 Posted in ASSPI, Spécial PME-TPE
sept, 17 2010
2 Commentaires »

Vous vous dites sûrement :

  • Je n’ai qu’une imprimante.
  • Je n’imprime pas beaucoup.
  • Je fais déjà attention à ne pas trop imprimer.
  • Je vais choisir mon imprimante moi-même.
  • Mon fournisseur me conseille déjà et gratuitement.

Mais finalement…

  • Vous n’avez jamais le temps de vous en occuper.
  • Vous vous perdez dans tous les modèles proposés et ne savez pas vraiment ce qui va être important dans votre utilisation professionnelle.
  • Vous ne savez pas vraiment combien vous coûtent vos documents papier mais vous savez qu’à chaque fois que vous devez acheter des cartouches d’encre vous pestez sur le prix et le peu de temps qu’elles durent.
  • Vous vous demandez dans quel intérêt votre fournisseur vous conseille.
  • Vous savez que votre matériel peut faire du recto-verso mais vous ne savez pas comment.

Le consultant vous accompagne

  • Il vous écoute et définit avec vous la façon dont vous souhaitez imprimer (besoins et souhaits).
  • Il vous préconise le (ou les) matériel(s) qui y répondra en toute objectivité puisqu’il n’est pas intéressé à la vente de telle ou telle machine.
  • Il vous accompagne pour mettre en place de nouvelles pratiques d’impression, plus performantes, plus économes, plus durables.
  • Il vous forme pour que vous utilisiez toutes les fonctions utiles de vos outils d’impression.
  • Rémunéré au résultat, il est votre partenaire et travaille à votre intérêt commun en toute indépendance.

Rencontrons-nous …

Isabelle Obiols

Consultante en systèmes d’impression

Tél. : 06 81 02 89 74

iobiols@asspi.fr

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Former mes collaborateurs aux bonnes pratiques d’impression ?

août 23rd, 2010 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement
août, 23 2010
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Pour quoi faire ?

  • Pour qu’ils utilisent pleinement les outils d’impression qui sont à leur disposition.
  • Pour qu’ils adoptent des pratiques économes en papier et en encre.
  • Pour que votre entreprise initie facilement une démarche de développement durable.
  • Pour fédérer vos collaborateurs autour d’un projet simple et pratique.

Tout ça c’est bien joli mais quel retour sur investissement (ROI) ?

  • Sans grand bouleversement de votre organisation, vous pouvez économiser immédiatement entre 10 et 20 % de votre budget d’impression (à vos calculettes).
  • La formation entre dans votre budget de formation continue obligatoire car ASSPI est centre de formation agréé.

Bien. Et comment ça se passe ?

  • La formation dure  1/2 journée sur site.
  • Elle s’adresse à des groupes de 5 à 6 personnes maximum.
  • Elle est préparée pour être adaptée à vos outils d’impression et à vos attentes.

Voilà ! Il ne vous reste plus qu’à contacter ASSPI pour convenir d’un rendez-vous. iobiols@asspi.fr

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Etude Konica Minolta sur l’impression éco-responsable

août 18th, 2010 Posted in Bureau vert
août, 18 2010
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Konica Minolta présente les résultats d’une étude menée auprès d’environ 500 de ses clients, au mois de juin 2010, sur leur comportement en matière d’impression responsable. L’étude du constructeur japonais révèle que les PME interrogées (des structures allant de 6 à 500 salariés) ont majoritairement (81%) adopté des éco-gestes visant à réduire leur consommation de papier, d’encre et d’énergie et qu’elles apportent une attention particulière au tri ainsi qu’au recyclage du papier et des consommables.

Ces mesures spécifiques se traduisent par l’impression obligatoire en mode recto/verso (61%), par la limitation du nombre d’impressions par salarié (15%) et  par la formation des salariés pour une meilleure utilisation des systèmes d’impression (12%). En revanche, les entreprises interrogées sont 29% à n’avoir pu changer leurs habitudes d’impression principalement par manque de temps.

Autres données, 93% limitent leur consommation de papier : non impression des emails (39%), ou bien encore en utilisant le verso des feuilles imprimées (26%). Mais les éco-gestes plus complexes tels que l’utilisation du raccourci impression pour les pages web (3%), ou le paramétrage par l’utilisateur des pages web (1%) à imprimer sont rarement utilisés.

