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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Audit et budget

septembre 17th, 2015 Posted in Marchés Publics
sept, 17 2015
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argentEn cette période de coupes budgétaires, notamment dans les collectivités territoriales, « se payer » un audit neutre et objectif devient difficile.

Certains pourront alors être tentés de succomber aux sirènes des acteurs du marchés des systèmes d’impression qui vous promettent un audit gratuit. Au risque de se répéter, nous continuons à affirmer que ces « audits » ne sont pas gages d’économies et de productivité pour l’audité mais pour l’auditeur.

D’autres choisiront ou seront contraints de mener le projet de renouvellement du parc de systèmes d’impression avec les ressources internes. Nous savons tous que cela se traduit très souvent par un renouvellement de 1 pour 1  par manque de temps dans la définition des besoins et par manque d’expertise sur ce sujet particulier.

Pourtant, l’optimisation des impressions est un moyen avéré de générer des économies substantielles et durables sur les budgets de fonctionnement.

Pour concilier vos contraintes budgétaires et l’optimisation de vos moyens d’impression, ASSPI vous propose une prestation d’accompagnement à l’audit. Il s’agit de vous transférer nos compétences et savoirs faire pour que vous puissiez mener à bien la définition des besoins et l’établissement de  la politique d’impression et de vous accompagner dans les étapes de la consultations des entreprises qui suivra (création des outils de réponse technique, des outils de mesure de critères de notation, conseils et relecture,…).

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Un nouveau seuil ?

septembre 3rd, 2015 Posted in Marchés Publics
sept, 03 2015
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marches publicsLe site Internet du Ministère de l’Économie et des Finances vient de mettre en consultation publique un projet de modification du seuil au-delà duquel les acheteurs publics sont dispensés de publicité et de mise en concurrence. Ce seuil serait relevé de 15 000 € à 25 000 €.

Ce projet fait suite à l’annonce du 1er Ministre en Juin pour faciliter l’accès à la commande publique des TPE-PME.

Si ce projet se transformait en décret (probablement d’ici la fin de l’année), la plupart des audits et assistance à maîtrise d’ouvrage autour des impressions pourraient être contractualisés sans le formalisme du MAPA. Ils pourraient donc être mis en place plus rapidement…

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Le coût d’un appel d’offres

juin 4th, 2015 Posted in Marchés Publics
juin, 04 2015
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argentIl y a déjà quelques temps, le Géfil (Syndicat National de l’ingénierie loisirs, culture et tourisme) a mené une étude pour répondre à cette question cruciale.
Il en a déduit que pour les donneurs d’ordres, sans audition des candidats, le coûts moyen est de 7 500 € HT et de 10 500 €  HT avec la phase de négociation. Ces évaluations tiennent compte du temps nécessaire pour toutes les étapes de la définition des besoins à l’attribution et son suivi (10 jours). Elles portent sur des consultations nécessitant un cahier des charges étoffé. Cependant, l’étude apporte une précision concernant la définition des besoins qui devrait être prépondérante dans la préparation de l’appel d’offres et pourrait donc à elle seule nécessiter 10 jours ce qui fait passer le coût moyen sans audition à 12 500 € HT. C’est le cas des procédures portant sur les systèmes d’impression pour lesquels la définition des besoins nécessite très souvent un travail d’inventaire et d’analyse conséquent.
Or, il n’est pas rare de voir des appels d’offres portant que les systèmes d’impression déclarés infructueux parce que les besoins avaient été mal évalués (budgets sous-évalués, contraintes omises,…) ou par manque de candidats (pénalités trop importantes, exigences disproportionnées,…).  Pire, quelques procédures sont annulées suite à des réclamations de candidats évincés (problèmes de critères, de notation,…). C’est donc à chaque fois un budget d’environ 10 000 € HT qu’il faut dépenser à nouveau pour recommencer. Sans compter les impacts sur les autres appels d’offres qui seront retardés par manque de ressources en interne pour les lancer tous en même temps.
Si la connaissance des systèmes d’impression en interne n’est que partielle et que les ressources sont très sollicitées (il n’est pas rare que les directions informatiques doivent gérer 3 à 4 projets en même temps), le meilleur moyen de sécuriser sa procédure et son budget est de faire appel à une assistance à maîtrise d’ouvrage.
Nous reparlerons du coût d’un appel d’offres dans notre prochain article mais du point de vue de l’entreprise candidate cette fois.
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Mutualisation et marchés publics

mars 19th, 2015 Posted in Marchés Publics
mar, 19 2015
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L’époque est à la rationalisation des dépenses et à la professionnalisation de la fonction achat. Or, cette équation est parfois difficile à résoudre dans la mesure où les besoins et les offres se complexifient et les ressources (notamment humaines) se réduisent.

