Dans le cadre des marchés publics, l’analyse des offres se doit d’être rigoureuse (dans le secteur privé aussi d’ailleurs). La pertinence de l’attribution en dépend. Il est de plus en plus crucial de pouvoir justifier précisément et rationnellement le choix qui est fait, les candidats étant de plus en plus sourcilleux en cas d’éviction.
Tout commence dès la préparation du DQE puisque le règlement de la consultation doit présenter les critères qui seront analysés et le mode de calcul de la note qui sera attribuée.
1er casse tête : quels critères sont pertinents pour choisir un fournisseur de systèmes d’impression ? Comment comparer réellement les prix de chacun sachant qu’ils sont souvent composés de plusieurs éléments plus ou moins clairement expliqués ? Est-ce que le temps de sortie de la 1ère page pour un copieur destiné à la reprographie est un critère pertinent ?…
Puis l’analyse en elle-même peut rapidement tourner à la migraine. En effet, c’est à croire que les candidats pensent être notés au poids. Les offres prennent des airs d’encyclopédies où il vous faudra trouver par vous-même les quelques éléments qui vous sont réellement utiles. Inutile de préciser qu’il ne s’agit pas du genre de littérature qui vous tient en haleine…
Puis, il faudra transformer les éléments significatifs en note. Enfin, il faudra rédiger un rapport d’analyse destiné à la commission d’appels d’offres. Ce rapport n’étant pas spécialement destiné à des professionnels du sujet, il faudra y faire preuve de pédagogie.
Toutes ces étapes sont très gourmandes en temps, surtout si elles nécessitent une bonne connaissance du sujet (c’est le cas pour les systèmes d’impression). Il faudra faire des recherches, consulter au préalable les professionnels, se faire une idée de ce qui relève du marketing et de ce qui est concret et réel (ils sont tous capables de vous dépanner en 4 heures ouvrées sur le papier glacé de leurs documentations, dans la réalité seuls quelques élus bénéficient vraiment de ce service). De plus, elles doivent être menées relativement rapidement après la réception des réponses car en général le besoin est urgent, les délais de livraison sont longs et les consultations se succèdent à un bon rythme.
Faire appel à un expert neutre pour mener cette analyse peut s’avérer très économique :
- Il y passera beaucoup moins de temps que les équipes internes (c’est sa spécialité). Il coûtera donc moins cher.
- Il fournira une notation rigoureuse et objective qui mettra fin très rapidement à toute velléité de réclamation indue. Il vous épargnera donc les coups de fil pénibles des candidats mauvais perdants. Il vous épargnera même des procédures coûteuses.
- Il saura choisir l’offre économiquement la plus avantageuse car il saura quels points de comparaison sont réellement éclairants.
A lire aussi
Le dépouillement : quelques conseils
Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression