ASSPI

Un nouveau seuil ?

septembre 3rd, 2015 Posted in Marchés Publics

sept, 03 2015

Marchés publics simplifiés

Le site Internet du Ministère de l’Économie et des Finances vient de mettre en consultation publique un projet de modification du seuil au-delà duquel les acheteurs publics sont dispensés de publicité et de mise en concurrence. Ce seuil serait relevé de 15 000 € à 25 000 €.

Ce projet fait suite à l’annonce du 1er Ministre en Juin pour faciliter l’accès à la commande publique des TPE-PME.

Si ce projet se transformait en décret (probablement d’ici la fin de l’année), la plupart des audits et assistance à maîtrise d’ouvrage autour des impressions pourraient être contractualisés sans le formalisme du MAPA. Ils pourraient donc être mis en place plus rapidement…

A lire aussi

Sourçage et marchés publics

AMO pour marchés de systèmes d’impression

AMOA, appels d'offre, Cahier des charges, réponse aux appels d'offre

Achat VS Location

juillet 16th, 2015 Posted in Divers, Marchés Publics

juil, 16 2015

Achat ou location pour les systèmes d’impression ?

Le débat entre achat et location ne date pas d’hier, en particulier dans les administrations. C’est un peu comme MAC ou PC. Les tenants de chaque solution sont très convaincus, certains n’hésitant pas à copieusement critiquer l’autre solution. Pour ma part, j’ai depuis longtemps abandonné l’idée de convaincre les tenants de l’achat que ce n’est pas forcément la meilleure solution (et pourtant !).

Cependant, pour ceux qui hésitent, comparons les 2 solutions :

L’achat engendre un amortissement comptable sur 5 années qu’il convient de savoir gérer. La location est une charge comme une autre.
Pendant cet amortissement les matériels ne peuvent pas évoluer en fonction de l’évolution des besoins. Les prévisions au-delà de 2 années sont de plus en plus difficiles, il est donc quasiment impossible d’établir un cahier des charges pour des matériels achetés qui resteraient en parc plus de 5 ans. La location permet de gérer le parc sur une durée plus courte (entre 3 et 5 ans)
Le marché des systèmes d’impression connaît une évolution technologique et une compétition de constructeurs telles que le renouvellement des gammes se fait sur une, deux ou trois années. Cela s’accompagne d’une évolution des prix dont l’acheteur se prive à court terme alors que le locataire peut faire une mise en concurrence tous les 3 ans.
Les contrats de maintenance sont en général de 3 ans et les prix à la page montent très vite passée cette 1ère durée. Ainsi un parc acheté et qui resterait en place entre 5 et 7 ans (durées généralement constatées) finira par coûter très cher en maintenance, voir par ne plus être maintenu par le prestataire. En location, le matériel appartenant au prestataire, il l’entretient tout le temps de la location et l’évolution des prix de maintenance est encadrée.

Pour ceux qui douteraient encore, le SAE ne donne pas d’autre conseil que celui de louer dans la majorité des cas.

achat, appels d'offre, Coûts d'impression, économies, location, Optimisation des outils d'impression, politique d'impression, systèmes d'impression

Marchés pour systèmes d’impression et recours

juin 25th, 2015 Posted in Marchés Publics

juin, 25 2015

Sourçage et marchés publics

Force est de constater ces dernières années, que les candidats aux marchés publics en matière de systèmes d’impression sont devenus plus procéduriers. De nombreux recours sont engagés et amènent des déclarations sans suite ou des annulations.

Le potentiel commercial du secteur public est un enjeu important pour la plupart des acteurs du marché qui, par ailleurs, est de plus en plus concurrentiel. Pourtant, travailler avec le secteur public est coûteux : longueur des procédures, formalisme des consultations,… et dégage peu de marge. Tout ceci explique que certains tentent de faire annuler des marchés quand ils n’ont pas été retenus.

Ces procédures sont coûteuses pour les administrations et surtout, elles mettent en péril l’organisation même des structures qui se trouvent souvent en fin de contrat de location de leur matériels sans solution de remplacement avant plusieurs mois, le temps de relancer une consultation.