2 voies de mutualisation sont explorées : la mutualisation interne et la mutualisation avec d’autres collectivités.

Pour le sujet qui nous occupe, la mutualisation interne des achats a déjà fait son chemin. En effet, de plus en plus de marchés publics portent à la fois sur des multifonctions et sur des imprimantes. Les besoins qui étaient traités par les services généraux d’un côté et ceux traités par le service informatique d’un autre côté sont de plus en plus gérés en commun comme étant plus généralement des besoins en impression voire en gestion documentaire. Cela permet une mutualisation des moyens d’impression, un effet quantitatif sur les prix, une meilleure maîtrise des coûts qui sont centralisés, une amélioration des outils mis à disposition des utilisateurs. Mais cela nécessite que la consultation des entreprises soit gérée comme un projet et non plus comme une simple demande de prix. Les équipes en charge de ces projets doivent avoir des compétences variées : informatique, document et gestion du document, achat, technologies d’impression, services associés possibles,… et du temps. Ce sont probablement ces 2 contraintes qui empêchent encore certaines organisations de mutualiser leurs achats de systèmes d’impression.

En dehors du rapprochement de fonctions qui étaient séparées (copier n’était pas imprimer), la mutualisation interne des achats passe aussi par la centralisation de ces achats. Ainsi, tous les services, toutes les directions, tous les sites, toutes les filiales d’une entité devraient avoir la même politique d’impression et les achats nécessaires à sa mise en œuvre devraient être mutualisés. Tout cela reste encore très souvent au conditionnel. Par exemple, dans certaines mairies, les systèmes d’impression des services municipaux sont gérés par la direction informatique mais les systèmes d’impression des écoles sont gérés par la Direction des affaires scolaires.

Nous traiterons de la mutualisation entre collectivités dans notre prochain article dédié aux marchés publics, le 2 avril.

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Un CCP pour les systèmes d’impression

février 19th, 2015 Posted in Marchés Publics
fév, 19 2015
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Après avoir traité du bordereau de prix, je vous propose de faire le point sur les éléments essentiels d’un CCP destiné à la consultation des entreprises en matière de solutions d’impression.

Il s’agit ici d’une synthèse des conseils formulés par la mission interministérielle « France Achats »et de nos expériences.

L‘objet du marché doit préciser s’il s’agit d’achat ou de location et doit inclure tous les services associés attendus.

La description des caractéristiques des matériels doit être précisée dans une annexe technique ou un CCTP. Pour ce faire, on tiendra compte des conseils suivants :

  • L’expression du besoin doit constituer la préoccupation essentielle
  • Il faut exclure toute description trop précise ( ex : 31 page/minute) et toute marque.
  • Une attention particulière sera apportée aux critères d’évaluation des performances techniques pour ne pas privilégier un constructeur en excluant la plupart des candidats potentiels.

Les questions de conditions de livraison doivent être évoquées ( délais, conditions de mise en réseau, conditions particulières sur les locaux, sur l’aménagement nécessaire…). Dans tous les cas, il convient de prévoir une mise en service par le prestataire ainsi que les formations des utilisateurs et des administrateurs des solutions.

Les prestations de maintenance doivent faire l’objet d’une rédaction rigoureuse et doit prévoir :

  • ce que recouvre la maintenance (par ex. : pièces, main d’œuvre, déplacements, …),
  • ce qu’elle ne recouvre pas (par ex. : consommables, papier, réparations résultant d’une faute de la personne publique),
  • les responsabilités respectives du titulaire et de la personne publique (assurances du titulaire, responsabilité à l’égard des tiers),
  • le lieu et le mode d’intervention (dans les locaux de la personne publique ou en ateliers du titulaire, les conditions d’accès des personnels, les heures d’intervention…),
  • les modalités de rémunération de la maintenance,
  • les délais d’intervention et de remise en ordre de marche,
  • le pourcentage maximal d’indisponibilité…

On étudiera, dans la mesure du possible, la question des consommables en tenant compte :

  • de leur plus ou moins haute technologie,
  • de l’origine des produits proposés,
  • de la différence de prix pour les consommables non inclus comme les agrafes (on peut accepter un prix légèrement supérieur de la part du fournisseur du matériel en contrepartie de sa responsabilité technique lors des problèmes liés à l’utilisation des consommables).