78% sont vigilantes quant à leur consommation d’encre : l’impression en noir & blanc des documents à relire est majoritairement plébiscitée (56%), vient ensuite le choix de la numérisation des documents (17%), puis l’utilisation du mode éco (14%) et du mode brouillon (13%).

Pour 58%, le papier est trié et orienté vers des filières de valorisation du papier. Néanmoins, l’utilisation du papier recyclé est loin de faire l’unanimité puisque 73% ne veulent pas payer plus pour un papier 100% recyclé.

Le recyclage des cartouches d’encre est également presque systématique (83%). Dans la majorité des cas (62%), les PME font appel à une société de collecte des consommables usagés. 31% renvoient par la poste les cartouches usagées au fabricant.

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Les enjeux d’une politique d’impression responsable

juin 23rd, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 23 2010
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La mise en place d’une politique d’impression responsable doit répondre à 4 types d’enjeux : économique, écologique, technologique et sociétal.

L’ enjeu économique : c’est l’enjeu le plus évident. Réduire les coûts tout en offrant le meilleur service aux utilisateurs, limiter les dépenses d’impressions. Cela passe par l’élimination des impressions inutiles, la rationalisation du parc, la réduction des coûts d’impression à la page.

L’enjeu écologique : la consommation de papier, la consommation d’encres polluantes, le recyclage des matériels et des consommables sont autant de sujets qui doivent mobiliser chacun au sein de l’organisation.

L’enjeu technologique : le développement des systèmes d’information doit s’accompagner d’une dématérialisation des documents, l’utilisation de la couleur doit faire l’objet d’une réflexion spécifique, la veille technologique doit permettre d’accéder à la technologie la plus économique et écologique.

L’enjeu sociétal : la plupart d’entre nous utilise les nouvelles technologies mais reste attaché à l’impression comme étant un passage obligé. La mise en place de la politique de « non impression » constitue donc un changement majeur pour lequel il faudra accompagner les utilisateurs.

Ces 4 enjeux doivent faire l’objet d’une communication continue et doivent être portés par un ou des « champions » pour faire de la politique d’impression le cœur de l’organisation documentaire.

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Une police économique…

juin 21st, 2010 Posted in Bureau vert
juin, 21 2010
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Dans la série « petites astuces » pour économiser l’encre (ou le toner) qui nous coûte si cher et qui est si polluante, je vous propose de changer nos habitudes en matière de polices d’impression.

Les polices les plus utilisées sont Arial, Calibri et Times New Roman. Or, parmi les polices standards de Windows (quelle que soit la version), la police Century Gothic est bien plus économe en encre et est pourtant très lisible. L’inconvénient de cette police est qu’elle est plus large que les autres et risque donc de vous amener à consommer plus de papier, surtout si vous imprimez des pages complètes.

Autre solution très intéressante : la police Ecofont Vera Sans. Elle a été développée par une entreprise hollandaise et permet d’économiser jusqu’à 20 % d’encre. Le principe ? La police est composée pour partie de trous qui ne nuisent pas à la lisibilité dans les tailles les plus fréquentes (10, 12).Ne vous laissez pas décourager par l’éventuelle apparence médiocre à l’écran. Faites un essai sur papier.

Téléchargez la gratuitement sur : http://www.ecofont.com/fr/produits/vert/police/telechargement.html.

Après téléchargement, installez- la et elle sera accessible dans la liste habituelle des polices disponibles.

Cette société vous propose également d’utiliser un logiciel vous permettant de transformer votre police habituelle en Ecofont. Ainsi, vous continuez à utilisez Arial mais en version économique. Pour acquérir la licence d’utilisation de ce logiciel, il vous en coûtera 15 € par poste (tarifs dégressifs possibles).

Diverses astuces et bien d’autres façons d’optimiser vos outils d’impression peuvent faire l’objet d’une formation de vos collaborateurs par ASSPI. Cette formation entrera dans votre budget formation obligatoire (ASSPI a un N° de formateur Agréé) et dans votre politique de RSE (Responsabilité Sociale et Environnementale).

Pour en savoir plus, contactez-nous iobiols@asspi.fr

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