Même s’il n’existe aucun moyen de se protéger à 100 % de ces recours, quelques règles permettent de limiter très fortement le risque :

Les critères d’attribution doivent être le plus détaillés possibles, annoncés dans le règlement de consultation dans leur détail. Cela permet d’obtenir des notes justifiées pour chaque candidat. Une notation basée sur 30 points pour la valeur technique mais sans éléments concrets de mesure de cette valeur ne peut que être sujette à discussion.
La définition des besoins doit avoir été faite en toute objectivité, sans « l’aide soutenue » d’un futur candidat. Bien sûr, celui qui devra établir le cahier des charges doit avoir des informations et des connaissances sur les produits, les services, l’état de l’art et pour cela il a besoin de rencontrer des professionnels du sujet. Mais, il doit en rencontrer plusieurs et faire seul une synthèse de ce qui est souhaité par son organisation et ce qui est possible à mettre en œuvre.

Ces 2 points nécessitent du temps et des ressources, une certaine expertise. Mais, l’investissement qu’ils représentent est largement compensé par la sérénité et le gain de temps qu’ils procureront tout au long de la consultation.

appels d'offre, impression, Marchés Publics, réponse aux appels d'offre, systèmes d'impression

Le coût d’un appel d’offres

juin 4th, 2015 Posted in Marchés Publics

juin, 04 2015

Il y a déjà quelques temps, le Géfil (Syndicat National de l’ingénierie loisirs, culture et tourisme) a mené une étude pour répondre à cette question cruciale.

Il en a déduit que pour les donneurs d’ordres, sans audition des candidats, le coûts moyen est de 7 500 € HT et de 10 500 € HT avec la phase de négociation. Ces évaluations tiennent compte du temps nécessaire pour toutes les étapes de la définition des besoins à l’attribution et son suivi (10 jours). Elles portent sur des consultations nécessitant un cahier des charges étoffé. Cependant, l’étude apporte une précision concernant la définition des besoins qui devrait être prépondérante dans la préparation de l’appel d’offres et pourrait donc à elle seule nécessiter 10 jours ce qui fait passer le coût moyen sans audition à 12 500 € HT. C’est le cas des procédures portant sur les systèmes d’impression pour lesquels la définition des besoins nécessite très souvent un travail d’inventaire et d’analyse conséquent.

Or, il n’est pas rare de voir des appels d’offres portant que les systèmes d’impression déclarés infructueux parce que les besoins avaient été mal évalués (budgets sous-évalués, contraintes omises,…) ou par manque de candidats (pénalités trop importantes, exigences disproportionnées,…). Pire, quelques procédures sont annulées suite à des réclamations de candidats évincés (problèmes de critères, de notation,…). C’est donc à chaque fois un budget d’environ 10 000 € HT qu’il faut dépenser à nouveau pour recommencer. Sans compter les impacts sur les autres appels d’offres qui seront retardés par manque de ressources en interne pour les lancer tous en même temps.

Si la connaissance des systèmes d’impression en interne n’est que partielle et que les ressources sont très sollicitées (il n’est pas rare que les directions informatiques doivent gérer 3 à 4 projets en même temps), le meilleur moyen de sécuriser sa procédure et son budget est de faire appel à une assistance à maîtrise d’ouvrage.

Nous reparlerons du coût d’un appel d’offres dans notre prochain article mais du point de vue de l’entreprise candidate cette fois.

L’analyse des offres

AMOA, appels d'offre, Assistance à la réponse aux appels d'offre, économies, Marchés Publics, méthodologie, réponse aux appels d'offre

PME et marchés publics

mai 22nd, 2015 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE

mai, 22 2015

Marchés publics simplifiés

Depuis 2006, le code des marchés publics intègre des mesures favorables aux PME, comme la passation des marchés en lots séparés, ou la suppression de l’obligation de fournir des références similaires au marché proposé. Or, le neuvième rapport annuel rendu par l’Observatoire des PME montre que 61 % des marchés publics locaux (collectivités territoriales) sont attribués à des PME ou des ETI (entreprises de taille intermédiaire). C’est également le cas de 43 % des marches étatiques. Ces résultats montrent que les politiques menées en faveur du développement des PME via la commande publique fonctionnent. Elles se poursuivent d’ailleurs puisque le décret sur la simplification de l’accès à la commande publique est entré en vigueur en octobre 2014.

Avec un volume global de 200 milliards d’Euros, la commande publique constitue un potentiel commercial considérable pour les PME. C’est un levier de développement économique important, y compris localement. Ainsi 41 % des marchés des collectivités territoriales sont attribués à des entreprises locales.

