Il y a déjà quelques temps, le Géfil (Syndicat National de l’ingénierie loisirs, culture et tourisme) a mené une étude pour répondre à cette question cruciale.Il en a déduit que pour les donneurs d’ordres, sans audition des candidats, le coûts moyen est de 7 500 € HT et de 10 500 € HT avec la phase de négociation. Ces évaluations tiennent compte du temps nécessaire pour toutes les étapes de la définition des besoins à l’attribution et son suivi (10 jours). Elles portent sur des consultations nécessitant un cahier des charges étoffé. Cependant, l’étude apporte une précision concernant la définition des besoins qui devrait être prépondérante dans la préparation de l’appel d’offres et pourrait donc à elle seule nécessiter 10 jours ce qui fait passer le coût moyen sans audition à 12 500 € HT. C’est le cas des procédures portant sur les systèmes d’impression pour lesquels la définition des besoins nécessite très souvent un travail d’inventaire et d’analyse conséquent.
Or, il n’est pas rare de voir des appels d’offres portant que les systèmes d’impression déclarés infructueux parce que les besoins avaient été mal évalués (budgets sous-évalués, contraintes omises,…) ou par manque de candidats (pénalités trop importantes, exigences disproportionnées,…). Pire, quelques procédures sont annulées suite à des réclamations de candidats évincés (problèmes de critères, de notation,…). C’est donc à chaque fois un budget d’environ 10 000 € HT qu’il faut dépenser à nouveau pour recommencer. Sans compter les impacts sur les autres appels d’offres qui seront retardés par manque de ressources en interne pour les lancer tous en même temps.
Si la connaissance des systèmes d’impression en interne n’est que partielle et que les ressources sont très sollicitées (il n’est pas rare que les directions informatiques doivent gérer 3 à 4 projets en même temps), le meilleur moyen de sécuriser sa procédure et son budget est de faire appel à une assistance à maîtrise d’ouvrage.
Nous reparlerons du coût d’un appel d’offres dans notre prochain article mais du point de vue de l’entreprise candidate cette fois.
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