Une clause de retrait des matériels à la fin du marché de location doit être prévue.

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AMO aux côtés de la maîtrise d’ouvrage publique

janvier 8th, 2015 Posted in Marchés Publics
jan, 08 2015
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L’Assistance à la  Maîtrise d’Ouvrage (AMO) est une activité de plus en plus nécessaire pour la mise en œuvre de projets complexes et, en particulier, ceux qui touchent aux systèmes d’impression. L’assistance peut porter aussi bien sur la définition préliminaire des besoins,  sur la pertinence du projet, ou sur la consultation des entreprises.
Ainsi, la maîtrise d’ouvrage s’entoure de conseils pour finaliser précisément le projet et pour établir clairement les critères de l’efficacité de la dépense publique. Une démarche qui permet de poser de nouvelles règles du jeu avec les entreprises, et d’éviter ainsi de se retrouver en infraction (besoins mal définis, procédure incomplète,…) ou en surcoûts.
De plus, face à des entreprises organisées pour répondre à des marchés globaux (matériels, logiciels, services, …), le maître d’ouvrage va se retrouver en face d’une équipe composée de juristes, d’informaticiens, de techniciens, de gestionnaires… et non plus du simple commercial ! Une assistance professionnelle en amont permet de dialoguer à armes égales.
Dans la perspective d’un plus grand recours à la négociation et aux marchés négociés, l’assistance d’experts auprès des acteurs publics sera de plus en plus utile. Elle permettra également de faire face au manque de ressources internes pour gérer des projets parfois longs et sensibles.
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Les étapes du projet

novembre 13th, 2014 Posted in Marchés Publics
nov, 13 2014
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Les étapes d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression dans les marchés publics devrait toujours suivre le déroulé suivant :

1 Définition des besoins grâce à un audit préalable suivi de préconisations d’équipement

2 Rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

3 Lancement de la procédure avec réponse aux questions des candidats

4 Analyse des offres et rédaction du dossier d’analyse

5 Présentation à la Commission d’Appels d’Offres pour notification

6 Déploiement et admission des solutions déployées

7 Suivi du parc et des prestations pour la durée du marché

ASSPI vous propose un accompagnement au long cours de l’étape 1 à l’étape 7 ou un accompagnement sur les étapes que vous souhaitez.

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Des économies pour les collectivités territoriales

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AMO pour marchés de systèmes d’impression

octobre 30th, 2014 Posted in Marchés Publics
oct, 30 2014
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Nous l’avons déjà évoqué : les systèmes d’impression sont souvent les parents pauvres de la Direction Informatique qui a d’autres priorités, des Moyens Généraux qui ne maîtrisent plus les enjeux technologiques, du Service Marchés qui craint le manque de candidats et les recours d’invalidation.

Effectivement, les procédures liées aux systèmes d’impression se sont complexifiées : la définition des besoins ne peut plus se contenter de reprendre les caractéristiques du matériel précédent, les candidats sont plus frileux pour se positionner sur des appels d’offres avec des exigences trop importantes, les candidats malheureux peuvent se révéler très mauvais perdants.

Mais au-delà de la procédure, les enjeux de ces marchés sont importants pour l’organisation : une erreur de définition des besoins et le travail de toute l’administration peut être perturbé, une erreur sur les conditions du marché et les budgets de 3 à 5 années sont impactés, une erreur dans la procédure et les utilisateurs pourraient se retrouver privés d’outils de travail le temps de relancer…

Or, les petites et moyennes organisations (fondations, instituts, petites et moyennes communes, …) ne disposent que rarement des moyens nécessaires (temps, connaissances, ….) à la mise en œuvre de réelles consultations, ne serait-ce que de MAPA.

