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Organiser la réponse aux appels d’offres publics

février 9th, 2012 Posted in Marchés Publics

fév, 09 2012

Si le potentiel que représente les marchés publics vous tente mais que, comme beaucoup, vous vous dites que c’est trop compliqué, que ça prend trop de temps, ces quelques conseils vont vous permettre de ne pas perdre votre temps et d’être efficace.

D’abord, cibler précisément les marchés auxquels vous allez répondre. Choisissez celle(s) de vos activités qui sont vos points forts (inutile de répondre à un appel d’offre portant sur une activité que vous avez exercé une fois pour dépanner un client !). Choisissez les marchés adaptés à la taille de votre entreprise (si votre entreprise réalise un CA de 350 000€ par an, quelle est votre crédibilité à répondre à un marché portant sur un budget de 200 000 € ?). Choisissez les organisations les plus proches de vous (géographiquement ou professionnellement).

Ensuite, organisez-vous pour produire les réponses. Qui va faire quoi ? A quel moment ? Quels documents doit-on avoir à jour en permanence ? Où sont-ils stockés ?…

Enfin, capitalisez sur votre expérience. Vos références sont de grands atouts, même si elles sont essentiellement privées, pour le moment. Je ne connais pas d’entreprise qui ait emporté le premier marché auquel elle ait répondu ( je suis à l’écoute de tout témoignage). Mais je ne connais pas non plus d’entreprise qui à force de persévérance et d’apprentissage n’ait pas obtenu la fameuse notification (encore une fois tout témoignage est le bienvenu). Il faut toujours chercher à savoir pourquoi notre proposition n’a pas été retenue et pourquoi celle de notre confrère l’a été.

Certains mettent en avant les aspects juridiques des marchés publics. Ces aspects sont importants mais pour les PME qui accèdent à de petits ou moyens marchés, ces aspects sont tout à fait accessibles sans être juristes. Les clés du succès résident plutôt dans votre organisation et votre capacité à « vendre » votre candidature.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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Rencontrer avant de répondre aux AO publics

février 2nd, 2012 Posted in Marchés Publics

fév, 02 2012

La prise de décision de l’administration pour choisir un fournisseur suite à un appel d’offre est influencée par 4 facteurs :

la réputation de l’entreprise candidate qui jour pour 20 % dans ce choix
les contacts pris en amont qui eux vont influer à hauteur de 28 %
la réponse à l’appel d’offre entre à 34 % dans le choix
la prestation orale éventuelle interviendra pour 18 %

Ainsi presque la moitié de la décision dépend de ce qui s’est passé

avant la parution du cahier des charges.

De plus, de nombreux marchés inférieurs à 90 000 € ne font pas l’objet d’une large publicité et seules les entreprises connues sont appelées à y répondre.

Si votre objectif pour 2012 est d’accéder à la commande publique et au potentiel qu’elle représente, il vous faut donc mettre en place une stratégie commerciale. Il s’agit de rencontrer les prescripteurs techniques pour vous présenter.

Pour cela, deux grandes pistes à explorer :

le relationnel : assister aux vœux du maire, aux manifestations locales liées à l’économie, aux salons des collectivités…Cette méthode vous permettra de vous faire connaître des administrations locales dans un cadre informel, de rencontrer les élus qui vous faciliteront l’accès aux personnes compétentes.
le plan de prospection : définir la liste des administrations que vous visez et la segmenter, selon vos activités par exemple ou selon la zone géographique. Il conviendra de préparer alors vos éventuels rendez-vous en établissant une liste de vos avantages et des questions à poser.

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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La présentation de votre entreprise dans la réponse aux appels d’offres

janvier 26th, 2012 Posted in Marchés Publics

jan, 26 2012

Pour améliorer vos chances de réussite en matière de marchés publics, tous les professionnels sont d’accord : la première action à mener est de se faire connaître, rencontrer les institutions. Est-ce qu’en matière de travaux par exemple, vous choisiriez de confier votre budget pour la rénovation de votre logement à un inconnu qui vous envoie un devis par mail ? Mais, nous reviendrons sur ce sujet dans un prochain article.

Ce qui nous occupe aujourd’hui est d’optimiser la présentation de votre entreprise dans vos réponses aux appels d’offres. En effet, même si vous avez rencontré les bonnes personnes au sein de l’administration concernée, même si vous avez le sentiment qu’elles ont une bonne vision de votre entreprise et des services ou produits que vous proposez, cette présentation est très importante.