Ces chiffres encourageants ne doivent pas cacher que la part des PME dans les attributions diminue en même temps que le montant des marchés augmente. Ils ne doivent pas non plus cacher que la complexité de réponse pour certaines procédures est un sérieux frein : exigences de certifications, de références, de documents, …

Le groupement entre PME est une excellent solution pour lever ces freins. Il permet de sécuriser l’acheteur sur la pérennité du prestataire, de partager les frais de réponse, de proposer des prestations complètes (groupement de plusieurs savoir-faire).

La réponse en groupement comporte quelques subtilités administratives et commerciales mais avec un accompagnement et/ou une formation, elle est accessible à tous.

A lire aussi

PME et collectivités territoriales

Simplification administrative

appels d'offre, Assistance à la réponse aux appels d'offre, Marchés Publics, réponse aux appels d'offre

Le mémoire technique du consultant

avril 16th, 2015 Posted in Divers, Marchés Publics

avr, 16 2015

appels d'offre, Assistance à la réponse aux appels d'offre, consultant, formateur, formation, marchés publics, mémoire technique, méthodologie, rédaction de mémoire technique, réponse aux appels d'offre

Je rencontre de nombreux consultants et formateurs au sein de COOPANAME dont fait partie ASSPI mais aussi lors de mes missions d’audit et d’AMO. La question de la proposition revient souvent et celle de la rédaction d’un mémoire technique pertinent pour répondre et emporter des appels d’offres publics devient une habitude. Difficile de faire le tour de ce qu’il y aurait à dire et de faire un point sur les pratiques de celui qui m’interroge entre 2 rendez-vous ou autour d’un café.

J’ai donc monté un module de formation de 2 jours pour COOPANAME, et plus particulièrement pour les consultants et formateurs de COOPANAME.

Cette formation ayant rencontré un vif succès, ASSPI ouvre ces ateliers à tous les consultants et formateurs intéressés, ainsi qu’aux forces de vente qui commercialisent du conseil ou de la formation.

La formation a lieu sur 2 jours :

La première journée est dédiée au décryptage du dossier de consultation et à l’analyse des offres des participants.
La deuxième journée est consacrée à la rédaction du mémoire technique (parfois appelé note méthodologique).

Elle peut avoir lieu dans vos locaux (Ile de France exclusivement) ou en interentreprise (8 stagiaires maximum).

Cette formation fait l’objet d’une convention de formation.

Pour obtenir le programme détaillé, un devis et/ou des informations complémentaires, contactez Isabelle OBIOLS iobiolsi@asspi.fr

Mutualisation et marchés publics (suite)

avril 2nd, 2015 Posted in Marchés Publics

avr, 02 2015

Mutualisation et marchés publics

Comme annoncé dans notre article du 19 mars, nous abordons aujourd’hui la mutualisation des achats avec d’autres collectivités. La tendance est à inciter les organisations à grouper leurs achats. Ainsi, certaines communes, sous l’égide d’une intercommunalité par exemple, décident de mutualiser les achats liés au parc automobile ou à la communication.

Ces pratiques pourraient tout à fait être mises à profit dans le domaine des systèmes d’impression. Ainsi, de petites structures n’ont pas ou plus les ressources internes pour passer un marché relatif aux systèmes d’impression. De plus, leurs besoins ne leur permettent pas d’avoir un poids suffisant auprès des fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et les meilleurs services. En se groupant (villes voisines, organismes proches par les fonctions,…), elles pourraient mutualiser les ressources humaines et financières nécessaires et optimiser la gestion des parcs.

On peut même imaginer aller plus loin. De nombreuses structures disposent d’un atelier de reprographie et s’interrogent sur sa pérennité, sa rentabilité. Il est vrai que les besoins internes ont souvent chuté ces 10 dernières années. Les matériels sont plus performants et semblent nécessiter moins de compétences spécifiques (idée que nous aurons l’occasion de discuter dans un prochain article). La tentation est alors grande de le remplacer par des matériels en libre-service adossés au recours aux prestataires externes. Mais en se tournant vers d’autres structures géographiquement proches, trop petites pour avoir un atelier intégré, mais ayant des besoins de documents en volumes, l’optimisation des systèmes d’impression pourrait prendre une autre voie. La structure, heureuse propriétaire d’un atelier de reprographie interne, pourrait proposer des prestations payantes (mais plus souples et moins chères que dans le secteur marchand). Elle pourrait également proposer une mutualisation de l’équipement et de ses usages (atelier géré 1/2 journée ou 1 journée par semaine par la « petite » structure).