Elles ont alors un recours : l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO). Elles peuvent faire appel à un prestataire externe qui les conseillera et rédigera les documents de la consultation avec les équipes internes. Il pourra même les assister dans l’analyse des offres. Pour quelques milliers d’Euros, elles assurent la procédure de mise en concurrence et peuvent faire des économies non négligeables par rapport à des contrats de gré à gré.

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Les enjeux de l’AMO

janvier 24th, 2013 Posted in Marchés Publics
jan, 24 2013
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Au fil des années, les processus de décision et les procédures de mise en œuvre des projets ne cessent de se complexifier : le besoin d’assistance auprès des maîtres d’ouvrage pour la conduite de leurs projets locaux s’exprime de plus en plus. Les préoccupations principales sont celles de la réalisation de diagnostics, la définition des besoins, d’analyse de faisabilité, le choix des modalités de mise en œuvre, l’accompagnement face au changement.

De nombreux besoins d’assistance se révèlent par la difficulté des acteurs à formuler leurs attentes.

Le besoin d’assistance le plus stratégique concerne l’amont des projets, au moment où les orientations à retenir sont encore en discussion. Il est ressenti comme particulièrement important pour tout projet susceptible de générer des impacts à des échelles plus larges et avoir des conséquences en termes d’usage, de qualité et d’image.

Une meilleure définition des programmes est une condition fondamentale de la réussite des projets. Elle doit aussi permettre d’optimiser le travail de la maîtrise d’œuvre.

Plus précisément, l’assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression permet :

  • d’avoir une vision exhaustive de la situation de départ : coûts, insatisfactions, déviances, usages…
  • d’évaluer les besoins à partir de points de référence : comparaison avec des organisations similaires, relativité de l' »indispensable »…
  • de traduire ces besoins en fonctionnalités : quelles solutions possibles ?
  • d’avoir la parole d’un tiers : elle est souvent plus écoutée et permet de faire passer des messages inaudibles en interne…

ASSPI vous accompagne dans vos projets d’optimisation des systèmes d’impression. Nos prestations sont modulables : du diagnostic de la situation actuelle jusqu’à l’accompagnement lors du déploiement du parc en passant par les préconisations et la rédaction des documents de la consultation. Nos consultants sont à l’écoute de vos utilisateurs, de vos équipes, de vos besoins et de vos priorités. Ils mettent leur expérience et leurs compétences au service de vos objectifs. Ils s’adaptent à vos méthodes et vos impératifs.

Sources : ingénierie publique développer les missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.

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Le dépouillement : quelques conseils

novembre 8th, 2012 Posted in Divers
nov, 08 2012
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Comme nous l’avons vu dans notre précédent article sur le sujet, le dépouillement des réponses à une consultation pour la fourniture de systèmes d’impression peut être un vrai casse tête et un vrai gouffre en terme de temps. Sachant que la date de la commission est fixée à l’avance et que cet appel d’offre n’est pas votre seule mission, la pression peut monter très vite.

Comme souvent, c’est la préparation qui va vous permettre de gagner du temps et de l’efficacité au moment du dépouillement. Le temps que vous passerez en amont de la consultation vous sera rendu au moins 2 fois au moment du dépouillement.

Ainsi, nous vous conseillons de prévoir des cadres de réponse relativement rigides et formalisés.

Obliger les candidats à suivre des grilles de réponses ou un certain formalisme a plusieurs avantages :

  • Toutes les réponses ayant la même forme, la comparaison est facilitée ainsi que la recherche.
  • Toutes les informations dont vous avez besoin pour votre évaluation sont présentes et facilement compilables.
  • Vous pouvez facilement créer une synthèse de votre analyse.
  • Vous vous assurez de l’engagement et du professionnalisme des candidats qui devront faire un travail important de personnalisation de leur offre.
  • En les obligeant à passer du temps sur la rédaction de leur offre, vous pouvez espérer qu’ils en auront moins pour vous harceler au téléphone et vous pourrez facilement vous retrancher derrière les grilles de réponse.

La création de ces grilles nécessitent certes de parfaitement connaître les besoins, de s’être informé au préalable des technologies, des niveaux de services que vous pouvez espérer, d’avoir relié les critères de notation aux différentes « cases » à remplir. Mais cet investissement (en termes de ressources internes ou grâce à l’assistance d’experts externes) vaut vraiment le coup.

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