Elle doit permette :

de donner des informations concrètes et pragmatiques sur votre entreprise : les plaquettes commerciales, les sites internet et autres médias de communication donnent une image « marketing » (adjectifs flatteurs, promesses qui n’engagent pas…). Il s’agit de fournir des éléments tangibles (effectifs, évolution du CA…) permettant de juger objectivement de la qualité de votre candidature.
de faire connaître facilement et assez précisément votre entreprise : l’interlocuteur qui vous connaît et qui va peut-être choisir votre offre comme étant la mieux disante devra justifier ses choix auprès d’autres qui ne vous connaissent pas.
de mettre en valeur vos points forts : ce qui vous différencie de vos concurrents et/ou ce qui est gage de qualité dans votre métier.

Elle devra souvent être scindée entre la présentation qui illustrera votre candidature et celle qui accompagnera votre mémoire technique.

Bref, la rédaction de cette partie incontournable de vos réponses prend du temps et demande de la réflexion… mais elle vous servira pour toutes vos réponses (avec quelques aménagements en fonction des demandes).

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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Assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression

décembre 1st, 2011 Posted in ASSPI, Marchés Publics

déc, 01 2011

Le secteur public optimise ses impressions

En matière de marchés publics, il est fréquent de faire appel à l’assistance à maîtrise d’ouvrage dans les domaines du BTP et de l’informatique car ce sont des domaines très techniques, avec des enjeux très importants.

Les marchés relatifs aux systèmes d’impression étaient traditionnellement répartis en marchés de photocopieurs (moyens généraux), marchés de télécopieurs (moyens généraux ou informatique) et marchés d’imprimantes (informatique). Les différentes mutations technologiques, les enjeux budgétaires, organisationnels et de développement durable liés aux parcs de systèmes d’impression en ont fait des projets à part entière qui sont de plus en plus gérés par un seul service, souvent l’informatique. Or, les services informatiques n’ont pas la culture liée au documents. Eux-mêmes sont souvent de très faibles consommateurs d’impression. Technologiquement, les imprimantes ne les intéressent pas, encore moins les copieurs et ces parcs sont gourmands en ressources (assistance aux utilisateurs, gestion des incidents, gestion des consommables, validation de factures…).

La décision de faire appel à une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour les appels d’offres concernant les systèmes d’impression peut s’imposer quand :

l’administration manque de ressources internes pour mener le projet (temps homme, compétences…)
le projet débute par un audit préalable (analyse de la situation, définitions des besoins, préconisations techniques…) qui nécessite le recours à un consultant externe.
la rédaction des documents du DCE nécessite une expertise en termes de clauses techniques (engagements de services, pénalités, déploiement…).
la consultation nécessite des ressources spécialisées pour s’assurer d’avoir des réponses multiples et pertinentes et pour les réponses aux questions des candidats.

ASSPI accompagne les administrations dans leurs projets en matière de systèmes d’impression et leur propose des prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage dimensionnées à leurs besoins.

Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

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7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

octobre 10th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

oct, 10 2011

Vous avez décidé de chercher du chiffre d’affaires auprès du secteur public. Il va vous falloir répondre aux appels d’offre publics. Cette nouvelle activité nécessite une certaine organisation. Nous vous proposons 7 étapes pour être opérationnels.

1 Comment approcher les acheteurs publics ?

Vous devez vous faire connaître des acheteurs publics en prenant rendez-vous. Votre entreprise est ainsi « référencée », vous êtes identifié et vous pourrez être recontacté dans le cadre des marchés de gré à gré, tranche des marchés pour lesquels l’acheteur public a le droit de s’adresser directement à l’entreprise de son choix et de la consulter (marchés inférieurs à 4 000 €).

Vous devez mettre en place un outil de veille pour être informé des appels d’offre accessibles à votre entreprise. pour cela vous pouvez opter pour des alertes gratuites sur un certain nombre de sites (solution qui nécessite du temps et une bonne connaissance des mots clés liés à votre métier) ou l’abonnement à un site spécialisé qui trie et vous adresse les appels d’offre vous concernant.

2 Préparer un dossier type pour gagner du temps

Préparer le dossier type de présentation de votre entreprise, en vous faisant accompagner, au moins la première fois.

Ce dossier type doit être tenu à jour , actualisé plusieurs fois par an et adapté à chaque mission/marché. Il vous servira de base pour toutes vos réponses aux appels d’offre.

3 Adapter votre dossier en fonction de l’offre.

Votre réponse doit être personnalisée et adaptée aux demandes de l’acheteur public. Vous devez lui montrer que vous avez compris sa problématique et que votre entreprise est la plus adaptée pour y répondre.

4 Les documents administratifs.

Votre réponse comportera systématiquement un volet administratif plus ou moins important selon le type de procédure. Vous devrez remplir et fournir des documents normalisés : DC1, DC2…Avec une formation pratique, vos assistantes seront tout à fait en mesure de constituer ce dossier administratif mais vous pouvez aussi sous-traiter sa constitution (Contactez nous pour connaître les modalités de l’assistance que vous propose ASSPI).