A lire aussi

Les ateliers intégrés d’impression

appels d'offre, ateliers d'impression, conduite du changement, économies, impression, marchés publics, politique d'impression, systèmes d'impression

Un CCP pour les systèmes d’impression

février 19th, 2015 Posted in Marchés Publics

fév, 19 2015

Critère développement durable

Après avoir traité du bordereau de prix, je vous propose de faire le point sur les éléments essentiels d’un CCP destiné à la consultation des entreprises en matière de solutions d’impression.

Il s’agit ici d’une synthèse des conseils formulés par la mission interministérielle « France Achats »et de nos expériences.

L‘objet du marché doit préciser s’il s’agit d’achat ou de location et doit inclure tous les services associés attendus.

La description des caractéristiques des matériels doit être précisée dans une annexe technique ou un CCTP. Pour ce faire, on tiendra compte des conseils suivants :

L’expression du besoin doit constituer la préoccupation essentielle
Il faut exclure toute description trop précise ( ex : 31 page/minute) et toute marque.
Une attention particulière sera apportée aux critères d’évaluation des performances techniques pour ne pas privilégier un constructeur en excluant la plupart des candidats potentiels.

Les questions de conditions de livraison doivent être évoquées ( délais, conditions de mise en réseau, conditions particulières sur les locaux, sur l’aménagement nécessaire…). Dans tous les cas, il convient de prévoir une mise en service par le prestataire ainsi que les formations des utilisateurs et des administrateurs des solutions.

Les prestations de maintenance doivent faire l’objet d’une rédaction rigoureuse et doit prévoir :

ce que recouvre la maintenance (par ex. : pièces, main d’œuvre, déplacements, …),
ce qu’elle ne recouvre pas (par ex. : consommables, papier, réparations résultant d’une faute de la personne publique),
les responsabilités respectives du titulaire et de la personne publique (assurances du titulaire, responsabilité à l’égard des tiers),
le lieu et le mode d’intervention (dans les locaux de la personne publique ou en ateliers du titulaire, les conditions d’accès des personnels, les heures d’intervention…),
les modalités de rémunération de la maintenance,
les délais d’intervention et de remise en ordre de marche,
le pourcentage maximal d’indisponibilité…

On étudiera, dans la mesure du possible, la question des consommables en tenant compte :

de leur plus ou moins haute technologie,
de l’origine des produits proposés,
de la différence de prix pour les consommables non inclus comme les agrafes (on peut accepter un prix légèrement supérieur de la part du fournisseur du matériel en contrepartie de sa responsabilité technique lors des problèmes liés à l’utilisation des consommables).

Une clause de retrait des matériels à la fin du marché de location doit être prévue.

A lire aussi

Bordereau de prix

Le lancement d’un appel d’offre combien ça coûte ?

AMOA, appels d'offre, CCP, marchés publics, Optimisation des outils d'impression, systèmes d'impression

Bordereau de prix

février 5th, 2015 Posted in Marchés Publics

fév, 05 2015

Quels financements pour les équipements de reprographie ?

Une des difficultés de la consultation des entreprises en matière de systèmes d’impression est le bordereau de prix. En effet, ces consultations nécessitent parfois des chiffrages complexes comprenant à la fois des loyers et/ou des prix d’acquisition, des coûts de maintenance à la page et/ou forfaitaires, des options, des variantes,…

Il faut donner aux candidats un outil exhaustif, qui leur permette de présenter leur offre complète.

Il faut que cet outil soit simple à comprendre et à remplir.

Il faut qu’il soit sécurisé pour éviter que les candidats n’y apportent des modifications qui seraient préjudiciables au jugement des offres.

Il faut qu’il permette la comparaison des offres sans nécessiter des calculs longs et compliqués.

Pour remplir toutes ces conditions, il faut souvent créer 2 documents :

un bordereau de prix unitaires qui permet aux candidats de présenter les prix unitaires pour chaque item. Exemple : loyer mensuel pour la location 60 mois d’un multifonction N&B 15 pages/minute, prix à la page N&B, forfait mensuel pour maintenance d’un lecteur de badges.
un devis quantitatif estimatif (DQE) qui reprendra les prix unitaires et les projettera sur les données estimées du futur parc de systèmes d’impression : nombre de machines, options probables, volumes N&B et couleur,…

Critère développement durable

appels d'offre, bordereau de prix, Coûts d'impression, DQE, marchés publics, réponse aux appels d'offre, tarifs