5 La rédaction du mémoire technique.

Ce document est en fait votre proposition technique et commerciale. Vous y présenterez la votre méthodologie pour ce projet ainsi que le planning envisagé de la réalisation de la mission, complet et détaillé. Soignez particulièrement la rédaction et la présentation de ce document car il va permettre à l’acheteur public de juger de votre capacité à répondre aux besoins de l’administration.

6 La facturation et le recouvrement.

Vous avez été informé que vous avez été retenu ! Dès que le travail est effectué, la prestation assurée, vous devez penser à envoyer vos factures en suivant précisément le formalisme exigé par l’administration (nombre d’exemplaires, mentions obligatoires…).

7 A faire en cas de rejet de votre offre.

Ne vous lamentez pas mais cherchez plutôt à améliorer vos prochaines réponses en demandant à l’acheteur public les raisons précises et le plus détaillées possibles du rejet de votre offre.

Que vous choisissiez de vous faire aider pour commencer ou de sous-traiter purement et simplement vos réponses aux appels d’offre, ASSPI vous apporte son expertise qui a déjà permis à plusieurs entreprises de « décrocher » ces fameux marché publics (Ile de France uniquement).

Contact : Isabelle Obiols par mail : iobiols@asspi.fr ou par tél: 06 81 02 89 74

Sources : Ordre des experts-comptables.

La rédaction du mémoire technique

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La rédaction du mémoire technique

septembre 26th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

sept, 26 2011

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Il est de plus en plus courant de constater que la note du MEMOIRE TECHNIQUE oscille entre 40 et 60% de la note finale. En effet, le mémoire technique est à la base de l’évaluation de la qualité des prestations proposées et de la méthodologie utilisée.

Nombreuses sont les entreprises qui ont pu s’en rendre compte. En effet malgré une offre tarifaire agressive sur plusieurs marchés elles n’ont pas remporté l’affaire. En cause, la faible note obtenue sur leurs mémoires techniques. Certaines entreprises (plutôt petites) ont gardé le réflexe de répondre uniquement sur la réponse technique en négligeant de détailler la méthodologie, les critères environnementaux…

Il règne donc une part d’incompréhension entre les acheteurs publics et les entreprises sur le sujet.Les collectivités recevant des réponses pas assez précises ou ne collant pas à la demande et des entreprises ne comprenant pas ce que souhaite l’acheteur et qui répondent de manière industrialisée.
La question est : comment répondre au mieux à la demande en un minimum de temps puisque les délais de réponse ont tendance à réduire ? Certaines parties du mémoire seront fixes (ou presque) pour l’année : présentation de l’entreprise, présentation des équipes…Elles seront cependant ajustées dans le cas de demandes particulières (si l’entreprise est spécialisée dans plusieurs domaines, elle devra mettre en avant le domaine de l’appel d’offre auquel elle veut répondre). Ces parties doivent faire l’objet d’une rédaction soignée (le temps passé doit être considéré comme un investissement pour l’avenir) et d’une relecture systématique et complète avant d’être utilisées pour une réponse. Cette relecture est indispensable car elle permet les ajustements nécessaires qui donneront l’impression d’adéquation entre l’entreprise, ses savoirs faire et les besoins de l’administration.

Le reste du mémoire sera rédigé spécifiquement pour la réponse à l’appel d’offre auquel l’entreprise souhaite répondre et même si la méthodologie de l’entreprise ne sera pas réinventée pour chaque projet, sa présentation devra être très personnalisée. Il faut montrer que l’on a compris les besoins et la problématique de l’administration.

Les petites entreprises face aux marchés publics

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Le lancement d’un appel d’offre combien ça coûte ?

septembre 15th, 2011 Posted in Marchés Publics

sept, 15 2011

Conseils pour la rédaction d’un CCP portant sur les systèmes d’impression

Les appels d’offres sont, le plus souvent, lancés par des structures publiques (collectivités territoriales majoritairement).
Pour les collectivités, les appels d’offres constituent un système administratif dont l’on ne cherche pas, en général, à évaluer la dépense.

La « dépense » relative au lancement d’un appel d’offres, pour une collectivité, est essentiellement constituée par du temps passé par les personnels (et des élus). Il n’est pas d’usage de chiffrer ce coût et il a donc été procédé à son évaluation par assimilation à celui des cabinets conseil.
Les salaires des fonctionnaires territoriaux ne diffèrent pas sensiblement de ceux des consultants (ils sont même souvent supérieurs). Les frais fixes (« loyer », assurances, gestion, etc.) et les frais variables (déplacements, communication, fournitures,…) sont comparables. Si certains de ces frais ne sont pas « comptabilisés » (loyer, impôts,…), ils constituent néanmoins de réels postes de dépenses supportés par la société.
Le temps passé se décompose comme suit:

Définition des besoins,
Réunion des adjudicateurs pour valider,
Rédaction du cahier des charges et des divers documents du marché,
Publication de l’avis de consultation,
Envoi du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) aux soumissionnaires,
Réponse aux questions des candidats,
Ouverture des plis et vérification,
Analyse des offres retenues, préparation des grilles de notation pour la commission,…
Convocation de la commission,
Audition devant la commission de sélection ou sélection du lauréat sur dossier,
Information du lauréat et des candidats non retenus,
Enregistrement, rapport de suivi, statistiques.

L’enquête effectuée auprès des donneurs d’ordres a permis d’évaluer le temps passé pour l’exécution de ces diverses tâches.
Les résultats donnent, en équivalent jours complets (7h/jour):

10 jours/homme pour une consultation après appel à candidatures sans audition pour négociation,
14 jours/homme pour une consultation sur appel d’offre ouvert avec audition (sur la base d’un groupe de 10 personnes composé d’élus et de techniciens).

Le chiffrage, compte tenu des niveaux des intervenants ( techniciens de différentes catégories, élus) et par assimilation aux honoraires des consultants de différents niveaux (de 650 à 1 100€H.T./jour), ces deux types de consultation « coûtent »:

7 500€ H.T. dans le premier cas,
10 500€ H.T. dans le second.

Source : GEFIL

Audit des systèmes d’impression : préalable à toute consultation

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Et si vous prépariez déjà la rentrée ?

juin 20th, 2011 Posted in ASSPI, Formation et Accompagnement, Marchés Publics

juin, 20 2011

Fin avril, je vous présentais notre offre de formation à la réponse aux appels d’offre publics : Ateliers réponse aux appels d’offre publics.

Pour aller un peu plus loin, vous trouverez ci-après le contenu de cette formation :

Les différents types d’appels d’offre
Où les trouver ?
Le décryptage du dossier de consultation
Règlement de la consultation
CCTP
CCAP
La candidature
Les documents à rassembler
Les imprimés DC
La présentation de l’offre
L’acte d’engagement
Le mémoire technique
Méthodologie

Après plusieurs demandes, nous envisageons de mettre en place ces formations en groupes inter entreprises dès le mois de septembre (Ile de France uniquement).

Si cette formule vous intéresse, ou si vous souhaitez une formation sur site, consultez-nous : Isabelle Obiols par mail iobiols@assspi.fr ou tél : 06 81 02 89 74.

Les petites entreprises face aux marchés publics

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Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

avril 28th, 2011 Posted in Formation et Accompagnement, Marchés Publics, Spécial PME-TPE

avr, 28 2011

Les PME et les marchés publics

En ces temps de relance, la commande publique est un levier de développement non négligeable pour les PME.

Vous connaissez sûrement toutes les idées reçues et les vrais freins sur la question :

C’est compliqué et ça prend du temps.
Ce ne sont que de grosses commandes et je n’ai pas la taille pour ça.
Les administrations paient à long terme.
Les appels d’offre sont souvent faussés.
Les administrations ne travaillent pas avec de petites entreprises comme la mienne.

Vous connaissez peut-être moins tous les avantages de se lancer à la conquête de ces clients :

Les paiements sont assurés
Les procédures sont le plus souvent très transparentes : vous obtenez toutes les informations nécessaires, les échanges sont cordiaux…
Les administrations locales préfèrent travailler avec des entreprises locales, à taille humaine, avec lesquelles elles ont un vrai échange.
Les marchés inférieurs à 90 000 € sont simplifiés.
Les administrations ont la possibilité de traiter des marchés inférieurs à 4 000 € sur simple consultation de 3 devis.
Les références que vous obtenez en travaillant avec le secteur public sont un gage de qualité pour tous vos futurs prospects (publics et privés).

Certes, il faut connaître leur langage.

Certes, il faut savoir comment trouver les offres qui vous correspondent.

Certes, il faut mettre en place une organisation pour s’assurer de répondre de façon optimisée.

Mais, vous pouvez tout à fait accéder à ces pré-requis avec une formation pratique d’1 journée, dans votre entreprise (zone IDF uniquement). ASSPI vous propose un forfait formation de 420 € HT, incluant :

la journée de formation pour 3 personnes maximum,
le support de formation,
l’assistance aux 2 premières réponses que vous ferez.

ASSPI assiste également les PME dans la rédaction de leur mémoire technique et la constitution des dossiers de candidature. Consultez-nous.

Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

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